AI કાર્યપ્રવાહ શું છે?
AI કાર્યપ્રવાહ એટલે વારંવાર કરવાના કાર્ય માટેની લેખિત પ્રક્રિયા, જેમાં AI સાધન એક કે વધુ પગલાં કરે છે અને વ્યક્તિ તપાસ સહિતનું બાકીનું કામ કરે છે. 'દર સોમવારે ગયા અઠવાડિયાની ગ્રાહક સહાય વિનંતીઓ પેસ્ટ કરો, સાચવી રાખેલી સૂચનાનો ઉપયોગ કરીને મુખ્ય મુદ્દા શોધવા કહો, દરેક મુદ્દાને ત્રણ નમૂનાની વિનંતીઓ સાથે સરખાવીને તપાસો અને પછી ટીમ સાથે સારાંશ શેર કરો' એ AI કાર્યપ્રવાહ છે. 'ગ્રાહક સહાયમાં મદદ માટે ChatGPT વાપરો' એ કાર્યપ્રવાહ નથી.
આ શબ્દ સ્વચાલન માટે પણ વપરાય છે: એવું સોફ્ટવેર જે વ્યક્તિના હસ્તક્ષેપ વિના ઍપ વચ્ચે ડેટા મોકલે છે અને AI મોડેલને વિનંતી મોકલે છે. તે ઉપયોગી હોઈ શકે, પરંતુ તે અલગ જોખમો ધરાવતો અલગ પ્રકલ્પ છે. આ પાનું મોટાભાગની ટીમોને પહેલાં જરૂરી હોય એવા પ્રકાર વિશે છે, જેમાં કોડની જરૂર નથી અને દરેક વખતે માણસ દ્વારા ચકાસણી થાય છે. હાથેથી ચલાવાતી કાર્યપદ્ધતિ થોડાં અઠવાડિયાં સુધી વિશ્વસનીય રીતે ચાલ્યા પછી, તેનો કોઈ ભાગ સ્વચાલિત કરવો સલામત છે કે નહીં તે તમને સમજાશે.
સારી AI કાર્યપ્રક્રિયામાં શું સામેલ હોય?
સારી AI કાર્યપ્રવાહ પદ્ધતિ છ બાબતો સ્પષ્ટ કરે છે: શરૂઆત કરાવતી ઘટના, જરૂરી માહિતી, સૂચના, ચકાસણી, અંતિમ મંજૂરી અને તૈયાર પરિણામ. આમાંથી કોઈ બાબત ફક્ત એક વ્યક્તિના મગજમાં જ હોય, તો એ વ્યક્તિ પહેલી વાર રજા પર જાય ત્યારે જ કાર્યપ્રવાહ ખોરવાઈ જાય છે.
શરૂ કરાવતું કારણ
કાર્યપ્રવાહ ક્યારે શરૂ થાય છે: દર સોમવારે, સપ્લાયરનો નવો કરાર આવે ત્યારે, કોઈ સહાય વિનંતી ઉચ્ચ સ્તરે મોકલાય ત્યારે.
આપવામાં આવતી માહિતી
ચોક્કસ કઈ સામગ્રી આપવાની છે, અને પહેલાં શું દૂર કરવું જરૂરી છે. 'માત્ર સહાય વિનંતીનું લખાણ, ગ્રાહકોનાં નામને બદલે [ગ્રાહક]' ચોક્કસ છે; 'સહાય વિનંતીઓ' ચોક્કસ નથી.
પ્રોમ્પ્ટ
સાચવેલો પ્રોમ્પ્ટ, જેમાં ભૂમિકા, વાચકવર્ગ, સ્વરૂપ અને નિયમો હોય, જેમ કે 'ફક્ત સામગ્રીમાંની હકીકતો વાપરો; જે કંઈ ખૂટતું હોય તેને [ચકાસો] તરીકે ચિહ્નિત કરો'.
તપાસો
સમીક્ષક શું અને કેવી રીતે ચકાસે છે: મૂળ સ્રોત સાથે તથ્યો સરખાવીને, આંકડાઓની ફરી ગણતરી કરીને, નીતિ સાથે વચનો સરખાવીને અને લખાણ મોટેથી વાંચીને તેનો સૂર તપાસીને.
અંતિમ મંજૂરી
પરિણામ ઉપયોગ માટે યોગ્ય છે એવું કોણ નક્કી કરે છે અને જો તે યોગ્ય ન હોય તો શું થાય છે.
