Excelમાં AI શું કરી શકે છે?
AI સાદી ભાષામાં આપેલા વર્ણન પરથી સૂત્રો લખી શકે છે, તમને અગાઉથી મળેલું સૂત્ર સમજાવી શકે છે, અવ્યવસ્થિત ડેટા સાફ કરવાની રીત સૂચવી શકે છે, પિવટ કોષ્ટક અથવા આલેખ સૂચવી શકે છે અને ડેટાની કોઈ શ્રેણીમાં દેખાતાં વલણો વર્ણવી શકે છે. તે એવા કામમાં સૌથી વધુ મદદ કરે છે જ્યાં તમને શું જોઈએ છે તે ખબર હોય, પરંતુ તે લખવાની ચોક્કસ રીત ખબર ન હોય, જેમ કે અનેક માપદંડો મુજબ શરતી સરવાળો કરવો અથવા ખૂટતાં મૂલ્યોને સંભાળી શકે એવી શોધ કરવી.
તે તમારો ડેટા સાચો છે કે નહીં તે જાણી શકતું નથી. જો તારીખોની કોઈ કૉલમ લખાણ તરીકે સંગ્રહિત હોય, કોઈ પ્રદેશનું નામ ત્રણ અલગ રીતે લખાયેલું હોય અથવા સરવાળાની પંક્તિ પસંદ કરેલી શ્રેણીની અંદર હોય, તો સહાયક એવું સૂત્ર બનાવી શકે છે જેની રચના સંપૂર્ણપણે સાચી હોય છતાં ખોટો આંકડો આપે. સ્પ્રેડશીટની કુશળતા હજી પણ જરૂરી છે; AI ફક્ત એ બદલે છે કે તમે તેના કયા ભાગ પર સમય ખર્ચો છો.
કયાં AI સાધનો Excel અને Google Sheets સાથે કામ કરે છે?
મુખ્ય વિકલ્પો Excel માં Copilot, Google ની સ્પ્રેડશીટમાં Gemini અને સ્પ્રેડશીટ સાથે વપરાતા ChatGPT અથવા Claude જેવા સામાન્ય સહાયકો છે. તમે કયો વિકલ્પ વાપરો તે તમારી કંપનીએ શું મંજૂર કર્યું છે અને તમારી યોજનામાં શું સામેલ છે તેના આધારે નક્કી થવું જોઈએ.
Microsoft નું સહાય પૃષ્ઠ Excel માંના Copilot ની ત્રણ કાર્યપદ્ધતિઓ વર્ણવે છે. સંપાદન પદ્ધતિ કાર્યપુસ્તિકામાં સીધા ફેરફાર કરે છે અને અનેક પગલાંવાળા કામ માટે યોગ્ય છે. આયોજન પદ્ધતિ કોઈપણ ફેરફાર કરતાં પહેલાં તમારી પુષ્ટિ માટે અભિગમ સૂચવે છે. માત્ર ચેટ પદ્ધતિ કાર્યપુસ્તિકામાં ફેરફાર કર્યા વિના માહિતીનું વિશ્લેષણ આપે છે. પૃષ્ઠ જણાવે છે કે તમારા Microsoft 365 સબ્સ્ક્રિપ્શનમાં Copilot સામેલ ન પણ હોય અથવા તમારી સંસ્થાની સેટિંગ્સને કારણે તેનો ઉપયોગ મર્યાદિત હોઈ શકે. તાલીમ માટે આયોજન અથવા ચેટ પદ્ધતિથી શરૂઆત કરવી યોગ્ય છે, કારણ કે શીટમાં ફેરફાર થાય તે પહેલાં શીખનાર સૂચિત ફેરફારો જોઈ શકે છે.
Google ના સહાય પૃષ્ઠ મુજબ, શીટ્સમાં Gemini કોષ્ટકો અને સૂત્રો બનાવી શકે છે, વિશ્લેષણ અને તારણો તૈયાર કરી શકે છે, આલેખો અને પિવટ કોષ્ટકો બનાવી શકે છે તથા શરતી ફોર્મેટિંગ લાગુ કરી શકે છે. તેના માટે પાત્ર Google Workspace અથવા Google AI પ્લાન જરૂરી છે. પૃષ્ઠ ચેતવણી આપે છે કે Gemini અચોક્કસ માહિતી સૂચવી શકે છે અને જણાવે છે કે Gemini સહિયારી સ્પ્રેડશીટમાં ઉમેરે તે સામગ્રી તમારા ડોમેનની બહારના લોકોને પણ દેખાઈ શકે છે.
