Wir haben Copilot oder ChatGPT eingeführt, aber nur wenige nutzen es. Was nun?

Was sollten Sie bei geringer Nutzung tun – kurz gefasst?

Betrachten Sie geringe Nutzung als Symptom mit einigen häufigen Ursachen: Die Mitarbeitenden wissen nicht, wofür sie das Werkzeug einsetzen sollen, sind unsicher, welche Inhalte sie eingeben dürfen, haben es einmal ausprobiert und eine schlechte Antwort erhalten oder haben keine Zeit. Jede Ursache erfordert eine andere Lösung. Klären Sie daher zuerst die Ursache.

In den meisten kleinen Teams ist ein eng begrenzter Ansatz die praktische Antwort: Wählen Sie pro Rolle eine echte, wiederkehrende Aufgabe, zeigen Sie ein gutes Beispiel, lassen Sie die Beschäftigten mit Rückmeldungen üben und machen Sie den Austausch darüber, was funktioniert hat, zur Gewohnheit. Die allgemeine Aufforderung, „KI mehr zu nutzen“, verändert das Verhalten allein nur selten.

Wie sehen Sie, wer das Werkzeug tatsächlich nutzt?

Beginnen Sie mit dem Nutzungsbericht Ihres Anbieters, statt Vermutungen anzustellen. Die Dokumentation von Microsoft zum Microsoft Copilot-Nutzungsbericht vom 14 July 2026 beschreibt freigeschaltete Nutzer, aktive Nutzer und den Anteil aktiver Nutzer, jeweils für 7, 28, 90 oder 180 Tage einsehbar. Hinzu kommen die Nutzung je Anwendung und das Datum der letzten Aktivität je Nutzer. Laut Dokumentation sind nutzerspezifische Details standardmäßig ausgeblendet.

Nutzen Sie die Zahlen, um Muster zu erkennen, etwa ein ganzes Team ohne Aktivität, statt einzelne Personen herauszugreifen. Aktivitätszahlen zeigen, dass jemand Prompts eingegeben hat, nicht, dass die Ergebnisse gut waren. Sie sind daher ein Ausgangspunkt für ein Gespräch und kein Maß für Kompetenz.

Warum nutzen Menschen ein KI-Tool nicht, das ihnen zur Verfügung gestellt wurde?

Die üblichen Gründe sind praktischer Natur. Beschäftigte erkennen nicht, bei welchen ihrer Aufgaben das Werkzeug hilft. Sie fürchten, gegen eine Regel zu verstoßen, weil niemand erklärt hat, was erlaubt ist. Ihr erster Versuch, oft eine kurze, vage Eingabe, lieferte allgemeinen Text, und sie kamen zu dem Schluss, dass das Werkzeug nicht nützlich sei. Oder das Werkzeug ist an einer Stelle eingebunden, an der sie nicht arbeiten.

Ein gewisses Zögern ist sinnvoll. Wer in der Personalgewinnung unsicher ist, ob Lebensläufe von Bewerbenden in ein Chat-Tool eingefügt werden dürfen, wartet zu Recht, bis diese Frage geklärt ist. Das lässt sich durch klare Richtlinien lösen, nicht durch mehr Motivation.

Wie sieht eine Korrektur in der Praxis aus?

Brightwell Lettings, eine fiktive Immobilienagentur mit 30 Beschäftigten, stellte allen Copilot-Lizenzen bereit, doch nur ein Team nutzte das Tool. Kurze Gespräche zeigten, dass die Vermietungsvermittler nicht wussten, ob sie Mieterdaten verwenden durften. Sie hatten einzeilige Prompts ausprobiert, die nichtssagende Immobilienbeschreibungen lieferten.

Die Büroleitung veröffentlichte eine einseitige Regel: keine personenbezogenen Mieterdaten in Eingabeaufforderungen, Immobilienangaben ausschließlich aus dem Objektdatenblatt. Anschließend übten die Makler eine Aufgabe: aus einem Objektdatenblatt den Entwurf einer Beschreibung zu erstellen. Eine schwache Eingabeaufforderung lautete „Schreiben Sie eine Immobilienbeschreibung“. Die eingeübte Version lautete „Verfassen Sie ausschließlich anhand der folgenden Fakten eine Beschreibung mit 120 Wörtern für junge Berufstätige. Erwähnen Sie nichts, was nicht aufgeführt ist. Kennzeichnen Sie alle Angaben, bei denen Sie unsicher sind.“ Anschließend prüfte der Makler vor der Verwendung jede Aussage anhand des Datenblatts. Eine konkrete, erlaubte und überprüfte Aufgabe gab dem Team einen Grund, das Tool jede Woche zu öffnen.

Welche Hilfen zur Einführung stellen Anbieter bereits bereit?

Anbieter veröffentlichen hilfreiche Materialien zur Einführung, die Sie nutzen sollten, bevor Sie für weitere Angebote bezahlen. Das Informationsportal von Microsoft zur Einführung von Copilot, geprüft am 16 October 2026, beschreibt Phasen von der Vorbereitung bis zur Verbesserung. Es empfiehlt, interne Copilot-Ansprechpersonen zu benennen, die andere unterstützen, eine Austauschgemeinschaft aufzubauen und mit Anwendungsfällen zu beginnen, die an Teamziele anknüpfen. Außerdem bietet es eine Sammlung von Beispieleingaben und Vorlagen für die Einführung.

Dieses Material ist vor allem beim Werkzeug selbst und seiner Einführung hilfreich. Was ein kleines Team meist zusätzlich braucht, sind Übungen mit eigenen Aufgaben und jemand, der prüft, ob die Ergebnisse korrekt und angemessen sind.

Wofür eignet sich Tosheo.ai?

Tosheo.ai wird für den Übungsschritt konzipiert: rollenspezifische Lektionen, die mit einer echten Aufgabe in dem von Ihrem Team genutzten Werkzeug enden, darunter Copilot und ChatGPT. Die Bewertung erfolgt anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters. Führungskräfte sollen die Kompetenzentwicklung und den Abschlussstatus sehen, nicht die vollständigen Chatprotokolle. Erinnerungen für inaktive Lernende sind ebenfalls geplant. Das Produkt ersetzt weder Ihren Nutzungsbericht noch Ihre Richtlinie.

Wann ist Tosheo.ai nicht die Lösung?

Wenn der Grund beim Zugang, bei Lizenzen oder daran liegt, dass das Tool in Ihren Systemen nicht funktioniert, ist das eine IT-Aufgabe. Wenn eine Regel fehlt, legen Sie diese zuerst fest. Wenn Sie Unterstützung direkt im Arbeitsablauf in Teams oder über eine Browser-Erweiterung benötigen: Beides ist zum Start nicht enthalten. Programme der Anbieter zur Einführung ihrer Tools passen dann möglicherweise besser zu Ihnen.

Quellen und Geltungsbereich

Microsoft Learn, Nutzungsbericht für Microsoft Copilot, 14 July 2026 ↗

Microsoft Adoption, zentrale Anlaufstelle zur Einführung von Microsoft Copilot, geprüft am 16 October 2026 ↗