Wat maakt een Copilot-prompt goed?
Microsoft beschrijft vier onderdelen van een Copilot-prompt: het doel, de context, de bron en de verwachtingen. Alleen een duidelijk doel is vereist, maar de andere drie maken van een algemeen antwoord een antwoord dat u kunt gebruiken.
Het doel is wat u Copilot wilt laten doen. De context is waarom u dat nodig hebt en wie erbij betrokken is. De bron is de informatie waarop Copilot zich moet baseren, zoals een bijgevoegd bestand, een webpagina of uw zakelijke e-mails, chats en bestanden. De verwachtingen beschrijven de vorm of stijl van het antwoord. In een eigen voorbeeld van Microsoft worden doel, context en verwachtingen gecombineerd in één werkinstructie: een opzet voor een trainingshandleiding over timemanagement voor hybride medewerkers, op een vriendelijke toon.
Doel
Stel een antwoord op, vat een vergadering samen, maak een opzet voor een presentatie, herschrijf een alinea.
Context
De lezer, het doel en de beslissing die het resultaat ondersteunt.
Bron
Het specifieke bestand, de e-mailwisseling, de vergadering of het gesprek waarnaar rechtstreeks wordt verwezen.
Verwachtingen
Lengte, toon, structuur en wat moet worden gesignaleerd als de bron ergens niet op ingaat.
Hoe verwijst u Copilot naar het juiste bestand of de juiste e-mail?
Typ in Microsoft 365 Copilot Chat een schuine streep en begin de naam te typen van de persoon, het bestand, de vergadering of de e-mail waarnaar u wilt verwijzen. De bron op deze manier benoemen is betrouwbaarder dan deze omschrijven, omdat Copilot dan niet hoeft te raden welk document u bedoelt.
Welke bronnen u kunt gebruiken, hangt af van uw licentie en instellingen. Volgens de ondersteuningspagina van Microsoft kunt u met een Microsoft Copilot-licentie en ingeschakelde Work IQ verwijzen naar personen, bestanden, vergaderingen en e-mails; met uitgeschakelde Work IQ of zonder Microsoft Copilot-licentie kunt u alleen naar bestanden verwijzen. Werkt een prompt bij een collega wel, maar bij u niet? Controleer dit dan eerst. Microsoft merkt ook op dat latere delen van een prompt waarschijnlijk meer nadruk krijgen en raadt aan bronverwijzingen tegen het einde te plaatsen.
Wat zijn goede Copilot-prompts voor Outlook, Teams, Word en PowerPoint?
De onderstaande prompts zijn opgebouwd rond doel, context, bron en verwachtingen. Vervang de tekst tussen vierkante haken en gebruik de schuine streep om de genoemde bron in te voegen, voor zover uw licentie dit toestaat. Microsoft noemt vergelijkbare taken in zijn voorbeelden, waaronder het samenvatten van een Teams-vergadering, het schrijven van een kort bedankbericht in Outlook, het herschrijven van een alinea in Word en het maken van een presentatie.
Outlook: antwoorden op basis van een e-mailgesprek
Stel een antwoord op [gespreksreeks] op voor de contactpersoon bij de klant. Die heeft om een aangepaste planning gevraagd. Ik kan alleen deze datums bevestigen: [datums]. Houd het onder 120 woorden, beleefd en direct, en sluit af met één vraag. Geef aan waarop ik in de gespreksreeks nog niet heb geantwoord.
Outlook: bijwerken na verlof
Vat de e-mails van [persoon] over [project] van de afgelopen twee weken samen. Groepeer ze naar besluit, verzoek en informatie. Vermeld alles waarop ik nog moet antwoorden.
Teams: samenvatting van een vergadering
Vat [vergadering] samen voor een collega die er niet bij was. Vermeld besluiten, acties met verantwoordelijken en onbeantwoorde vragen. Als tijdens de vergadering geen verantwoordelijke is genoemd, schrijf dan niet vermeld.
Word: herschrijven voor een andere lezer
Herschrijf de geselecteerde alinea voor een financiële medewerker die het project nog niet kent. Houd alle cijfers en toezeggingen ongewijzigd. Gebruik eenvoudige zinnen en minder dan 100 woorden.
Word: een concept opstellen op basis van een bron
Stel met behulp van [bestand] een briefing van één pagina op over [onderwerp] voor het operationele team. Gebruik koppen voor achtergrond, voorstel en openstaande vragen. Voeg geen cijfers toe die niet in het bestand staan.
PowerPoint: opzet op basis van een document
Maak een opzet van zes dia's voor een projectstart op basis van [bestand]. Eén boodschap per dia, met sprekersnotities die aangeven welk onderdeel van het bestand elk punt onderbouwt.
