¿Qué implica realmente usar IA en su trabajo?
En la mayoría de los puestos de oficina, usar IA en el trabajo significa contar con tres tipos de ayuda: redactar a partir del material que usted aporta, transformar un material de un formato a otro y servir como apoyo para reflexionar, sugiriendo opciones, preguntas y aspectos que faltan. Rara vez significa dejar que una herramienta tome una decisión o entregue un trabajo final sin revisión.
La redacción abarca correos electrónicos, resúmenes, ofertas de empleo, explicaciones de políticas y primeras versiones de informes. La transformación abarca convertir documentos largos en textos breves, notas en registros estructurados, un mensaje en versiones para distintos lectores o una tabla en comentarios con lenguaje claro. El papel de apoyo a la reflexión abarca preguntas como '¿qué preguntaría un comprador escéptico sobre esto?' o '¿qué le falta a este plan?'.
En los tres casos, la calidad del resultado depende mucho más de lo que se le proporciona a la herramienta y de cómo se comprueba lo que devuelve que de la herramienta elegida. Por eso, los mismos hábitos aparecen en todas las guías por función que figuran a continuación, adaptados al trabajo y a los riesgos de cada puesto.
¿Cómo se elige la primera tarea en la que usar IA?
Elija una tarea que haga con frecuencia, que ya sepa hacer bien y que pueda comprobar rápidamente. Los conocimientos que ya tiene le permiten detectar un error expresado con seguridad, por lo que una tarea que no conoce bien no es un buen punto de partida. Los criterios que figuran a continuación permiten a la mayoría de las personas reducir sus opciones a dos o tres tareas.
Se repite
Lo hace al menos una vez por semana, de modo que cualquier mejora se repite y adquiere suficiente práctica para evaluar la herramienta.
Puede evaluar la calidad
Sabe cómo es una buena versión sin necesitar que otra persona se lo diga.
La fuente está disponible y se puede compartir
El material necesario para la tarea existe y la política de su empresa permite utilizarlo en una herramienta aprobada.
Un error se puede subsanar
Un borrador interno o una primera versión para que usted la edite, no una cifra para la documentación del consejo de administración ni un mensaje a un organismo regulador.
Tiene un final claro
Puede reconocer cuándo está listo el resultado, lo que facilita compararlo con hacer el trabajo usted mismo.
¿Qué debe contener una buena instrucción para usar IA en el trabajo?
Una buena instrucción de trabajo contiene lo que un nuevo compañero competente necesitaría para realizar la tarea sin tener que volver a consultarle: el propósito, el destinatario, el material de referencia, las restricciones, el formato y lo que debe señalar. La falta de información es la principal razón por la que los resultados de la IA suenan genéricos o incluyen detalles inventados.
Compare dos instrucciones para la misma tarea. La versión débil es: 'Redacte una comunicación para el equipo sobre la mudanza de la oficina.' La versión más sólida es: 'Redacte una comunicación de 150 palabras para nuestros 25 empleados sobre la mudanza de la oficina. Utilice únicamente los siguientes hechos: la mudanza será el viernes 14 de noviembre, la nueva dirección está en las notas, los escritorios deben quedar despejados antes de las 4pm del jueves y el equipo de informática trasladará los monitores y las bases de conexión. Use un tono sencillo y cordial. Termine indicando a quién dirigir las preguntas. No añada fechas, normas ni mensajes tranquilizadores que no figuren en las notas. Enumere las preguntas que probablemente tendrá el personal y que las notas no responden.'
Conviene adoptar la última instrucción en todos los casos. Pedir a la herramienta que enumere lo que no pudo responder convierte una laguna que de otro modo rellenaría con una conjetura en una pregunta que usted puede resolver. La guía para redactar instrucciones enlazada al final profundiza en la estructura y las plantillas.
¿Cómo debería revisar los resultados de la IA antes de usarlos?
Compare el resultado con la fuente, no con su impresión de si parece correcto. Es fácil confiar en un texto fluido. El perfil de IA generativa de NIST describe la confabulación como la producción de contenido erróneo o falso expresado con seguridad, e incluye la dependencia excesiva y el sesgo de automatización entre los riesgos de la interacción entre personas y sistemas de IA. Ambos son motivos para comprobar de forma deliberada, en lugar de guiarse por la intuición.
Una rutina breve sirve para la mayoría de los trabajos. Primero, compruebe que cada afirmación de hecho, nombre, fecha y cifra se pueda vincular con la fuente que proporcionó, y elimine o confirme todo lo que no pueda vincular. Segundo, vuelva a calcular las cifras de forma independiente. Tercero, busque lo que se haya añadido: afirmaciones, promesas, causas o reglas que parezcan habituales en este tipo de documento, pero que no sean ciertas en su caso. Cuarto, léalo como lo haría la persona a quien va dirigido y ajuste el tono. Por último, decida quién responde por la versión final, que normalmente será usted.
