業務運営チーム向けAI研修

業務担当者はAIを使って手順書の下書きをどう作れますか？

実際のメモをアシスタントに渡し、構成を整理した下書きを作るよう依頼してください。不足している情報は補わず、一覧にするよう求めます。従業員40人の架空の店舗内装会社「ノースゲート・フィクスチャーズ」を例に、具体的に見てみます。提供するメモには、現場責任者が配送を予約する手順が書かれています。仕入先に電話し、現場に荷下ろしスペースがあることを確認し、現場の連絡担当者にメールを送り、共有の管理表に予約を記録するという手順です。

プロンプト："このメモを、新任の現場責任者向けの番号付き手順書にしてください。メモにある手順だけを使ってください。手順が不明確な箇所や判断事項が抜けている箇所は、答えを作らず、最後に質問としてまとめてください。"

最後の指示を含まないプロンプトから作られた不十分な下書きには、「予約前にERPで経理チームの承認を得る」という手順と、24時間以内に配送を確定するという約束が追加されています。どちらもメモにはありません。文章が自然に読めるからこそ、作り出された手順がそのまま最終文書に残ってしまいます。

確認・修正後の下書きでは、実際の四つの手順を残し、最後に三つの質問を挙げています。現場責任者が不在の場合は誰が予約するのか、荷さばき場がない場合はどうするのか、一定額を超える予約には承認が必要か、という質問です。これらは業務プロセスの責任者に確認します。手順書が改善されたのは、アシスタントの推測がうまかったからではなく、不明点が見えるようになったからです。

業務運営チームがAIを使う際の主なリスクは何ですか？

主なリスクは過度な依存です。確認するより信じたほうが早いと感じ、流暢な出力をそのまま受け入れてしまうことです。NISTの生成AIプロファイルは、人間とAIのやり取りに伴うリスクとして、自動化バイアスと過度な依存を挙げています。また、自信に満ちた表現で示される虚偽の内容を「作話」として挙げています。

業務運営チームにとって、これは三つの常設ルールを意味します。意思決定に使う数値はすべて再計算してください。手順の各工程は、出典または責任者をたどれるようにしてください。会社が承認していないツールには、仕入先、従業員、顧客の情報を入力しないでください。

業務運営チームは最初に何を練習すべきですか？

誰かが確認方法をすでに理解している文書から始め、次に数値、その後に実務へと進みましょう。以下の順序は提案であり、測定によって得られた結果ではありません。