Cosa comporta davvero usare l'IA nel proprio lavoro?
Per la maggior parte dei ruoli d'ufficio, usare l'IA sul lavoro significa ricevere tre tipi di aiuto: redigere testi a partire dal materiale fornito, trasformare materiali da un formato a un altro e avere un interlocutore con cui ragionare, capace di suggerire opzioni, domande e lacune. Raramente significa lasciare che uno strumento prenda una decisione o produca un lavoro definitivo senza revisione.
La redazione comprende email, riepiloghi, annunci di lavoro, spiegazioni delle politiche e prime versioni di relazioni. La rielaborazione comprende la trasformazione di documenti lunghi in testi brevi, di appunti in registrazioni strutturate, di un messaggio in versioni per lettori diversi o di una tabella in un commento in linguaggio chiaro. Il ruolo di interlocutore con cui ragionare comprende domande come 'che cosa chiederebbe un acquirente scettico al riguardo?' o 'che cosa manca in questo piano?'.
In tutti e tre i casi, la qualità del risultato dipende molto più da ciò che fornisci allo strumento e da come verifichi la risposta che dallo strumento che usi. Per questo le stesse abitudini ricorrono in tutte le guide per ruolo qui sotto, adattate al lavoro e ai rischi di ciascuna mansione.
Come si sceglie la prima attività per cui usare l'IA?
Scegli un'attività che svolgi spesso, che sai già fare bene e che puoi verificare rapidamente. Le competenze che già possiedi ti permettono di riconoscere un errore presentato con sicurezza, quindi un'attività che non conosci bene non è un buon punto di partenza. I criteri seguenti restringono la scelta a due o tre opzioni per la maggior parte delle persone.
Si ripete
Lo fai ogni settimana o più spesso, quindi ogni miglioramento si ripete e fai abbastanza pratica da poter valutare lo strumento.
Sai valutare la qualità
Sai riconoscere una buona versione senza che debba dirtelo qualcun altro.
La fonte è disponibile e può essere condivisa
Il materiale necessario per l'attività esiste e le regole aziendali ne consentono l'uso in uno strumento approvato.
È possibile rimediare a un errore
Una bozza interna o una prima versione da rivedere personalmente, non un dato da inserire nella documentazione per il consiglio di amministrazione o un messaggio a un’autorità di vigilanza.
Ha un punto di arrivo chiaro
Sai riconoscere quando il risultato è pronto, il che rende facile il confronto con il lavoro svolto autonomamente.
Che cosa dovrebbe contenere una buona istruzione per l'IA in ambito lavorativo?
Una buona istruzione di lavoro contiene ciò che servirebbe a un nuovo collega capace per svolgere il compito senza doverti chiedere altro: lo scopo, il destinatario, il materiale di riferimento, i vincoli, il formato e gli aspetti da segnalare. Le informazioni mancanti sono il motivo principale per cui i contenuti generati dall'IA risultano generici o includono dettagli inventati.
Confronta due istruzioni per la stessa attività. La versione debole è: 'Scrivi un aggiornamento per il team sul trasferimento dell'ufficio.' La versione più efficace è: 'Scrivi un aggiornamento di 150 parole per i nostri 25 dipendenti sul trasferimento dell'ufficio. Usa solo i seguenti fatti: il trasferimento avverrà venerdì 14 novembre, il nuovo indirizzo è negli appunti, le scrivanie devono essere liberate entro le 4pm di giovedì, il reparto informatico si occuperà di spostare monitor e basi di collegamento. Tono semplice e cordiale. Concludi indicando a chi rivolgersi. Non aggiungere date, regole o rassicurazioni assenti dagli appunti. Elenca le probabili domande del personale a cui gli appunti non rispondono.'
Vale la pena adottare ovunque l'ultima istruzione. Chiedere allo strumento di elencare ciò a cui non ha saputo rispondere trasforma una lacuna, che altrimenti colmerebbe con un'ipotesi, in una domanda che puoi risolvere. La guida alla formulazione delle istruzioni collegata alla fine approfondisce la struttura e i modelli da usare.
