Over welke Copilot beschikken uw medewerkers daadwerkelijk?
Zoek dit uit voordat u een training plant, want de gebruiksmogelijkheden verschillen. Microsoft beschrijft Copilot Chat als inbegrepen bij daarvoor in aanmerking komende Microsoft 365-abonnementen en stelt dat er geen Microsoft 365 Copilot-licentie nodig is om het te gebruiken. De betaalde aanvullende licentie geeft Copilot toegang tot meer informatie binnen de organisatie.
Microsoft heeft ook productnamen gewijzigd. In de documentatie staat dat Microsoft 365 Copilot nu Microsoft Copilot heet en Microsoft 365 Copilot Chat nu Microsoft Copilot Chat. Tijdens de overgang tonen sommige licenties en schermen nog de oude namen. Houd er rekening mee dat dit verwarrend is voor medewerkers en geef duidelijk aan welke variant uw bedrijf gebruikt.
Microsoft vat het gebruik van broncontext als volgt samen: Copilot Chat op het web of in de app werkt met internetbronnen, inhoud die de gebruiker aanlevert en ondersteunde appcontext; Copilot Chat in Outlook voegt daar het postvak, de agenda, vergaderingen, chats en een beperkte hoeveelheid gerelateerde inhoud aan toe; de versie met licentie redeneert over inhoud in Microsoft 365 via Microsoft Graph, Work IQ en semantische indexering. Een training die de versie met licentie demonstreert aan mensen die alleen Copilot Chat hebben, zorgt vanaf dag één voor frustratie.
| Ervaring | Waarmee het werkt, volgens Microsoft | Wat u als eerste moet trainen |
|---|---|---|
| Copilot Chat (web of app) | Internet, inhoud die de gebruiker plakt of uploadt, context uit ondersteunde apps | Duidelijke verzoeken, het juiste bestand uploaden, antwoorden op basis van webbronnen controleren |
| Copilot Chat in Outlook | Postvak IN, agenda, vergaderingen, chats en een beperkte hoeveelheid gerelateerde inhoud | E-mailwisselingen samenvatten, antwoorden opstellen, vergadergegevens opzoeken |
| Microsoft Copilot met licentie | Microsoft 365-inhoud waartoe de gebruiker toegang heeft, in verschillende apps | Samenvattingen van meerdere bronnen, taken in Word en Excel, controleren welke informatie Copilot heeft opgehaald |
Welke licenties zijn nodig voor Copilot?
Copilot Chat is inbegrepen bij daarvoor in aanmerking komende Microsoft 365-abonnementen; voor de uitgebreidere functionaliteit is een aanvullende licentie boven op een geschikt abonnement nodig. De licentiepagina van Microsoft vermeldt een Microsoft Copilot Business-optie voor zakelijke abonnementen, waaronder Microsoft 365 Business Basic, Business Standard en Business Premium, en een aanvullende Microsoft Copilot-licentie voor een langere lijst met abonnementen voor grote organisaties, eerstelijnsmedewerkers en apps.
Voor een klein bedrijf is de praktische vraag wie de uitbreiding als eerste nodig heeft. Mensen die veel werken met e-mails, vergaderingen en gedeelde documenten, zoals accountmanagers, projectleiders en operationele medewerkers, merken het verschil doorgaans eerder dan mensen die vooral nieuwe teksten schrijven. De licentie- en prijspagina’s van Microsoft vermelden de actuele prijzen; raadpleeg die rechtstreeks in plaats van af te gaan op een bedrag op de pagina van een opleider.
Wat moet u oplossen voordat de training begint?
Breng de toegangsrechten voor bestanden op orde voordat u iemand toegang geeft tot de betaalde versie. Microsoft stelt dat Copilot alleen organisatiegegevens toont waarvoor een gebruiker minimaal leesrechten heeft. Dat stelt gerust, maar is ook precies de reden om dit te controleren: als een spreadsheet met salarissen in een met iedereen gedeelde SharePoint-map staat, kan Copilot die gebruiken voor iedereen die de juiste vraag stelt.