જાણવા જેવો એક ફેરફાર: કોષની અંદર વપરાતા COPILOT ફંક્શન માટેના Microsoftના પૃષ્ઠ મુજબ 14 સપ્ટેમ્બર 2026થી આ ફંક્શન Excelમાં ઉપલબ્ધ નથી. પહેલાં ગણતરી કરેલાં પરિણામો સંગ્રહિત મૂલ્યો તરીકે રહે છે, પરંતુ ફરી ગણતરી કરતા કોષોમાં #NAME? ભૂલ આવે છે. જો તમારી ટીમે આ ફંક્શન આધારિત શીટ્સ બનાવી હોય, તો તે તપાસો. શોધનાં પરિણામોમાં Excel અને Google Sheets માટે ChatGPT ઍડ-ઇન પણ દેખાય છે, પરંતુ આ માર્ગદર્શિકા તૈયાર કરતી વખતે અમે OpenAIનું સહાય પૃષ્ઠ ખોલી શક્યા નહોતા. તેથી અહીં તેની યોજનાઓ કે કિંમતનું વર્ણન આપતા નથી; OpenAIના પોતાના દસ્તાવેજો તપાસો.
AI પાસેથી વિશ્વાસપાત્ર Excel સૂત્ર કેવી રીતે લખાવવું?
શીટની ગોઠવણીનું ચોકસાઈથી વર્ણન કરો, ચોક્કસ માપદંડો જણાવો અને પછી હાથેથી ગણતરી કરીને સૂત્ર ચકાસો. અહીં ઓકરિજ ઇવેન્ટ્સ નામની કાલ્પનિક કાર્યક્રમ આયોજક કંપનીનું ઉકેલ સાથેનું ઉદાહરણ છે. શીટમાં કૉલમ Aમાં ભરતિયાની તારીખ, Bમાં શ્રેણી, Cમાં પ્રદેશ અને Dમાં રકમ છે; મથાળાં પંક્તિ 1માં અને માહિતી પંક્તિઓ 2થી 500માં છે. સંચાલકને જુલાઈથી સપ્ટેમ્બર 2026 દરમિયાન કાર્યશાળાઓની શ્રેણીમાંથી થયેલી કુલ આવક જાણવી છે.
અસ્પષ્ટ સૂચના: છેલ્લા ત્રિમાસિકમાં કાર્યશાળાઓની કુલ આવક માટે મને સૂત્ર આપો. સામાન્ય જવાબ: =SUMIF(B:B,"Workshop",D:D). તે યોગ્ય લાગે છે, પરંતુ તેમાં બે ભૂલો છે. પત્રકમાં શ્રેણીનું નામ Workshops છે, તેથી શરત કોઈ નોંધ સાથે મેળ ખાતી નથી, અને સૂત્રમાં તારીખની કોઈ શરત જ નથી. એટલે જોડણી સુધાર્યા પછી પણ તે અત્યાર સુધી નોંધાયેલાં કાર્યશાળાનાં તમામ બિલોનો સરવાળો કરશે.
ચોક્કસ સૂચના: Excelમાં કૉલમ Aમાં ઇન્વૉઇસની તારીખો છે (ખરી તારીખો, લખાણ નહીં), Bમાં શ્રેણી છે, Dમાં રકમ છે, પંક્તિઓ 2થી 500 છે અને મથાળાં પંક્તિ 1માં છે. જ્યાં B બરાબર Workshops હોય અને Aની તારીખ 1 July 2026થી 30 September 2026 સુધીની હોય, જેમાં છેલ્લી તારીખ પણ સામેલ હોય, ત્યાં Dનો સરવાળો કરવા માટે સૂત્ર લખો. દરેક ભાગ સમજાવો. જવાબ: =SUMIFS(D2:D500,B2:B500,"Workshops",A2:A500,">="&DATE(2026,7,1),A2:A500,"<"&DATE(2026,10,1)). 30 September કરતાં ઓછી અથવા તેના બરાબર તારીખ લેવાને બદલે 1 October કરતાં ઓછી તારીખ લેવાથી છેલ્લા દિવસે સમયની નોંધ ધરાવતા ઇન્વૉઇસ છૂટી જતા નથી.
ચકાસણી: શીટમાં કાર્યશાળાઓ અને Julyથી September માટે ગાળણ લાગુ કરો, દેખાતી રકમો પસંદ કરો અને સ્થિતિ પટ્ટીમાં દેખાતા સરવાળાની સૂત્રના પરિણામ સાથે સરખામણી કરો. જો બંને અલગ હોય, તો લખાણ તરીકે સંગ્રહાયેલી તારીખો, શ્રેણીના નામના અંતે રહેલી ખાલી જગ્યાઓ અથવા નિર્ધારિત સીમાની બહારની પંક્તિઓ તપાસો. AI પર આધાર ન રાખતી ચકાસણી સાથે પરિણામ મેળ ખાય ત્યારે જ સૂત્ર સાચું ગણાય.