Come verificare i risultati dell'IA prima di usarli?
Confronta il risultato con la fonte, anziché affidarti all'impressione che suoni corretto. È facile fidarsi di un testo scorrevole. Il profilo NIST per l'IA generativa descrive la confabulazione come la produzione di contenuti errati o falsi espressi con sicurezza e include l'eccessivo affidamento e la distorsione da automazione tra i rischi dell'interazione tra persone e sistemi di IA. Entrambi sono motivi per verificare in modo consapevole, anziché a sensazione.
Una breve routine copre la maggior parte delle attività. Primo, riconduci ogni affermazione fattuale, nome, data e cifra alla fonte che hai fornito, ed elimina o verifica tutto ciò che non riesci a ricondurre a quella fonte. Secondo, ricalcola i numeri in modo indipendente. Terzo, cerca ciò che è stato aggiunto: affermazioni, promesse, cause o regole che sembrano normali per quel tipo di documento ma non corrispondono alla tua situazione. Quarto, leggi il testo come farebbe il destinatario e adegua il tono. Infine, stabilisci chi risponde della versione finale: di solito sei tu.
La profondità della verifica deve essere proporzionata alle conseguenze di un errore. Una bozza per i tuoi appunti richiede meno controlli di un messaggio a un cliente, che a sua volta ne richiede meno di un dato destinato a essere riportato in un documento ufficiale.
Quali sono i casi d’uso utili dell’IA per ciascun ruolo?
La tabella seguente propone una prima attività ragionevole per ogni ruolo, il controllo più importante e la parte del lavoro che dovrebbe restare a una persona. Ogni ruolo ha una propria guida con un esempio svolto.
| Ruolo | Una buona attività per iniziare | La verifica più importante | Lascia la responsabilità a una persona |
|---|---|---|---|
| Marketing | Varianti per canale a partire da un contenuto approvato | Ogni affermazione e cifra ricondotta alle indicazioni iniziali | Approvazione del posizionamento e delle affermazioni promozionali |
| Vendite | Email di ricontatto a partire dagli appunti della chiamata | Nessun risultato o caso di studio inventato | Prezzi, condizioni e impegni |
| Risorse umane | Sintesi in linguaggio chiaro di una politica aziendale esistente | I diritti previsti corrispondono alla politica parola per parola | Decisioni sulle singole persone |
| Selezione del personale | Annuncio di lavoro dagli appunti del responsabile della selezione | Corrispondenza ai requisiti; linguaggio inclusivo | Selezione preliminare, classificazione ed esclusione |
| Finanza | Commento agli scostamenti basato su una tabella verificata | Cifre ricalcolate; nessuna causa non confermata | Numeri e previsioni riportati |
| Contabilità | Email al cliente per richiedere i documenti mancanti | Nessuna norma o scadenza fiscale aggiunta | Posizioni tecniche e approvazione finale |
| Servizio clienti | Bozza di risposta basata sull'articolo di assistenza e sulla richiesta di supporto | Le policy e le condizioni di rimborso sono corrette | Eccezioni e clienti insoddisfatti |
| Gestione dei progetti | Aggiornamento sullo stato di avanzamento a partire dalle note sulle attività | Le date e i responsabili sono reali | Ripianificazione e compromessi |
| Gestione del prodotto | Sintesi per temi dei riscontri dei clienti | I temi sono riconducibili a commenti reali | Decisioni sulle priorità |
| Attività operative | Documento di processo a partire dai tuoi passaggi | I passaggi rispecchiano il modo in cui il lavoro viene svolto davvero | Eccezioni e approvazioni |
| Responsabili di team | Ordine del giorno e appunti per una riunione di team | Nessuna attribuzione errata alle persone | Riscontri e giudizi sulle prestazioni |
Cosa cambia da un ruolo all'altro?
