રોજિંદી કામગીરીમાં AIનો ઉપયોગ કેવી રીતે થઈ રહ્યો છે?
કામગીરી સંભાળતા કર્મચારીઓ AIનો ઉપયોગ મુખ્યત્વે પ્રક્રિયાઓ ચાલુ રાખવા માટે જરૂરી લેખન અને વિશ્લેષણના કામમાં કરે છે, પ્રક્રિયા પોતે ચલાવવા માટે નહીં. વારંવાર કરવા પડતા, કંટાળાજનક અને મૂળ સ્રોત સાથે સરળતાથી ચકાસી શકાય તેવા કાર્યોમાં તેનો લાભ મળે છે.
નીચેની યાદી બતાવે છે કે ChatGPT, Claude, Gemini અથવા Copilot જેવા સામાન્ય સહાયક તમે શેર કરવાની પરવાનગી ધરાવતા હો એવી સામગ્રી સાથે શું કરી શકે છે:
SOPનો મુસદ્દો તૈયાર કરો અથવા તેને સુધારો
કાચી નોંધો અથવા કામની મૌખિક સમજણમાંથી ક્રમાંકિત પ્રક્રિયા તૈયાર કરો, પછી પ્રક્રિયા માટે જવાબદાર વ્યક્તિ પાસે તેને સુધરાવો.
પુરવઠાકર્તાઓનાં ભાવપત્રકોની સરખામણી કરો
અનેક ભાવપત્રકોને એકમ દીઠ ભાવ, વધારાના શુલ્ક, લઘુત્તમ મર્યાદાઓ અને શરતો જેવા સમાન ધોરણે બાજુબાજુ મૂકો. કુલ રકમોની ફરી ગણતરી જાતે કરો.
ચકાસણી યાદીઓ લખો
કોઈ પ્રક્રિયામાંથી નવા કર્મચારી, મહિનાના અંતે હિસાબ બંધ કરવા અથવા કચેરી ખોલવા માટે ચકાસણી યાદી બનાવો.
યાદીઓને સુવ્યવસ્થિત કરો
અસંગત રીતે લખાયેલા સપ્લાયરોના નામ, સરનામાં અથવા ઉત્પાદન કોડ એકસરખા કરો અથવા તે કરવા માટે સ્પ્રેડશીટનું સૂત્ર સૂચવો.
ઘટનાઓનો સારાંશ બનાવો
નિષ્ફળ ડિલિવરી અથવા સિસ્ટમ બંધ પડવા વિશેના ઇમેઇલ સંવાદમાંથી સમયક્રમ, જણાવાયેલું કારણ અને બાકી પગલાં તૈયાર કરો.
કામ સોંપવાની પ્રક્રિયામાં રહેલી ખામીઓ શોધો
આગલી ટીમને એવી કઈ માહિતી જોઈએ છે જે કામ સોંપવાના ફોર્મમાં પૂછાતી નથી તે પૂછો.
નીતિ વિશેના પ્રશ્નોના જવાબ આપો
આંતરિક નીતિ પેસ્ટ કરો અને પૂછો કે તેમાં કોઈ પરિસ્થિતિને લગતી જોગવાઈ ક્યાં છે, પછી તે વિભાગ જાતે વાંચો.
તમારે AI સહાયક વાપરવો જોઈએ કે પ્રક્રિયા સ્વચાલિત કરવી જોઈએ?
એવા સહાયકથી શરૂઆત કરો જેના દરેક જવાબને કોઈ વ્યક્તિ તપાસે. સ્વચાલનનો વિચાર માત્ર એવા પગલાં માટે કરો જે સ્થિર હોય, સારી રીતે દસ્તાવેજિત હોય અને જેમાં ભૂલ થાય તો નુકસાન ઓછું હોય. કામગીરીમાં AI અંગેની ઘણી શોધ હકીકતમાં સ્વચાલન અને AI એજન્ટો વિશે હોય છે, જે અલગ પ્રકારના પ્રોજેક્ટ છે અને તેમનાં જોખમો પણ અલગ હોય છે.
