Comment appliquer l’IA à la gestion de projet ?
L’IA est utile chaque fois qu’un chef de projet transforme des éléments désordonnés en un document structuré qui sera ensuite vérifié par une personne. Cela couvre une grande partie du métier : notes, registres de suivi, rapports, plans et messages. Elle est beaucoup moins utile pour les tâches qui reposent sur la connaissance des personnes, des rapports de pouvoir et des contraintes réelles de l’organisation.
Voici les tâches pour lesquelles un assistant généraliste comme ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot peut vous aider aujourd’hui, à partir de textes que vous collez ou de fichiers que votre entreprise vous autorise à partager :
Des notes de réunion au registre des actions
Extrayez les décisions, les actions et les questions en suspens à partir de notes ou d’une transcription, en indiquant un responsable et une date uniquement lorsque les notes les mentionnent explicitement.
Première version du rapport d’avancement
Transformez le registre des actions et la liste des jalons en un rapport destiné à un public précis, en reprenant le statut rouge, orange ou vert que vous avez déjà défini.
Examen des risques et des dépendances
Demandez à l’assistant de remettre un plan en question : quelles tâches dépendent d’un élément extérieur à l’équipe, que se passe-t-il si un fournisseur prend du retard, quelles hypothèses n’ont pas été vérifiées.
Première ébauche de décomposition du travail
Ébauchez un découpage des tâches pour un type de projet que vous connaissez mal, puis corrigez-le avec les personnes qui réaliseront le travail.
Résumé de la demande de modification
Résumer le contenu d’une demande de modification et lister les questions qu’elle soulève concernant le périmètre, le coût et le calendrier, sans trancher les réponses.
Messages aux parties prenantes
Reformulez le même point d’avancement pour un commanditaire, une équipe de réalisation et un client, en conservant exactement les mêmes faits.
Synthèse des enseignements tirés
Regroupez les commentaires de rétrospective par thème, en conservant les liens vers les commentaires d’origine pour qu’aucun point de vue ne soit perdu ou reformulé.
Quels problèmes surviennent lorsque l’IA transforme des notes de réunion en actions à mener ?
La défaillance la plus fréquente est que l’assistant comble les lacunes. Les notes restent vagues sur la personne qui doit agir et sur l’échéance, et un modèle auquel on demande un relevé d’actions bien structuré fournira souvent un responsable et une date plausibles. Le relevé semble alors complet, alors que la réunion n’a pas permis de tout préciser.
Un exemple fictif. Harbour Lane Studio, une petite agence de design, déménage ses bureaux. Le chef de projet colle ces notes : 'Bail signé, remise des clés le 3 mars. Quelqu’un doit relancer l’entreprise de déménagement pour le devis. Priya pense qu’il faut un électricien pour la baie serveur. Date de bascule informatique non fixée. Budget du mobilier toujours en attente auprès de la direction.'
La consigne : 'Transformez ces notes en tableau de suivi des actions avec des colonnes pour l’action, le responsable, l’échéance et le statut. Indiquez « à confirmer » pour le responsable ou la date, sauf si les notes les précisent. Regroupez séparément les points non tranchés sous forme de questions ouvertes.' Sans la deuxième phrase, le premier jet ci-dessous est le genre de résultat que vous obtenez.
| À partir des notes | Brouillon d’IA approximatif | Journal vérifié |
|---|---|---|
| Il faut que quelqu’un relance l’entreprise de déménagement | Priya doit confirmer le devis de déménagement d’ici vendredi | Relancer pour le devis de déménagement. Responsable à confirmer. Date à confirmer |
| Priya pense que l’armoire nécessite l’intervention d’un électricien | Intervention d’un électricien réservée pour la baie serveur | Vérifier si l’intervention d’un électricien est nécessaire. Responsable : Priya doit se prononcer |
| Date de bascule informatique non convenue | Bascule informatique le 3 mars | Question en suspens : convenir de la date de bascule informatique |
| Budget mobilier toujours en attente de décision de la direction | Budget mobilier approuvé | Question en suspens : budget du mobilier à fixer par la direction |
Comment vérifier un relevé d’actions généré par l’IA avant de l’envoyer ?
