Warum verändern die meisten Dashboards keine Entscheidungen?
Die meisten Kennzahlenübersichten scheitern daran, dass sie alles zeigen, was sich messen lässt. So erkennt niemand, welche Zahlen Handlungsbedarf anzeigen. Zudem fehlen vielen Diagrammen eine verantwortliche Person oder ein Zielwert, anhand dessen sich beurteilen ließe, ob eine Veränderung gut oder schlecht ist.
Stellen Sie sich ein fiktives gewerbliches Reinigungsunternehmen mit 45 Beschäftigten vor: Brightstep Facilities. Die Betriebsleiterin Amara übernimmt ein Dashboard mit 34 Diagrammen auf vier Registerkarten. In ihren Notizen aus der Montagsbesprechung steht: 'niemand schaut weiter als Registerkarte 1. Umsatzdiagramm monatlich, Beschwerdediagramm wöchentlich, nicht vergleichbar. drei verschiedene Definitionen für einen verlorenen Kunden. nirgends Zielwerte. Vertrieb fragte, warum die Auftragszahl gesunken ist, und niemand wusste, ob das schlecht war.' Sie möchte eine einzige Übersicht, anhand derer das Führungsteam jede Woche entscheidet, was zu tun ist.
Wie wählen Sie Schritt für Schritt KPI für ein Dashboard aus?
Gehen Sie bei der Auswahl der KPI von den Entscheidungen des Teams aus. Wählen Sie dann für jede Entscheidung die ein oder zwei Kennzahlen aus, die sie beeinflussen würden, und legen Sie jeweils eine verantwortliche Person, eine Definition und einen Zielwert fest. Die folgenden Schritte halten die Liste bewusst kurz.
1. Listen Sie die wiederkehrenden Entscheidungen auf
Bei Brightstep: Wie viele Reinigungskräfte müssen nächsten Monat eingeplant werden, welche Kunden benötigen einen Servicebesuch, worauf sollte sich der Vertrieb konzentrieren und lässt die Qualität nach?
2. Wählen Sie für jede Entscheidung eine Messgröße
Wählen Sie für jede Entscheidung die Kennzahl, die diese Entscheidung beeinflussen würde. Streben Sie insgesamt vier bis sieben KPI an. Alles, was keine Entscheidung unterstützt, gehört in einen Bericht, nicht auf die Kennzahlenübersicht.
3. Kombinieren Sie Früh- und Spätindikatoren
Nachlaufende Kennzahlen, etwa der Monatsumsatz oder verlorene Kunden, bestätigen, was bereits geschehen ist. Frühindikatoren, etwa die diese Woche versendeten Angebote oder ausgefallene Besuche, verändern sich früher und lassen Zeit zum Handeln. Jeder nachlaufenden KPI sollte mindestens ein Frühindikator zugeordnet sein.
4. Definieren Sie jeden KPI einmal
Halten Sie eine einheitliche Definition, die Datenquelle, die Aktualisierungshäufigkeit und die verantwortliche Person fest. 'Kunde verloren' bedeutet für alle: Ein Vertrag ist ausgelaufen und wurde innerhalb von 30 Tagen nicht verlängert.
5. Legen Sie einen Ziel- oder Schwellenwert fest
Eine Zahl ohne Zielwert sagt niemandem, ob Handlungsbedarf besteht. Ergänzen Sie jeden KPI um einen Zielwert und einen Warnschwellenwert.
Wie sollte ein KPI-Dashboard aufgebaut sein?
Ordnen Sie ein KPI-Dashboard so an, dass die wichtigsten Kennzahlen oben stehen, jeweils im Vergleich zum Zielwert und zur Vorperiode. Darunter folgen die Frühindikatoren, die diese Kennzahlen erklären. Details sollten mit nur einem Klick erreichbar sein. Verwenden Sie innerhalb einer Zeile denselben Zeitraum, damit die Zahlen vergleichbar sind.
Zeigen Sie das Datum der letzten Aktualisierung, die Datenquelle und einen kurzen Hinweis auf bekannte Einschränkungen an, zum Beispiel 'Beschwerden erst ab dem 3 November telefonisch erfasst'. Die Dashboard-Leitlinien der britischen Statistikaufsicht Office for Statistics Regulation für den öffentlichen Sektor empfehlen ähnliche Vorgehensweisen: klare Links zur Datenquelle, Angaben zu Stärken und Einschränkungen sowie einen angegebenen Aktualisierungsplan. Diese Vorgehensweisen eignen sich ebenso für Teams in der Privatwirtschaft. Prüfen Sie, dass ein Status nicht allein durch Farbe dargestellt wird, damit das Dashboard für alle lesbar bleibt.
