Come viene usata l’IA nelle attività operative?
Il personale operativo usa l'IA soprattutto per le attività di scrittura e analisi che permettono ai processi di funzionare, non per gestire il processo stesso. Il valore deriva da attività frequenti, ripetitive e facili da verificare confrontandole con una fonte.
L'elenco seguente mostra cosa può fare un assistente generalista come ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot con il materiale che sei autorizzato a condividere:
Redigi o aggiorna una SOP
Trasforma appunti provvisori o una spiegazione a voce di un'attività in una procedura numerata, poi falla correggere dal responsabile del processo.
Confronta i preventivi dei fornitori
Affianca diversi preventivi usando gli stessi criteri: prezzo unitario, supplementi, minimi e condizioni. Ricalcola personalmente i totali.
Scrivi liste di controllo
Trasforma una procedura in una lista di controllo per un neoassunto, una chiusura di fine mese o l'apertura di un ufficio.
Riordinare gli elenchi
Uniforma nomi di fornitori, indirizzi o codici prodotto incoerenti, oppure suggerisci una formula per fogli di calcolo che lo faccia.
Riassumere gli incidenti
Trasforma uno scambio di email su una consegna non riuscita o un'interruzione del sistema in una cronologia, nella causa così come è stata indicata e nelle azioni ancora da completare.
Individua le lacune in un passaggio di consegne
Chiedi di quali informazioni ha bisogno il gruppo che subentra e che il modulo di passaggio delle consegne non richiede.
Rispondere a domande sulle politiche aziendali
Incolla una policy interna e chiedi quale sezione tratta una determinata situazione, poi leggi tu quella sezione.
Conviene usare un assistente IA o automatizzare il processo?
Inizia con un assistente, facendo verificare ogni risultato a una persona, e valuta l'automazione solo per passaggi stabili, ben documentati e in cui un errore ha un costo limitato. Molte ricerche sull'IA nelle attività operative riguardano in realtà l'automazione e gli agenti di IA, che sono progetti di natura diversa, con un diverso profilo di rischio.
Il confronto qui sotto è un supporto alla pianificazione, non una valutazione tecnica dei prodotti.
| Approccio | Chi controlla il risultato | Errore tipico | Un buon primo utilizzo |
|---|---|---|---|
| Assistente utilizzato da una persona | La persona, ogni volta | Un passaggio inventato o un dato errato che la persona non nota | Redigere una SOP o confrontare preventivi |
| Automazione basata su regole | Chi ha definito le regole una volta per tutte | Un caso non previsto dalle regole | Trasferire dati tra due sistemi in un formato fisso |
| Agente di IA che agisce autonomamente | Spesso nessuno, nel momento in cui agisce | Un'azione sbagliata eseguita con sicurezza e ripetuta su larga scala | Solo dopo aver mappato il processo, assegnato un responsabile e verificato il funzionamento |
Quali errori contiene una SOP redatta dall'IA?
Colma le lacune con passaggi che sembrano standard, ma che non corrispondono al modo in cui lavora la tua organizzazione. Questo è più pericoloso in una SOP che in un'email, perché le persone seguono una SOP senza metterla in discussione.
Un esempio immaginario. Ashford Print Co è una piccola tipografia. Gli appunti del responsabile operativo sulla gestione di un ordine urgente: 'Verificare che il file grafico sia pronto per la stampa. Confermare la disponibilità della carta. Si applica un supplemento per consegne entro 48 ore. Il responsabile di produzione deve approvare qualsiasi ordine superiore a 500 unità. Il cliente riceve la bozza via email.'
Un'istruzione vaga, 'Scrivi una SOP per gli ordini urgenti', ha prodotto una procedura ordinata in dieci passaggi che includeva 'Avvisa il cliente tramite SMS quando l'ordine viene spedito', 'Gli ordini superiori a 250 unità richiedono l'approvazione di un direttore' e 'Offri uno sconto del 10% se non è possibile rispettare la scadenza.' Nessuno di questi elementi compare negli appunti. La soglia di approvazione è sbagliata, così come la persona incaricata, e lo sconto è una decisione commerciale che nessuno ha preso.
Il prompt migliore: 'Trasforma questi appunti in una SOP numerata. Usa solo i passaggi presenti negli appunti. Se sembra mancare un passaggio, elencalo come domanda per il responsabile del processo invece di aggiungerlo.' Il risultato manteneva i cinque passaggi, attribuiva al responsabile di produzione l'approvazione delle 500 unità ed elencava tre domande: chi controlla l'esecutivo grafico, cosa succede quando la carta è esaurita e come il cliente approva la bozza di stampa. Il responsabile operativo ha risposto e solo allora la SOP è stata pubblicata.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Come si verifica il lavoro dell'IA quando confronta i preventivi dei fornitori?
