Come possono i responsabili usare l'IA nel proprio lavoro?
I manager possono usare l'IA per le attività di preparazione e scrittura legate alla gestione delle persone, purché le decisioni restino nelle loro mani. Le attività utili hanno qualcosa in comune: il manager conosce già i fatti e vuole aiuto per organizzarli o esprimerli.
Limita le informazioni personali al minimo necessario per l'attività e usa solo gli strumenti approvati dalla tua organizzazione. Appunti sulla salute, sulla situazione familiare o su un reclamo di una persona non vanno inseriti in un assistente generico.
Prepara un colloquio individuale
Trasforma i tuoi appunti dell'ultima riunione e le priorità attuali della persona in un ordine del giorno con due o tre domande aperte.
Strutturare i riscontri
Prima di un colloquio, organizza osservazioni specifiche secondo lo schema situazione, comportamento e impatto. Le osservazioni devono essere tue.
Riassumere gli aggiornamenti del team
Riunisci diversi aggiornamenti scritti in un unico quadro per il tuo responsabile, mantenendo l'attribuzione dei contributi a ciascuna persona.
Spiegare una variazione
Prepara un messaggio al team su una nuova procedura, poi chiedi all'assistente quali domande potrebbe sollevare il team.
Ragionare su una decisione
Esponi le opzioni e le conseguenze di una decisione sull'assegnazione delle risorse o sulle priorità, poi prendi tu la decisione.
Pianifica una riunione
Trasforma uno scopo vago in un ordine del giorno con una decisione da prendere e un tempo assegnato a ciascun punto.
Come si presenta un feedback elaborato bene con l'aiuto dell'IA?
Se il processo è gestito bene, il responsabile fornisce osservazioni specifiche e l'IA aiuta solo con la struttura e la formulazione. Se è gestito male, l'IA trasforma appunti scarni in giudizi sicuri sul carattere di una persona.
Un esempio immaginario. Dana gestisce un piccolo gruppo di assistenza clienti presso Copperleaf Bookkeeping. I suoi appunti su un collaboratore, Sam: 'Due scadenze clienti non rispettate a settembre (file paghe Acme, documentazione IVA Riverside). Entrambi i clienti mi hanno scritto. Le chiamate di Sam con i clienti sono eccellenti, i clienti chiedono espressamente di lui. Sembra sovraccarico da quando segue il cliente Hollis.'
Un'istruzione vaga, 'Scrivi un riscontro per Sam sulla base di questi appunti', ha prodotto frasi come 'Sam manca di capacità organizzative e deve mostrare più impegno' e 'Questo ha danneggiato la nostra reputazione presso clienti importanti.' Nessuna delle due compare negli appunti. 'Manca di impegno' è un giudizio sul carattere non supportato dalle evidenze, e l'affermazione sul danno reputazionale è inventata.
Un'istruzione migliore: 'Aiutami a strutturare un riscontro per un colloquio individuale. Usa solo le osservazioni riportate sotto. Descrivi il comportamento e i suoi effetti, non la personalità. Includi l'osservazione positiva. Concludi con una domanda aperta sul carico di lavoro. Non trarre conclusioni sull'atteggiamento della persona.' La versione verificata iniziava con le due scadenze mancate e le email dei clienti, riconosceva specificamente il merito delle chiamate ai clienti e chiedeva: 'Da quando segui Hollis, quanto è gestibile il tuo carico di lavoro e che cosa ti sarebbe utile?' Dana ha poi adattato il testo al proprio modo di esprimersi prima dell'incontro.
Da quali decisioni i responsabili dovrebbero escludere l'IA?
Non usare l'IA per prendere decisioni sulle persone: valutazioni delle prestazioni, retribuzioni, promozioni, provvedimenti disciplinari, licenziamenti e assegnazione del lavoro in base a comportamenti o caratteristiche personali. Usala per preparare materiali e formulare testi, non per giudicare.
L'EU AI Act elenca tra gli usi ad alto rischio nell'allegato III i sistemi di IA destinati a prendere decisioni che incidono sulle condizioni dei rapporti di lavoro, sulle promozioni o sulla cessazione del rapporto, ad assegnare compiti in base al comportamento individuale o alle caratteristiche personali, oppure a monitorare e valutare le prestazioni e il comportamento dei lavoratori. Un responsabile che chiede a un assistente di riordinare i propri appunti non sta impiegando un sistema di questo tipo, ma chiedere a uno strumento di assegnare punteggi ai membri del team o di classificarli si avvicina a tale impiego.
Il monitoraggio è un'insidia collegata. Le indicazioni dell'ICO del Regno Unito sul monitoraggio dei lavoratori stabiliscono che i datori di lavoro devono informare i lavoratori del monitoraggio, chiarirne lo scopo e scegliere il mezzo meno invasivo per raggiungerlo. Precisano inoltre che la disponibilità di una forma di monitoraggio non la rende il modo migliore per raggiungere i propri obiettivi. Leggere le conversazioni dei dipendenti con l'IA per vedere come usano lo strumento è una forma di monitoraggio. Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Come si guida un team che usa l'IA?