શું AI બીજા કોઈએ લખેલું સૂત્ર સમજાવી શકે છે?
હા, અને અભ્યાસ કરવા માટે આ સૌથી સલામત અને ઉપયોગી બાબતોમાંની એક છે. સૂત્ર અને સંબંધિત કૉલમનાં મથાળાં પેસ્ટ કરો અને તેના દરેક ભાગનું તથા અપવાદરૂપ પરિસ્થિતિઓમાં શું થાય છે તેનું સરળ ભાષામાં સ્પષ્ટીકરણ માગો. મૂળ સૂત્ર તમારી પાસે રહે છે, એટલે સ્પષ્ટીકરણમાં ખામી હોય તો પણ કંઈ ગુમાવાતું નથી.
ઉદાહરણ: =IFERROR(VLOOKUP(F2,Rates!A:B,2,FALSE),0). સારી સમજૂતી જણાવે છે કે આ સૂત્ર Rates પત્રકના પ્રથમ કૉલમમાં F2માં આપેલો કોડ શોધે છે, બીજા કૉલમમાંથી તેને અનુરૂપ મૂલ્ય આપે છે, બરાબર મેળ ખાતો કોડ જરૂરી બનાવે છે અને કંઈ પણ ખોટું થાય તો 0 આપે છે. ત્યાર પછીનો અગત્યનો પ્રશ્ન છેલ્લા ભાગ વિશે છે: શું 0 આપવાથી ગેરહાજર દર છુપાઈ જાય છે? ઘણી વાર એવું થાય છે, એટલે અજાણ્યો કોડ કોઈ ચેતવણી વિના શૂન્ય શુલ્ક બની જાય છે. સાધનને તેના બદલે સ્પષ્ટ ચેતવણી આપતું સંસ્કરણ બનાવવા કહો, જેમ કે દર મળ્યો નથી એવું લખાણ, અને ખરેખર કઈ રીત જોઈએ છે તે નક્કી કરો.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗સ્પ્રેડશીટના ડેટાને સાફ કરવામાં AI કેવી રીતે મદદ કરી શકે?
માહિતી સાફ કરવાનાં પગલાં અને તે માટેનાં સૂત્રો સૂચવવામાં AI સારું છે, જેમ કે વધારાની ખાલી જગ્યાઓ દૂર કરવી, પૂરું નામ બે સ્તંભોમાં વહેંચવું, પ્રદેશોનાં નામ એકસરખાં કરવાં અથવા લખાણરૂપ તારીખોનું રૂપાંતર કરવું. પહેલાં તેને પગલાં સૂચવવા કહો, પછી તે મૂળ શીટ પર નહીં, તેની નકલ પર લાગુ કરો.
ડેટા સાફ કર્યા પછી, ગણતરીઓ તપાસો. જો તમે કેટલીક હરોળ દૂર કરવાનો ઇરાદો ન રાખ્યો હોય તો હરોળની સંખ્યા પહેલાં જેટલી જ હોવી જોઈએ. સાફ કરેલા સ્તંભમાં અલગ મૂલ્યોની સંખ્યા તર્કસંગત હોવી જોઈએ: જો તમે પ્રદેશોનાં નામ એકસરખાં કર્યાં હોય, તો અપેક્ષા મુજબ થોડાં જ નામ હોવાં જોઈએ, ડઝનબંધ નહીં. પહેલાં અવ્યવસ્થિત હતી એવી થોડી હરોળ તપાસીને ખાતરી કરો કે હવે તે સાચી છે.
નકલ પર કામ કરો
સાફ કરેલી આવૃત્તિ તપાસાઈ જાય ત્યાં સુધી મૂળ ડેટામાં કોઈ ફેરફાર ન કરો.
કાર્યવાહી પહેલાં પગલાં પૂછો
Copilotમાં, આયોજન સ્થિતિ અથવા ચેટ સ્થિતિ તમને કાર્યપુસ્તિકામાં ફેરફાર થાય તે પહેલાં અભિગમની સમીક્ષા કરવા દે છે.
પહેલાં અને પછી ગણો
પંક્તિઓની સંખ્યા અને અલગ મૂલ્યોમાં માત્ર તમે ઇચ્છ્યા હોય તેવા જ ફેરફાર થવા જોઈએ.
મુશ્કેલ પંક્તિઓની નમૂનારૂપ તપાસ કરો
જે પંક્તિઓમાં સમસ્યા હતી તે જુઓ અને દરેકમાં યોગ્ય સુધારો થયો છે તેની ખાતરી કરો.
શું તમે ChatGPT માં સ્પ્રેડશીટ મૂકી શકો?