નીચેની સરખામણી આયોજનમાં મદદરૂપ સાધન છે, કોઈ ઉત્પાદનનું તકનીકી મૂલ્યાંકન નથી.
| અભિગમ | પરિણામ કોણ તપાસે છે | સામાન્ય નિષ્ફળતા | શરૂઆત માટે સારો ઉપયોગ |
|---|---|---|---|
| વ્યક્તિ દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતો સહાયક | દર વખતે, વ્યક્તિ જ | મનઘડંત પગલું અથવા ખોટો આંકડો જે વ્યક્તિના ધ્યાનમાં આવતો નથી | SOPનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો અથવા ભાવપત્રકોની સરખામણી કરવી |
| નિયમ આધારિત સ્વચાલન | જેમણે એક વખત નિયમો બનાવ્યા હતા તે વ્યક્તિ | નિયમોમાં જેની કલ્પના કરવામાં આવી ન હતી એવો કિસ્સો | નિશ્ચિત સ્વરૂપમાં બે પ્રણાલીઓ વચ્ચે માહિતી ખસેડવી |
| પોતાની રીતે કાર્ય કરતો AI એજન્ટ | ઘણી વાર, તે કાર્ય કરે તે ક્ષણે કોઈ નહીં | ખોટું પગલું વિશ્વાસપૂર્વક મોટા પાયે વારંવાર લેવાવું | પ્રક્રિયાનો નકશો તૈયાર થાય, જવાબદારી સોંપાય અને પરીક્ષણ થાય તે પછી જ |
AI દ્વારા તૈયાર કરાયેલા SOPમાં કઈ ભૂલો થાય છે?
તે ખૂટતી વિગતોની જગ્યાએ એવાં પગલાં ઉમેરે છે જે સામાન્ય પ્રક્રિયા જેવાં લાગે છે, પણ તમારી સંસ્થા એ રીતે કામ કરતી નથી. ઇમેઇલ કરતાં SOPમાં આ વધુ જોખમી છે, કારણ કે લોકો SOPને સવાલ કર્યા વિના અનુસરે છે.
એક કાલ્પનિક ઉદાહરણ. ઍશફોર્ડ પ્રિન્ટ કંપની એક નાનું છાપકામનું એકમ છે. તાત્કાલિક ઑર્ડર સંભાળવા અંગે કામગીરીના વડાની નોંધો: 'ડિઝાઇન છાપવા માટે તૈયાર છે કે નહીં તે તપાસો. કાગળ સ્ટૉકમાં છે તેની ખાતરી કરો. 48 કલાકથી ઓછા સમયમાં કામ પૂરું કરવાનું હોય તો તાત્કાલિક સેવાનો ચાર્જ લાગુ પડે છે. 500 એકમોથી વધુના કોઈ પણ ઑર્ડર માટે ઉત્પાદન મેનેજરની મંજૂરી જરૂરી છે. ગ્રાહકને ઇમેઇલથી પ્રૂફ મોકલવામાં આવશે.'
એક અસ્પષ્ટ સૂચના, 'તાત્કાલિક ઑર્ડર માટે SOP લખો', પરથી સુઘડ દસ પગલાંની પ્રક્રિયા મળી, જેમાં 'ઑર્ડર રવાના થાય ત્યારે ગ્રાહકને SMS દ્વારા જાણ કરો', '250 એકમથી વધુના ઑર્ડર માટે નિર્દેશકની મંજૂરી જરૂરી છે' અને 'સમયમર્યાદા પાળી ન શકાય તો 10% છૂટ આપો' જેવી બાબતો હતી. આમાંથી એક પણ બાબત નોંધોમાં નથી. મંજૂરી માટેની મર્યાદા પણ ખોટી છે અને મંજૂરી આપનાર વ્યક્તિ પણ ખોટી છે, તથા છૂટ આપવી એ એવો વ્યાપારી નિર્ણય છે જે કોઈએ લીધો જ નથી.
વધુ સારી સૂચના: 'આ નોંધોને ક્રમાંકિત SOPમાં ફેરવો. ફક્ત નોંધોમાં આપેલાં પગલાં વાપરો. જ્યાં કોઈ પગલું ખૂટતું જણાય, ત્યાં તે ઉમેરવાને બદલે પ્રક્રિયા માટે જવાબદાર વ્યક્તિને પૂછવાના પ્રશ્ન તરીકે લખો.' પરિણામે પાંચેય પગલાં જાળવી રાખ્યાં, 500-એકમની મંજૂરી ઉત્પાદન મેનેજરને સોંપી અને ત્રણ પ્રશ્નોની યાદી આપી: ડિઝાઇન કોણ તપાસે છે, કાગળનો જથ્થો ખૂટી જાય ત્યારે શું થાય છે અને ગ્રાહક છાપકામના નમૂનાને કેવી રીતે મંજૂર કરે છે. કામગીરીના વડાએ તેમના જવાબ આપ્યા અને ત્યાર પછી જ SOP પ્રકાશિત કરવામાં આવી.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗AI પુરવઠાકર્તાઓના ભાવપત્રકોની સરખામણી કરે ત્યારે તેની ચકાસણી કેવી રીતે કરવી?