Copilot Chat: bereid u voor op een vergadering
Gebruik [bestand] en [e-mailwisseling] om de vijf vragen op te sommen die [klant] waarschijnlijk zal stellen tijdens de bespreking van morgen, met bij elke vraag de feiten uit die bronnen die antwoord geven. Markeer elke vraag waarop de bronnen geen antwoord geven.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Hoe ziet een gecontroleerd Copilot-antwoord eruit?
Een beoordeeld antwoord is gecontroleerd aan de hand van de bronnen waarnaar Copilot is verwezen, want het gebruik van uw bestanden als basis maakt een antwoord nog niet correct. Microsoft zegt duidelijk dat antwoorden van Copilot onjuist kunnen zijn en moeten worden beoordeeld en gevalideerd.
Neem Northgate Systems, een fictief softwarebedrijf met 60 medewerkers. Een teamleider klantensucces gebruikte de prompt voor een Teams-samenvatting bij een gesprek over contractverlenging. In de samenvatting van Copilot stond dat de klant akkoord was gegaan met een verlenging van twee jaar en dat Priya het contract zou sturen. Uit het transcript van het gesprek bleek dat de klant had gezegd een looptijd van twee jaar te willen overwegen als de prijs werd bevestigd, en dat Priya had aangeboden een prijsoverzicht te sturen, geen contract.
De gecontroleerde samenvatting luidt: de klant overweegt een verlenging van twee jaar, onder voorbehoud van bevestigde prijzen; Priya stuurt een prijsoverzicht; er is nog geen besluit over de looptijd. De prompt vroeg om openstaande vragen, waardoor de leemte zichtbaar werd: de oorspronkelijke samenvatting bevatte er geen, en een gesprek over verlenging zonder openstaande vragen was het signaal om te controleren.
Hoe verbetert u een antwoord van Copilot dat de plank missloeg?
Verfijn het resultaat met een gerichte vervolginstructie in plaats van opnieuw te beginnen. Microsoft merkt op dat het eerste resultaat vaak niet het definitieve of beste resultaat is en dat u rekening moet houden met meerdere rondes van vragen en antwoorden.
Microsoft raadt ook aan om Copilot te vertellen wat het moet doen in plaats van wat het niet moet doen. Schrijf houd het bij drie opsommingstekens in plaats van maak het niet te lang. Schrijf vermeld alleen acties waarmee iemand tijdens de vergadering expliciet heeft ingestemd in plaats van verzin geen acties. Positieve instructies geven Copilot een doel en bieden u een duidelijkere norm om het resultaat aan te toetsen.
Kunt u instructies voor Copilot opslaan en hergebruiken?
Ja. Met Microsoft 365 Copilot kunt u een prompt opslaan nadat deze succesvol is uitgevoerd: beweeg de muisaanwijzer over de prompt, selecteer de bladwijzer en kies voor opslaan. Opgeslagen prompts zijn alleen voor u zichtbaar. Prompts die Microsoft selecteert, zijn zichtbaar voor iedereen in uw organisatie.
Verwijder voordat u een prompt opslaat voor hergebruik alles wat specifiek is voor één situatie, zoals een datum of de naam van een klant, en vervang het door een leeg invulveld tussen vierkante haken. De gids over promptsjablonen legt uit hoe u een kleine gedeelde bibliotheek actueel houdt, wie ervoor verantwoordelijk is en hoe vaak die wordt gecontroleerd.
Wanneer zijn Copilot-prompts niet de oplossing?
Betere prompts helpen niet als Copilot niet bij de bron kan, als de bron zelf onjuist of verouderd is, of als uw team wel de licentie heeft maar niet gewend is die te gebruiken. Weinig gebruik na de invoering is meestal een kwestie van oefening en vertrouwen, niet van formulering.
Voor vragen over de werking van een specifieke Copilot-functie in uw tenant zijn de eigen ondersteunings- en Learn-pagina’s van Microsoft een betere bron, omdat functies en licentieregels veranderen. Deze pagina behandelt gewoonten bij het schrijven van prompts die ook na zulke wijzigingen nuttig blijven. Raadpleeg de trainingsgids voor Copilot voor een gestructureerde invoering binnen uw team.
Tosheo.ai is bedoeld om teams te ondersteunen die Copilot naast andere assistenten gebruiken, met functiegerichte lessen die eindigen met een praktische opdracht in de tool die het team gebruikt, beoordeeld aan de hand van zichtbare beoordelingscriteria. Het product is nog niet gebouwd. Het bevat geen bot voor Microsoft Teams of browserextensie en is geen vervanging voor de beheerderstraining van Microsoft.