Wat moet u kort gezegd doen als AI weinig wordt gebruikt?
Beschouw weinig gebruik als een symptoom met een paar veelvoorkomende oorzaken: mensen weten niet waarvoor ze de tool kunnen gebruiken, twijfelen over wat ze mogen invoeren, hebben de tool één keer geprobeerd en een slecht antwoord gekregen, of hebben geen tijd. Elke oorzaak vraagt om een andere oplossing, dus stel eerst vast wat er speelt.
Voor de meeste kleine teams is het praktische antwoord gericht: kies per functie één echte, terugkerende taak, laat een goed voorbeeld zien, laat mensen oefenen met feedback en maak het normaal om te bespreken wat werkte. Een algemene aansporing om "meer AI te gebruiken" verandert op zichzelf zelden het gedrag.
Meten
Controleer wie toegang heeft en wie de tool daadwerkelijk gebruikt aan de hand van het beheerrapport van uw tool.
Vraag
Neem tien minuten de tijd om drie of vier mensen te vragen wat hen tegenhoudt.
Verduidelijk
Publiceer op één pagina welke hulpmiddelen zijn goedgekeurd en welke informatie niet mag worden ingevoerd.
Beperk
Kies per functie één wekelijkse taak waarbij de tool helpt en het risico laag is.
Oefenen
Korte sessies met een zichtbare norm en een leidinggevende die het resultaat beoordeelt.
Hoe ziet u wie het hulpmiddel daadwerkelijk gebruikt?
Begin met het gebruiksrapport van uw leverancier in plaats van te gokken. De documentatie van Microsoft voor het gebruiksrapport van Microsoft Copilot, gedateerd 14 July 2026, beschrijft gebruikers voor wie de dienst is ingeschakeld, actieve gebruikers en het percentage actieve gebruikers, te bekijken over 7, 28, 90 of 180 dagen. Daarnaast bevat het rapport het gebruik per toepassing en de datum van de laatste activiteit per gebruiker. Er staat bij dat gebruikersspecifieke gegevens standaard verborgen zijn.
Gebruik de cijfers om patronen te herkennen, zoals een heel team zonder activiteit, en niet om individuele medewerkers eruit te pikken. Activiteitscijfers laten zien dat iemand instructies heeft ingevoerd, niet dat het resultaat goed was. Ze zijn dus een startpunt voor een gesprek, geen maatstaf voor vaardigheid.
Waarom gebruiken mensen een AI-tool niet die ze tot hun beschikking hebben gekregen?
De gebruikelijke redenen zijn praktisch. Mensen zien niet bij welke taken de tool hen helpt. Ze zijn bang een regel te overtreden omdat niemand heeft gezegd wat is toegestaan. Hun eerste poging, vaak met een korte, vage prompt, leverde algemene tekst op en ze concludeerden dat de tool niet nuttig was. Of de tool staat op een plek waar ze niet werken.
Enige terughoudendheid is verstandig. Een recruiter die niet zeker weet of cv's van kandidaten in een chattool mogen worden geplakt, doet er goed aan te wachten tot iemand daar antwoord op geeft. Dat vraagt om duidelijk beleid, niet om meer motivatie.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Hoe ziet een oplossing er in de praktijk uit?
Brightwell Lettings, een fictief verhuurmakelaarskantoor met 30 medewerkers, nam voor iedereen een Copilot-licentie, maar zag slechts in één team gebruik. Uit korte gesprekken bleek dat de verhuurmakelaars niet wisten of ze huurdersgegevens mochten gebruiken. Ook hadden ze instructies van één regel geprobeerd, die nietszeggende woningbeschrijvingen opleverden.
De officemanager publiceerde een regel van één pagina: geen persoonsgegevens van huurders in prompts en alleen woninggegevens uit het objectblad gebruiken. De verhuurmedewerkers oefenden vervolgens één taak: een objectblad omzetten in een conceptbeschrijving. Een zwakke prompt luidde "schrijf een woningbeschrijving". De geoefende versie luidde "Schrijf met uitsluitend de onderstaande feiten een beschrijving van 120 woorden voor jonge professionals. Noem niets wat niet in de lijst staat. Markeer elk feit waarover u twijfelt." De verhuurmedewerker controleerde vervolgens vóór gebruik elke bewering aan de hand van het objectblad. Eén concrete, toegestane en gecontroleerde taak gaf het team een reden om de tool elke week te openen.
Welke ondersteuning voor de invoering bieden leveranciers al aan?
Leveranciers publiceren materiaal over de invoering dat de moeite waard is om te gebruiken voordat u voor iets anders betaalt. Het informatiecentrum van Microsoft voor de invoering van Copilot, geraadpleegd op 16 October 2026, beschrijft fasen van voorbereiding tot verbetering. Het adviseert om Copilot-voortrekkers aan te wijzen die collega's helpen, een gebruikersgemeenschap op te bouwen en te beginnen met praktijksituaties die aansluiten op teamdoelen. Het biedt ook een verzameling voorbeeldprompts en sjablonen voor de introductie.
Dat materiaal is het sterkst als het gaat om de tool en de invoering ervan. Wat een klein team meestal nog nodig heeft, is oefenen met eigen taken, waarbij iemand controleert of de uitvoer correct en passend is.
Waar past Tosheo.ai?
Tosheo.ai wordt ontwikkeld voor de oefenstap: functiegerichte lessen die eindigen met een echte opdracht in de tool die uw team gebruikt, waaronder Copilot en ChatGPT, beoordeeld aan de hand van zichtbare beoordelingscriteria. Het is de bedoeling dat managers de ontwikkeling van vaardigheden en afgeronde lessen zien, niet de volledige chatgeschiedenissen. Ook zijn herinneringen voor inactieve deelnemers gepland. Het vervangt uw gebruiksrapport of uw beleid niet.
Wanneer is Tosheo.ai niet de oplossing?
Als de oorzaak ligt bij toegang, licenties of een tool die niet binnen uw systemen werkt, is dat een IT-taak. Als een ontbrekende regel de oorzaak is, stel die regel dan eerst op. Als u ondersteuning tijdens het werk in Teams of een browserextensie nodig hebt: die zijn bij de introductie niet inbegrepen. Adoptieprogramma's van aanbieders passen dan mogelijk beter bij u.
Bronnen en reikwijdte
Microsoft Learn, gebruiksrapport van Microsoft Copilot, 14 July 2026 ↗