ઘણા સહાયકોમાં તમે માહિતી ચોંટાડી શકો છો અથવા ફાઇલ અપલોડ કરી શકો છો, પરંતુ તમારે તેમ કરવું જોઈએ કે નહીં તે શીટમાં શું છે અને તમારી કંપનીએ શાને મંજૂરી આપી છે તેના પર આધાર રાખે છે. ગ્રાહકોનાં નામ, પગાર અથવા ગ્રાહકોની નાણાકીય વિગતો ધરાવતી સ્પ્રેડશીટ સામાન્ય રીતે મંજૂરી ન મળેલા સાધનમાં ચોંટાડવી ન જોઈએ. ઘણી વાર તમને વાસ્તવિક માહિતીની જરૂર જ હોતી નથી: કૉલમનું વર્ણન કરો અને એ જ બંધારણમાં બનાવટી મૂલ્યોની પાંચ પંક્તિઓ ચોંટાડો, સૂત્ર મેળવો અને પછી તેને જાતે વાસ્તવિક શીટમાં લાગુ કરો.
Excelમાં Copilot જેવા સાધનમાં જ ઉપલબ્ધ સહાયકો ફાઇલ ખસેડ્યા વગર તેના પર કામ કરે છે, જે વધુ અનુકૂળ હોઈ શકે છે. પરંતુ એ જ પ્રશ્ન લાગુ પડે છે: શું આ સાધનને આ માહિતી માટે મંજૂરી છે? વાસ્તવિક આંકડા વાપરતાં પહેલાં તમારી કંપનીની AI નીતિ તપાસો.
શું AI Excel ના કૌશલ્યોનું સ્થાન લઈ લેશે?
ના. AIથી Excelનાં કયા કૌશલ્યો સૌથી વધુ મહત્ત્વનાં છે તે બદલાય છે, પરંતુ તેમની જરૂરિયાત દૂર થતી નથી. તમારે કોષ્ટકની ગોઠવણી ચોક્કસ રીતે સમજાવવા, સૂત્ર ડેટાને અનુરૂપ ન હોય ત્યારે તે ઓળખવા અને સ્વતંત્ર પદ્ધતિથી પરિણામ તપાસવા જેટલું જાણવું જરૂરી છે. SUMIF અને SUMIFS વચ્ચેનો તફાવત ન જાણતી વ્યક્તિ પણ સહાયક પાસેથી યોગ્ય સૂત્ર મેળવી શકે છે, પરંતુ ખોટું સૂત્ર મળ્યું હોય ત્યારે તે ઓળખી શકતી નથી.
તાલીમ આપવા યોગ્ય કૌશલ્યો આ માર્ગદર્શિકામાં છે: શીટનું ચોક્કસ વર્ણન કરવું, જાતે કરેલી ગણતરી સાથે સૂત્ર ચકાસવું, અપવાદરૂપ કિસ્સાઓ વિશે પૂછવું અને મૂળ માહિતીની અસ્પર્શિત નકલ રાખવી.
સ્પ્રેડશીટમાં તમારે ક્યારે AI પર આધાર ન રાખવો જોઈએ?
નાણાકીય અહેવાલો, પગારની ગણતરી, કર, ગ્રાહકોને જણાવવાની કિંમતો અથવા અન્ય કોઈ વ્યક્તિએ મંજૂર કરવાના આંકડા માટે AI દ્વારા બનાવેલાં સૂત્રો પર આધાર રાખશો નહીં, સિવાય કે સક્ષમ વ્યક્તિએ સૂત્ર તપાસ્યું હોય અને તેનું પરીક્ષણ કર્યું હોય. પ્રારૂપ બનાવવા અને સમજાવવા માટે AI નો ઉપયોગ કરો, પછી અન્ય કોઈ પણ સૂત્રની જેમ તેની સમીક્ષા કરો. ખૂબ મોટાં અથવા વ્યવસાય માટે નિર્ણાયક મોડેલો માટે સ્પ્રેડશીટ મોડેલિંગનો અનુભવ ધરાવતી વ્યક્તિ હજી પણ યોગ્ય સમીક્ષક છે.
સમસ્યા સૂત્રમાં નહીં પરંતુ ડેટામાં હોય ત્યારે પણ AI બહુ મદદરૂપ થતું નથી. કઈ પ્રવૃત્તિને કાર્યશાળા ગણવી તે અંગે કોઈ સહમત ન હોય અથવા ભરતિયાંની નોંધ એકસરખી રીતે ન થતી હોય, તો પહેલાં પ્રક્રિયા સુધારો.
સ્રોતો અને વ્યાપ
Microsoft સહાય, Excelમાં Copilot સાથે શરૂઆત કરો, 16 October 2026ના રોજ જોયું ↗
Microsoft સહાય, COPILOT ફંક્શન, 16 October 2026ના રોજ જોયું ↗