Come può l'ufficio risorse umane usare l'IA nelle attività quotidiane?
Le attività delle risorse umane in cui l'IA è più sicura e utile sono quelle in cui fornisci una fonte approvata e chiedi di rielaborarla: una politica trasformata in una sintesi in linguaggio semplice, una sezione del manuale trasformata in FAQ, una traccia formativa trasformata nel programma di una sessione. La fonte mantiene il risultato fedele ai contenuti e permette di verificare ogni frase.
La selezione del personale ha una guida dedicata, perché lo screening e la selezione sollevano questioni giuridiche specifiche. Questa pagina tratta le altre attività della funzione risorse umane.
Redazione e semplificazione delle policy
Trasformare una policy approvata in una sintesi leggibile per il personale, oppure preparare una prima bozza della struttura di una nuova policy, che un revisore qualificato provvederà poi a completare.
Materiale introduttivo
Piani, liste di controllo e messaggi di benvenuto per la prima settimana di un ruolo specifico, basati sul tuo processo effettivo.
FAQ interne
Preparare risposte alle domande più comuni a partire dal manuale, mantenendo accanto a ogni risposta il riferimento alla sezione.
Temi emersi dal sondaggio
Raggruppamento per tema di commenti anonimizzati a testo libero per una sintesi, con i commenti originali disponibili per la verifica.
Formazione e comunicazione
Scalette delle sessioni, note informative per i responsabili e comunicazioni su cambiamenti già decisi.
Quali decisioni sulle risorse umane non vanno affidate all'IA?
L'IA non deve prendere decisioni che cambiano la vita lavorativa di una persona: valutazioni delle prestazioni, promozioni, retribuzione, assegnazione di compiti in base a caratteristiche personali, provvedimenti disciplinari o licenziamenti. Può aiutarti nella preparazione, ad esempio organizzando i tuoi appunti o redigendo una bozza di lettera dopo che una decisione è stata presa, ma la decisione e le relative motivazioni devono spettare a una persona in grado di spiegarle e sostenerle.
Le autorità di regolamentazione stanno prestando grande attenzione a questo ambito. Nell'allegato III, l'EU AI Act include tra gli usi ad alto rischio i sistemi di IA destinati a prendere decisioni che incidono sulle condizioni dei rapporti di lavoro, sulle promozioni o sulla cessazione del rapporto, ad assegnare compiti in base al comportamento individuale o alle caratteristiche personali, oppure a monitorare e valutare prestazioni e comportamenti. Se la tua organizzazione opera nell'UE, questa classificazione comporta obblighi che è importante comprendere prima di introdurre strumenti di questo tipo. Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale.
Come si presenta un riepilogo di una policy scritto con l'IA e revisionato?
Prendiamo Lindenfield Studio, uno studio di design immaginario con 40 dipendenti. La responsabile delle risorse umane vuole un riepilogo di una pagina, destinato al personale, dell'attuale regolamento sui congedi parentali dello studio, che occupa otto pagine.
Il primo tentativo chiedeva: 'Riassumi la nostra politica sui congedi parentali per il personale.' Senza la politica allegata, lo strumento ha prodotto un riepilogo sicuro di ciò che queste politiche spesso prevedono, affermando anche che i dipendenti ricevono la retribuzione piena per un certo numero di settimane. La politica di Lindenfield non dice nulla del genere: le condizioni di miglior favore sulla retribuzione dipendono dall'anzianità di servizio. Un riepilogo simile, diffuso tra il personale, crea aspettative che lo studio non ha concordato e può dare origine a una controversia.
Al secondo tentativo è stata incollata l'intera politica con questa richiesta: 'Riassumi questo testo per i dipendenti in inglese semplice, in meno di 300 parole. Usa solo ciò che dice la politica. Per ogni punto, indica il numero della sezione. Elenca le domande che un dipendente potrebbe porre a cui la politica non risponde.' Il risultato era molto fedele alla fonte e l'elenco delle domande senza risposta si è rivelato la parte più utile: ha evidenziato due lacune che il responsabile delle risorse umane ha poi sottoposto al consulente del lavoro dello studio. La sintesi finale conteneva una frase che rimandava il personale alla politica completa come versione di riferimento.
L'IA può riassumere in modo sicuro i commenti dei sondaggi tra i dipendenti?
Può aiutare, con cautela. Raggruppare per tema i commenti a testo libero è un lavoro noioso che l'IA svolge abbastanza bene, ma in una piccola azienda l'anonimato è fragile. Un commento che menziona 'l'unica persona dell'ufficio di Bristol che lavora a tempo parziale' identifica qualcuno anche se il nome viene rimosso, e un riepilogo generato può ripetere quel dettaglio.
Rimuovi i dettagli identificativi prima di condividere i commenti con chiunque, usa uno strumento e un piano approvati e chiedi di individuare i temi con una frequenza approssimativa, anziché riportare citazioni. Poi verifica personalmente i conteggi confrontandoli con i commenti, perché gli strumenti di IA possono sbagliare a contare e sovrastimare quanto sia diffusa un'opinione. Riferisci alla dirigenza i temi emersi, non informazioni sui singoli.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Quali informazioni sui dipendenti si possono inserire in uno strumento di IA?
