AI वापरून SOP तयार करणारे साधन: काम कसे करायचे याच्या प्रात्यक्षिकातून लोक पाळतील अशी कार्यपद्धती तयार करा

बहुतेक SOP चे पालन करणे कठीण का असते?

बहुतेक SOP पाळणे कठीण असते, कारण तज्ज्ञांनी त्या आठवणीच्या आधारे लिहिलेल्या असतात. त्यामुळे तज्ज्ञांच्या आता लक्षातही न येणाऱ्या पायऱ्या त्यात गाळल्या जातात आणि काही चुकल्यास काय करायचे याबद्दल काहीही सांगितलेले नसते. SOP लिहिण्यासाठी AI ची मदत होते, कारण रचना मांडणे आणि काय राहिले आहे हे विचारणे त्याला चांगले जमते; मात्र त्यासाठी तुम्ही त्याला प्रत्यक्ष प्रक्रिया दिली पाहिजे.

घरगुती वस्तू ऑनलाइन विकणाऱ्या लिंडन अँड मॉस या काल्पनिक 25-जणांच्या दुकानात परत आलेल्या वस्तूंचे काम ओलू एकटाच हाताळतो. ओलू सुट्टीवर असला की परत आलेल्या वस्तू साचतात. त्याच्या टिपांमध्ये लिहिले आहे: 'Shopify मध्ये ऑर्डर तपासा, कारण पाहा. नुकसान झाले असेल तर फोटो हवा. पैसे परत द्या किंवा वस्तू बदलून द्या, सहसा पैसे परत द्यायचे, जोपर्यंत त्यांना वस्तू बदलून नको असेल. 100 पाउंडपेक्षा जास्त रक्कम असेल तर केटला विचारा. ठीक असेल तर पुन्हा साठ्यात ठेवा, नाहीतर दुय्यम दर्जाच्या वस्तूंच्या कप्प्यात. ग्राहकाला ईमेल करा. शीट अद्ययावत करा.' नव्याने आलेल्या व्यक्तीला विचारावे लागणारे सगळे प्रश्न या टिपेत दडलेले आहेत: कोणती शीट, 'ठीक' म्हणजे नेमके काय आणि फोटो नसेल तर काय करायचे.

AI च्या मदतीने टप्प्याटप्प्याने SOP कशी लिहायची?

प्रक्रिया प्रत्यक्षात जशी घडते तशी नोंदवा. AI ला ती क्रमांकित टप्प्यांत मांडायला सांगा आणि प्रत्येक टप्प्यासाठी जबाबदार व्यक्ती व तपासण्या नमूद करायला सांगा. राहून गेलेल्या बाबी आणि अपवाद यांबद्दल त्याला तुम्हाला प्रश्न विचारायला सांगा. त्यानंतर हे काम कधीही न केलेल्या व्यक्तीसोबत मसुदा वापरून पाहा.

AI ने तयार केलेली कमकुवत SOP आणि सुधारलेली SOP कशी दिसते?

कमकुवत सूचना: 'माल परत घेण्याच्या प्रक्रियेसाठी SOP लिहा.' साधारणपणे मिळणारा परिणाम: 'माल परत करण्याची विनंती स्वीकारा', 'कंपनीच्या धोरणानुसार पात्रता तपासा' आणि 'वेळेत परतावा द्या' अशा पायऱ्या असलेली सर्वसाधारण प्रक्रिया. ती कोणत्याही दुकानाची असू शकते, त्यात जबाबदार व्यक्ती दिलेल्या नाहीत आणि 'कंपनीच्या धोरणानुसार' या शब्दांमुळे नव्या कर्मचाऱ्याला हवे असलेले नेमके नियमच लपले जातात.

ओलूच्या नोंदी आणि वरील रचना वापरून सुधारित सूचना, त्यानंतर उणिवा शोधण्यासाठी प्रश्नोत्तरे. AI आठ प्रश्न विचारते, त्यांत: एखादी वस्तू पुन्हा साठ्यात ठेवण्यायोग्य कशामुळे ठरते, कोणते पत्रक आणि त्यातील कोणते स्तंभ अद्ययावत केले जातात, केट गैरहजर असताना तिच्याऐवजी मंजुरी कोण देते आणि परताव्यांसाठी कालमर्यादा काय आहे. ओलूच्या उत्तरांमधून अशा पायऱ्या तयार होतात: '4. परत करायची रक्कम GBP 100 पेक्षा जास्त असल्यास, परताव्यांच्या संवादवाहिनीत केटला मंजुरीसाठी मागणी क्रमांक पाठवा; केट गैरहजर असल्यास, कार्यसंचालन प्रमुख मंजुरी देतील. तपासणी: पैसे परत करण्यापूर्वी परताव्यांच्या पत्रकातील F स्तंभात मंजुरीची नोंद असावी.' अपवादांच्या विभागात आता छायाचित्रे नसणे, परताव्याची मुदत संपलेल्या वस्तू आणि साठ्यात नसलेल्या वस्तूच्या बदल्यात दुसरी वस्तू मागणारा ग्राहक यांचा समावेश आहे.

AI ने लिहिलेली SOP कशी तपासायची?

तज्ज्ञाकडून प्रत्येक टप्पा प्रत्यक्ष कामाशी पडताळून घ्या आणि नवख्या व्यक्तीला प्रत्यक्ष प्रकरणात त्या सूचनांनुसार काम करायला सांगा. ज्याने ते काम कधीही केलेले नाही अशी व्यक्ती मदत न मागता ते पूर्ण करू शकते, तेव्हाच SOP योग्य असते.

AI वापरून SOP लिहिताना होणाऱ्या सामान्य चुका कोणत्या?

प्रत्यक्ष प्रक्रियेऐवजी केवळ एखाद्या विषयावरून SOP तयार करायला सांगणे ही सर्वात सामान्य चूक आहे. यातून कोणीही न पाळणारा सर्वसाधारण दस्तऐवज तयार होतो. इतर चुका: अपवाद वगळणे, 'धोरणानुसार' म्हणजे काय हे स्पष्ट न करणे, AI ला कायदेशीर किंवा सुरक्षिततेच्या अटी मनाने तयार करू देणे, नवख्या व्यक्तीकडून कधीही चाचणी न करून घेणे आणि SOP कोणालाही सापडणार नाही अशा ठिकाणी ठेवणे.

Tosheo.ai च्या अभ्यासक्रमात SOP लेखनाचा समावेश कुठे होतो?

SOP लेखनाचे धडे Tosheo.ai च्या कार्यसंचालन अभ्यासक्रमात, माहितीची रचना करणे आणि AI ने दिलेला मजकूर तपासणे या धड्यांनंतर येतात. ते कोणत्याही भूमिकेतील संघप्रमुखांसाठी उपयुक्त आहेत. प्रत्यक्ष सरावात शिकणाऱ्याला प्रक्रियेच्या ढोबळ क्रमवार वर्णनावरून SOP तयार करावी लागते. गुणांकन निकषांनुसार दिलेला अभिप्राय जबाबदार व्यक्तींचा उल्लेख नसणे, अस्पष्ट तपासण्या आणि अपवाद नोंदवलेले नसणे या बाबी तपासतो.