AIを使った業務フローとは何ですか？
AIワークフローとは、繰り返し行う業務の手順を文書にしたもので、AIツールが1つ以上の工程を担い、確認を含む残りの工程を人が担います。『毎週月曜日に、先週のサポート問い合わせを貼り付け、保存済みのプロンプトで主な傾向を抽出し、各傾向を3件の問い合わせ例と照合してから、要約をチームに投稿する』はAIワークフローです。『ChatGPTをサポート業務に活用する』はAIワークフローではありません。
この用語は、アプリ間でデータを受け渡し、人が介在せずにAIモデルを呼び出すソフトウェアによる自動化にも使われます。それには価値がある場合もありますが、異なるリスクを伴う別の取り組みです。このページでは、多くのチームがまず必要とする、コードを使わず、実行のたびに人が確認する方法を扱います。手作業のワークフローを数週間安定して運用すれば、安全に自動化できる部分があるかどうか判断できるようになります。
適切なAI業務フローには何が含まれますか？
適切なAI業務フローでは、開始条件、入力情報、プロンプト、確認、承認、成果物の6つを明確にします。そのどれか1つでも特定の人の頭の中にしかなければ、その人が休暇を取った途端に業務フローは機能しなくなります。
きっかけ
業務を実行するタイミングです。毎週月曜日、新しい仕入先との契約書が届いたとき、問い合わせが上位の担当者に引き継がれたときなどです。
入力情報
入力する資料と、事前に削除すべき情報を具体的に示します。「問い合わせ本文のみ。顧客名は[顧客]に置き換える」なら具体的ですが、「問い合わせ」だけでは不十分です。
プロンプト
役割、読み手、形式、および「資料にある事実だけを使い、不足している情報は[要確認]と示す」などのルールを含めた、保存済みのプロンプト。
確認
レビュー担当者が何をどのように検証するかです。事実は出典と照合し、数値は再計算し、約束した内容は規定と照合し、文面は声に出して読んで語調を確認します。
最終承認
出力が使用に適しているかを誰が判断し、適していない場合にどう対応するかを決めます。
出力
次に担当する人が何を受け取るか分かるよう、完成した成果物の提出先と形式を明確にします。
AIを使った業務フローを段階的に構築するにはどうすればよいですか？
ツールの機能一覧ではなく、すでに手作業でうまくできている業務を基に業務フローを作ってください。まず手作業で行うと、よい成果がどのようなものか分かります。それが、AIを使う場合にも満たすべき基準になります。
1. 繰り返し行う作業を1つ選ぶ
毎週または毎日行う業務で、元になる資料と確認担当者があり、誤りを社内で発見できるものを選びます。
2. 現在の進め方を書き出します
手順、入力情報、確認する内容を列挙してください。これがワークフローの骨組みになります。
3. AIが下書きできる工程に印を付けます
通常は、初稿の作成、要約、情報の抽出です。判断が必要な工程は人が担当してください。
4. プロンプトを作成して試します
正しい答えが分かっている過去の事例3件で試します。下書きに必要な修正がわずかになるまで、プロンプトを調整します。
5. 確認方法を書き出します
テスト中に修正した内容を、短いチェックリストにまとめてください。テストで見つかった誤りは、毎回確認すべき項目です。
6. 別の人に引き継ぎます
文書に書かれた内容だけを頼りに実行してもらうよう、同僚に依頼します。同僚から出る質問は、どれも文書で説明が不足している箇所を示しています。
7. 1か月後に見直します
いくつかの出力、確認担当者による修正、問題になりかけた事例を確認します。そのうえで、業務手順を維持するか、変更するか、廃止するかを決めます。
実際のAI業務フローは、どのようなものですか？
Northgate Lettingsは、従業員30人の架空の賃貸仲介・管理会社です。物件管理担当者は、金曜日の午後に、修繕の進捗を物件オーナーに伝えるメールを書いています。同社はこの作業をワークフローにします。実行のタイミング：毎週金曜日。入力：保守管理システムからコピーした、一つの物件に関するその週の修繕記録です。入居者名は[入居者]に置き換えます。プロンプト：'物件オーナーに向けて、事実に基づく短い進捗報告を書いてください。以下の記録だけを使ってください。各修繕について、報告された内容、実施済みの対応、次に行うことを記載してください。費用、日付、業者名が記録にない場合は、[要確認]と書いてください。会社に代わって謝罪したり、完了日を約束したりしないでください。'
