કામગીરી સંચાલન ટીમો માટે AI તાલીમ

સંચાલન વિભાગના કર્મચારીઓ કાર્યપદ્ધતિનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકે?

સહાયકને સાચી નોંધો આપો, વ્યવસ્થિત મુસદ્દો તૈયાર કરવા કહો અને ખૂટતી વિગતો જાતે ભરવાને બદલે તેમની યાદી બનાવવા કહો. અહીં નોર્થગેટ ફિક્સચર્સ નામની દુકાનોમાં આંતરિક સજ્જા અને ફિટિંગનું કામ કરતી કાલ્પનિક 40-વ્યક્તિની કંપનીનું તૈયાર કરેલું ઉદાહરણ છે. આપેલી નોંધોમાં સ્થળનો સંચાલક માલની ડિલિવરી કેવી રીતે નોંધાવે છે તે સમજાવ્યું છે: સપ્લાયરને ફોન કરવો, સ્થળ પર માલ ચઢાવવા-ઉતારવાની જગ્યા છે તેની ખાતરી કરવી, સ્થળની સંપર્ક વ્યક્તિને ઈમેઇલ કરવો અને સહિયારા નોંધપત્રકમાં બુકિંગ નોંધવું.

પ્રોમ્પ્ટ: "આ નોંધોમાંથી નવા સ્થળ સંચાલક માટે ક્રમાંકિત કાર્યપદ્ધતિ બનાવો. નોંધોમાં આપેલાં પગલાં જ વાપરો. જ્યાં કોઈ પગલું અસ્પષ્ટ હોય કે નિર્ણય આપેલો ન હોય, ત્યાં જવાબ ઉપજાવી કાઢવાને બદલે તેને અંતે પ્રશ્ન તરીકે લખો."

છેલ્લી સૂચના વિનાની સૂચનાથી બનેલો નબળો મુસદ્દો "નોંધણી કરતાં પહેલાં સંસાધન આયોજન પ્રણાલીમાં નાણાં વિભાગની મંજૂરી મેળવો" એવું પગલું અને 24 કલાકની અંદર માલ પહોંચાડવાની પુષ્ટિ થાય છે એવું વચન ઉમેરે છે. નોંધોમાં આમાંથી કશું નથી. મુસદ્દો વાંચવામાં સારો લાગે છે, અને એ જ કારણે ઉપજાવેલાં પગલાં અંતિમ દસ્તાવેજમાં રહી જાય તેવી શક્યતા છે.

સમીક્ષા કરેલો મુસદ્દો ચાર વાસ્તવિક પગલાં જાળવે છે અને અંતે ત્રણ પ્રશ્નો મૂકે છે: સ્થળ સંચાલકની ગેરહાજરીમાં બુકિંગ કોણ કરે છે, માલ ચડાવવા-ઉતારવાની જગ્યા ન હોય તો શું થાય છે અને ચોક્કસ મૂલ્યથી વધુનાં બુકિંગ માટે મંજૂરી જરૂરી છે કે નહીં. આ પ્રશ્નો પ્રક્રિયાના જવાબદાર વ્યક્તિને મોકલાય છે. કાર્યપદ્ધતિ વધુ સારી છે કારણ કે તેમાંની ખૂટતી વિગતો દેખાય છે, સહાયકે સારો અંદાજ લગાવ્યો હોવાથી નહીં.

કામગીરી સંભાળતી ટીમો AI વાપરે ત્યારે મુખ્ય જોખમ શું છે?

મુખ્ય જોખમ અતિશય નિર્ભરતા છે: સરસ રીતે લખાયેલું પરિણામ સ્વીકારી લેવું, કારણ કે તેના પર ભરોસો કરવા કરતાં તેને તપાસવામાં વધુ સમય લાગતો હોય એવું લાગે છે. NIST ની જનરેટિવ AI જોખમ રૂપરેખા માનવ અને AI વચ્ચેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાનાં જોખમોમાં સ્વચાલિત પરિણામો પ્રત્યેનો પક્ષપાત અને અતિશય નિર્ભરતા દર્શાવે છે. તે સાથે તે બનાવટી રજૂઆતનો પણ ઉલ્લેખ કરે છે, જેને તે આત્મવિશ્વાસથી રજૂ કરેલી પરંતુ ખોટી સામગ્રી તરીકે વર્ણવે છે.

કામગીરી સંભાળતી ટીમ માટે આનો અર્થ ત્રણ કાયમી નિયમો થાય છે. નિર્ણયમાં વપરાતો દરેક આંકડો ફરી ગણો. પ્રક્રિયાના દરેક પગલાનું મૂળ સ્રોત અથવા જવાબદાર વ્યક્તિ સુધી તપાસો. કંપનીએ મંજૂર ન કરેલાં સાધનોમાં સપ્લાયર, કર્મચારી અને ગ્રાહકની વિગતો ન મૂકો.

કામગીરી સંભાળતી ટીમે સૌથી પહેલાં શાનો અભ્યાસ કરવો જોઈએ?

એવા દસ્તાવેજોથી શરૂઆત કરો જેની સમીક્ષા કેવી રીતે કરવી તે કોઈને પહેલેથી આવડતું હોય, પછી આંકડાઓ પર જાઓ અને ત્યારબાદ વાસ્તવિક કામ પર. નીચેનો ક્રમ સૂચન છે, માપીને મેળવેલું પરિણામ નથી.