પરિણામ
તૈયાર થયેલું કામ ક્યાં મોકલવાનું છે અને કયા સ્વરૂપમાં, જેથી આગળની વ્યક્તિને ખબર હોય કે શું અપેક્ષા રાખવી.
AI આધારિત કાર્યપ્રવાહ પગલુંદરપગલું કેવી રીતે બનાવવો?
તમે પહેલેથી હાથેથી સારી રીતે કરતા હો એવા કાર્ય પરથી કાર્યપ્રક્રિયા બનાવો, સાધનની સુવિધાઓની યાદી પરથી નહીં. પહેલાં કાર્ય જાતે કરવાથી સારો પરિણામ કેવો હોય તે સમજાય છે, અને AI વડે કરેલા કાર્યએ એ જ ધોરણ પૂરું કરવાનું છે.
1. વારંવાર કરવું પડતું એક કાર્ય પસંદ કરો
દર અઠવાડિયે કે દરરોજ થતું એવું કાર્ય પસંદ કરો જેના માટે સ્રોત સામગ્રી અને સમીક્ષક ઉપલબ્ધ હોય અને જેમાં ભૂલ સંસ્થાની અંદર જ પકડાઈ જાય.
2. અત્યારે તમે તે કેવી રીતે કરો છો તે લખો
પગલાં, જરૂરી માહિતી અને તમે શું તપાસો છો તેની યાદી બનાવો. આ કાર્યપ્રવાહનું માળખું બનશે.
3. AI કયા પગલાનો મુસદ્દો તૈયાર કરી શકે તે ચિહ્નિત કરો
સામાન્ય રીતે પ્રથમ મુસદ્દો, સારાંશ અથવા માહિતી કાઢવાનું કામ. પરખ કરીને નિર્ણય લેવાનાં પગલાં વ્યક્તિ પાસે જ રાખો.
4. પ્રોમ્પ્ટ લખો અને ચકાસો
જેમના સાચા જવાબ તમે જાણતા હો એવાં ભૂતકાળનાં ત્રણ ઉદાહરણો પર તેને અજમાવો. મુસદ્દામાં માત્ર નાના ફેરફારો જ કરવા પડે ત્યાં સુધી સૂચના સુધારો.
5. શું ચકાસવું તે લખો
પરીક્ષણ દરમિયાન તમે જે સુધાર્યું તેની ટૂંકી ચકાસણી યાદી બનાવો. પરીક્ષણમાં જોવા મળેલી ભૂલો જ દર વખતે શોધવાની છે.
6. તે બીજા કોઈને સોંપો
કોઈ સહકર્મીને માત્ર લખેલી સૂચનાઓના આધારે તે કરી જોવા કહો. તેઓ પૂછે તે દરેક પ્રશ્ન દસ્તાવેજમાં રહેલી ખામી દર્શાવે છે.
7. એક મહિના પછી સમીક્ષા કરો
થોડાં પરિણામો, સમીક્ષકના સુધારા અને ભૂલ થતાં સહેજમાં અટકી ગયા હોય એવા કિસ્સાઓ જુઓ. કાર્યપ્રક્રિયા જાળવી રાખો, બદલો અથવા બંધ કરો.
વાસ્તવિક AI કાર્યપ્રક્રિયા કેવી હોય?
નોર્થગેટ લેટિંગ્સ એક કાલ્પનિક 30-વ્યક્તિની ભાડા વ્યવહાર એજન્સી છે. મિલકત મેનેજરો શુક્રવારની બપોરે મકાનમાલિકોને સમારકામ વિશે માહિતી આપતા ઇમેઇલ લખે છે. એજન્સી આને કાર્યપ્રવાહમાં ફેરવે છે. શરૂઆતનો સંકેત: દર શુક્રવારે. દાખલ કરવાની માહિતી: જાળવણી પ્રણાલીમાંથી નકલ કરેલી એક મિલકતની અઠવાડિયાની સમારકામ નોંધો, જેમાં ભાડૂતનાં નામની જગ્યાએ [ભાડૂત] મૂકેલું હોય. સૂચના: 'તમે મકાનમાલિકને ટૂંકી, હકીકત આધારિત માહિતી લખી રહ્યા છો. માત્ર નીચેની નોંધોનો ઉપયોગ કરો. દરેક સમારકામ માટે શું જાણ કરવામાં આવી હતી, શું કરવામાં આવ્યું છે અને હવે આગળ શું થશે તે જણાવો. જો ખર્ચ, તારીખ કે ઠેકેદારનું નામ નોંધમાં ન હોય તો [ચકાસો] લખો. એજન્સી વતી માફી ન માગો કે કામ પૂર્ણ થવાની તારીખોની ખાતરી ન આપો.'
