Hoe kunnen managers AI gebruiken in hun eigen werk?
Managers kunnen AI gebruiken voor het voorbereidende werk en het schrijfwerk rond personeelszaken, zolang ze zelf de beslissingen blijven nemen. De nuttige taken hebben iets gemeen: de manager kent de feiten al en wil hulp bij het ordenen of verwoorden ervan.
Beperk persoonsgegevens tot het minimum dat nodig is voor de taak, en gebruik alleen tools die uw organisatie heeft goedgekeurd. Notities over iemands gezondheid, gezinssituatie of klacht horen niet thuis in een algemene assistent.
Bereid een één-op-ééngesprek voor
Maak op basis van uw notities van het vorige gesprek en de huidige prioriteiten van de persoon een agenda met twee of drie open vragen.
Structureer feedback
Orden vóór een gesprek concrete observaties volgens de indeling situatie, gedrag en impact. Het moeten uw eigen observaties zijn.
Vat teamupdates samen
Voeg meerdere schriftelijke updates samen tot één overzicht voor uw eigen manager en houd daarbij duidelijk wie welk punt heeft ingebracht.
Leg een verandering uit
Stel een teambericht over een nieuw proces op en vraag de assistent vervolgens welke vragen het team waarschijnlijk zal stellen.
Een beslissing doordenken
Zet de opties en gevolgen voor een besluit over capaciteit of prioriteiten op een rij en neem vervolgens zelf het besluit.
Plan een vergadering
Zet een vaag doel om in een agenda met een te nemen besluit en een tijdsduur per agendapunt.
Hoe ziet goede, met AI ondersteunde feedback eruit?
Bij een goede aanpak levert de leidinggevende concrete observaties aan en helpt AI alleen met de structuur en formulering. Bij een slechte aanpak maakt AI van summiere aantekeningen stellige oordelen over iemands karakter.
Een fictief voorbeeld. Dana geeft leiding aan een klein klantserviceteam bij Copperleaf Bookkeeping. Haar notities over een teamlid, Sam: 'Twee klantdeadlines gemist in september (salarisbestand Acme, btw-documentatie Riverside). Beide klanten hebben mij gemaild. Sams klantgesprekken zijn uitstekend, klanten vragen specifiek naar hem. Lijkt overbelast sinds hij de klant Hollis erbij heeft gekregen.'
Een vage prompt, 'Schrijf feedback voor Sam op basis van deze aantekeningen', leverde zinnen op als 'Sam mist organisatorische vaardigheden en moet meer inzet tonen' en 'Dit heeft onze reputatie bij belangrijke klanten geschaad.' Geen van beide staat in de aantekeningen. 'Toont te weinig inzet' is een oordeel over iemands karakter waarvoor het bewijs ontbreekt, en de reputatieschade is verzonnen.
Een betere prompt: 'Help me feedback voor een een-op-eengesprek te structureren. Gebruik alleen de onderstaande observaties. Beschrijf gedrag en het effect ervan, niet de persoonlijkheid. Neem de positieve observatie op. Eindig met één open vraag over de werkdruk. Trek geen conclusies over de houding van de persoon.' De gecontroleerde versie begon met de twee gemiste deadlines en de e-mails van klanten, sprak specifiek waardering uit voor de telefoongesprekken met klanten en vroeg: 'Hoe goed is je werkdruk te overzien sinds je Hollis erbij hebt gekregen, en wat zou helpen?' Dana paste de formulering vervolgens vóór het gesprek aan haar eigen manier van spreken aan.
Bij welke beslissingen moeten leidinggevenden AI buiten beschouwing laten?
Gebruik AI niet voor beslissingen over mensen: prestatiebeoordelingen, beloning, promotie, disciplinaire maatregelen, ontslag en de verdeling van werk op basis van gedrag of eigenschappen. Gebruik AI om voor te bereiden en te formuleren, niet om te oordelen.
De EU AI Act noemt in bijlage III onder meer de volgende toepassingen met een hoog risico: AI-systemen die bedoeld zijn om beslissingen te nemen over de voorwaarden van werkgerelateerde betrekkingen, bevordering of beëindiging daarvan, om taken toe te wijzen op basis van individueel gedrag of persoonlijke kenmerken, of om de prestaties en het gedrag van werknemers te monitoren en te beoordelen. Een manager die een assistent vraagt zijn eigen aantekeningen te ordenen, zet niet zo’n systeem in. Maar een tool vragen om teamleden te beoordelen of te rangschikken, gaat wel die richting op.
Toezicht houden op medewerkers is een verwante valkuil. De richtlijnen van de Britse ICO over toezicht op werknemers stellen dat werkgevers werknemers hierover moeten informeren, duidelijk moeten zijn over het doel en de minst ingrijpende middelen moeten kiezen om dat doel te bereiken. Ze wijzen er ook op dat de beschikbaarheid van een vorm van toezicht niet betekent dat dit de beste manier is om uw doelen te bereiken. AI-gesprekken van medewerkers lezen om te zien hoe ze de tool gebruiken, is een vorm van toezicht. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Hoe geeft u leiding aan een team dat AI gebruikt?
