Come si può applicare l'IA alla gestione dei progetti?
L'IA è utile ogni volta che un responsabile di progetto trasforma materiale disordinato in un documento strutturato che qualcuno poi controllerà. Questo copre gran parte del lavoro: appunti, registri, resoconti, piani e messaggi. È molto meno utile nelle attività che richiedono di conoscere le persone, gli equilibri interni e i vincoli reali dell'organizzazione.
Queste sono le attività in cui un assistente generico come ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot può aiutarti già oggi, usando testo che incolli o file che la tua azienda ti consente di condividere:
Dagli appunti della riunione al registro delle azioni
Estrai decisioni, azioni e questioni aperte da appunti o da una trascrizione, indicando un responsabile e una data solo dove gli appunti li riportano effettivamente.
Prima bozza del rapporto sullo stato di avanzamento
Trasforma il registro delle azioni e l'elenco delle tappe fondamentali in un rapporto destinato a un pubblico specifico, usando lo stato a semaforo che hai già assegnato.
Revisione dei rischi e delle dipendenze
Chiedi all'assistente di mettere in discussione un piano: quali attività dipendono da fattori esterni al gruppo, cosa succede se un fornitore è in ritardo, quali ipotesi non sono state verificate.
Prima bozza della scomposizione del lavoro
Prepara una prima suddivisione delle attività per un tipo di progetto che non conosci, poi correggila insieme alle persone che svolgeranno il lavoro.
Riepilogo della richiesta di modifica
Riassumere ciò che viene richiesto in una richiesta di modifica ed elencare le domande che solleva su ambito, costi e tempistiche, senza stabilire le risposte.
Messaggi per le parti interessate
Riscrivi lo stesso aggiornamento per uno sponsor, un team operativo e un cliente, mantenendo identici tutti i fatti.
Sintesi delle lezioni apprese
Raggruppa per tema i commenti della retrospettiva, mantenendo il collegamento ai commenti originali affinché nessun contributo vada perso o venga riformulato.
Quali problemi si verificano quando l'IA trasforma gli appunti delle riunioni in attività da svolgere?
L'errore più comune è che l'assistente colmi le lacune. Gli appunti sono vaghi su chi farà cosa ed entro quando, e un modello a cui viene chiesto un elenco ordinato delle azioni da svolgere spesso aggiunge un responsabile e una data plausibili. Così l'elenco sembra completo, anche se in riunione non era stato definito tutto.
Un esempio immaginario. Harbour Lane Studio, una piccola agenzia di design, sta cambiando ufficio. Il responsabile di progetto incolla questi appunti: 'Contratto di locazione firmato, chiavi il 3 marzo. Qualcuno deve sollecitare il preventivo alla ditta di traslochi. Priya pensa che serva un elettricista per l'armadio server. Data di migrazione informatica non concordata. Budget per gli arredi ancora al vaglio della direzione.'
L'istruzione: 'Trasforma questi appunti in un registro delle attività con colonne per attività, responsabile, scadenza e stato. Indica responsabile o data come da confermare, a meno che non siano specificati negli appunti. Elenca separatamente come questione aperta tutto ciò che non è stato deciso.' Senza la seconda frase, la prima bozza qui sotto è il tipo di risultato che si ottiene.
| Dagli appunti | Bozza approssimativa generata dall'IA | Registro verificato |
|---|---|---|
| Qualcuno deve sollecitare la ditta di traslochi | Priya deve confermare il preventivo del trasloco entro venerdì | Sollecitare il preventivo per il trasloco. Responsabile da confermare. Data da confermare |
| Priya pensa che per l'armadio serva un elettricista | Elettricista prenotato per l'armadio server | Verificare se serve un elettricista. Responsabile: Priya deve fornire un parere |
| Data del passaggio al nuovo sistema informatico non concordata | Passaggio al nuovo sistema informatico 3 March | Questione aperta: concordare la data di passaggio al nuovo sistema informatico |
| Budget per gli arredi ancora al vaglio della direzione | Budget per gli arredi approvato | Questione aperta: la direzione deve decidere il budget per gli arredi |
Come si controlla un registro delle azioni generato dall'IA prima di inviarlo?