Dai al team regole chiare, tempo per esercitarsi ed esempi di lavoro ben fatto, poi esamina il lavoro stesso. La maggior parte dei problemi di adozione non riguarda lo strumento: le persone non sanno con certezza cosa è consentito, non hanno tempo per imparare oppure non hanno mai visto un esempio di buon utilizzo nel proprio lavoro.
Indica cosa è consentito
Indica gli strumenti approvati, quali informazioni vi si possono inserire e cosa deve sempre essere verificato da una persona. Mettilo per iscritto con parole semplici.
Inizia con un'attività a testa
Chiedi a ogni persona di scegliere un’attività ripetibile e a basso rischio del proprio ruolo, come una prima bozza o un riepilogo.
Riserva un po' di tempo
Uno spazio breve e regolare dedicato alla pratica funziona meglio di un unico seminario lungo che poi le persone dimenticano.
Condividi il prima e il dopo
Durante una riunione di team, chiedi a qualcuno di mostrare il prompt, la prima risposta e le modifiche apportate. Le modifiche insegnano più del prompt.
Valuta i risultati, non l'utilizzo
Controlla un campione del lavoro svolto con l'aiuto dell'IA come controlleresti qualsiasi altro lavoro. Chiedi cosa è stato verificato e come.
Dai tu l'esempio
Di’ al team quando hai usato l’IA per qualcosa e che cosa hai dovuto correggere. In questo modo, verificare diventa normale, non motivo di imbarazzo.
Come si fa a sapere se il proprio team sta usando bene l'IA?
Esamina la qualità del lavoro e il ragionamento che lo sostiene, non la frequenza con cui viene aperto uno strumento. Il numero di istruzioni inserite ti dice che uno strumento viene usato. Non ti dice se una risposta era accurata, se un riepilogo era fedele o se un dato è stato verificato.
I segnali utili sono concreti: un membro del gruppo sa spiegare quale affermazione ha eliminato da una bozza e perché? I documenti preparati con l'IA richiedono ancora molte correzioni da parte tua? Le persone usano l'IA per le attività concordate, all'interno degli strumenti approvati?
Questo è il principio alla base della dashboard per responsabili prevista per Tosheo.ai: i responsabili vedono i progressi nelle competenze, il completamento e un riepilogo settimanale, con la possibilità di inviare promemoria a chi non è attivo, ma non i registri integrali delle conversazioni di chi si forma. È visibilità sull'apprendimento, non sorveglianza delle conversazioni. Lo sviluppo del prodotto non è ancora iniziato e i campi definitivi saranno documentati prima del lancio.
Quali argomenti dovrebbe trattare la formazione sull'IA per i responsabili?
La formazione per i responsabili dovrebbe riguardare sia il loro utilizzo degli strumenti sia la guida degli altri, ma di solito manca la seconda parte. Un programma utile include:
Il loro uso pratico
Redigere, riassumere e preparare, con le stesse abitudini di verifica richieste al team.
Revisione del lavoro svolto con l'IA
Come esaminare criticamente una bozza, individuare dettagli inventati e chiedere a un membro del team che cosa ha verificato.
Policy e limiti nell'uso dei dati
Che cosa consente l'organizzazione, perché e come rispondere alle domande del gruppo sui casi dubbi.
Decisioni sul personale
Dove l'IA deve restare fuori e perché equità e protezione dei dati contano più nella gestione del personale che in altri ambiti.
Affiancamento
Come aiutare un membro del team riluttante o troppo sicuro di sé a trovare un'attività adatta da cui iniziare.
Quando questa guida, o Tosheo.ai, non è la soluzione giusta?
Se ricopri un ruolo dirigenziale e definisci la strategia di IA di un'organizzazione, decidendo investimenti, strutture di governo e propensione al rischio, un programma per dirigenti o di una scuola di management è più adatto di una guida pratica. Le nostre guide al governo e alle regole sull'IA sono un punto di partenza per svolgere questo lavoro nelle aziende più piccole.
Tosheo.ai è in fase di progettazione per esercitarsi su attività lavorative quotidiane. I ruoli predefiniti previsti corrispondono alle funzioni aziendali, come Marketing, Vendite, Attività operative, Assistenza, Risorse umane e selezione del personale, Finanza, Prodotto e Generale; nell'elenco previsto per il lancio non c'è un percorso dedicato alla gestione del personale. Un responsabile seguirebbe il percorso della propria funzione o quello Generale, mentre il piano Crescita previsto aggiunge ruoli personalizzati. Per i responsabili è prevista anche una dashboard del team.