¿Cómo pueden los responsables de equipos usar la IA en su propio trabajo?
Los responsables pueden utilizar la IA para preparar y redactar los materiales relacionados con la gestión de personas, siempre que las decisiones sigan en sus manos. Las tareas útiles tienen algo en común: el responsable ya conoce los hechos y quiere ayuda para organizarlos o expresarlos.
Limite la información personal al mínimo necesario para la tarea y utilice únicamente las herramientas aprobadas por su organización. Las notas sobre la salud, las circunstancias familiares o una queja de una persona no deben introducirse en un asistente de uso general.
Prepare una reunión individual
Convierta sus notas de la última reunión y las prioridades actuales de la persona en una agenda con dos o tres preguntas abiertas.
Estructurar los comentarios
Organice observaciones concretas siguiendo el formato de situación, comportamiento e impacto antes de una conversación. Las observaciones deben ser suyas.
Resumir las novedades del equipo
Combine varias actualizaciones escritas en una sola vista para su superior, manteniendo la atribución de los puntos aportados por cada persona.
Explique un cambio
Redacte un mensaje para el equipo sobre un nuevo proceso y luego pregunte al asistente qué preguntas es probable que plantee el equipo.
Analice una decisión
Exponga las opciones y sus consecuencias para una decisión sobre recursos o prioridades y, después, tome usted la decisión.
Planifique una reunión
Convierta un propósito impreciso en una agenda con una decisión que tomar y un tiempo asignado a cada punto.
¿Cómo son los comentarios elaborados con ayuda de IA cuando se hacen bien?
Cuando se hace bien, el responsable aporta observaciones concretas y la IA solo ayuda con la estructura y la redacción. Cuando se hace mal, la IA convierte unas notas escasas en juicios categóricos sobre el carácter de alguien.
Un ejemplo ficticio. Dana dirige un pequeño equipo de atención al cliente en Copperleaf Bookkeeping. Sus notas sobre Sam, un miembro del equipo: 'Incumplió dos plazos de clientes en septiembre (archivo de nóminas de Acme, documentación del IVA de Riverside). Ambos clientes me escribieron. Las llamadas de Sam con los clientes son excelentes; los clientes preguntan por él por su nombre. Parece sobrecargado desde que asumió la cuenta de Hollis.'
Una instrucción poco precisa, 'Redacte comentarios para Sam a partir de estas notas', produjo frases como 'Sam carece de capacidad de organización y debe mostrar más compromiso' y 'Esto ha perjudicado nuestra reputación con clientes clave.' Ninguna figura en las notas. 'Carece de compromiso' es un juicio sobre el carácter que las pruebas no respaldan, y la afirmación sobre la reputación es inventada.
Una instrucción mejor: 'Ayúdame a estructurar los comentarios para una reunión individual. Usa solo las observaciones que aparecen a continuación. Describe el comportamiento y su efecto, no la personalidad. Incluye la observación positiva. Termina con una pregunta abierta sobre la carga de trabajo. No saques conclusiones sobre la actitud de la persona.' La versión revisada comenzaba con los dos plazos incumplidos y los correos de clientes, reconocía específicamente las llamadas a clientes y preguntaba: 'Desde que asumiste la cuenta de Hollis, ¿hasta qué punto has podido gestionar tu carga de trabajo y qué te ayudaría?' Después, Dana adaptó la redacción a su propia forma de expresarse antes de la reunión.
¿De qué decisiones deberían los responsables excluir la IA?
No utilice la IA para tomar decisiones sobre personas: evaluaciones del desempeño, remuneración, ascensos, medidas disciplinarias, despidos y asignación de trabajo según su conducta o sus características. Utilícela para preparar y redactar, no para juzgar.
El EU AI Act incluye, entre los usos de alto riesgo del anexo III, los sistemas de IA destinados a tomar decisiones que afecten a las condiciones de las relaciones laborales, los ascensos o la terminación de esas relaciones, a asignar tareas basándose en el comportamiento individual o los rasgos personales, o a supervisar y evaluar el desempeño y el comportamiento de los trabajadores. Un responsable que pide a un asistente que ordene sus propias notas no está desplegando un sistema de ese tipo, pero pedir a una herramienta que puntúe o clasifique a los miembros del equipo se acerca a ello.
La supervisión es otra trampa relacionada. Las directrices del ICO del Reino Unido sobre la supervisión de los trabajadores indican que los empleadores deben informar a los trabajadores de esa supervisión, dejar claro su propósito y elegir el medio menos intrusivo para lograrlo. También señalan que el hecho de que exista una forma de supervisión no la convierte en la mejor manera de alcanzar sus objetivos. Leer las conversaciones del personal con la IA para ver cómo utiliza la herramienta es supervisión. Esta es información general, no asesoramiento jurídico.
