Tóm lại, bạn nên làm gì khi tỷ lệ sử dụng thấp?
Hãy coi mức sử dụng thấp là dấu hiệu có một vài nguyên nhân phổ biến: mọi người không biết dùng công cụ để làm gì, không chắc được phép dán thông tin gì vào, đã thử một lần nhưng nhận được câu trả lời kém, hoặc không có thời gian. Mỗi nguyên nhân cần cách khắc phục khác nhau, vì vậy hãy xác định nguyên nhân trước.
Với hầu hết các nhóm nhỏ, cách làm thiết thực có phạm vi hẹp: chọn một nhiệm vụ thực tế, có tính lặp lại cho mỗi vai trò, đưa ra một ví dụ tốt, cho mọi người thực hành kèm phản hồi và tạo thói quen trao đổi về những cách làm hiệu quả. Chỉ khuyến khích chung chung rằng hãy "dùng AI nhiều hơn" hiếm khi làm thay đổi hành vi.
Đo lường
Dùng báo cáo quản trị do công cụ cung cấp để kiểm tra ai có quyền truy cập và ai thực sự sử dụng.
Hỏi
Dành mười phút trao đổi với ba hoặc bốn người, hỏi xem điều gì đang cản trở họ.
Làm rõ
Ban hành quy định dài một trang về các công cụ được phép sử dụng và những thông tin không được đưa vào.
Thu hẹp
Với mỗi vai trò, chọn một nhiệm vụ hằng tuần mà công cụ có thể hỗ trợ và có mức rủi ro thấp.
Thực hành
Các buổi học ngắn với tiêu chuẩn rõ ràng và người quản lý rà soát kết quả.
Làm thế nào để biết ai đang thực sự sử dụng công cụ?
Bắt đầu với báo cáo sử dụng do nhà cung cấp cung cấp thay vì phỏng đoán. Tài liệu của Microsoft về báo cáo sử dụng Microsoft Copilot, đề ngày 14 tháng 7 năm 2026, mô tả số người dùng đã được bật tính năng, số người dùng hoạt động và tỷ lệ người dùng hoạt động, có thể xem theo khoảng 7, 28, 90 hoặc 180 ngày, cùng với mức độ sử dụng theo từng ứng dụng và ngày hoạt động gần nhất của từng người dùng. Tài liệu lưu ý rằng thông tin chi tiết về từng người dùng được ẩn theo mặc định.
Dùng số liệu để tìm ra các xu hướng, chẳng hạn cả nhóm không có hoạt động nào, thay vì nhắm vào từng cá nhân. Số lượt hoạt động chỉ cho thấy một người đã gửi câu lệnh, chứ không cho biết kết quả có tốt hay không. Vì vậy, đây là điểm khởi đầu cho cuộc trao đổi, không phải thước đo kỹ năng.
Vì sao mọi người không sử dụng công cụ AI được cấp?
Những lý do thường gặp đều rất thực tế. Mọi người không thấy công cụ giúp được nhiệm vụ nào của mình. Họ lo vi phạm quy định vì không ai nói rõ điều gì được phép. Lần thử đầu tiên, thường với một câu lệnh ngắn và mơ hồ, tạo ra văn bản chung chung nên họ kết luận công cụ không hữu ích. Hoặc công cụ nằm ở nơi họ không làm việc.
Có những do dự là hợp lý. Một người tuyển dụng chưa rõ liệu có được dán hồ sơ ứng viên vào công cụ trò chuyện hay không thì việc chờ đến khi có câu trả lời là đúng. Giải quyết vấn đề đó là việc của chính sách, không phải việc tạo động lực.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Một cách khắc phục trong thực tế sẽ như thế nào?
Brightwell Lettings, một công ty môi giới bất động sản giả định có 30 nhân viên, đã mua giấy phép Copilot cho tất cả mọi người nhưng chỉ thấy một nhóm sử dụng. Qua những cuộc trao đổi ngắn, công ty nhận ra các nhân viên phụ trách cho thuê không biết liệu có được dùng thông tin người thuê hay không, và đã thử các câu lệnh chỉ có một dòng, tạo ra những mô tả bất động sản nhạt nhẽo.
Người quản lý văn phòng ban hành quy định dài một trang: không đưa dữ liệu cá nhân của người thuê vào câu lệnh; chỉ lấy thông tin về bất động sản từ phiếu thông tin niêm yết. Sau đó, các nhân viên môi giới thực hành một nhiệm vụ: chuyển phiếu thông tin niêm yết thành bản nháp mô tả. Một câu lệnh sơ sài là "viết mô tả bất động sản". Phiên bản được thực hành là "Chỉ sử dụng các thông tin bên dưới, viết mô tả dài 120 từ dành cho người trẻ đi làm. Không đề cập bất kỳ điều gì không có trong danh sách. Đánh dấu mọi thông tin bạn chưa chắc chắn." Sau đó, nhân viên môi giới đối chiếu từng thông tin với phiếu trước khi sử dụng. Một nhiệm vụ cụ thể, được cho phép và có kiểm tra đã tạo lý do để nhóm mở công cụ mỗi tuần.
Các nhà cung cấp đã công bố những tài liệu hỗ trợ nào để đưa công cụ vào sử dụng?
Các nhà cung cấp có những tài liệu hướng dẫn triển khai đáng dùng trước khi bạn trả tiền cho bất kỳ thứ gì khác. Trung tâm hướng dẫn triển khai Copilot của Microsoft, được kiểm tra vào ngày 16 tháng 10 năm 2026, trình bày các giai đoạn từ chuẩn bị đến cải thiện, đồng thời gợi ý xác định những người nòng cốt về Copilot để hỗ trợ đồng nghiệp, xây dựng cộng đồng và bắt đầu với các tình huống gắn với mục tiêu của nhóm. Trung tâm này cũng cung cấp thư viện câu lệnh và các mẫu tài liệu triển khai.
Tài liệu đó hữu ích nhất về công cụ và cách triển khai. Điều mà một nhóm nhỏ thường vẫn cần là thực hành trên chính nhiệm vụ của mình, có người kiểm tra xem đầu ra có chính xác và phù hợp hay không.
Tosheo.ai phù hợp với những nhu cầu nào?
Tosheo.ai đang được phát triển cho bước thực hành: các bài học theo từng vai trò kết thúc bằng nhiệm vụ thực tế trong công cụ nhóm bạn sử dụng, bao gồm Copilot và ChatGPT, được chấm theo bảng tiêu chí công khai. Dự kiến người quản lý sẽ thấy tiến bộ về kỹ năng và mức độ hoàn thành, không thấy nhật ký trò chuyện nguyên gốc, và người học không hoạt động sẽ nhận lời nhắc. Sản phẩm không thay thế báo cáo sử dụng hay chính sách của bạn.
Khi nào Tosheo.ai không phải là giải pháp?
Nếu nguyên nhân nằm ở quyền truy cập, giấy phép sử dụng hoặc việc công cụ không hoạt động trong hệ thống của bạn, đó là việc của bộ phận công nghệ thông tin. Nếu nguyên nhân là một quy định chưa rõ, hãy viết quy định trước. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay trong luồng công việc trên Teams hoặc qua tiện ích mở rộng trình duyệt, những tính năng đó không được bao gồm khi ra mắt, và các chương trình hỗ trợ triển khai sử dụng của nhà cung cấp có thể phù hợp hơn với bạn.
Nguồn và phạm vi
Microsoft Learn, báo cáo sử dụng Microsoft Copilot, 14 July 2026 ↗