Comment les RH peuvent-elles utiliser l’IA pour les tâches du quotidien ?
Les tâches RH les plus sûres et les plus utiles à confier à l’IA sont celles pour lesquelles vous fournissez une source approuvée à reformuler : transformer une politique en résumé clair, une section du guide du personnel en FAQ ou les grandes lignes d’une formation en programme de séance. La source permet de maintenir la fidélité du résultat, et vous pouvez vérifier chaque phrase en vous y reportant.
Le recrutement fait l’objet d’un guide distinct, car le tri et la sélection des candidatures soulèvent des questions juridiques spécifiques. Cette page couvre les autres activités de la fonction ressources humaines.
Rédaction et simplification des politiques
Transformer une politique validée en un résumé clair pour le personnel, ou produire une première ébauche de structure pour une nouvelle politique, qu’une personne qualifiée complète ensuite.
Supports d’intégration
Des programmes pour la première semaine, des listes de vérification et des messages de bienvenue pour un poste précis, élaborés à partir de votre processus réel.
FAQ internes
Rédiger des réponses aux questions courantes à partir du manuel, en conservant la référence de la section à côté de chaque réponse.
Thèmes de l’enquête
Regroupement de commentaires libres anonymisés par thème pour en faire une synthèse, avec les commentaires d’origine disponibles pour vérification.
Formation et communication
Plans de séance, notes d’information pour les responsables et annonces de changements déjà décidés.
Quelles décisions en matière de ressources humaines ne faut-il pas confier à l’IA ?
L’IA ne doit prendre aucune décision qui modifie la vie professionnelle d’une personne : évaluation des performances, promotion, rémunération, attribution de tâches selon des caractéristiques personnelles, sanction disciplinaire ou licenciement. Elle peut vous aider dans le travail préparatoire, par exemple en organisant vos propres notes ou en rédigeant une lettre une fois la décision prise, mais la décision et sa justification doivent relever d’une personne capable de les expliquer et de les défendre.
Les autorités de régulation prennent ce domaine au sérieux. L’EU AI Act classe parmi les usages à haut risque de son annexe III les systèmes d’IA destinés à prendre des décisions affectant les conditions des relations de travail, la promotion ou la rupture de ces relations, à attribuer des tâches en fonction du comportement individuel ou de caractéristiques personnelles, ou à surveiller et évaluer les performances et le comportement. Si votre organisation exerce ses activités dans l’UE, cette classification entraîne des obligations qu’il convient de comprendre avant d’introduire un tel outil. Il s’agit d’informations générales, et non de conseils juridiques.
À quoi ressemble un résumé de politique interne rédigé par l’IA puis vérifié ?
Prenons Lindenfield Studio, un studio de design fictif de 40 personnes. La responsable RH souhaite un résumé d’une page destiné au personnel de la politique actuelle du studio en matière de congé parental, qui compte huit pages.
La première tentative demandait : 'Résumez notre politique de congé parental pour le personnel.' Sans la politique en pièce jointe, l’outil a produit un résumé assuré de ce que ces politiques contiennent souvent, affirmant notamment que les salariés conservent l’intégralité de leur salaire pendant un nombre défini de semaines. La politique de Lindenfield ne dit rien de tel ; ses conditions de rémunération complémentaire dépendent de l’ancienneté. Un tel résumé, diffusé au personnel, crée des attentes auxquelles le studio n’a pas souscrit et peut provoquer un litige.
Lors de la deuxième tentative, la politique complète a été collée avec cette demande : « Résumez ce document pour les salariés en anglais simple, en moins de 300 mots. Utilisez uniquement ce que dit la politique. Pour chaque point, indiquez le numéro de section. Énumérez les questions qu’un salarié pourrait se poser et auxquelles la politique ne répond pas. » Le résultat suivait fidèlement la source, et la liste des questions sans réponse s’est révélée la partie la plus utile : elle a mis en évidence deux lacunes que le responsable RH a ensuite soumises au conseiller du studio en droit du travail. Le résumé final comportait une phrase renvoyant le personnel à la politique complète comme version faisant foi.
L’IA peut-elle synthétiser les commentaires des enquêtes auprès des salariés en toute sécurité ?
L’IA peut aider, avec prudence. Regrouper des commentaires libres par thème est un travail fastidieux dont l’IA s’acquitte assez bien, mais dans une petite entreprise, l’anonymat est fragile. Un commentaire mentionnant « la seule personne du bureau de Bristol qui travaille à temps partiel » permet d’identifier quelqu’un, même si son nom a été supprimé, et un résumé généré peut reprendre ce détail.
Supprimez les détails permettant d’identifier une personne avant de transmettre les commentaires où que ce soit, utilisez un outil et une offre approuvés, et demandez les thèmes avec leur fréquence approximative plutôt que des citations. Vérifiez ensuite vous-même les décomptes à partir des commentaires, car les outils d’IA peuvent se tromper dans les comptages et surestimer la fréquence d’une opinion. Présentez les thèmes à la direction ; ne faites pas de comptes rendus individuels.
