दैनंदिन कामकाज सांभाळणाऱ्या संघांसाठी AI प्रशिक्षण

दैनंदिन कामकाज सांभाळणारे कर्मचारी एखाद्या कार्यपद्धतीचा मसुदा तयार करण्यासाठी AI चा वापर कसा करू शकतात?

सहाय्यकाला प्रत्यक्ष नोंदी द्या, व्यवस्थित रचनेचा मसुदा मागा आणि माहितीतील उणिवा स्वतःहून भरून काढण्याऐवजी काय माहिती नाही याची यादी करायला सांगा. दुकानांची अंतर्गत उभारणी करणाऱ्या, 40 कर्मचारी असलेल्या नॉर्थगेट फिक्स्चर्स या काल्पनिक कंपनीचे एक सोडवून दाखवलेले उदाहरण येथे आहे. दिलेल्या नोंदींमध्ये स्थळ व्यवस्थापक माल पोहोचवण्याची नोंदणी कशी करतो हे सांगितले आहे: पुरवठादाराला फोन करणे, स्थळावर माल चढवण्या-उतरवण्याची जागा असल्याची खात्री करणे, स्थळावरील संपर्क व्यक्तीला ईमेल करणे आणि सर्वांना उपलब्ध असलेल्या नोंदवहीत नोंदणी करणे.

सूचना: "या नोंदींचे रूपांतर नवीन स्थळ व्यवस्थापकासाठी क्रमांकित कार्यपद्धतीत करा. फक्त नोंदींमधील टप्पे वापरा. एखादा टप्पा अस्पष्ट असेल किंवा निर्णय दिलेला नसेल, तर उत्तर बनवण्याऐवजी तो मुद्दा शेवटी प्रश्न म्हणून मांडा."

ती शेवटची सूचना नसलेल्या सूचनेतून तयार झालेला कमकुवत मसुदा "नोंदणी करण्यापूर्वी संस्थेच्या संसाधन नियोजन प्रणालीत वित्त विभागाची मंजुरी मिळवा" अशी एक पायरी आणि वस्तू पोहोचवण्याची पुष्टी 24 तासांत केली जाते असे आश्वासन जोडतो. नोंदींमध्ये यापैकी काहीही नाही. मसुदा वाचायला चांगला वाटतो आणि नेमके त्यामुळेच या बनवलेल्या पायऱ्या अंतिम दस्तऐवजातही राहतील.

तपासलेल्या मसुद्यात प्रत्यक्षातील चार टप्पे कायम ठेवले आहेत आणि शेवटी तीन प्रश्न आहेत: स्थळ व्यवस्थापक गैरहजर असताना आरक्षण कोण करते, माल चढवण्या-उतरवण्याची जागा नसल्यास काय होते आणि ठरावीक रकमेपेक्षा जास्त मूल्याच्या आरक्षणांना मंजुरी लागते का. हे प्रश्न प्रक्रियेच्या जबाबदार व्यक्तीकडे जातात. उणिवा स्पष्ट दिसत असल्यामुळे कार्यपद्धती अधिक चांगली होते, सहाय्यकाने चांगला अंदाज बांधला म्हणून नव्हे.

दैनंदिन कामकाज सांभाळणारे संघ AI वापरतात तेव्हा मुख्य धोका कोणता असतो?

मुख्य धोका म्हणजे अतिअवलंबित्व: उत्तर तपासण्यापेक्षा त्यावर विश्वास ठेवणे कमी वेळखाऊ वाटते म्हणून सहज, प्रवाही भाषेत लिहिलेले उत्तर स्वीकारणे. NIST च्या जनरेटिव्ह AI जोखीम मार्गदर्शिकेत मानव आणि AI यांच्यातील परस्परसंवादाच्या जोखमींमध्ये स्वयंचलित उत्तरांना झुकते माप देण्याची प्रवृत्ती आणि अतिअवलंबित्व यांचा उल्लेख आहे. त्यासोबतच, आत्मविश्वासाने मांडलेला पण खोटा मजकूर अशा अर्थाने तथ्यांचे मनगढंत सादरीकरणही नमूद केले आहे.

कामकाज सांभाळणाऱ्या टीमसाठी याचा अर्थ तीन कायमचे नियम आहेत. निर्णयासाठी वापरला जाणारा कोणताही आकडा पुन्हा मोजा. प्रक्रियेतील प्रत्येक टप्प्याचा मूळ स्रोत किंवा जबाबदार व्यक्ती शोधता आली पाहिजे. कंपनीने मंजूर न केलेल्या साधनांमध्ये पुरवठादार, कर्मचारी आणि ग्राहकांचे तपशील टाकू नका.

दैनंदिन कामकाज सांभाळणाऱ्या विभागाने सर्वप्रथम कशाचा सराव करावा?

ज्यांचे परीक्षण कसे करायचे हे कुणाला तरी आधीच माहीत आहे अशा कागदपत्रांपासून सुरुवात करा, मग आकडेवारीकडे आणि त्यानंतर प्रत्यक्ष कामाकडे वळा. खालील क्रम ही एक सूचना आहे, मोजमापातून मिळालेला निष्कर्ष नाही.