સમાન આધાર પર જાતે ફરી સરખામણી કરો, કારણ કે મોડેલ ઘણીવાર મુખ્ય રીતે દર્શાવેલી કિંમતોની સરખામણી કરે છે અને વધારાના શુલ્ક ચૂકી જાય છે. અસ્ખલિત લખાણમાં આપેલી ગણતરી ચકાસ્યા વિના સ્વીકારી લેવી સહેલી છે.
એક જ પાર્સલ સેવા માટેના કાલ્પનિક ભાવ: સપ્લાયર એ પ્રતિ પાર્સલ £4.10 અને વધારાનો 12% ઇંધણ સરચાર્જ; સપ્લાયર બી પ્રતિ પાર્સલ £4.40, તમામ ખર્ચ સહિત; સપ્લાયર સી પ્રતિ પાર્સલ £3.95 અને વધારાની £0.60 હૅન્ડલિંગ ફી. સહાયકને પૂછવામાં આવ્યું કે 'સૌથી સસ્તું કોણ છે?' તો તેણે દેખાડેલા £3.95 ના મૂળ ભાવના આધારે સપ્લાયર સી એવો જવાબ આપ્યો.
સમાન ધોરણે સરખામણી કરીએ તો: Aની કિંમત 4.10 વત્તા 12% છે, એટલે £4.592, આશરે £4.59; Bની કિંમત £4.40 છે; Cની કિંમત 3.95 વત્તા 0.60 છે, એટલે £4.55. પ્રતિ પાર્સલ સપ્લાયર B સૌથી સસ્તો છે, અને વધારાના શુલ્ક ઉમેર્યા પછી ક્રમ બદલાય છે. વાસ્તવિક નિર્ણય માટે લઘુતમ જથ્થો, કરારની મુદત અને સેવાનાં ધોરણો પણ જાણવા જરૂરી છે, જે ભાવપત્રકોમાં અલગ રીતે જણાવેલાં હોઈ શકે. સહાયકને સરખામણીનું કોષ્ટક બનાવવા કહો, પછી દરેક ખાનાને ભાવપત્રકના દસ્તાવેજો સામે તપાસો અને સ્પ્રેડશીટમાં સરવાળા કરો.
તમે રોજિંદી કામગીરીમાં AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે શરૂ કરો છો?
એક લેખિત પ્રક્રિયા, એક જવાબદાર વ્યક્તિ અને દસ્તાવેજને લગતા એક ઓછા જોખમવાળા કામથી શરૂઆત કરો, અને તપાસનું પગલું સ્પષ્ટ કરો.
જેની જવાબદારી કોઈને સોંપાયેલી હોય એવી પ્રક્રિયા પસંદ કરો
એવું કામ પસંદ કરો જે વારંવાર થતું હોય અને જેની જવાબદારી ધરાવતી કોઈ એક નિશ્ચિત વ્યક્તિને તેની એટલી સમજ હોય કે તે ભૂલ પકડી શકે.
હાલની સ્થિતિ લખી રાખો
જો પ્રક્રિયા માત્ર કોઈના મનમાં જ હોય, તો AI સાથેનું પહેલું કાર્ય તેમની સમજૂતી પરથી એવો મુસદ્દો બનાવવાનું છે જેમાં તેઓ સુધારા કરી શકે.
દસ્તાવેજ સંબંધિત કોઈ કાર્ય પસંદ કરો
SOPના મુસદ્દા, ચકાસણી યાદીઓ અને કિંમતનાં અંદાજપત્રોની સરખામણીઓ શરૂઆત માટે યોગ્ય છે, કારણ કે કોઈ વ્યક્તિ તેમને મૂળ સ્રોત સાથે સરખાવીને ચકાસી શકે છે.
ચકાસણી નક્કી કરો
પરિણામની સમીક્ષા કોણ કરશે અને શાના આધારે કરશે તે નક્કી કરો: નોંધો, ભાવપત્રકના દસ્તાવેજો કે નીતિ.