Confronta il registro con gli appunti, riga per riga, e poniti una domanda per ogni voce: la fonte lo dice? Nella bozza poco rigorosa, tre righe su quattro riportano qualcosa che non è mai stato concordato durante la riunione. A Priya è stato assegnato un compito che non aveva mai accettato, un elettricista risultava 'prenotato' quando qualcuno aveva solo sollevato la possibilità, e una data era stata copiata dalla riga sulle chiavi a quella sull'informatica perché era l'unica data negli appunti.
Un’abitudine utile è chiedere all’assistente di mostrare su cosa si basa: 'Per ogni azione, cita la frase degli appunti da cui l’hai ricavata.' Qualsiasi azione senza una frase citata è inventata. Questo non rende affidabile il modello, ma velocizza la verifica, e resta il responsabile di progetto a leggere le citazioni.
Il profilo NIST sull'IA generativa descrive due rischi che si incontrano in questo esempio: le allucinazioni, cioè contenuti falsi presentati con sicurezza, e il pregiudizio da automazione, ossia un'eccessiva fiducia nei risultati automatizzati. Una tabella ben ordinata induce proprio questo tipo di fiducia.
Come si usa l'IA per una relazione sullo stato di avanzamento senza attenuare le cattive notizie?
Stabilisci tu lo stato, fornisci i fatti all'assistente e chiedigli di non modificare la valutazione né la formulazione dei rischi. I modelli tendono a usare un linguaggio rassicurante, quindi un progetto classificato come giallo può sembrare verde già al terzo paragrafo.
Un’istruzione che funziona: 'Prepara un aggiornamento di una pagina sullo stato del progetto per il suo promotore. Lo stato complessivo è GIALLO perché il preventivo del trasloco è in ritardo e la data per l’intervento informatico non è ancora stata decisa. Non cambiare lo stato e non descrivere i rischi in termini più lievi dei miei. Metti in cima le due decisioni che mi servono dal promotore.' Poi verifica che le decisioni siano in cima, che lo stato sia invariato e che nulla sia diventato 'in linea con i piani' senza esserlo.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Quali decisioni sul progetto non dovrebbe prendere l'IA?
Qualsiasi decisione che impegni l'organizzazione o assegni persone ad attività. Questo include concordare date con un cliente, accettare un rischio, approvare una richiesta di modifica, definire un budget e decidere chi lavora su cosa. L'IA può presentare le opzioni e le loro conseguenze; la decisione e la responsabilità spettano a una persona.
Assegnare il lavoro alle singole persone richiede particolare attenzione. L’EU AI Act elenca, tra gli usi ad alto rischio nell’allegato III, i sistemi di IA destinati ad assegnare compiti in base al comportamento individuale o alle caratteristiche personali, oppure a monitorare e valutare le prestazioni e il comportamento delle persone sul lavoro. Un responsabile di progetto che chiede a un assistente conversazionale di abbozzare un piano non sta utilizzando un sistema di questo tipo, ma inserire in uno strumento i dati sulle prestazioni dei membri del gruppo e chiedergli chi dovrebbe fare cosa si avvicina a questo ambito. Queste sono informazioni generali, non consulenza legale.
Le stime si collocano nel mezzo. Un assistente può suggerire un intervallo per un'attività poco familiare, ma non conosce la velocità del tuo team, le abitudini di approvazione del tuo cliente o l'affidabilità dimostrata dal tuo fornitore. Considera la sua stima come una domanda da porre a chi conosce questi aspetti.
Qual è lo strumento di IA migliore per la gestione dei progetti?