La profundidad de la revisión debe corresponder a las consecuencias de un error. Un borrador para sus propias notas requiere menos revisión que un mensaje a un cliente, y este requiere menos que una cifra que se incluirá en un informe.
¿Qué usos de la IA son adecuados para cada puesto?
La siguiente tabla propone una primera tarea adecuada para cada puesto, la comprobación más importante y la parte del trabajo que debe seguir en manos de una persona. Cada puesto tiene su propia guía con un ejemplo resuelto.
| Rol | Una buena primera tarea | La comprobación más importante | Déjelo en manos de una persona |
|---|---|---|---|
| Marketing | Versiones para distintos canales a partir de un contenido aprobado | Cada afirmación y cifra vinculada al documento de instrucciones | Aprobación del posicionamiento y de las afirmaciones |
| Ventas | Correo de seguimiento a partir de sus notas de la llamada | Sin resultados ni casos de estudio inventados | Precios, condiciones y compromisos |
| Recursos humanos | Resumen en lenguaje claro de una política existente | Los derechos de uso coinciden palabra por palabra con la política | Decisiones sobre personas concretas |
| Selección de personal | Anuncio de empleo a partir de las notas del responsable de contratación | Correspondencia con los requisitos; lenguaje inclusivo | Filtrado, clasificación y rechazo |
| Finanzas | Comentarios sobre desviaciones a partir de una tabla verificada | Cifras recalculadas; sin causas no confirmadas | Cifras y previsiones comunicadas |
| Contabilidad | Correo para un cliente solicitando documentación pendiente | No se han añadido normas fiscales ni plazos | Posturas técnicas y aprobación final |
| Atención al cliente | Borrador de respuesta a partir del artículo de ayuda y la solicitud de soporte | Las políticas y las condiciones de reembolso son correctas | Excepciones y clientes descontentos |
| Gestión de proyectos | Actualización de estado a partir de notas de tareas | Las fechas y los responsables son reales | Replanificación y decisiones de compromiso |
| Gestión de producto | Resumen por temas de los comentarios de clientes | Los temas se vinculan a comentarios reales | Decisiones de priorización |
| Operaciones | Documento del proceso a partir de sus pasos | Los pasos reflejan cómo se hace realmente el trabajo | Excepciones y aprobaciones |
| Responsables de personal | Orden del día y notas para una reunión de equipo | Nada atribuido erróneamente a otras personas | Comentarios y valoraciones del desempeño |
¿Qué cambia de un puesto a otro?
Los hábitos son los mismos en todas las funciones laborales; los riesgos cambian. Tres preguntas explican la mayor parte de la diferencia: a quién afecta un resultado incorrecto, qué información utiliza la tarea y si ya existe alguna norma que regule el resultado.
Las funciones que toman decisiones sobre personas o influyen en ellas, como recursos humanos, selección y dirección, están sujetas a un mayor escrutinio. El EU AI Act incluye en su anexo III, entre los usos de alto riesgo, los sistemas de IA utilizados para la contratación y selección, así como para decisiones sobre ascensos, despidos, asignación de tareas y evaluación del desempeño. Las funciones que publican afirmaciones, como marketing y ventas, deben cumplir las normas de publicidad y marketing directo, independientemente de cómo se haya elaborado el texto. Las funciones que presentan cifras, como finanzas y contabilidad, deben responder ante las normas profesionales y ante las personas que dependen de esas cifras.
Las funciones que tratan con clientes, como atención al cliente y gestión de cuentas, conllevan un riesgo diferente: una respuesta redactada con IA que explique incorrectamente una política se convierte en una promesa que la empresa podría tener que cumplir. En cada caso, la guía de la función explica qué comprobaciones son más importantes y por qué.
¿Quiere ver cómo se relaciona esto con un puesto?
Explore la prueba prevista para equipos ↗¿Cómo cambia una misma tarea en tres puestos distintos?
Piense en una fuente ficticia: las notas de lanzamiento de una nueva función de Fernhill Software, una pequeña empresa que vende software de programación de citas a clínicas. Las notas indican que la función permite a las clínicas enviar recordatorios automáticos de citas por mensaje de texto, está incluida en el plan Profesional, se lanza el 1 de diciembre y todavía no admite otros idiomas aparte del inglés.
Un profesional de marketing pide a la IA un correo de lanzamiento para clientes actuales. El borrador dice que los recordatorios 'reducen drásticamente las inasistencias'. Las notas de versión no contienen datos sobre inasistencias, así que elimina esa frase y describe en su lugar lo que hace la función.
Un representante de ventas pide a la IA un mensaje de seguimiento para una clínica que preguntó por los recordatorios durante una llamada. El borrador dice que la función está 'disponible en todos los planes'. No lo está. El representante lo corrige para indicar que está disponible en el plan Profesional y comprueba el plan actual del cliente antes de enviarlo.
Un agente de atención al cliente pide a la IA que redacte una respuesta sobre recordatorios para el centro de ayuda. El borrador dice que los clientes pueden 'elegir cualquier idioma'. Las notas dicen lo contrario. El agente lo corrige y añade a quién contactar para solicitar un idioma.
