AI વડે SOP બનાવવાનું સાધન: કામ કેવી રીતે થાય છે તેની સમજને લોકો અનુસરે એવી કાર્યપદ્ધતિમાં ફેરવો

મોટા ભાગની SOPનું પાલન કરવું કેમ મુશ્કેલ હોય છે?

મોટા ભાગની SOP અનુસરવી મુશ્કેલ હોય છે, કારણ કે નિષ્ણાતે તે યાદશક્તિના આધારે લખી હોય છે. તેથી નિષ્ણાત હવે ધ્યાનમાં પણ ન લેતાં હોય તેવાં પગલાં તેમાં છૂટી જાય છે અને કંઈક ખોટું થાય ત્યારે શું કરવું તે વિશે કશું કહેવાતું નથી. SOP લખવામાં AI મદદરૂપ થાય છે, કારણ કે તે માળખું ગોઠવવામાં અને શું ખૂટે છે તે પૂછવામાં સારી કામગીરી કરે છે, જો તમે તેને વાસ્તવિક પ્રક્રિયા જણાવો તો.

ઘરવપરાશની વસ્તુઓ વેચતી 25-વ્યક્તિઓની કાલ્પનિક ઑનલાઇન દુકાન Linden and Mossમાં Olu એકલા જ પરત આવતી વસ્તુઓ સંભાળે છે. Olu રજા પર હોય ત્યારે પરત આવેલી વસ્તુઓનો ઢગલો થાય છે. તેમની નોંધોમાં લખ્યું છે: 'Shopifyમાં ઓર્ડર તપાસો, કારણ જુઓ. નુકસાન થયું હોય તો ફોટો જોઈએ. પૈસા પરત આપો અથવા વસ્તુ બદલી આપો, સામાન્ય રીતે પૈસા પરત આપવાના, સિવાય કે તેમને વસ્તુ બદલવી હોય. 100 પાઉન્ડથી વધુ હોય તો Kateને પૂછો. બરાબર હોય તો ફરી વેચાણ માટે મૂકો, નહીં તો ખામીવાળી વસ્તુઓના છાજલામાં મૂકો. ગ્રાહકને ઇમેઇલ કરો. શીટ સુધારો.' નવા વ્યક્તિએ પૂછવું પડે એવું બધું આ નોંધમાં છુપાયેલું છે: કઈ શીટ, 'બરાબર' એટલે શું અને ફોટો ન હોય તો શું કરવું.

AI ની મદદથી પગલું-દર-પગલું SOP કેવી રીતે લખશો?

પ્રક્રિયા ખરેખર જે રીતે થાય છે તે રીતે નોંધો, તેને જવાબદાર વ્યક્તિઓ અને ચકાસણીઓ સાથે ક્રમાંકિત પગલાંમાં ગોઠવવા AIને કહો, ખૂટતી બાબતો અને અપવાદો વિશે તમને પ્રશ્નો પૂછવા કહો, અને પછી જેણે આ કાર્ય ક્યારેય કર્યું નથી એવી વ્યક્તિ સાથે મુસદ્દો અજમાવો.

AI વડે તૈયાર કરેલી નબળી અને સુધારેલી SOP કેવી હોય છે?

નબળો પ્રોમ્પ્ટ: 'પરત આવતી વસ્તુઓની પ્રક્રિયા માટે SOP લખો.' સામાન્ય પરિણામ: 'વસ્તુ પરત કરવાની વિનંતી મેળવો', 'કંપનીની નીતિ મુજબ પાત્રતા તપાસો' અને 'સમયસર પૈસા પરત આપો' જેવાં પગલાં ધરાવતી સામાન્ય પ્રક્રિયા. તે કોઈપણ દુકાનની હોઈ શકે, તેમાં જવાબદાર વ્યક્તિઓનો ઉલ્લેખ નથી, અને 'કંપનીની નીતિ મુજબ' કહેવાથી નવા કર્મચારીને જે નિયમો જાણવાની જરૂર છે તે જ છુપાઈ જાય છે.