Non esiste una risposta unica e non abbiamo testato né classificato gli strumenti di gestione dei progetti. È utile distinguere due categorie. Gli assistenti generici come ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot lavorano su qualsiasi testo fornito. Le funzioni di IA integrate nei programmi di gestione dei progetti lavorano sulle attività, sui commenti e sulle date già memorizzati al loro interno.
Scegli in base a dove si trovano le informazioni sul progetto e a ciò che la tua azienda consente. Se il piano si trova nel tuo strumento di gestione dei progetti e lo strumento dispone di una funzione di IA approvata, puoi evitare di copiare e incollare. Se il lavoro parte da appunti, email e documenti, spesso basta un assistente generico. In entrambi i casi, le competenze illustrate in questa pagina sono le stesse: fornire informazioni chiare, chiedere risultati di cui sia possibile risalire alle fonti e verificare prima di inviare qualsiasi cosa.
L'IA può sostituire un responsabile di progetto o rendere irrilevante la certificazione PMP?
L'IA cambia la quantità di tempo che un responsabile di progetto dedica alla stesura dei testi, ma le parti del lavoro che tengono insieme un progetto, come la negoziazione, i compromessi, il coinvolgimento dei livelli superiori e il mantenimento dell'impegno delle persone, non sono attività di scrittura. Non facciamo previsioni sulla professione.
Sulla certificazione: una qualifica in gestione dei progetti attesta la conoscenza di un insieme di pratiche, e solo l'ente che la rilascia può dire come sta cambiando. Consulta i contenuti attuali dell'esame e le indicazioni dell'ente stesso. Un certificato Tosheo.ai è una cosa diversa: il certificato riconosciuto previsto attesta il completamento di un percorso pratico sull'IA al lavoro e della relativa valutazione, e non è una qualifica in gestione dei progetti.
Come dovrebbero i responsabili di progetto esercitarsi a usare l'IA?
Usa materiale di tuoi lavori precedenti, dopo aver rimosso ogni informazione sensibile, così conosci già la risposta corretta.
Scegli una riunione già conclusa
Prendi gli appunti di una riunione di cui ricordi gli esiti, elimina i dati personali e quelli dei clienti e chiedi un elenco delle azioni da svolgere.
Segnala ogni elemento inventato
Evidenzia ogni responsabile, data o decisione non presente negli appunti. Questo ti mostra come il tuo assistente colma le lacune.
Riscrivi il prompt
Aggiungi l'istruzione di indicare ciò che è da confermare e la richiesta 'cita la riga della fonte', poi esegui di nuovo. Confronta i due registri.
Prepara un resoconto sullo stato di avanzamento
Stabilisci tu lo stato e verifica che la bozza lo mantenga. Annota qualsiasi frase che abbia attenuato un rischio.
Concorda le regole del team
Stabilisci quali documenti di progetto possono essere inseriti in ciascuno strumento e che ogni registro redatto dall'IA venga verificato rispetto alla fonte prima di essere condiviso.
Quando questa guida non è la soluzione giusta?
Se devi scegliere un software di gestione dei progetti, creare calendari con livellamento delle risorse, eseguire analisi quantitative dei rischi o prepararti a un esame formale di gestione dei progetti, cerca altrove: nella documentazione del fornitore, presso uno specialista della pianificazione o nei materiali di preparazione dell'ente che rilascia la certificazione.
Tosheo.ai è in fase di progettazione per insegnare alle persone a usare strumenti di IA generici nel lavoro quotidiano, attraverso brevi lezioni ed esercizi pratici valutati. I responsabili di progetto seguirebbero i percorsi previsti Attività operative o Generale, oppure un ruolo personalizzato nel piano Crescita previsto. Non pianifica progetti al posto tuo, non si integra con software di gestione dei progetti e non rilascia qualifiche in gestione dei progetti.
Fonti e ambito
NIST IA 600-1, Profilo per l'intelligenza artificiale generativa, luglio 2024 ↗