Qu’est-ce qu’une bonne consigne pour Copilot ?
Microsoft décrit quatre éléments d’un prompt Copilot : l’objectif, le contexte, la source et les attentes. Seul un objectif clair est nécessaire, mais les trois autres éléments transforment une réponse générique en une réponse exploitable.
L’objectif correspond à ce que vous voulez que Copilot fasse. Le contexte explique pourquoi vous en avez besoin et qui est concerné. La source désigne les informations sur lesquelles Copilot doit s’appuyer, comme un fichier joint, une page Web ou vos e-mails, conversations et fichiers professionnels. Les attentes décrivent le format ou le style de la réponse. L’exemple de consigne professionnelle fourni par Microsoft associe un objectif, un contexte et des attentes : un plan de manuel de formation à la gestion du temps pour des salariés en travail hybride, sur un ton convivial.
Objectif
Rédigez une réponse, faites le compte rendu d’une réunion, préparez le plan d’une présentation, reformulez un paragraphe.
Contexte
Le lecteur, l’objectif et la décision que le résultat doit éclairer.
Source
Le fichier, le fil d’e-mails, la réunion ou la conversation précisément identifié et cité directement.
Attentes
Longueur, ton, structure et éléments à signaler si la source ne couvre pas un point.
Comment indiquez-vous à Copilot le bon fichier ou le bon e-mail ?
Dans Microsoft 365 Copilot Chat, saisissez une barre oblique, puis commencez à écrire le nom de la personne, du fichier, de la réunion ou de l’e-mail auquel vous souhaitez faire référence. Désigner ainsi la source est plus fiable que de la décrire, car Copilot n’a pas à deviner de quel document vous parlez.
Les éléments que vous pouvez citer comme sources dépendent de votre licence et de vos paramètres. La page d’assistance de Microsoft indique qu’avec une licence Microsoft Copilot et Work IQ activé, les personnes, fichiers, réunions et e-mails sont disponibles ; avec Work IQ désactivé, ou sans licence Microsoft Copilot, seuls les fichiers peuvent être cités comme sources. Si une consigne qui a fonctionné pour un collègue ne fonctionne pas pour vous, vérifiez d’abord ce point. Microsoft précise également que les dernières parties d’une consigne sont susceptibles de recevoir davantage de poids et recommande de placer les références aux sources vers la fin.
Quelles consignes donner à Copilot pour Outlook, Teams, Word et PowerPoint ?
Les consignes ci-dessous suivent la structure objectif, contexte, source et attentes. Remplacez les éléments entre crochets et utilisez la barre oblique pour insérer la source indiquée lorsque votre licence le permet. Microsoft cite des tâches similaires dans ses exemples, notamment résumer une réunion Teams, rédiger un court message de remerciement dans Outlook, reformuler un paragraphe Word et créer une présentation.
Outlook : répondre à partir d’un fil de discussion
Rédigez une réponse à [fil de discussion] à l’attention de notre interlocuteur chez le client. Cette personne a demandé un calendrier révisé. Je ne peux confirmer que ces dates : [dates]. Restez sous 120 mots, avec un ton courtois et direct, et terminez par une question. Signalez tout point du fil auquel je n’ai pas répondu.
Outlook : se remettre à jour après un congé
Résumez les e-mails de [personne] concernant [projet] au cours des deux dernières semaines. Regroupez-les par décision, demande et information. Listez tous les éléments qui attendent encore une réponse de ma part.
Teams : compte rendu de réunion
Résumez [réunion] pour un collègue qui n’y a pas assisté. Énumérez les décisions, les actions avec leurs responsables et les questions en suspens. Si aucun responsable n’a été désigné pendant la réunion, écrivez non précisé.
Word : réécrire pour un autre destinataire
Reformulez le paragraphe sélectionné pour un destinataire du service financier qui ne connaît pas encore le projet. Ne modifiez aucun chiffre ni aucun engagement. Utilisez des phrases simples, en moins de 100 mots.
Word : rédiger à partir d’une source
Rédigez une note de synthèse d’une page sur [sujet] pour l’équipe des opérations à partir de [fichier]. Utilisez des titres pour le contexte, la proposition et les questions en suspens. N’ajoutez aucun chiffre qui ne figure pas dans le fichier.
PowerPoint : créer un plan à partir d’un document
Créez un plan de présentation de six diapositives pour un lancement de projet à partir de [fichier]. Un message par diapositive, avec des notes de présentation indiquant quelle section du fichier étaye chaque point.