ઓલુની નોંધો અને ઉપરની રચના સાથે સુધારેલી સૂચના, ત્યારબાદ ખૂટતી માહિતી મેળવવા માટે પ્રશ્નોત્તરી. AI આઠ પ્રશ્નો પૂછે છે, જેમાં સામેલ છે: કોઈ વસ્તુ ફરી જથ્થામાં મૂકવા યોગ્ય ક્યારે ગણાય, કઈ શીટ અને કયા કૉલમ સુધારવામાં આવે છે, કેટ ગેરહાજર હોય ત્યારે તેની જગ્યાએ મંજૂરી કોણ આપે છે અને વસ્તુ પરત કરવાની સમયમર્યાદા શું છે. ઓલુના જવાબોથી આવાં પગલાં બને છે: '4. જો પરત આપવાની રકમ GBP 100 કરતાં વધુ હોય, તો પરત આવતી વસ્તુઓ માટેની ચેનલમાં મંજૂરી માટે કેટને ઓર્ડર નંબર મોકલો; જો કેટ ગેરહાજર હોય, તો કામગીરીના વડા મંજૂરી આપે. તપાસ: રકમ પરત આપતાં પહેલાં પરત આવતી વસ્તુઓની શીટના કૉલમ Fમાં મંજૂરી નોંધાયેલી હોવી જોઈએ.' અપવાદોના વિભાગમાં હવે ખૂટતા ફોટા, પરત કરવાની સમયમર્યાદા વીતી ગયેલી વસ્તુઓ અને જથ્થામાં ન હોય તેવી વસ્તુના બદલામાં બીજી વસ્તુ માંગતા ગ્રાહકનો સમાવેશ થાય છે.

AI એ લખેલી SOP કેવી રીતે ચકાસશો?

નિષ્ણાત પાસે દરેક પગલું વાસ્તવિક પ્રક્રિયા સાથે સરખાવીને ખરાઈ કરાવો અને કોઈ નવા વ્યક્તિને વાસ્તવિક કિસ્સામાં તે અનુસરવા કહો. SOP ત્યારે જ સાચી ગણાય જ્યારે તે કાર્ય ક્યારેય ન કર્યું હોય તેવી વ્યક્તિ મદદ માગ્યા વગર તેને પૂરું કરી શકે.

AI વડે SOP લખવામાં સામાન્ય ભૂલો કઈ છે?

સૌથી સામાન્ય ભૂલ એ છે કે વાસ્તવિક પ્રક્રિયાને બદલે માત્ર વિષયના આધારે SOP લખાવવી, જેથી એવો સામાન્ય દસ્તાવેજ બને છે જેને કોઈ અનુસરતું નથી. બીજી ભૂલો: અપવાદોને અવગણવા, 'નીતિ અનુસાર'નો અર્થ સ્પષ્ટ ન કરવો, AIને કાનૂની કે સલામતીની જરૂરિયાતો ઘડી કાઢવા દેવી, નવા કર્મચારી સાથે ક્યારેય ચકાસણી ન કરવી અને SOP એવી જગ્યાએ રાખવી જ્યાં કોઈને તે મળે નહીં.

Tosheo.aiના અભ્યાસક્રમમાં SOP લેખન કયા તબક્કે આવે છે?

SOP લેખન Tosheo.ai ના સંચાલન પાઠક્રમમાં, માહિતી ગોઠવવા અને AI ના જવાબો ચકાસવા અંગેના પાઠ પછી આવે છે, અને કોઈ પણ ભૂમિકામાં ટીમનું નેતૃત્વ કરનારાઓ માટે ઉપયોગી છે. પ્રાયોગિક કાર્યમાં શીખનારને પ્રક્રિયાની કાચી પગલાવાર સમજણ પરથી SOP બનાવવાનું કહેવામાં આવે છે, અને મૂલ્યાંકન માર્ગદર્શિકા મુજબનો પ્રતિસાદ ક્યાં જવાબદાર વ્યક્તિ નક્કી કરેલી નથી, ક્યાં તપાસ અસ્પષ્ટ છે અને ક્યાં અપવાદો આપેલા નથી તે તપાસે છે.