પહેલો પ્રાયોગિક પ્રયાસ બતાવે છે કે નિયમો શા માટે મહત્ત્વના છે. નિયમો વિના, મુસદ્દામાં એક મકાનમાલિકને જણાવાયું કે બોઇલર 'આવતા અઠવાડિયાની શરૂઆતમાં ઠીક થઈ જશે', જેની કોઈએ પુષ્ટિ કરી નહોતી, અને સમારકામનો અંદાજ 'આશરે £150' આપ્યો હતો. નિયમો સાથે, મુસદ્દામાં બોઇલર માટે 'ઇજનેરની મુલાકાત નક્કી છે; કામ પૂરું થવાની તારીખ [તપાસો]' લખાય છે અને ખર્ચનો ઉલ્લેખ કરાતો નથી. તપાસના ત્રણ મુદ્દા છે: દરેક તારીખ અને ખર્ચ નોંધપોથીમાં હોવાં જોઈએ, ઠેકેદારે પુષ્ટિ ન કરી હોય એવું કોઈ વચન ન હોવું જોઈએ, અને મકાનમાલિકનું નામ તથા મિલકતનું સરનામું એજન્સીની પોતાની ઇમેઇલ પ્રણાલીમાં જ ઉમેરવાં જોઈએ, AI સાધનમાં ક્યારેય નહીં.
નિયમિત જાણકારીઓ માટે અંતિમ મંજૂરી પ્રોપર્ટી મેનેજર આપે છે અને એજન્સીની મંજૂરી મર્યાદાથી વધુ ખર્ચવાળા કોઈપણ સમારકામ માટે શાખા મેનેજર આપે છે. કાર્યપ્રવાહ એક પાનાનો છે અને સહિયારી ડ્રાઇવમાં રાખેલો છે. એક નવી પ્રોપર્ટી મેનેજરે માત્ર આ દસ્તાવેજના આધારે પોતાના બીજા અઠવાડિયામાં જ તેને યોગ્ય રીતે અમલમાં મૂક્યો હતો. આ જ કસોટી મહત્ત્વની છે.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗AI સાથેની દરેક કાર્યપ્રક્રિયામાં માનવીય ચકાસણી શા માટે જરૂરી છે?
કારણ કે સાધન ક્યારેક આત્મવિશ્વાસપૂર્વક ખોટાં પરિણામો આપશે, અને દર અઠવાડિયે એક જ કાર્યપ્રવાહ વાપરતા લોકો ધીમે ધીમે તપાસ કરવાનું બંધ કરી દે છે. NISTની જનરેટિવ AI પ્રોફાઇલ આત્મવિશ્વાસપૂર્વક રજૂ કરેલી પણ ભૂલભરેલી કે ખોટી સામગ્રીના નિર્માણને મનઘડંત રચના કહે છે અને સ્વચાલિત પ્રણાલીઓ પર વધુ પડતો ભરોસો રાખવાને સ્વચાલન પૂર્વગ્રહ કહે છે; તેના જણાવ્યા મુજબ આ અન્ય જોખમોને વધુ ગંભીર બનાવી શકે છે. લેખિત તપાસ બંનેનો સામનો કરે છે: તે સમીક્ષકને ચોક્કસ શું જોવું તે જણાવે છે અને તપાસને વૈકલ્પિક બનતી અટકાવે છે.
તપાસ એટલી ટૂંકી રાખો કે દર વખતે કરી શકાય. કોઈ પૂરી ન કરે તેવી લાંબી યાદી કરતાં ત્રણ કે ચાર ચોક્કસ પ્રશ્નો વધુ સારા છે. જો તપાસમાં કાર્ય જાતે કરવા કરતાં વધુ સમય લાગે, તો કાર્યપ્રવાહ કોઈ બચત કરતો નથી અને તેને ફરી ગોઠવવો અથવા બંધ કરવો જોઈએ.
કાર્યપ્રવાહને સ્વચાલિત કરવા માટે કયું AI સાધન સૌથી યોગ્ય છે?