Comparez le relevé aux notes, ligne par ligne, et posez une question pour chaque entrée : la source dit-elle cela ? Dans le brouillon approximatif, trois lignes sur quatre affirment quelque chose qui n’a jamais été convenu pendant la réunion. Priya s’est vu attribuer une tâche qu’elle n’a jamais acceptée, l’intervention d’un électricien a été « réservée » alors que quelqu’un n’avait fait qu’évoquer cette possibilité, et une date a été copiée de la ligne concernant les clés à celle concernant l’informatique parce que c’était la seule date présente dans les notes.
Une habitude utile consiste à demander à l’assistant de montrer sur quoi il s’appuie : 'Pour chaque action, citez la phrase des notes dont elle provient.' Toute action sans phrase citée est une invention. Cela ne rend pas le modèle fiable, mais accélère la vérification, et c’est toujours au chef de projet de lire les citations.
Le profil du NIST consacré à l’IA générative décrit deux risques qui se rejoignent dans cet exemple : l’hallucination, lorsqu’un contenu faux est énoncé avec assurance, et le biais d’automatisation, une confiance excessive dans les résultats automatisés. Un tableau bien présenté incite précisément à cette confiance.
Comment utilisez-vous l’IA pour un rapport d’avancement sans atténuer les mauvaises nouvelles ?
Définissez vous-même le statut, fournissez les faits à l’assistant et demandez-lui de ne modifier ni l’évaluation ni la formulation des risques. Les modèles ont tendance à employer un langage rassurant : un projet au statut orange peut donc sembler au vert dès le troisième paragraphe.
Une consigne efficace : 'Rédigez un point d’avancement d’une page pour le commanditaire du projet. Le statut global est ORANGE parce que le devis de déménagement est en retard et que la date d’intervention informatique n’est pas fixée. Ne modifiez pas le statut et ne présentez pas les risques de manière plus atténuée que je ne l’ai fait. Placez en tête les deux décisions que j’attends du commanditaire.' Vérifiez ensuite que les décisions figurent en tête, que le statut est inchangé et qu’aucun élément n’est devenu 'en bonne voie' alors qu’il ne l’est pas.
Vous souhaitez voir le lien avec un métier ?
Découvrez l’essai en équipe prévu ↗Quelles décisions liées au projet ne doivent pas être prises par l’IA ?
Tout ce qui engage l’organisation ou affecte des personnes à des tâches. Cela comprend le fait de convenir de dates avec un client, d’accepter un risque, d’approuver une demande de modification, de fixer un budget et de décider qui travaille sur quoi. L’IA peut présenter les options et leurs conséquences ; la décision et la responsabilité reviennent à une personne.
L’attribution de tâches à des personnes mérite une attention particulière. L’EU AI Act classe parmi les usages à haut risque de l’annexe III les systèmes d’IA destinés à attribuer des tâches en fonction du comportement individuel ou de caractéristiques personnelles, ou à surveiller et à évaluer les performances et le comportement de personnes au travail. Un chef de projet qui demande à un assistant conversationnel de rédiger un plan n’exploite pas un tel système. En revanche, fournir à un outil les données de performance des membres de l’équipe et lui demander qui devrait faire quoi se rapproche de ce type d’usage. Il s’agit d’informations générales, et non de conseils juridiques.
Les estimations se situent entre les deux. Un assistant peut proposer une fourchette pour une tâche que vous connaissez mal, mais il ne connaît ni le rythme de votre équipe, ni les habitudes de validation de votre client, ni les antécédents de votre fournisseur. Considérez son estimation comme une question à poser aux personnes qui disposent de ces informations.
Quel outil d’IA choisir pour la gestion de projet ?
