Come viene usata l’IA nel lavoro contabile?
Negli studi professionali e nei team interni, l'IA viene usata soprattutto per i testi e le spiegazioni che accompagnano i numeri, più che per i numeri stessi. È in questo ambito che è più affidabile e che gli errori sono più facili da individuare.
Molte piattaforme di contabilità e tenuta dei libri contabili includono anche funzionalità di IA, come categorie suggerite o abbinamenti automatici. Queste vengono configurate dal fornitore del software e dall'amministratore; questa guida riguarda il modo in cui i singoli professionisti della contabilità usano gli assistenti IA e verificano i suggerimenti dell'IA nel proprio lavoro.
Comunicazione con i clienti
Preparare richieste di documenti mancanti, spiegazioni di una pratica depositata o un riepilogo in linguaggio chiaro di un bilancio per un cliente che non è un contabile.
Punti di partenza per la ricerca
Riassumere un lungo documento di indicazioni che hai ottenuto o elencare le domande da approfondire, prima di consultare la fonte primaria.
Note sulla procedura
Trasformare i passaggi che segui in una lista di controllo chiara o in un documento di procedura per un collega meno esperto.
Note di riconciliazione
Descrivere con chiarezza le voci non riconciliate, indicando ciò che è noto e ciò che resta da chiarire.
Aiuto con i fogli di calcolo
Spiegare una formula scritta da altri o suggerirne una più chiara, verificandola prima di farvi affidamento.
Cosa dicono le linee guida professionali sull'uso dell'IA da parte dei commercialisti?
Gli ordini e le associazioni professionali stanno applicando all'IA i principi etici esistenti, anziché scrivere un insieme di regole del tutto separato. La guida di ICAEW sull'IA generativa applica all'uso di questi strumenti i cinque principi fondamentali di integrità, obiettività, competenza e diligenza professionale, riservatezza e comportamento professionale.
Le sue indicazioni pratiche possono essere applicate oggi da qualsiasi commercialista. Sconsiglia di caricare informazioni riservate negli strumenti pubblici di IA generativa, perché gli utenti hanno un controllo limitato su chi può vedere i dati e per quanto tempo vengono conservati. Richiede scetticismo professionale nella revisione dei risultati e mette in guardia dal pregiudizio a favore dell'automazione. Invita alla trasparenza sull'uso dell'IA generativa nel lavoro per i clienti. E afferma chiaramente che questi strumenti non compensano la mancanza di conoscenze e competenze professionali, precisando che potrebbero non rispecchiare la normativa vigente.
Se appartieni a un altro organismo professionale, consulta le sue linee guida e il suo codice etico, che potrebbero formulare le aspettative in modo diverso. Questa pagina fornisce informazioni generali, non consulenza professionale o legale.
Come si presenta un'email per un cliente scritta con l'IA e revisionata?
Priya Nair gestisce un'attività fittizia di arredamento d'interni come ditta individuale e al suo commercialista mancano diversi documenti prima di poter preparare i conti di fine anno: tre mesi di estratti conto bancari, le ricevute di due acquisti di attrezzature di importo elevato e la conferma di quanta parte della casa utilizza per lavoro.
Alla richiesta di 'scrivere un'email cordiale a un cliente per chiedergli i documenti di fine anno mancanti', l'assistente ha prodotto un'email cortese che però indicava anche una scadenza per la presentazione della dichiarazione, avvertiva di una sanzione di importo specifico e affermava che le spese per l'ufficio in casa potevano essere dedotte 'con un'aliquota forfettaria del 30 percento'. Nessuna di queste informazioni proveniva dalla commercialista. La scadenza e la sanzione dipendevano dalla giurisdizione e dalla sua posizione fiscale, mentre l'affermazione sull'ufficio in casa era semplicemente sbagliata come regola generale.
L'istruzione rivista elencava i tre elementi, la data entro cui servivano al commercialista e la modalità di caricamento, e aggiungeva: 'Non indicare alcuna norma fiscale, scadenza, aliquota o sanzione.' Il commercialista ha poi aggiunto una propria frase sulla scadenza, verificandola rispetto alle date pubblicate dall'autorità fiscale. L'email finale era più breve, precisa e non conteneva nulla di cui il commercialista non potesse rispondere.
L'IA può aiutare a redigere le note di riconciliazione bancaria?
Può aiutarti a descriverle con chiarezza, ma non dovrebbe risolverle. Supponiamo che la riconciliazione bancaria di un cliente immaginario presenti due voci non abbinate: un pagamento di 1,240 a un fornitore che compare due volte nel flusso dei movimenti bancari e un incasso di 380 senza una fattura corrispondente.