Ricalcola personalmente il confronto su basi omogenee, perché i modelli tendono a confrontare i prezzi pubblicizzati trascurando i supplementi. È facile accettare calcoli esposti in un testo scorrevole senza verificarli.
Preventivi fittizi per lo stesso servizio di spedizione pacchi: fornitore A a £4.10 per pacco più un supplemento carburante del 12%; fornitore B a £4.40 per pacco, tutto incluso; fornitore C a £3.95 per pacco più £0.60 di costi di gestione. Alla domanda 'Qual è il più economico?', un assistente ha risposto fornitore C, basandosi sul prezzo pubblicizzato di £3.95.
A parità di condizioni: A costa 4.10 più il 12%, cioè £4.592, circa £4.59; B costa £4.40; C costa 3.95 più 0.60, cioè £4.55. Il fornitore B è il più economico per pacco e la classifica cambia una volta inclusi i supplementi. Per una decisione reale servirebbero anche i volumi minimi, la durata del contratto e i livelli di servizio, che i preventivi potrebbero indicare in modi diversi. Chiedi all'assistente di creare la tabella di confronto, poi verifica ogni cella rispetto ai documenti dei preventivi e calcola i totali in un foglio di calcolo.
Come si inizia a usare l'IA nelle attività operative?
Inizia con una procedura scritta, un responsabile e un'attività documentale a basso rischio, e rendi esplicita la fase di verifica.
Scegli un processo con un responsabile
Scegli un'attività frequente che una persona ben identificata conosca abbastanza da poter individuare un errore.
Metti per iscritto la situazione attuale
Se il processo esiste solo nella testa di qualcuno, il primo compito da affidare all'IA è trasformare la sua spiegazione in una bozza che quella persona possa correggere.
Scegli un'attività su un documento
Le bozze di SOP, le liste di controllo e i confronti tra preventivi sono buoni punti di partenza perché una persona può verificarli rispetto a una fonte.
Definisci la verifica
Stabilisci chi verifica il risultato e rispetto a quali fonti: gli appunti, i documenti dei preventivi, la policy.
Concorda le regole sui dati
Stabilisci quali dati operativi, come le condizioni dei fornitori o gli indirizzi dei clienti, possono essere inseriti in ciascuno strumento approvato.
Rivedi dopo qualche settimana
Chiedi al responsabile se, con il tempo, le bozze hanno richiesto meno correzioni e solo allora valuta se automatizzare qualche passaggio.
Quali sono i principali rischi dell'IA nelle attività operative?
I rischi sono errori che si diffondono perché un processo li ripete, dati condivisi con lo strumento sbagliato e personale che si affida a risultati dall'apparenza autorevole. Un passaggio inventato in un'email riguarda un solo cliente; un passaggio inventato in una SOP riguarda tutti gli ordini gestiti secondo quella procedura.
Il profilo NIST sull'IA generativa indica il pregiudizio da automazione, ossia un'eccessiva fiducia nei sistemi automatizzati, come un rischio che può aggravarne altri, come le allucinazioni. Le attività operative sono particolarmente esposte perché consistono in gran parte nel seguire procedure. Il più ampio quadro NIST per la gestione dei rischi dell'IA, pensato per un uso volontario, è un riferimento utile se la tua organizzazione vuole affrontare questi rischi in modo strutturato.
Quando questa guida, o Tosheo.ai, non è la soluzione giusta?
Se il tuo obiettivo è automatizzare processi tra sistemi diversi, scegliere un ERP, implementare l’automazione robotica dei processi o analizzare i processi tramite process mining, ti serve un progetto sui sistemi con specialisti tecnici, non una guida all’uso quotidiano dell’IA. Anche questi progetti traggono vantaggio da personale capace di descrivere e verificare un processo, ma sono un investimento diverso.
Tosheo.ai è in fase di progettazione per formare le persone, non per automatizzare i processi. Il percorso previsto per il ruolo Attività operative affronta attività come gli esempi di SOP e preventivi riportati sopra, attraverso brevi lezioni ed esercizi pratici valutati secondo una griglia visibile. Non si collega ai tuoi sistemi e non esegue flussi di lavoro al posto tuo.
Fonti e ambito
NIST IA 600-1, Profilo per l'intelligenza artificiale generativa, luglio 2024 ↗
NIST, Quadro per la gestione dei rischi dell'IA, pubblicato il 26 January 2023 ↗