Copilot Chat : préparer une réunion
À partir de [fichier] et de [fil d’e-mails], listez les cinq questions que [client] est le plus susceptible de soulever lors du point de demain, avec les faits tirés de ces sources qui répondent à chacune. Signalez toute question à laquelle les sources ne permettent pas de répondre.
Vous souhaitez voir le lien avec un métier ?
Découvrez l’essai en équipe prévu ↗À quoi ressemble une réponse de Copilot après vérification ?
Une réponse relue est vérifiée à partir des sources indiquées à Copilot, car s’appuyer sur vos fichiers ne garantit pas l’exactitude d’une réponse. Microsoft indique clairement que les réponses de Copilot peuvent être inexactes et doivent être relues et validées.
Prenons Northgate Systems, une entreprise fictive de logiciels de 60 personnes. Un responsable de la réussite client a utilisé l’instruction de compte rendu Teams lors d’un appel consacré à un renouvellement. Le compte rendu de Copilot indiquait que le client avait accepté de renouveler pour deux ans et que Priya enverrait le contrat. La transcription de la réunion montrait que le client avait dit qu’il envisagerait un engagement de deux ans si les tarifs étaient confirmés, et que Priya avait proposé d’envoyer un récapitulatif des tarifs, pas un contrat.
Le compte rendu relu indique : le client envisage un renouvellement de deux ans, sous réserve de confirmation des tarifs ; Priya enverra un récapitulatif des tarifs ; aucune décision n’a encore été prise sur la durée. La consigne demandait de relever les questions non résolues, ce qui a rendu l’omission visible : le compte rendu initial n’en comportait aucune, et un appel de renouvellement sans question en suspens était un signal invitant à vérifier.
Comment améliorer une réponse de Copilot qui ne répond pas au besoin ?
Affinez le résultat avec une demande complémentaire précise plutôt que de repartir de zéro. Microsoft indique que le premier résultat n’est souvent ni définitif ni le meilleur, et qu’il faut prévoir plusieurs échanges.
Microsoft recommande aussi de dire à Copilot ce qu’il doit faire plutôt que ce qu’il ne doit pas faire. Au lieu de ne faites pas trop long, écrivez limitez-vous à trois puces. Au lieu de n’inventez pas d’actions, écrivez listez uniquement les actions qu’une personne s’est explicitement engagée à réaliser pendant la réunion. Les consignes positives donnent un objectif à Copilot et vous fournissent un critère plus clair pour vérifier le résultat.
Peut-on enregistrer et réutiliser des instructions dans Copilot ?
Oui. Microsoft 365 Copilot vous permet d’enregistrer une consigne après son exécution réussie : survolez la consigne, sélectionnez le signet et choisissez de l’enregistrer. Les consignes enregistrées ne sont visibles que par vous, tandis que celles sélectionnées par Microsoft sont visibles par tous les membres de votre organisation.
Avant d’enregistrer une consigne pour la réutiliser, retirez tout élément propre à une occasion précise, comme une date ou le nom d’un client, et remplacez-le par un champ à remplir entre crochets. Le guide des modèles de consignes explique comment tenir à jour une petite bibliothèque partagée, notamment qui en est responsable et à quelle fréquence elle est révisée.
Quand les consignes pour Copilot ne sont-elles pas la solution ?
De meilleurs prompts ne serviront à rien si Copilot ne peut pas accéder à la source, si celle-ci est erronée ou obsolète, ou si votre équipe dispose de la licence sans avoir l’habitude de l’utiliser. Une faible utilisation après le déploiement relève généralement d’un manque de pratique et de confiance plutôt que d’un problème de formulation.
Pour toute question sur le fonctionnement d’une fonctionnalité précise de Copilot dans votre environnement Microsoft, les pages d’assistance et Learn de Microsoft sont de meilleures sources, car les fonctionnalités et les règles de licence évoluent. Cette page présente des habitudes de rédaction d’instructions qui restent utiles malgré ces changements. Pour un déploiement structuré dans votre équipe, consultez le guide de formation à Copilot.
Tosheo.ai est prévu pour accompagner les équipes qui utilisent Copilot avec d’autres assistants, avec des leçons adaptées à chaque métier se terminant par une tâche pratique dans l’outil utilisé par l’équipe, notée selon une grille d’évaluation visible. Le développement du produit n’a pas encore commencé. Il n’inclut aucun robot pour Microsoft Teams ni aucune extension de navigateur, et ne remplace pas la formation de Microsoft destinée aux administrateurs.