Di cosa tratta questa guida e di cosa non tratta?
Questa guida è destinata ai membri dei team finanziari che usano l'IA nel proprio lavoro: analisti FP&A, referenti finanziari delle unità aziendali, addetti al controllo di gestione e responsabili finanziari che preparano relazioni, commenti e analisi. Riguarda la stesura di bozze, le spiegazioni e le verifiche, con strumenti come ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot in Excel.
Non riguarda l'IA nel settore bancario o dei servizi finanziari, come il rilevamento delle frodi, la valutazione del merito creditizio, la negoziazione algoritmica o la consulenza automatizzata. Si tratta di prodotti sviluppati e regolamentati come sistemi, che sollevano questioni diverse. Le attività di contabilità e tenuta dei libri contabili hanno una guida dedicata, accessibile dal collegamento qui sotto. Nulla di quanto riportato qui costituisce consulenza in materia di investimenti, fiscale o contabile.
In quali attività l'IA aiuta di più i team finanziari?
L'IA è più utile quando il lavoro consiste nello spiegare numeri già disponibili, anziché produrne di nuovi. È efficace con il linguaggio e la struttura, ma inaffidabile nei calcoli e nell'individuare perché un valore è cambiato.
Bozze di commento
Trasformare una tabella degli scostamenti già verificata in una prima bozza di commento per la direzione, da correggere e completare poi con le cause confermate.
Aiuto con le formule
Spiegare in un inglese semplice una formula scritta da altri, suggerire una struttura più chiara o scrivere una formula di ricerca, poi verificarla su valori noti.
Riepiloghi di documenti
Sintetizzare un lungo contratto, un contratto di locazione o un documento per il consiglio di amministrazione nei termini rilevanti per un modello, mantenendo i riferimenti alle clausole.
Domande per la revisione
Elencare le domande che un direttore finanziario scettico farebbe su una previsione, per poter preparare le risposte.
Spiegare ai colleghi che non si occupano di finanza
Riscrivere una spiegazione del budget per un responsabile di reparto che non legge i conti economici.
Come si presenta un commento sugli scostamenti scritto con l'IA e verificato?
Marlow Outdoor è un rivenditore immaginario di attrezzature da campeggio. Il suo rapporto gestionale di ottobre mostra ricavi previsti pari a 420 (in migliaia) ed effettivi pari a 388, e una spesa di marketing prevista pari a 60 ed effettiva pari a 71. L'analista ha incollato la tabella in un assistente e ha chiesto un 'commento sui risultati di ottobre'.
La bozza affermava che i ricavi erano scesi dell'8.2 per cento 'a causa di una domanda stagionale più debole', che lo sforamento delle spese di marketing 'riflette l'investimento nella campagna autunnale, che dovrebbe portare a un novembre più positivo', e definiva la situazione complessiva 'sostanzialmente in linea con gli obiettivi'. Rifacendo i calcoli, risultava un deficit di ricavi di 32, pari al 7.6 per cento del budget, non all'8.2. Il marketing superava il budget di 11, ossia del 18.3 per cento. La tabella non diceva nulla sulla stagionalità o sulla campagna autunnale, e 'dovrebbe portare a un novembre più positivo' è una previsione che nessuno aveva formulato.
L'analista ha riscritto le istruzioni: 'Usando solo questa tabella, indica ogni scostamento in termini assoluti e percentuali. Non indicare cause e non fare previsioni. Elenca le domande a cui devo rispondere prima di poter spiegare ogni scostamento.' La nuova bozza riportava correttamente i numeri e poneva domande utili: lo sforamento del budget di marketing dipendeva da uno sfasamento temporale nelle fatture? I ricavi inferiori alle attese erano concentrati in un solo canale? L'analista ha trovato le risposte nella contabilità e nel rapporto sulle vendite online, poi ha aggiunto le cause confermate con parole proprie.
L'abitudine da ricavare è dividere il lavoro in due. Lascia allo strumento la struttura e la formulazione. Occupati personalmente dei calcoli e della spiegazione delle cause, partendo dalla fonte.
Come si usa l'IA con i fogli di calcolo in modo sicuro?
Tratta le formule scritte dall'IA come quelle di un nuovo collega: utili, ma da verificare prima di fidarti. Microsoft descrive Copilot in Excel come uno strumento capace di modificare fogli di lavoro, generare formule, creare grafici e tabelle pivot e operare in modalità di modifica, pianificazione o conversazione, precisando che mantieni il controllo sulle modifiche. La modalità di pianificazione, che propone un approccio prima di apportare modifiche, è il punto di partenza più sicuro per qualsiasi lavoro importante.