Una bozza generata dall’IA descriveva il primo come 'un pagamento duplicato da recuperare dal fornitore' e il secondo come 'probabilmente un anticipo da un cliente'. Entrambe le spiegazioni potrebbero essere vere, ma entrambe sono supposizioni. Il doppio pagamento potrebbe riferirsi a due fatture effettive dello stesso importo; l’incasso potrebbe essere un rimborso, un trasferimento o un deposito. La versione utile registra ogni voce, la data e l’importo, le possibili spiegazioni e le prove necessarie per chiarirla, lasciando la conclusione a chi verifica l’estratto conto del fornitore e le registrazioni del cliente.
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Scopri la prova per i team prevista ↗L'IA può rispondere a domande fiscali e di tecnica contabile?
Considera qualsiasi risposta dell'IA su norme fiscali o principi contabili come uno spunto di ricerca, non come una risposta definitiva. Gli assistenti generalisti possono attingere a materiale obsoleto o incompleto, mescolare regole di paesi diversi e indicare soglie nel frattempo cambiate, il tutto con tono sicuro. La guida ICAEW fa la stessa osservazione sulla legislazione vigente.
Usa l'IA per inquadrare la domanda, individuare l'ambito pertinente ed elencare cosa cercare, poi consulta la fonte primaria: la normativa, le indicazioni dell'autorità fiscale o il principio contabile. Annota su quale fonte ti sei basato. Se lo strumento cita una fonte, aprila e trova il passaggio; un riferimento che sembra autentico non è necessariamente corretto.
Come dovrebbero gli addetti alla contabilità verificare la categorizzazione effettuata dall'IA?
Controlla le regole, non solo le transazioni. La categorizzazione tramite IA nei software di contabilità di solito apprende dalle classificazioni precedenti, quindi un errore iniziale può ripetersi ogni mese. Controlla i nuovi fornitori, le spese a uso promiscuo, le operazioni di incerta classificazione tra conto capitale e conto economico e le transazioni con descrizioni vaghe, come i pagamenti con carta sulle piattaforme di vendita.
Tieni un elenco delle eccezioni con i beneficiari dei pagamenti e gli schemi ricorrenti per cui i suggerimenti sono errati, e controllali a ogni periodo. Gli abbinamenti suggeriti possono far risparmiare tempo nei casi chiari; per quelli dubbi serve comunque la ricevuta.
L'IA sostituirà i contabili?
Nessuno può rispondere in modo affidabile, e le previsioni presentate come fatti vanno trattate con cautela. Si può dire che l'IA svolge una parte crescente delle attività di stesura, sintesi e riconoscimento di schemi nel lavoro contabile, mentre la responsabilità del giudizio, dello scetticismo professionale, della riservatezza dei clienti e dell'approvazione dei dati resta in capo a persone qualificate, secondo le norme professionali.
Una domanda collegata, se l'IA sia migliore di un commercialista abilitato, si basa su un confronto tra categorie diverse. Uno strumento di IA può produrre un testo che sembra una consulenza; non può assumersene la responsabilità professionale, conoscere l'intera situazione del cliente o rispondere a un codice deontologico. I commercialisti che probabilmente ne trarranno beneficio sono quelli che imparano a usare questi strumenti mantenendo saldamente in mano tali responsabilità.
Quali informazioni sui clienti si possono inserire in uno strumento di IA?
Solo ciò che la tua società ha approvato per quello specifico strumento e piano; non inserire nulla in uno strumento pubblico destinato ai consumatori se le informazioni del cliente sono riservate. Le condizioni dell'incarico possono anche limitare le modalità di trattamento dei dati del cliente e i soggetti autorizzati a trattarli.
Per esercitarti e creare modelli riutilizzabili, usa dati fittizi come negli esempi di questa pagina. Quando usi l'IA per attività reali dei clienti all'interno di un sistema approvato, conserva la stessa documentazione dei controlli che conserveresti per qualsiasi altro lavoro: la fonte, le verifiche e chi ha approvato la versione finale.
Come può un team contabile mettere in pratica queste abitudini?
Usa gli esempi di email al cliente e di riconciliazione come esercizi di gruppo con dati fittizi. Ogni persona prepara una bozza con l'IA, poi elenca ciò che ha eliminato o lasciato in sospeso. Gli elenchi mostrano chi individua le regole inventate e chi dà per risolte questioni che i dati disponibili non permettono di chiarire.
Tosheo.ai è in fase di progettazione con un percorso previsto per finanza e contabilità che usa esercizi come questi, riscontri basati su una griglia di valutazione visibile e una vista dei progressi nelle competenze per il responsabile, senza cronologie delle chat. Il prodotto non è ancora stato sviluppato, quindi si tratta di funzionalità previste. Non offre formazione contabile, fiscale o normativa e non vale ai fini degli obblighi di formazione professionale continua, salvo riconoscimento da parte del tuo organismo professionale.