Wat behandelt deze gids wel en wat niet?
Deze gids is bedoeld voor medewerkers van financiële teams die AI in hun eigen werk gebruiken: FP&A-analisten, financiële adviseurs voor de bedrijfsvoering, bedrijfscontrollers en financieel managers die rapporten, toelichtingen en analyses opstellen. Hij gaat over het maken van concepten, uitleggen en controleren, met tools zoals ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot in Excel.
Het gaat niet over AI in het bankwezen of de financiële dienstverlening als sector, zoals fraudedetectie, kredietbeoordeling, algoritmische handel of geautomatiseerd beleggingsadvies. Dat zijn producten die als systemen worden gebouwd en gereguleerd, en die andere vragen oproepen. Voor accountancy en boekhouding is er een aparte gids, waarnaar hieronder wordt verwezen. Niets hier is beleggingsadvies, belastingadvies of boekhoudkundig advies.
Waar helpt AI financiële teams het meest?
AI helpt vooral bij het toelichten van cijfers die u al heeft, niet bij het berekenen van nieuwe cijfers. AI is goed in taal en structuur, maar onbetrouwbaar bij rekenwerk en bij het verklaren waarom een cijfer is veranderd.
Concepttoelichtingen
Een gecontroleerde tabel met afwijkingen omzetten in een eerste concept van een managementtoelichting, die u vervolgens corrigeert en aanvult met de oorzaken die u hebt bevestigd.
Hulp bij formules
Een bestaande formule in begrijpelijke taal uitleggen, een overzichtelijkere structuur voorstellen of een opzoekformule schrijven, en die vervolgens testen aan de hand van bekende waarden.
Documentsamenvattingen
Een lang contract, een lange huurovereenkomst of een bestuursstuk samenvatten tot de bepalingen die van belang zijn voor een model, met behoud van verwijzingen naar de betreffende bepalingen.
Beoordelingsvragen
De vragen opsommen die een kritische financieel directeur over een prognose zou stellen, zodat u antwoorden kunt voorbereiden.
Uitleg geven aan collega's zonder financiële achtergrond
Een begrotingstoelichting herschrijven voor een afdelingshoofd dat geen winst-en-verliesrekeningen leest.
Hoe ziet een gecontroleerde, met AI opgestelde toelichting op afwijkingen eruit?
Marlow Outdoor is een fictieve winkel in kampeeruitrusting. In de managementrapportage over oktober staat een begrote omzet van 420 (in duizenden) tegenover een werkelijke omzet van 388, en begrote marketinguitgaven van 60 tegenover werkelijke uitgaven van 71. De analist plakte de tabel in een assistent en vroeg om 'een toelichting op de resultaten van oktober'.
In het concept stond dat de omzet met 8.2 procent was gedaald 'door een seizoensgebonden afname van de vraag', dat de overschrijding van het marketingbudget 'een investering in de herfstcampagne weerspiegelt, die naar verwachting voor een sterkere novembermaand zal zorgen', en dat het geheel 'grotendeels op koers' lag. Herberekening leverde een omzettekort van 32 op, oftewel 7.6 procent van het budget, niet 8.2. Marketing zat 11 boven het budget, 18.3 procent. De tabel zei niets over seizoensinvloeden of de herfstcampagne, en 'zal naar verwachting voor een sterkere novembermaand zorgen' is een voorspelling die niemand had gedaan.
De analist herschreef de prompt: 'Gebruik alleen deze tabel en vermeld elke afwijking in absolute getallen en als percentage. Geef geen oorzaken of prognoses. Som de vragen op die ik moet beantwoorden voordat ik elke afwijking kan verklaren.' Het nieuwe concept gaf de cijfers correct weer en stelde nuttige vragen: hield de overschrijding van het marketingbudget verband met een timingverschil bij facturen, en was het omzettekort geconcentreerd in één kanaal? De analist beantwoordde die vragen aan de hand van het grootboek en het e-commercerapport en voegde vervolgens de bevestigde oorzaken in eigen woorden toe.
De gewoonte die u hieruit kunt meenemen, is het werk in tweeën splitsen. Laat de tool structureren en formuleren. Doe het rekenwerk en de verklaring van oorzaken zelf, op basis van de bron.
Hoe gebruikt u AI veilig met spreadsheets?
Behandel door AI geschreven formules zoals formules van een nieuwe collega: nuttig, maar eerst testen voordat u erop vertrouwt. Volgens Microsoft kan Copilot in Excel werkbladen bewerken, formules genereren, grafieken en draaitabellen maken en in een bewerkings-, plannings- of chatmodus werken. Microsoft zegt ook dat u de controle houdt over wat er wordt gewijzigd. De planningsmodus, die vóór het bewerken een aanpak voorstelt, is het veiligere startpunt voor alles wat belangrijk is.
