AI વડે અહેવાલ લેખન: વિશ્વાસ કરી શકાય એવા સાપ્તાહિક અને માસિક સ્થિતિના અહેવાલો

AI પ્રગતિનો અહેવાલ લખે ત્યારે શું ખોટું થાય છે?

સમસ્યા એ થાય છે કે AI ખૂટતી માહિતી આત્મવિશ્વાસભરી ભાષાથી પૂરી દે છે, જે આંકડાની ગણતરી કરવાનું કહ્યું ન હોય તે પણ ગણે છે અને જોખમમાં રહેલા પ્રોજેક્ટને 'સારી પ્રગતિ કરી રહ્યો છે' એમ વર્ણવે છે. પ્રગતિના અહેવાલોનો હેતુ સમસ્યાઓને સામે લાવવાનો છે, તેથી સુઘડ પણ સમસ્યાઓની ગંભીરતા ઓછી કરીને રજૂ કરતો અહેવાલ, અણઘડ પરંતુ પ્રામાણિક અહેવાલ કરતાં ખરાબ છે.

નોર્થગેટ ફેસિલિટીઝ નામની 40 વ્યક્તિઓવાળી એક કાલ્પનિક સુવિધા વ્યવસ્થાપન કંપનીનો વિચાર કરો. તેના કામગીરી સંયોજક સેમ મેનેજિંગ ડિરેક્ટરને માસિક અહેવાલ મોકલે છે. આ મહિનાની મળેલી માહિતી મિશ્ર છે: 'પૂર્ણ થયેલાં કામ 312 (ગયા મહિને 298). તાત્કાલિક બોલાવતાં કરેલી મુલાકાતો 74, લક્ષ્ય 60થી ઓછું. વાન 3 9 દિવસ ઉપયોગમાં નહોતી. હોલોવે સ્કૂલનો નવો કરાર 2જીથી શરૂ થયો. 2 ફરિયાદો - બંને મોડા પહોંચવા અંગે. વધારાનું કામ 140 hrs, બજેટ 100. 1 ઇલેક્ટ્રિશિયનની ભરતી, આવતા અઠવાડિયે મુલાકાતો.' આ આંકડા સ્પ્રેડશીટમાંથી નિકાસ કરેલી ફાઇલમાંથી આવે છે; તેની પાછળની સમજૂતી સેમના મનમાં છે.

AI ની મદદથી પગલું-દર-પગલું અહેવાલ કેવી રીતે લખશો?

એક વાર નમૂનો સુધારો, AIને આ સમયગાળાની નોંધો અને આંકડા આપો, તેને અર્થઘટન કરવાને બદલે માહિતી ગોઠવવા અને ધ્યાન આપવા જેવી બાબતો ચિહ્નિત કરવા કહો, પછી જાતે ગણતરી કરો અને આંકડા તપાસો. અહેવાલ પર સહી કરનાર વ્યક્તિ જ દર વખતે આંકડા માટે જવાબદાર છે.

AI વડે તૈયાર કરેલો પ્રગતિનો નબળો અને સુધારેલો અહેવાલ કેવો હોય છે?

નબળો પ્રોમ્પ્ટ: 'આ નોંધોમાંથી મારો માસિક કામગીરી અહેવાલ લખો.' સામાન્ય પરિણામ: 'નોર્થગેટ માટે આ મહિનો સારો રહ્યો છે. પૂર્ણ થયેલાં કામોમાં લગભગ 8% વધારો થયો છે અને હોલોવે સ્કૂલના કરાર હેઠળનું કામ સફળતાપૂર્વક શરૂ થયું છે. વાહનોની ઉપલબ્ધતા જેવા કેટલાક નાના પડકારો હતા.' વાસ્તવમાં વધારો 298 પર 14 કામનો છે, એટલે લગભગ 4.7%, અને અહેવાલ મેનેજિંગ ડિરેક્ટરે જાણવી જરૂરી એવી બે સમસ્યાઓ છુપાવે છે: અચાનક મળતા સેવા માટેના બોલાવા લક્ષ્યથી વધુ છે અને વધારાના કામના કલાકોનો ખર્ચ બજેટ કરતાં 40% વધુ છે.