Vous souhaitez voir le lien avec un métier ?
Découvrez l’essai en équipe prévu ↗Quelles informations sur les salariés peut-on saisir dans un outil d’IA ?
Moins qu’on ne le pense. Les dossiers du personnel contiennent des données personnelles, dont certaines, comme celles relatives à la santé, à l’origine ethnique ou à l’appartenance syndicale, sont considérées comme particulièrement sensibles par la législation sur la protection des données dans de nombreux pays. La possibilité de saisir certaines de ces données dans un outil donné dépend de votre base juridique, des conditions du fournisseur pour l’offre concernée, du lieu de traitement des données et de votre propre politique.
Une règle pratique pour la plupart des équipes RH : rédigez à partir des politiques internes et des modèles, pas des dossiers du personnel. Si une tâche nécessite réellement des données personnelles, par exemple pour résumer un dossier de réclamation, faites-en une décision à soumettre au responsable de la protection des données de votre organisation, et non un raccourci à prendre en cours de tâche. Supprimer un nom ne suffit pas à rendre des informations anonymes.
Comment les équipes RH devraient-elles vérifier les politiques et les consignes rédigées par l’IA ?
Comparez le brouillon au document source, puis vérifiez-le au regard de la loi et de ses effets sur les personnes concernées. Les points ci-dessous constituent une première liste de vérification et ne remplacent pas l’examen professionnel des politiques ayant des effets juridiques.
Concordance avec la source
Chaque droit, règle d’éligibilité, nombre de jours et délai de préavis correspond à la politique approuvée.
Juridiction
Le brouillon ne reprend pas de règles d’un autre pays. Les outils d’IA se réfèrent souvent par défaut au droit du travail d’un pays donné.
Aucun ajout
Aucun nouvel avantage, engagement ou procédure non approuvé par l’organisation n’apparaît.
Un langage clair et équitable
La formulation est claire, inclusive et ne présume ni du genre, ni de l’âge, ni de la structure familiale.
Autorité
Le résumé désigne la politique complète comme document de référence et indique à qui s’adresser.
Validation
Les politiques ayant une portée juridique sont transmises à la personne qui les examine habituellement, par exemple un conseiller en droit du travail.
Quels outils d’IA pour les ressources humaines une petite équipe devrait-elle envisager ?
Pour rédiger et résumer, l’assistant généraliste déjà approuvé par votre entreprise suffit généralement. De nombreux systèmes d’information des ressources humaines proposent désormais des fonctionnalités d’IA pour répondre aux questions sur les règles internes ou rédiger des documents. Elles peuvent être pratiques, mais demandez au fournisseur quelles données la fonctionnalité consulte, si vos contenus servent à entraîner ses modèles, combien de temps ils sont conservés et qui peut voir les résultats.
Soyez particulièrement prudent avec les outils qui notent, classent ou surveillent les salariés. Ils ne se limitent plus à l’aide à la rédaction : ils interviennent dans des décisions concernant des personnes, ce qui soulève les questions juridiques et d’équité évoquées plus haut.
Quand l’IA n’est-elle pas adaptée aux tâches des ressources humaines ?
L’IA n’est pas le bon outil pour les conversations sensibles, les enquêtes et tout message dont le ton pourrait être interprété comme la position de l’organisation à l’égard d’une personne. Une lettre générée au sujet d’un problème de performance peut sembler raisonnable tout en étant inadaptée à la personne concernée et à son parcours.
Ce n’est pas non plus le bon outil lorsqu’aucune source approuvée n’est disponible. Demander à un assistant généraliste quels devraient être vos droits à congé ou vos délais de préavis produit une réponse plausible, pas votre politique interne ni le droit qui vous est applicable.
Quel rôle les RH jouent-elles dans la formation à l’IA des autres équipes ?
Dans de nombreuses petites entreprises, les ressources humaines pilotent le déploiement de l’IA : il est donc utile qu’elles commencent par pratiquer. On leur demande souvent de rédiger les règles d’utilisation acceptable, de planifier la formation et de répondre aux questions du personnel. Pour les organisations concernées par l’EU AI Act, l’article 4 demande aux fournisseurs et aux déployeurs de systèmes d’IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leur personnel, en tenant compte de ses connaissances et du contexte d’utilisation.
Tosheo.ai est conçu pour accompagner ce travail avec un parcours RH prévu, des parcours métier pour le reste de l’équipe et une vue de la progression des compétences pour le responsable, sans affichage des historiques de conversation. Le développement n’a pas encore commencé : considérez donc cela comme le périmètre prévu. Si vous n’avez pas encore de politique d’utilisation de l’IA, le guide sur ce sujet accessible ci-dessous constitue une meilleure première étape.