Vraag de beheerder van Microsoft 365 om breed gedeelde sites en mappen, gevoeligheidslabels als u die gebruikt en gasttoegang te controleren. In de documentatie van Microsoft staat dat machtigingen die via functies zoals gedeelde Teams-kanalen aan mensen buiten de organisatie zijn verleend, ook van toepassing zijn. Microsoft stelt ook dat instructies, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden geraadpleegd, niet worden gebruikt om de basismodellen te trainen. Lees de privacypagina volledig voor informatie over bewaartermijnen en verwijdering.
Leg vervolgens de regels voor informatiegebruik vast in dezelfde duidelijke taal als bij elke andere AI-tool: wat mag, wat zorgvuldigheid vereist en wat niet mag worden ingevoerd. De gids voor beleid voor aanvaardbaar gebruik bevat hiervoor een sjabloon.
Waar kunnen medewerkers gratis een training in Copilot volgen?
Microsoft biedt veel gratis Copilot-training aan en is de aangewezen plek om het product zelf te leren gebruiken. Volgens Microsoft is Copilot Academy, toegankelijk via Viva Learning op het web of in Teams, beschikbaar voor Microsoft 365-gebruikers met een werk- of schoolaccount. Het bevat onderdelen zoals aan de slag gaan en geavanceerde prompttechnieken, leertrajecten voor Copilot in Excel, Word, PowerPoint, Teams en Outlook, en rolgerichte trajecten voor onder meer financiën, personeelszaken, marketing, bedrijfsvoering en verkoop.
Microsoft Learn heeft ook leertrajecten voor beginners, zoals AI-vaardigheid, met modules over generatieve AI, verantwoorde AI en aan de slag gaan met Microsoft Copilot. Let op bij zoekresultaten: sommige Microsoft Learn-trajecten met Copilot in de titel gaan over GitHub Copilot, een programmeerhulpmiddel, en niet over de Microsoft 365-assistent.
Voor degene die de invoering leidt, biedt de adoptiewebsite van Microsoft onder meer een draaiboek voor Copilot-ambassadeurs, een IT-checklist, e-mailsjablonen voor de introductie en de aftrap door het management, en een pakket hulpmiddelen voor een promptmarathon. Een klein bedrijf kan die structuur overnemen zonder een grootschalig programma op te zetten.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Hoeveel kost een Copilot-training?
Het eigen lesmateriaal van Microsoft kost niets, behalve de tijd van medewerkers. Cursussen onder begeleiding van een docent bij opleidingspartners zijn betaald. De prijzen verschillen per aanbieder, cursusvorm en land, dus vergelijk ze rechtstreeks. De grootste kostenpost is meestal de tijd die medewerkers eraan besteden. Daarom leveren korte sessies rond echte taken doorgaans meer op dan een algemene cursus van een hele dag.
Vraag elke betaalde aanbieder wat de sessie specifiek voor uw functies behandelt, of deelnemers oefenen in uw eigen omgeving of in een demonstratieomgeving, en hoe u achteraf kunt vaststellen of mensen het werk kunnen uitvoeren. Een cursuscertificaat toont deelname aan; het toont niet aan dat een financieel medewerker nu een door Copilot gegenereerde verklaring voor een afwijking kan controleren.
Hoe ziet functiegericht oefenen met Copilot eruit?
Rolgericht oefenen betekent dat iedereen een echte taak uit het eigen werk uitvoert in de beschikbare versie van Copilot en het resultaat vervolgens controleert. Hier volgt een voorbeeld van Calder and Co, een fictief accountantskantoor met 40 medewerkers dat Microsoft 365 Business Standard gebruikt en waar klantmanagers over de versie met licentie beschikken.
Zwak verzoek in Copilot Chat: "Vat samen wat er speelt bij klant Ashdown." Copilot gaf een samenvatting waarin eindejaarskwesties van vorig jaar en dit jaar door elkaar liepen, omdat beide reeksen e-mails dezelfde klant noemden.