最初の試行で、ルールの重要性が分かります。ルールがない場合、下書きはある家主に、誰も確認していないのにボイラーは「来週前半に修理が完了します」と伝え、修理費を「約£150」と見積もっていました。ルールを適用すると、下書きには「技術者の訪問予約済み、完了日［要確認］」と記載され、費用は含まれません。確認項目は三点です。すべての日付と費用が記録にあること、業者が確認していないことを約束していないこと、家主の氏名と物件の住所はAIツールには入力せず、管理会社のメールシステム内で追加することです。
定例の情報更新は物件管理担当者が最終承認し、代理店の承認限度額を超える修繕は支店長が最終承認します。業務手順は一ページにまとめられ、共有ドライブに保存されています。新任の物件管理担当者は、着任二週目にその文書だけを見て正しく進められました。重要なのは、このように実際に使えるかどうかです。
職種とのつながりを確認してみませんか？
計画中のチーム向けトライアルを見る ↗どのAI業務フローにも人による確認が必要なのはなぜですか？
ツールはときに自信を持って誤りを述べ、毎週同じ手順を使う人は徐々に確認しなくなるからです。NISTの生成AIプロファイルは、自信を持って述べられているものの誤っている、または事実ではない内容を生成する「作話」と、自動化されたシステムを過度に信頼する「自動化バイアス」を説明し、後者は他のリスクを悪化させる可能性があるとしています。確認内容を文書化することで、両方に対処できます。確認担当者が何を見るべきかを具体的に示し、確認が任意の作業にならないようにします。
毎回実施できるよう、確認は短くしてください。誰も最後まで確認しない長いリストより、3つか4つの具体的な質問の方が役立ちます。確認にかかる時間が手作業で業務を行う時間を上回るなら、その手順では何も節約できていないため、見直すか廃止する必要があります。
AIによる業務自動化に最も適したツールはどれですか？
あらゆる場面で最適なツールはありません。多くのチームは、手作業の業務手順で有効性を確かめるまで、ツールを選ぶべきではありません。自動化プラットフォームはアプリを連携させ、決まった時刻にAIモデルを呼び出せるため、コピーと貼り付けの手間がなくなります。一方で、人が出力を読む自然な区切りもなくなります。自動化する場合は、顧客に何かを送る前の確認工程を残し、プラットフォームが処理中のデータをどこに保存するかを確認してください。
自動化に向いているのは、入力が構造化され、出力先が社内で、誤りを低いコストで元に戻せる場合です。例えば、受信メールにタグを付けて担当者に振り分ける作業です。人が事前に確認せずにメッセージを送信したり、記録を変更したり、判断を下したりする用途には向いていません。
AIを組み込んだ業務フローが適していないのは、どのような場合ですか？
めったにない作業、承認済みのツールにも入力できないほど機密性の高い情報を扱う作業、ひな形で済む作業では、AIを使う工程を省いてください。毎回2か所だけを変更する定型文書に必要なのは、AIモデルではなく差し込み印刷です。勤務成績に関する懸念など、特定の人について判断する必要がある作業は、人が担当すべきです。
また、確認担当者が毎回一から書き直すような出力を生み続けるワークフローは、使用をやめてください。それは失敗ではなく、有益な情報です。
AIを使った業務フローを適切に運用するには、どのように学べばよいですか？
実務で結果が問われる前に、現実的な事例で試し、フィードバックを受けることで身に付けます。プロンプトの作成と同じくらい、確認の練習も行ってください。架空の日付や、元の資料にない費用などの誤りを意図的に入れた下書きを渡し、見抜けるかを確かめます。プロンプトテンプレートのガイドでは、プロンプト作成に繰り返し使える構成を紹介しています。
Tosheo.aiは、このような練習を中心に開発を進めています。予定している練習シナリオは、現実的な業務場面で受講者がAIを使い、何を、なぜ変更したかを説明するロールプレイです。明示された採点基準に沿って評価します。まだ開発前の段階で、予定価格は料金ページに掲載しています。