Wie sieht eine schwache und eine verbesserte Auswahl an KPI aus?
Die schwache Version behält alle 34 Diagramme bei und ergänzt einen Reiter 'Die wichtigsten 10'. Im Montagsmeeting wird weiterhin darüber diskutiert, was die Zahlen bedeuten.
Die verbesserte Fassung zeigt sechs KPI auf einem Bildschirm. Obere Reihe, nachlaufende Kennzahlen: monatlich wiederkehrender Umsatz im Vergleich zum Ziel; in diesem Quartal verlorene Kunden. Zweite Reihe, vorauslaufende Kennzahlen: diese Woche versendete Angebote im Vergleich zum Ziel von 25; diese Woche ausgefallene oder verspätete Einsätze, Schwellenwert 3%; offene Beschwerden, die älter als fünf Tage sind; eingeplante Arbeitsstunden der Reinigungskräfte im Vergleich zu den für nächsten Monat gebuchten Stunden. Jede Kachel zeigt die Initialen der verantwortlichen Person und einen Link zu den Details. Als die Auftragszahl sank, konnte das Team erkennen, dass die Zahl der Angebote bereits drei Wochen zuvor wegen einer unbesetzten Vertriebsstelle zurückgegangen war – eine Ursache, gegen die es etwas tun konnte.
Wie erstellen und prüfen Sie mit KI Kommentare zu einem Dashboard?
Lassen Sie KI den kurzen schriftlichen Kommentar unter einem Dashboard entwerfen. Geben Sie ihr dafür die Zahlen, Definitionen und Zielwerte und bitten Sie sie, Veränderungen gegenüber dem Ziel und dem vorherigen Zeitraum zu beschreiben, ohne Ursachen zu erklären, die sie nicht erkennen kann. Prüfen Sie anschließend jede genannte Zahl anhand des Dashboards.
KI-Entwürfe ergänzen oft plausible Begründungen wie 'Der Umsatz sank aufgrund saisonaler Nachfrage', die niemand überprüft hat. Bitten Sie den Assistenten, jede Erklärung als Frage an die für den KPI verantwortliche Person zu kennzeichnen. Fügen Sie keine Kundennamen oder personenbezogenen Daten in ein Werkzeug ein, das Ihr Arbeitgeber nicht freigegeben hat. Summen und Definitionen reichen für die Erläuterungen aus.
Wie prüfen Sie, ob ein Dashboard seinen Zweck erfüllt?
Prüfen Sie ein Dashboard, indem Sie nach einem Monat fragen, welche Entscheidungen es verändert hat. Wenn ein KPI keine einzige Frage oder Handlung ausgelöst hat, ersetzen Sie ihn. Stellen Sie sicher, dass jede Kachel eine verantwortliche Person, eine Definition und einen Zielwert hat, dass die Zeiträume über alle Zeilen hinweg übereinstimmen und dass der KI-Kommentar keine Zahl oder Ursache enthält, die nicht auf dem Bildschirm zu sehen war.
Was sind häufige Fehler bei Dashboards und KPI?
Der häufigste Fehler ist, das zu messen, was sich leicht zählen lässt, statt das, was Entscheidungen unterstützt. Weitere Fehler: nur nachlaufende Kennzahlen nutzen, sodass Probleme zu spät sichtbar werden, um sie zu beheben; mehrere Definitionen desselben KPI; fehlende Zielwerte; Wochen- und Monatswerte in einer Zeile vermischen; und einen KPI so stark belohnen, dass Menschen die Zahl statt des Ergebnisses verbessern, etwa indem sie Beschwerden vorzeitig abschließen, um einen Zielwert zu erreichen.
Wo ist diese Lektion bei Tosheo.ai eingeordnet?
Diese Lektion gehört zur Kategorie Datenwissenschaft und Datenanalyse des Datenwissenschaftskurses und folgt auf die Lektion zu Korrelation und Kausalität. In der Praxisaufgabe bei Tosheo.ai reduzieren Sie eine überladene fiktive Übersichtsansicht auf eine entscheidungsorientierte Auswahl von KPI und verfassen mit KI-Unterstützung einen Kommentar. Die Rückmeldung anhand des Kriterienrasters prüft Ziele, Definitionen und unbelegte Aussagen über Ursachen. Das Angebot vermittelt berufliche Grundlagen für Analysten und Führungskräfte und ist kein Kurs zu einem bestimmten Produkt für Geschäftsdatenanalyse.