ડેટાના નિયમો પર સહમતી સાધો
સપ્લાયરની શરતો કે ગ્રાહકોનાં સરનામાં જેવી કામગીરી સંબંધિત કઈ માહિતી કયા મંજૂર સાધનમાં દાખલ કરી શકાય તે નક્કી કરો.
થોડાં અઠવાડિયાં પછી સમીક્ષા કરો
જવાબદાર વ્યક્તિને પૂછો કે સમય જતાં મુસદ્દાઓમાં ઓછા સુધારા કરવા પડ્યા હતા કે નહીં, અને ત્યાર પછી જ કોઈ પગલું સ્વયંસંચાલિત કરવાનું વિચારો.
કામગીરીમાં AI વાપરવાના મુખ્ય જોખમો કયા છે?
જોખમો એ છે કે પ્રક્રિયા વારંવાર પુનરાવર્તિત થવાથી ભૂલો ફેલાય, ખોટા સાધન સાથે માહિતી વહેંચાય અને કર્મચારીઓ અધિકૃત લાગતા પરિણામને માની લે. એક ઇમેઇલમાં ઉપજાવેલું પગલું એક ગ્રાહકને અસર કરે છે; SOPમાં ઉપજાવેલું પગલું તેના હેઠળ પ્રક્રિયા થતા દરેક ઓર્ડરને અસર કરે છે.
NISTની જનરેટિવ AI જોખમ રૂપરેખા સ્વચાલન પક્ષપાતને, એટલે કે સ્વચાલિત પ્રણાલીઓ પર વધુ પડતા ભરોસાને, એવા જોખમ તરીકે દર્શાવે છે જે ભ્રમજન્ય રજૂઆત જેવા અન્ય જોખમોને વધારી શકે છે. કામગીરી સંચાલનના કામમાં આ જોખમ ખાસ વધારે છે, કારણ કે તેનો મોટો ભાગ પ્રક્રિયાઓનું પાલન કરવાનો હોય છે. સ્વૈચ્છિક ઉપયોગ માટેનું વ્યાપક NIST AI જોખમ વ્યવસ્થાપન માળખું ઉપયોગી સંદર્ભ છે, જો તમારી સંસ્થા આ જોખમો વિશે વ્યવસ્થિત રીતે વિચારવા માગતી હોય.
આ માર્ગદર્શિકા અથવા Tosheo.ai ક્યારે યોગ્ય ઉકેલ નથી?
જો તમારો હેતુ વિવિધ પ્રણાલીઓ વચ્ચેની પ્રક્રિયાઓ સ્વચાલિત કરવાનો, સંસ્થાનાં સંસાધનોના આયોજનની પ્રણાલી પસંદ કરવાનો, રોબોટિક પ્રક્રિયા સ્વચાલન અમલમાં મૂકવાનો અથવા પ્રક્રિયાના ડેટાનું વિશ્લેષણ કરવાનો હોય, તો તમને તકનીકી નિષ્ણાતો સાથે પ્રણાલીઓનો પ્રકલ્પ જોઈએ, રોજિંદા AI ઉપયોગની માર્ગદર્શિકા નહીં. પ્રક્રિયાનું વર્ણન અને ચકાસણી કરી શકે એવા કર્મચારીઓથી આ પ્રકલ્પોને પણ લાભ થાય છે, પરંતુ તે અલગ પ્રકારનું રોકાણ છે.
Tosheo.ai લોકોને તાલીમ આપવા માટે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે, પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા માટે નહીં. આયોજન હેઠળનો કામગીરી ભૂમિકાનો અભ્યાસક્રમ ઉપરનાં SOP અને ભાવપત્રકનાં ઉદાહરણો જેવાં કાર્યો ટૂંકા પાઠો અને દેખાતા મૂલ્યાંકન માપદંડોના આધારે ગુણ અપાતાં અભ્યાસ કાર્યો દ્વારા આવરી લે છે. તે તમારી સિસ્ટમો સાથે જોડાતું નથી કે તમારા માટે કાર્યપ્રવાહો ચલાવતું નથી.
સ્રોતો અને વ્યાપ
NIST AI 600-1, જનરેટિવ કૃત્રિમ બુદ્ધિમત્તા રૂપરેખા, July 2024 ↗
NIST, AI જોખમ વ્યવસ્થાપન માળખું, 26 January 2023ના રોજ પ્રકાશિત ↗