Meno di quanto si pensi. I fascicoli dei dipendenti contengono dati personali e alcuni di questi, come quelli sulla salute, sull'origine etnica o sull'appartenenza sindacale, sono considerati particolarmente sensibili dalla normativa sulla protezione dei dati in molti paesi. La possibilità di inserire questi dati in un determinato strumento dipende dalla base giuridica, dalle condizioni del fornitore per quel piano, dal luogo in cui vengono trattati i dati e dalle regole aziendali.
Una regola pratica per la maggior parte dei reparti risorse umane: prepara le bozze partendo da politiche e modelli, non dai fascicoli dei dipendenti. Se un’attività richiede davvero dati personali, come il riepilogo di un fascicolo relativo a un reclamo, considera il loro utilizzo una decisione da affidare a chi è responsabile della protezione dei dati nella tua organizzazione, non una scorciatoia da prendere durante il lavoro. Eliminare un nome non rende di per sé anonime le informazioni.
Come dovrebbe il personale delle risorse umane verificare le politiche e le linee guida redatte dall'IA?
Confronta la bozza con il documento di origine, poi verificane la conformità alla legge e l'impatto sulle persone coinvolte. I punti seguenti sono una lista di controllo iniziale, non un sostituto della revisione professionale delle politiche con effetti giuridici.
Corrispondenza con la fonte
Ogni diritto, requisito di accesso, numero di giorni e termine di preavviso corrisponde alla policy approvata.
Giurisdizione
La bozza non applica norme di un altro paese. Gli strumenti di IA spesso adottano per impostazione predefinita il diritto del lavoro di un determinato paese.
Nessuna aggiunta
Non vengono introdotti nuovi benefici, promesse o procedure che l'organizzazione non abbia approvato.
Linguaggio chiaro e non discriminatorio
Il testo è chiaro, inclusivo e non dà per scontati genere, età o struttura familiare.
Autorevolezza
Il riepilogo indica il testo integrale della policy come documento di riferimento e specifica a chi rivolgersi.
Approvazione finale
Le policy con effetti giuridici vanno sottoposte a chi normalmente le esamina, ad esempio un consulente del lavoro.
Quali strumenti di IA per le risorse umane dovrebbe valutare un piccolo gruppo di lavoro?
Per redigere e riassumere testi, di solito basta l'assistente generalista già approvato dall'azienda. Molti sistemi informativi per le risorse umane includono oggi funzioni di IA per rispondere a domande sulle politiche aziendali o preparare documenti. Possono essere comode, ma chiedi al fornitore quali dati legge la funzione, se i tuoi contenuti vengono usati per addestrare i suoi modelli, per quanto tempo vengono conservati e chi può vedere i risultati.
Usa la massima cautela con gli strumenti che assegnano punteggi ai dipendenti, li classificano o li monitorano. Questi strumenti vanno oltre il supporto alla scrittura ed entrano nell’ambito delle decisioni sulle persone, sollevando le questioni legali e di equità descritte sopra.
Quando l’IA è lo strumento sbagliato per il lavoro delle risorse umane?
L'IA è lo strumento sbagliato per conversazioni delicate, indagini e qualsiasi messaggio il cui tono possa essere interpretato come la posizione dell'organizzazione su una persona. Una lettera generata su un problema di rendimento può sembrare ragionevole ed essere comunque inadeguata per quella persona e per la sua storia.
Non è nemmeno lo strumento giusto quando manca una fonte approvata da cui partire. Chiedere a un assistente generico quali dovrebbero essere i diritti a ferie e permessi o i termini di preavviso produce una risposta plausibile, non la tua politica aziendale né la legge che si applica al tuo caso.
Qual è il ruolo delle risorse umane nella formazione sull'IA per il resto del personale?
In molte piccole aziende, l'introduzione dell'IA è affidata alle risorse umane, quindi è utile fare prima un po' di pratica. Alle risorse umane viene spesso chiesto di scrivere le regole di utilizzo accettabile, pianificare la formazione e rispondere alle domande del personale. Per le organizzazioni soggette all'EU AI Act, l'articolo 4 chiede ai fornitori e ai soggetti che utilizzano sistemi di IA di adottare misure a sostegno dell'alfabetizzazione in materia di IA del personale, tenendo conto delle sue conoscenze e del contesto d'uso.
Tosheo.ai è in fase di progettazione per sostenere questo lavoro con un percorso previsto per le risorse umane, percorsi specifici per i ruoli del resto del team e una vista dei progressi nelle competenze per il responsabile che non mostra le cronologie delle chat. Il prodotto non è ancora stato sviluppato, quindi si tratta di funzionalità previste. Se non hai ancora regole interne sull'IA, la guida indicata qui sotto è un punto di partenza più adatto.