¿Quiere ver cómo se relaciona esto con un puesto?
Explore la prueba prevista para equipos ↗¿Cómo se lidera un equipo que utiliza IA?
Dé al equipo reglas claras, tiempo para practicar y ejemplos de un buen trabajo; después, revise el trabajo en sí. La mayoría de los problemas de adopción no tienen que ver con la herramienta: las personas no tienen claro qué está permitido, no tienen tiempo para aprender o nunca han visto cómo sería un buen uso en su propio puesto.
Indique qué está permitido
Indique las herramientas aprobadas, qué información se puede introducir en ellas y qué debe revisar siempre una persona. Déjelo por escrito en un lenguaje sencillo.
Empiece con una tarea por persona
Pida a cada persona que elija una tarea repetible y de bajo riesgo de su propio puesto, como un primer borrador o un resumen.
Reserve algo de tiempo
Un espacio breve y regular para practicar funciona mejor que un único taller largo que luego se olvida.
Comparta el antes y el después
En una reunión de equipo, pida a alguien que muestre la instrucción, el primer resultado y los cambios que hizo. Los cambios enseñan más que la instrucción.
Revise los resultados, no el uso
Revise una muestra del trabajo realizado con ayuda de IA como revisaría cualquier otro trabajo. Pregunte qué se verificó y cómo.
Dé el ejemplo
Informe al equipo de cuándo utilizó IA para algo y qué tuvo que corregir. Así, revisar se convierte en algo normal, no en un motivo de vergüenza.
¿Cómo se sabe si su equipo está utilizando bien la IA?
Revise la calidad del trabajo y el razonamiento que lo sustenta, no la frecuencia con la que se abre una herramienta. El número de instrucciones indica que una herramienta se utiliza. No indica si una respuesta era correcta, si un resumen era fiel al original o si se comprobó una cifra.
Los indicadores útiles son concretos: ¿puede un miembro del equipo explicar qué afirmación eliminó de un borrador y por qué? ¿Los documentos elaborados con ayuda de IA siguen necesitando muchas correcciones por su parte? ¿Las personas usan la IA para las tareas acordadas, dentro de las herramientas aprobadas?
Este es el principio de diseño del panel para responsables previsto de Tosheo.ai: los responsables ven el progreso de las habilidades, la finalización y un resumen semanal, con una opción de recordatorio para quienes no estén activos, pero no los registros íntegros de sus conversaciones. Se da visibilidad al aprendizaje, no se vigilan las conversaciones. La construcción del producto aún no ha comenzado y los campos definitivos se documentarán antes del lanzamiento.
¿Qué debe abarcar la formación en IA para responsables de equipo?
La formación para responsables debe abarcar tanto su propio uso como la dirección de otras personas, y la segunda parte suele faltar. Un programa útil incluye:
Su propio uso práctico
Redactar, resumir y preparar, con los mismos hábitos de verificación que se esperan del equipo.
Revisión del trabajo realizado con ayuda de IA
Cómo evaluar críticamente un borrador, detectar detalles inventados y preguntar a un miembro del equipo qué verificó.
Políticas y límites en el uso de datos
Qué permite la organización, por qué y cómo responder a las preguntas del equipo sobre los casos en los que las reglas no son claras.
Decisiones sobre el personal
En qué ámbitos debe quedar fuera la IA y por qué la equidad y la protección de datos importan más en la gestión de personas que en otros ámbitos.
Orientación
Cómo ayudar a un miembro del equipo reticente o demasiado confiado a encontrar una tarea adecuada para empezar.
¿Cuándo no son esta guía o Tosheo.ai la solución adecuada?
Si usted ocupa un puesto de alta dirección y define la estrategia de IA de una organización, decide sobre inversiones, estructuras de gobernanza y nivel de riesgo aceptable, un programa para directivos o de una escuela de negocios es más adecuado que una guía práctica. Nuestras guías de gobernanza y políticas de IA son un punto de partida para realizar ese trabajo en empresas más pequeñas.
Tosheo.ai se está diseñando para practicar con tareas del trabajo diario. Los roles predefinidos previstos corresponden a áreas funcionales, como Marketing, Ventas, Operaciones, Soporte, Recursos Humanos y Selección, Finanzas, Producto y General; la lista prevista para el lanzamiento no incluye un itinerario específico para responsables de personal. Un responsable seguiría el itinerario de su área o el General, y el plan Crecimiento previsto añade roles personalizados. Los responsables también dispondrán del panel previsto para su equipo.