સામાન્ય રીતે કોઈ એક સાધન શ્રેષ્ઠ નથી, અને મોટાભાગની ટીમોએ હાથેથી થતી કાર્યપ્રક્રિયાની ઉપયોગિતા સાબિત ન થાય ત્યાં સુધી સાધન પસંદ ન કરવું જોઈએ. સ્વચાલન મંચો વિવિધ અનુપ્રયોગોને જોડે છે અને નિર્ધારિત સમયે AI મોડેલોને કામે લગાડી શકે છે, જેથી નકલ કરીને ચોંટાડવાની જરૂર રહેતી નથી, પરંતુ વ્યક્તિ પરિણામ વાંચે તે સ્વાભાવિક વિરામ પણ દૂર થઈ જાય છે. જો તમે સ્વચાલન કરો, તો ગ્રાહકને કંઈ પણ મોકલતાં પહેલાં સમીક્ષાનું પગલું રાખો અને મંચ તેમાંથી પસાર થતી માહિતી ક્યાં સંગ્રહે છે તે તપાસો.
જ્યારે દાખલ કરેલી માહિતી સુવ્યવસ્થિત હોય, પરિણામનો ઉપયોગ સંસ્થાની અંદર જ થતો હોય અને ભૂલ સુધારવાનો ખર્ચ ઓછો હોય ત્યારે સ્વચાલન વધુ યોગ્ય છે, જેમ કે આવતાં ઇમેઇલને કોઈ વ્યક્તિ સંભાળી શકે તે માટે ટૅગ લગાવવાં. કોઈ વ્યક્તિ પહેલાં તપાસ ન કરે છતાં સંદેશા મોકલે, નોંધોમાં ફેરફાર કરે કે નિર્ણયો લે તેવા કોઈ પણ કામ માટે તે યોગ્ય નથી.
AI આધારિત કાર્યપ્રવાહ ક્યારે યોગ્ય ઉકેલ નથી?
કામ ભાગ્યે જ કરવાનું હોય, તમે આપવાની માહિતી તમારા મંજૂર સાધનમાં મૂકવા માટે અતિસંવેદનશીલ હોય અથવા તૈયાર નમૂનાથી કામ થઈ શકે તેમ હોય, ત્યારે AIનો ઉપયોગ ટાળો. દર વખતે માત્ર બે વિગતો બદલાતી હોય એવા પ્રમાણભૂત પત્ર માટે મેઇલ મર્જની જરૂર છે, મોડેલની નહીં. કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિ વિશે નિર્ણય લેવાની જરૂર હોય એવું કામ, જેમ કે તેની કામગીરી અંગેની ચિંતા, વ્યક્તિએ જ સંભાળવું જોઈએ.
અને જો કોઈ કાર્યપ્રવાહ વારંવાર એવું કામ તૈયાર કરે જેને સમીક્ષકે નવેસરથી લખવું પડે, તો તેનો ઉપયોગ બંધ કરો. આ ઉપયોગી જાણકારી છે, નિષ્ફળતા નથી.
લોકો AI આધારિત કાર્યપ્રવાહો સારી રીતે ચલાવવાનું કેવી રીતે શીખે?
વાસ્તવિક કામમાં જોખમ ઊભું થાય તે પહેલાં વાસ્તવિકતા જેવા ઉદાહરણો પર તેનો અભ્યાસ કરાવીને અને પ્રતિસાદ આપીને. AI સૂચના લખવા જેટલો જ અભ્યાસ તપાસનો પણ કરો: લોકોને જાણીજોઈને ભૂલો મૂકેલો મુસદ્દો આપો, જેમ કે બનાવટી તારીખ અથવા મૂળ માહિતીમાં ન હોય એવો ખર્ચ, અને જુઓ કે તેઓ એ ભૂલો પકડી શકે છે કે નહીં. AI સૂચનાના નમૂનાઓ અંગેની અમારી માર્ગદર્શિકા સૂચના લખવાના તબક્કા માટે ફરી વાપરી શકાય એવાં માળખાં આપે છે.
Tosheo.ai ને આ પ્રકારના અભ્યાસને કેન્દ્રમાં રાખીને વિકસાવવાની તૈયારી થઈ રહી છે. તેમાં આયોજિત અભ્યાસ પરિસ્થિતિઓ ભૂમિકા ભજવવા આધારિત છે, જેમાં શીખનાર કામકાજની વાસ્તવિક જેવી પરિસ્થિતિમાં AI વાપરે છે અને પોતે શું બદલ્યું અને શા માટે તે સમજાવે છે. તેનું મૂલ્યાંકન દેખાતા માપદંડોવાળી ગુણાંકન માર્ગદર્શિકા મુજબ થાય છે. તે હજી નિર્માણ પહેલાંના તબક્કે છે; આયોજિત ભાવ ભાવોની માહિતી આપતા પૃષ્ઠ પર છે.