Geef het team duidelijke regels, tijd om te oefenen en voorbeelden van goed werk. Beoordeel daarna het werk zelf. De meeste problemen bij de ingebruikname gaan niet over de tool: mensen weten niet zeker wat is toegestaan, hebben geen tijd om te leren of hebben nooit gezien hoe goed gebruik eruitziet in hun eigen functie.
Geef aan wat is toegestaan
Noem de goedgekeurde tools, welke informatie erin mag en wat altijd door een mens moet worden gecontroleerd. Leg dit vast in duidelijke taal.
Begin met één taak per persoon
Vraag iedereen om één herhaalbare taak met een laag risico uit de eigen functie te kiezen, zoals een eerste concept of een samenvatting.
Reserveer wat tijd
Een kort, vast oefenmoment werkt beter dan één lange workshop die mensen weer vergeten.
Deel de versies vóór en na
Laat tijdens een teamvergadering iemand de prompt, het eerste resultaat en de aangebrachte wijzigingen laten zien. Van de wijzigingen leert u meer dan van de prompt.
Beoordeel de resultaten, niet het gebruik
Controleer een steekproef van werk dat met AI is gemaakt zoals u elk ander werk zou controleren. Vraag wat er is geverifieerd en hoe.
Geef zelf het voorbeeld
Vertel het team wanneer u ergens AI voor hebt gebruikt en wat u moest corrigeren. Zo wordt controleren normaal in plaats van iets om u voor te schamen.
Hoe weet u of uw team AI goed gebruikt?
Bekijk de kwaliteit van het werk en de redenering erachter, niet hoe vaak een tool wordt geopend. Het aantal prompts laat zien dat een tool wordt gebruikt. Het zegt niet of een antwoord klopte, een samenvatting de bron correct weergaf of een cijfer werd gecontroleerd.
Bruikbare signalen zijn concreet: kan een teamlid uitleggen welke bewering hij of zij uit een concept heeft verwijderd en waarom? Moet u documenten die met AI zijn opgesteld nog steeds ingrijpend corrigeren? Gebruiken mensen AI voor de afgesproken taken, binnen de goedgekeurde hulpmiddelen?
Dit is het ontwerpprincipe achter het geplande managersdashboard van Tosheo.ai: managers zien de voortgang in vaardigheden, afgeronde onderdelen en een wekelijks overzicht, met een optie om inactieve deelnemers te herinneren, maar niet de onbewerkte chatverslagen van deelnemers. Het geeft inzicht in het leren, niet in hun gesprekken. Het product is nog niet gebouwd en de definitieve gegevensvelden worden vóór de lancering gedocumenteerd.
Wat moet AI-training voor managers behandelen?
Training voor managers moet zowel hun eigen gebruik als hun aansturing van anderen behandelen. Dat tweede deel ontbreekt meestal. Een nuttig programma omvat:
Hun eigen praktische toepassing
Teksten opstellen, samenvatten en voorbereiden, met dezelfde controlewerkwijze die van het team wordt verwacht.
Werk beoordelen dat met AI is uitgevoerd
Zo beoordeelt u een concept kritisch, herkent u verzonnen details en vraagt u een teamlid wat die heeft gecontroleerd.
Beleidsregels en grenzen aan gegevensgebruik
Wat de organisatie toestaat, waarom, en hoe u vragen van het team over grijze gebieden beantwoordt.
Beslissingen over medewerkers
Waar AI buiten moet blijven, en waarom een eerlijke behandeling en gegevensbescherming bij personeelsmanagement zwaarder wegen dan elders.
Coaching
Zo helpt u een terughoudend of te zelfverzekerd teamlid een geschikte eerste taak te vinden.
Wanneer biedt deze gids, of Tosheo.ai, niet de juiste oplossing?
Als u als directielid de AI-strategie voor een organisatie bepaalt en beslist over investeringen, bestuursstructuren en risicobereidheid, past een directieprogramma of een opleiding aan een bedrijfskundige opleidingsinstelling beter dan een praktische gids. Onze gidsen voor AI-besturing en AI-beleid zijn een startpunt voor dit werk binnen kleinere bedrijven.
Tosheo.ai wordt ontwikkeld voor praktisch oefenen in het dagelijkse werk. De geplande standaardrollen zijn gebaseerd op functies, zoals Marketing, Verkoop, Bedrijfsvoering, Ondersteuning, Personeelszaken en Werving, Financiën, Product en Algemeen. Bij de geplande introductie is er geen apart traject voor leidinggevenden. Een manager zou het traject voor de eigen functie of het algemene traject volgen. Het geplande Groei-abonnement voegt zelf in te stellen rollen toe. Managers krijgen ook het geplande teamdashboard.