Beter verzoek: "Vat uitsluitend e-mails en vergadernotities over Ashdown Bakery van de afgelopen vier weken samen. Maak een lijst van openstaande vragen van de klant, documenten waarop we nog wachten en eventuele genoemde deadlines. Vermeld bij elk punt de datum en de afzender, zodat ik het kan controleren." Het tweede antwoord vermeldde drie ontbrekende documenten met datums en afzenders.
De klantbeheerder opende elke genoemde e-mail, ontdekte dat één document wel degelijk in de inbox van een collega was binnengekomen en verwijderde het van de lijst. De gecontroleerde versie werd in het klantdossier opgenomen. De vaardigheid die wordt geoefend is niet alleen het schrijven van de prompt, maar ook controleren welke informatie Copilot heeft opgehaald en opmerken wat het niet kon zien.
Klantmanager
Vat de recente e-mails en gesprekken van een klant samen in openstaande punten en controleer elk punt aan de hand van de bron.
Bedrijfsvoering
Zet een samenvatting van een Teams-vergadering om in een actielijst met verantwoordelijken en datums en controleer vervolgens of de verantwoordelijken akkoord zijn.
Financiën
Vraag Copilot in Excel om een afwijking tussen twee maanden te verklaren en bereken deze vervolgens zelfstandig opnieuw.
Marketing
Stel in Word een campagnebriefing op op basis van een eerdere briefing en aantekeningen. Controleer vervolgens of de claims overeenkomen met de goedgekeurde boodschappen.
Hoe moet een klein bedrijf Copilot-training invoeren?
Begin de uitrol met een kleine groep, met een specifieke taak voor iedereen en een korte evaluatie na twee weken. De adoptierichtlijnen van Microsoft beschrijven het toewijzen van licenties aan een eerste groep, wat goed past bij een klein bedrijf: kies mensen van wie het werk er duidelijk baat bij heeft, train hen en breid daarna uit.
Houd elke week één korte sessie. Demonstreer in elke sessie één taak, laat medewerkers die op hun eigen werk uitproberen en sluit af door iedereen één wijziging in de uitvoer van Copilot te laten toelichten, met de reden daarvoor. Vraag in elk team een voortrekker om prompts die goed werkten en terugkerende problemen te verzamelen. Als na de eerste maand weinig mensen Copilot gebruiken, vindt u de gebruikelijke oorzaken op de informatiepagina over beperkt gebruik van Copilot.
Wanneer is dit soort training niet de juiste oplossing?
Als uw bedrijf geen Microsoft 365 gebruikt, of de meeste medewerkers in Google Workspace werken, is Copilot-training niet het juiste vertrekpunt; bekijk dan de Gemini-gids. Als u ontwikkelaarstraining voor GitHub Copilot nodig hebt, gaat het om een ander product met eigen leertrajecten op Microsoft Learn.
Als u vooral een technische implementatie nodig hebt, zoals het configureren van Copilot-agenten, preventie van gegevensverlies of instellingen voor de hele tenant, is dat beheerderswerk. De beheerdersdocumentatie van Microsoft en een gekwalificeerde partner zijn dan betere bronnen dan een opleidingsplan voor medewerkers. Personeelstraining volgt op de technische inrichting; ze vervangt die niet.
Hoe zou Tosheo.ai helpen bij Copilot-training?
Tosheo.ai wordt ontwikkeld om elke medewerker functiegericht te laten oefenen met de tools die het team gebruikt, waaronder Copilot. Het plan voor de introductie is dat een manager rollen en tools kiest. Elke deelnemer volgt korte lessen die eindigen met een opdracht in de echte tool, beoordeeld aan de hand van zichtbare beoordelingscriteria. Het is de bedoeling dat managers de ontwikkeling van vaardigheden zien, niet de chatgeschiedenissen.
Het vormt een aanvulling op het gratis materiaal van Microsoft en vervangt dat niet. Het product is nog niet gebouwd, dus dit beschrijft de geplande functionaliteit; de geplande prijzen staan op de prijzenpagina.
Bronnen en reikwijdte
Microsoft Learn, overzicht van Microsoft Copilot Chat, gecontroleerd op 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, licentieopties voor Microsoft Copilot, gecontroleerd op 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, leertraject AI-vaardigheid, gecontroleerd op 16 October 2026 ↗