Prova ogni nuova formula su alcune righe di cui conosci già il risultato, includendo un caso limite come una cella vuota, un valore negativo o una data di fine mese. Cerca numeri inseriti direttamente che dovrebbero essere riferimenti, intervalli che non coprono tutti i dati e ricerche che restituiscono la prima corrispondenza senza segnalarlo. Se un assistente generico suggerisce una formula, incollala in una copia della cartella di lavoro, non nel modello in uso.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Come verificare le analisi finanziarie prodotte dall'IA?
Controllalo come se fosse stato preparato da un collaboratore inesperto ma sicuro di sé, senza accesso al libro mastro. Il profilo del NIST sull'IA generativa descrive la confabulazione come la produzione di contenuti espressi con sicurezza ma errati o falsi, e proprio nei testi finanziari dal tono sicuro è facile non accorgersene.
Ricalcola
Ricalcola ogni totale, scostamento e percentuale a partire dalla fonte, nel foglio di calcolo anziché a mente.
Unità e periodi
Verifica se i valori sono espressi in migliaia o in unità, se si riferiscono al mese o al periodo dall'inizio dell'anno e quale versione del budget viene confrontata.
Convenzioni sui segni
Verifica che gli scostamenti favorevoli e sfavorevoli siano indicati correttamente, soprattutto per le voci di costo.
Causa e cambiamento a confronto
Elimina ogni spiegazione del motivo per cui un numero è cambiato, a meno che tu non l'abbia confermata tramite un'altra fonte.
Linguaggio delle previsioni
Elimina 'dovrebbe', 'sarà' e 'si prevede che', a meno che la previsione esista e sia stata approvata.
Traccia
Conserva insieme la tabella di origine, il tuo ricalcolo e il testo finale, in modo che chi revisiona possa ricostruire i passaggi.
Esiste un ChatGPT per la finanza e qual è l'IA migliore per l'analisi finanziaria?
Non esiste una singola versione per la finanza che sia chiaramente migliore. I gruppi dell'area finanziaria scelgono in genere fra tre tipi di strumenti: assistenti generici con funzioni di analisi dei file, IA integrata nel foglio di calcolo come Copilot in Excel e funzioni di IA nei programmi di gestione finanziaria e pianificazione. La scelta giusta dipende soprattutto da dove si trovano già i dati e da cosa ha approvato l'azienda, più che dal modello in cima alla classifica del mese.
Qualunque strumento tu scelga, controlla le condizioni del piano per sapere come vengono conservati i file caricati e se i contenuti vengono utilizzati per migliorare i modelli. Caricare una raccolta di report direzionali su un account personale è diverso dall'analizzarla in uno spazio di lavoro aziendale autorizzato.
Quali informazioni finanziarie non vanno inserite negli strumenti di IA?
Non inserire nulla che la tua azienda non abbia approvato per lo strumento in questione e applica il massimo rigore a risultati non pubblicati, dati sulle buste paga e sulle retribuzioni individuali, materiali relativi a operazioni commerciali e acquisizioni, coordinate bancarie e qualsiasi informazione che possa influire sui prezzi di mercato. Per le società quotate, le informazioni privilegiate sono soggette a regole che non cambiano solo perché uno strumento è comodo.
Una buona abitudine pratica è esercitarsi e costruire la struttura usando dati fittizi o anonimizzati, per poi applicare la formula o il modello definitivo al file reale all’interno dei sistemi approvati.
Quando i team finanziari non dovrebbero usare l'IA?
Non usare i risultati dell'IA come fonte per un dato numerico riportato, una previsione presentata come un fatto o una prova per un audit. Non usarli per decidere un trattamento contabile, una posizione fiscale o un investimento. Possono aiutarti a formulare la domanda da sottoporre a un consulente qualificato, che spesso è l'aiuto più utile che l'IA può offrire.
Non conviene nemmeno per calcoli semplici e abituali. Digitare uno scostamento in una chat e verificare la risposta richiede più tempo che scrivere la formula.
Come può un team amministrativo e finanziario sviluppare questa competenza?
Usa l'esercizio Marlow Outdoor, o uno simile, per fare pratica in gruppo: la stessa tabella, una bozza generata dall'IA e un breve elenco delle correzioni apportate da ciascuno. Le correzioni mostrano chi rifà i calcoli e chi si fida del testo.
Tosheo.ai è in fase di progettazione con un percorso previsto per la finanza che include esercizi come questo, riscontri basati su una griglia di valutazione visibile e una vista dei progressi nelle competenze per il responsabile, senza cronologie delle chat. Il prodotto non è ancora stato sviluppato, quindi si tratta di funzionalità previste, non di un servizio attivo, e le lezioni non costituiscono formazione finanziaria professionale né consulenza.