Le abitudini restano le stesse nei diversi ruoli; i rischi cambiano. Tre domande spiegano gran parte della differenza: chi subisce le conseguenze se il risultato è sbagliato, quali informazioni vengono trattate nell'attività e se esiste già una regola che disciplina il risultato.
I ruoli che prendono o influenzano decisioni sulle persone, come le risorse umane, la selezione del personale e la direzione, sono soggetti al maggiore controllo. L'EU AI Act include tra gli usi ad alto rischio dell'allegato III i sistemi di IA impiegati per il reclutamento e la selezione e per le decisioni su promozioni, cessazione del rapporto di lavoro, assegnazione dei compiti e valutazione delle prestazioni. I ruoli che pubblicano dichiarazioni, come il marketing e le vendite, devono rispettare le norme sulla pubblicità e sul marketing diretto, indipendentemente da come è stato prodotto il testo. I ruoli che comunicano dati numerici, come la finanza e la contabilità, rispondono agli standard professionali e alle persone che si affidano a quei dati.
I ruoli a contatto con i clienti, come l'assistenza e la gestione clienti, comportano un rischio diverso: una risposta redatta dall'IA che riporta in modo errato una regola diventa una promessa che l'azienda potrebbe dover mantenere. In ogni caso, la guida al ruolo spiega quali verifiche contano di più e perché.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Come cambia la stessa attività in tre ruoli diversi?
Prendiamo una fonte fittizia: le note di rilascio di una nuova funzionalità di Fernhill Software, una piccola azienda che vende software per la gestione degli appuntamenti alle cliniche. Le note indicano che la funzionalità consente alle cliniche di inviare promemoria automatici degli appuntamenti tramite messaggio di testo, è inclusa nel piano Professional, sarà disponibile dal 1 dicembre e non supporta ancora lingue diverse dall'inglese.
Un addetto al marketing chiede all'IA un'email di lancio per i clienti esistenti. La bozza afferma che i promemoria 'riducono drasticamente le mancate presenze'. Le note di rilascio non contengono dati sulle mancate presenze, quindi l'addetto elimina la frase e descrive invece che cosa fa la funzionalità.
Un commerciale chiede all'IA un messaggio di ricontatto per una clinica che, durante una chiamata, aveva chiesto informazioni sui promemoria. La bozza dice che la funzione è 'disponibile in tutti i piani'. Non è così. Il commerciale corregge il testo indicando il piano Professional e verifica il piano attuale del cliente prima dell'invio.
Un addetto all'assistenza chiede all'IA di scrivere una risposta sui promemoria per il centro assistenza. La bozza dice che i clienti possono 'scegliere qualsiasi lingua'. Gli appunti dicono il contrario. L'addetto corregge il testo e aggiunge chi contattare per richiedere una lingua.
Stessa fonte, stesso strumento, tre errori diversi, ciascuno tipico del proprio ruolo. Ecco perché esercitarsi sulle attività del proprio lavoro insegna più degli esempi generici.
Quali informazioni non dovresti inserire negli strumenti di IA al lavoro?
Segui prima di tutto la politica aziendale sull'IA; se non esiste, chiedi prima di incollare qualsiasi contenuto che non sia già pubblico. In generale, presta particolare attenzione ai dati personali di clienti, candidati o colleghi, ai materiali riservati dei clienti, alle informazioni finanziarie non pubblicate e a tutto ciò che è coperto da un contratto o da un accordo di riservatezza.
La risposta dipende anche dallo strumento e dal piano. Un account personale, uno spazio di lavoro aziendale e una funzione di IA all'interno di un'altra applicazione possono prevedere condizioni diverse su conservazione, accesso e utilizzo dei contenuti per migliorare i modelli. Rimuovere i nomi non rende di per sé anonimo un documento, soprattutto in una piccola organizzazione. La guida alle regole aziendali sull'IA spiega come definire questi limiti per un team.
Come si fa a sapere se si sta migliorando nell'uso dell'IA al lavoro?