Test elke nieuwe formule op een paar rijen waarvan u het antwoord al kent, inclusief een grensgeval zoals een lege cel, een negatieve waarde of een datum aan het einde van de maand. Let op vast ingevoerde getallen die verwijzingen zouden moeten zijn, bereiken die niet alle gegevens omvatten en zoekfuncties die ongemerkt de eerste overeenkomst teruggeven. Als een algemene AI-assistent een formule voorstelt, plak die dan in een kopie van de werkmap, niet in het model dat in gebruik is.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Hoe controleert u financiële analyses van AI?
Controleer het alsof een zelfverzekerde junior het heeft opgesteld zonder toegang tot het grootboek. Het profiel voor generatieve AI van NIST beschrijft confabulatie als het produceren van stellig geformuleerde maar onjuiste of onware inhoud. Juist in zelfverzekerd geschreven financiële teksten valt dat gemakkelijk over het hoofd.
Opnieuw berekenen
Bereken elk totaal, elke afwijking en elk percentage opnieuw op basis van de bron, in het werkblad en niet uit uw hoofd.
Eenheden en perioden
Controleer of bedragen in duizenden of eenheden worden weergegeven, of het om de maand of het jaar tot nu toe gaat en welke budgetversie wordt vergeleken.
Afspraken over plus- en mintekens
Controleer of gunstig en ongunstig niet zijn omgedraaid, vooral bij kostenposten.
Oorzaak versus verandering
Verwijder elke verklaring voor een verandering in een cijfer, tenzij u die met een andere bron hebt bevestigd.
Formuleringen voor prognoses
Schrap 'zou moeten', 'zal' en 'naar verwachting', tenzij er een goedgekeurde prognose bestaat.
Spoor
Bewaar de brontabel, uw herberekening en de definitieve tekst bij elkaar, zodat een beoordelaar ze kan nalopen.
Is er een ChatGPT voor financiën, en welke AI is het beste voor financiële analyse?
Er is niet één versie voor financiële werkzaamheden die duidelijk de beste is. Financiële teams kiezen doorgaans uit drie soorten tools: algemene assistenten met functies voor bestandsanalyse, AI die in het rekenblad is ingebouwd, zoals Copilot in Excel, en AI-functies in financiële en planningssoftware. De juiste keuze hangt meer af van waar uw gegevens al staan en wat uw bedrijf heeft goedgekeurd dan van welk model deze maand bovenaan een ranglijst staat.
Welke u ook gebruikt, controleer in de abonnementsvoorwaarden hoe geüploade bestanden worden opgeslagen en of de inhoud wordt gebruikt om modellen te verbeteren. Een managementrapportage uploaden naar een persoonlijk account is iets anders dan die analyseren binnen een goedgekeurde zakelijke werkomgeving.
Welke financiële informatie hoort niet thuis in AI-tools?
Laat alles weg wat uw bedrijf niet heeft goedgekeurd voor de betreffende tool, en wees het strengst met nog niet gepubliceerde resultaten, loonadministratie en individuele salarisgegevens, werkzaamheden rond transacties en overnames, bankgegevens en koersgevoelige informatie. Voor beursgenoteerde bedrijven gelden regels voor voorwetenschap die niet veranderen omdat een tool handig is.
Een praktische gewoonte is om te oefenen en een structuur op te bouwen met fictieve of geanonimiseerde gegevens, en de voltooide formule of het sjabloon daarna binnen goedgekeurde systemen op het echte bestand toe te passen.
Wanneer kunnen financiële teams beter geen AI gebruiken?
Gebruik AI-uitvoer niet als bron voor een gerapporteerd cijfer, een prognose die als feit wordt gepresenteerd of bewijsmateriaal voor een audit. Gebruik die ook niet om te beslissen over een boekhoudkundige verwerking, een fiscaal standpunt of een belegging. AI kan u helpen de vraag te formuleren die u aan een gekwalificeerde adviseur voorlegt. Dat is vaak het nuttigste wat AI kan doen.
Het loont ook niet bij kleine, vertrouwde berekeningen. Een afwijking in een chat invoeren en het antwoord controleren duurt langer dan de formule schrijven.
Hoe kan een financieel team deze vaardigheid ontwikkelen?
Gebruik de oefening met Marlow Outdoor, of een vergelijkbare oefening, als praktijkopdracht voor het team: dezelfde tabel, een AI-concept en van iedereen een korte lijst met aangebrachte correcties. De correcties laten zien wie de cijfers narekent en wie op de tekst vertrouwt.
Tosheo.ai wordt ontwikkeld met een gepland financieel leertraject dat dit soort opdrachten bevat, met feedback op basis van zichtbare beoordelingscriteria en een manageroverzicht van de ontwikkeling van vaardigheden zonder chatgeschiedenissen. Het product is nog niet gebouwd, dus dit is geplande functionaliteit, geen beschikbare dienst. De lessen zijn geen professionele financiële opleiding of professioneel financieel advies.
Bronnen en reikwijdte
NIST, Kader voor AI-risicobeheer: profiel voor generatieve AI (NIST AI 600-1), July 2024 ↗