La misma fuente, la misma herramienta, tres errores distintos, cada uno típico de su función. Por eso, practicar con tareas de su propio trabajo enseña más que los ejemplos genéricos.
¿Qué información debe evitar introducir en las herramientas de IA en el trabajo?
Siga primero la política de IA de su empresa; si no existe, pregunte antes de pegar cualquier contenido que no sea ya público. Como regla general, extreme la precaución con los datos personales de clientes, candidatos o compañeros, el material confidencial de los clientes, la información financiera no publicada y cualquier contenido protegido por un contrato o un acuerdo de confidencialidad.
La respuesta también depende de la herramienta y del plan. Una cuenta personal, un espacio de trabajo de empresa y una función de IA integrada en otra aplicación pueden tener condiciones diferentes sobre el almacenamiento, el acceso y el uso del contenido para mejorar los modelos. Eliminar los nombres no basta para anonimizar un documento, especialmente en una organización pequeña. La guía de políticas de IA explica cómo establecer estos límites para un equipo.
¿Cómo puede saber si está mejorando en el uso de la IA en el trabajo?
Fíjese en sus correcciones, no en el volumen de resultados. Quien adquiere destreza con la IA en el trabajo suele reescribir menos cada borrador porque mejora sus instrucciones, detecta más rápido los detalles inventados y puede explicar por qué hizo cada cambio. También decide con mayor rapidez cuándo no usar IA en absoluto.
Una forma sencilla de hacer este seguimiento es llevar un registro breve durante dos o tres semanas: la tarea, la instrucción dada a la IA, qué cambió y por qué. Los patrones aparecen pronto, como una herramienta que siempre añade una frase tranquilizadora que hay que eliminar o un tipo de tarea cuyo primer borrador se puede usar de forma habitual. Esos patrones son más útiles que cualquier afirmación general sobre el ahorro de tiempo, porque proceden de su propio trabajo.
¿Cómo debería un equipo aprender de forma conjunta a usar la IA en su trabajo?
Asigne al equipo una tarea común y realista, deje que todos intenten hacerla con IA y después comparen las correcciones en lugar de los borradores. Comparar las correcciones permite ver quién comprueba las fuentes, quién detecta afirmaciones inventadas y quién mantiene la voz, y ayuda a extender esos hábitos más rápido que una presentación de diapositivas.
Realice las prácticas con material ficticio o aprobado de bajo riesgo, acuerde qué herramientas están aprobadas y garantice que se pueda informar de un error sin temor. Para las organizaciones incluidas en el ámbito de aplicación del EU AI Act, el artículo 4 exige a los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA que adopten medidas para fomentar la alfabetización en IA del personal, teniendo en cuenta sus conocimientos y el contexto de uso. Esta es información general, no asesoramiento jurídico. La guía de formación para empleados y el plan de implementación de 30 días enlazados a continuación presentan un programa más completo.
¿Cuándo no es la IA la herramienta adecuada para la tarea?
La IA no es la herramienta adecuada cuando usted no puede comprobar el resultado, cuando la decisión afecta al empleo, el sueldo o la candidatura de una persona, cuando el resultado es una cifra definitiva que se va a comunicar o cuando la conversación requiere una persona que se responsabilice de lo que se dice. Tampoco es la herramienta adecuada cuando resulta más rápido hacer la tarea directamente, como una respuesta de dos líneas que usted ya sabe cómo redactar.
Tenga cuidado también cuando no haya una fuente. Preguntar a un asistente general qué dicen la política de su empresa, el contrato de su cliente o la norma fiscal vigente produce una respuesta verosímil, no el documento. En esos casos, busque primero la fuente y, si decide usar IA, utilícela para ayudarle a leerla.
¿En qué casos encaja Tosheo.ai y en cuáles no?
Tosheo.ai se está creando como una formación en IA de autoservicio para equipos de unas 5 a 200 personas. Un responsable elige los puestos y las herramientas de IA que utiliza el equipo; cada participante realiza una breve evaluación inicial y después sigue un itinerario específico para su puesto con lecciones de 10 a 15 minutos, cada una de las cuales termina en una tarea práctica con una herramienta de IA real, evaluada según una rúbrica visible. Está previsto que los responsables puedan ver el progreso de las habilidades y la finalización de las actividades, no los registros íntegros de las conversaciones. El producto está en fase previa al desarrollo, por lo que todo esto forma parte del alcance previsto.
No es la opción adecuada para todos los compradores. No está diseñado para grandes organizaciones cuyos procesos de compra exigen inicio de sesión único (SSO), integraciones con sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) o contratos empresariales: nada de esto se incluye en el lanzamiento. No es formación práctica en ingeniería y las lecciones están previstas solo en inglés. Si aprende por su cuenta, quizá le resulten más adecuados un curso general o las guías gratuitas de este sitio. Los precios previstos para equipos están en la página de precios.