Esamina le tue modifiche, non il volume di contenuti prodotti. Chi diventa più competente nell'uso dell'IA al lavoro tende a riscrivere meno ogni bozza perché migliora le proprie istruzioni, individua più rapidamente i dettagli inventati e sa spiegare il motivo delle modifiche apportate. Diventa anche più rapido nel decidere quando non usare affatto l'IA.
Un modo semplice per monitorare questo aspetto è tenere un breve registro per due o tre settimane: l'attività, il prompt, cosa hai modificato e perché. Gli schemi ricorrenti emergono in fretta, per esempio uno strumento che aggiunge sempre una rassicurazione da eliminare o un tipo di attività per cui la prima bozza è regolarmente utilizzabile. Questi schemi sono più utili di qualsiasi affermazione generica sul tempo risparmiato, perché derivano dal tuo lavoro.
Come dovrebbero i membri di un gruppo di lavoro imparare insieme a usare l'IA nelle proprie mansioni?
Assegna al team un'attività realistica comune, lascia che ciascuno provi a svolgerla con l'IA e poi confrontate le modifiche anziché le bozze. Confrontare le modifiche mostra chi verifica le fonti, chi individua le affermazioni inventate e chi mantiene il tono di voce, e diffonde queste abitudini più rapidamente di una presentazione.
Svolgi le esercitazioni su materiali fittizi o approvati a basso rischio, concorda quali strumenti sono approvati e crea le condizioni perché si possa segnalare un errore senza timore. Per le organizzazioni che rientrano nell'ambito di applicazione dell'EU AI Act, l'articolo 4 richiede ai fornitori e ai soggetti che impiegano sistemi di IA di adottare misure a sostegno dell'alfabetizzazione del personale in materia di IA, tenendo conto delle sue conoscenze e del contesto d'uso. Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale. La guida alla formazione dei dipendenti e il piano di introduzione di 30 giorni, disponibili ai collegamenti qui sotto, descrivono un programma più completo.
Quando l’IA è lo strumento sbagliato per il compito da svolgere?
L'IA è lo strumento sbagliato quando non puoi verificare il risultato, quando la decisione incide sul lavoro, sulla retribuzione o sulla candidatura di una persona, quando il risultato è un dato definitivo da riportare e quando la conversazione richiede una persona che risponda di ciò che dice. È lo strumento sbagliato anche quando si fa prima a svolgere direttamente il compito, come una risposta di due righe che sai già come scrivere.
Sii prudente anche quando manca una fonte. Chiedere a un assistente generico cosa prevede una politica aziendale, il contratto di un cliente o la normativa fiscale vigente produce una risposta plausibile, non il documento. In questi casi, trova prima la fonte e usa l’IA, eventualmente, per aiutarti a leggerla.
In quali ambiti è adatto Tosheo.ai e in quali no?
Tosheo.ai è in fase di progettazione come soluzione di formazione autonoma sull'IA per gruppi da circa 5 a 200 persone. Un responsabile sceglie i ruoli e gli strumenti di IA usati dal gruppo; ogni partecipante svolge una breve verifica iniziale e segue poi un percorso specifico per il ruolo, con lezioni da 10 a 15 minuti, ciascuna delle quali termina con un'attività pratica svolta con un vero strumento di IA e valutata secondo una griglia visibile. È previsto che i responsabili possano vedere i progressi nelle competenze e il completamento delle attività, non le conversazioni integrali. Lo sviluppo del prodotto non è ancora iniziato, quindi tutto questo descrive funzionalità previste.
Non è la scelta giusta per tutti. Non è pensato per grandi organizzazioni il cui processo di acquisto richiede accesso unico (SSO), integrazioni con piattaforme di gestione della formazione (LMS) o contratti aziendali, nessuno dei quali è incluso al lancio. Non è una formazione tecnica pratica e le lezioni sono previste solo in inglese. Se studi per conto tuo, un corso generale o le guide gratuite di questo sito potrebbero essere più adatti. I prezzi previsti per i team sono indicati nella pagina dei prezzi.