Il n’y a pas de réponse unique, et nous n’avons ni testé ni classé les outils de gestion de projet. Il est utile de distinguer deux catégories. Les assistants généralistes comme ChatGPT, Claude, Gemini et Copilot travaillent sur les textes que vous leur fournissez. Les fonctions d’IA intégrées aux logiciels de gestion de projet travaillent sur les tâches, commentaires et dates qui y sont déjà enregistrés.
Choisissez en fonction de l’emplacement des informations du projet et de ce que votre entreprise autorise. Si le plan se trouve dans votre outil de gestion de projet et que celui-ci dispose d’une fonction d’IA approuvée, vous pouvez éviter les copier-coller. Si le travail part de notes, d’e-mails et de documents, un assistant généraliste suffit souvent. Dans les deux cas, les compétences présentées sur cette page sont les mêmes : fournir des informations claires, demander un résultat dont les sources sont vérifiables et vérifier avant tout envoi.
L’IA peut-elle remplacer un chef de projet ou rendre la certification PMP inutile ?
L’IA modifie le temps qu’un chef de projet consacre à la rédaction, mais les aspects du métier qui assurent la cohésion d’un projet, comme la négociation, les arbitrages, la remontée des problèmes et le maintien de l’engagement, ne sont pas des tâches rédactionnelles. Nous ne faisons pas de prédictions sur l’avenir de ce métier.
Concernant la certification : une certification en gestion de projet atteste de connaissances dans un ensemble de pratiques, et seul l’organisme qui la délivre peut préciser son évolution. Consultez le contenu actuel de l’examen et les consignes de cet organisme. Un certificat Tosheo.ai est différent : le certificat reconnu prévu atteste de la réalisation d’un parcours pratique d’IA au travail et de son évaluation ; ce n’est pas une qualification en gestion de projet.
Comment les chefs de projet devraient-ils s’exercer à utiliser l’IA ?
Utilisez vos propres documents antérieurs, après en avoir retiré tout élément sensible, afin de connaître déjà la bonne réponse.
Choisissez une réunion terminée
Prenez les notes d’une réunion dont vous vous rappelez les conclusions, supprimez les informations personnelles et celles concernant les clients, puis demandez une liste des actions à mener.
Signalez chaque invention
Surlignez chaque responsable, date ou décision qui ne figurait pas dans les notes. Vous verrez ainsi comment votre assistant comble les lacunes.
Reformuler la consigne
Ajoutez la consigne de marquer les éléments à confirmer et la demande « citez la ligne source », puis relancez. Comparez les deux historiques.
Rédiger un rapport d’avancement
Définissez vous-même le statut et vérifiez si le brouillon le conserve. Relevez toute formulation qui atténue un risque.
Définir ensemble les règles de l’équipe
Décidez quels documents du projet peuvent être utilisés dans chaque outil et imposez que tout registre rédigé par l’IA soit vérifié à partir de sa source avant d’être partagé.
Quand ce guide n’est-il pas la bonne réponse ?
Si vous devez choisir un logiciel de gestion de projet, établir des plannings avec nivellement des ressources, mener une analyse quantitative des risques ou préparer un examen officiel de gestion de projet, cherchez ailleurs : dans la documentation du fournisseur, auprès d’un spécialiste de la planification ou dans les supports de préparation de l’organisme certificateur.
Tosheo.ai est conçu pour apprendre aux personnes à utiliser des outils d’IA généralistes dans leur travail quotidien, au moyen de courtes leçons et de tâches pratiques notées. Les chefs de projet suivraient les parcours opérations ou généraliste prévus, ou un parcours personnalisé dans l’offre Croissance prévue. Le produit ne planifie pas vos projets, ne s’intègre pas aux logiciels de gestion de projet et ne délivre pas de certification en gestion de projet.
Sources et périmètre
NIST AI 600-1, Profil de l'intelligence artificielle générative, juillet 2024 ↗