સુધારેલી સૂચના: 'આ નમૂનાનો ઉપયોગ કરો. આંકડા જેમ છે તેમ જ ટાંકો; ફેરફારોની ગણતરી ન કરો, તેમને [ગણતરી] તરીકે ચિહ્નિત કરો. દરેક ક્ષેત્રનું મૂલ્યાંકન કરો: લક્ષ્ય કરતાં 10%થી વધુ ખરાબ હોય તો લક્ષ્યથી પાછળ. જરૂરી નિર્ણયોની યાદી બનાવો.' પરિણામ: સારાંશ: પૂરાં થયેલાં કામો ગયા મહિના કરતાં વધુ; તાત્કાલિક સ્થળ-મુલાકાતો અને વધારાના કામના કલાકો લક્ષ્યથી પાછળ; એક ઇલેક્ટ્રિશિયનની ભરતી ચાલુ છે. સ્થળ-મુલાકાતો 74, જ્યારે લક્ષ્ય 60થી ઓછીનું હતું, લક્ષ્યથી પાછળ. વધારાના કામના કલાકો 140, જ્યારે બજેટમાં 100 હતા, લક્ષ્યથી પાછળ. વાન 3 9 દિવસ બંધ રહી, જોખમમાં. જરૂરી નિર્ણય: ઇલેક્ટ્રિશિયનની ભરતી થાય ત્યાં સુધી કામ સંભાળવા માટે કામચલાઉ વ્યવસ્થાને મંજૂરી આપવી. સેમ [ગણતરી]વાળી વિગતો ભરે છે, ઉમેરે છે કે વાન બંધ હોવાથી વધારાના કામના કેટલાક કલાકો થયા, અને અહેવાલ મહિનો ખરેખર કેવો રહ્યો તે દર્શાવે છે.

AI એ લખેલો અહેવાલ મોકલતાં પહેલાં કેવી રીતે ચકાસશો?

દરેક આંકડાને મૂળ નિકાસ કરેલા ડેટા સાથે સરખાવો, દરેક ફેરફાર અને ટકાવારીની ફરી ગણતરી કરો અને સ્થિતિનું મૂલ્યાંકન તમારા નિયમ મુજબ છે તેની ખાતરી કરો. પછી માત્ર સારાંશ વાંચો: ફક્ત એ ત્રણ પંક્તિઓ વાંચનારને શું ખોટું થઈ રહ્યું છે તે સમજાવું જોઈએ.

AI વડે અહેવાલ લખવામાં સામાન્ય ભૂલો કઈ છે?

સૌથી સામાન્ય ભૂલ AI ને આંકડાની ગણતરી કે અર્થઘટન કરવા દેવાની અને પરિણામ ચકાસ્યા વિના મોકલવાની છે. અન્ય ભૂલો: દર મહિને નમૂનો બદલવો જેથી વલણો સમજવાં મુશ્કેલ બને, હકારાત્મક ભાષાશૈલી માગવી, કર્મચારીઓનાં નામ સહિત ગેરહાજરીની વિગતો જેવા મૂળ વ્યક્તિગત ડેટાને તે માટે મંજૂર ન હોય એવા સાધનમાં પેસ્ટ કરવા અને જરૂરી નિર્ણયો સૌથી નીચે મૂકવા જ્યાં તે ધ્યાનમાં ન આવે.

Tosheo.aiના અભ્યાસક્રમમાં અહેવાલ લેખન કયા તબક્કે આવે છે?

Tosheo.aiમાં સંચાલન, નાણાં અને પ્રોજેક્ટ સંબંધિત ભૂમિકાઓ માટેના અભ્યાસક્રમોમાં અહેવાલ લેખન સામેલ છે, સાથે AIનાં પરિણામો તપાસવા અને માહિતી સાથે કામ કરવા અંગેના પાઠ પણ છે. પ્રાયોગિક કાર્યમાં શીખનારને એક મહિનાના અવ્યવસ્થિત આંકડા આપવામાં આવે છે, અને મૂલ્યાંકન માપદંડો પર આધારિત પ્રતિસાદમાં આંકડાની ચોકસાઈ, સ્થિતિનું પ્રામાણિક મૂલ્યાંકન અને નિર્ણય માટેની સ્પષ્ટ વિનંતી તપાસવામાં આવે છે.