व्यवसायाच्या दैनंदिन कामकाजासाठी AI: कामकाज सांभाळणाऱ्या संघांसाठी व्यावहारिक उपयोग

दैनंदिन कामकाजात AI कसे वापरले जात आहे?

कार्यसंचालन कर्मचारी AI चा वापर प्रामुख्याने प्रक्रिया सुरळीत ठेवण्यासाठी लागणाऱ्या लेखन आणि विश्लेषणाच्या कामांसाठी करतात, प्रत्यक्ष प्रक्रिया चालवण्यासाठी नाही. वारंवार करावी लागणारी, कंटाळवाणी आणि मूळ स्रोताशी पडताळून पाहणे सोपे असलेली कामे करण्यातून त्याचा उपयोग होतो.

तुम्हाला सामायिक करण्याची परवानगी असलेल्या सामग्रीवरून ChatGPT, Claude, Gemini किंवा Copilot यांसारखा सर्वसाधारण सहाय्यक काय करू शकतो, ते खाली दिले आहे:

AI सहाय्यक वापरावा की प्रक्रिया स्वयंचलित करावी?

प्रत्येक परिणाम एखादी व्यक्ती तपासेल अशा सहाय्यकापासून सुरुवात करा. केवळ स्थिर, व्यवस्थित नोंदवलेल्या आणि चूक झाली तरी कमी नुकसान होणाऱ्या टप्प्यांसाठीच स्वयंचलनाचा विचार करा. दैनंदिन कामकाजात AI वापरण्याविषयीचे अनेक शोध प्रत्यक्षात स्वयंचलन आणि AI एजंटविषयी असतात. हा वेगळ्या प्रकारचा प्रकल्प आहे आणि त्यातील जोखमीचे स्वरूपही वेगळे असते.

खालील तुलना नियोजनासाठी मदत म्हणून दिली आहे, कोणत्याही उत्पादनाचे तांत्रिक मूल्यमापन म्हणून नाही.

AI ने मसुदा तयार केलेल्या SOP मध्ये कोणत्या चुका होतात?

ते उणिवा भरून काढण्यासाठी अशा पायऱ्या जोडते ज्या नेहमीच्या पद्धतींसारख्या वाटतात, पण तुमच्या संस्थेत काम तसे होत नसते. ईमेलपेक्षा SOP मध्ये हे अधिक धोकादायक असते, कारण लोक SOP चे पालन करताना त्यावर प्रश्न उपस्थित करत नाहीत.

एक काल्पनिक उदाहरण. ॲशफर्ड प्रिंट कंपनी हे एक छोटे छपाईचे दुकान आहे. तातडीची ऑर्डर हाताळण्याबाबत परिचालन प्रमुखांच्या नोंदी: 'डिझाइन छपाईसाठी तयार आहे का ते तपासा. कागद साठ्यात असल्याची खात्री करा. 48 तासांपेक्षा कमी वेळेत काम हवे असल्यास तातडीचे शुल्क लागू होते. 500 नगांपेक्षा जास्त असलेल्या कोणत्याही ऑर्डरला उत्पादन व्यवस्थापकाची मंजुरी आवश्यक आहे. ग्राहकाला तपासणीसाठी नमुना ईमेलने पाठवायचा.'

'तातडीच्या मागण्यांसाठी SOP लिहा' या ढोबळ सूचनेवर दहा टप्प्यांची नीटनेटकी कार्यपद्धती तयार झाली. त्यात 'माल पाठवल्यावर ग्राहकाला लघुसंदेशाद्वारे कळवा', '250 नगांपेक्षा जास्त मागणीसाठी संचालकांची मंजुरी आवश्यक आहे' आणि 'मुदत पाळता येत नसेल तर 10% सवलत द्या' अशा सूचना होत्या. यापैकी काहीही नोंदींमध्ये नाही. मंजुरीची मर्यादा चुकीची आहे आणि मंजुरी देणारी व्यक्तीही चुकीची आहे. सवलत देणे हा व्यावसायिक निर्णय आहे, जो कोणीही घेतलेला नाही.

अधिक चांगला प्रॉम्प्ट: 'या नोंदींचे क्रमांकित SOP मध्ये रूपांतर करा. नोंदींमधील पायऱ्याच वापरा. एखादी पायरी राहिली आहे असे वाटल्यास ती स्वतःहून घालण्याऐवजी प्रक्रियेच्या जबाबदार व्यक्तीसाठी प्रश्न म्हणून नोंदवा.' उत्तरात पाच पायऱ्या कायम राहिल्या, 500 युनिट्सची मंजुरी उत्पादन व्यवस्थापकाकडे ठेवली गेली आणि तीन प्रश्न नोंदवले गेले: मुद्रणासाठीची रचना कोण तपासते, कागद साठ्यात नसल्यास काय होते आणि ग्राहक छपाईच्या नमुन्याला मंजुरी कशी देतो. संचालन प्रमुखांनी त्यांची उत्तरे दिली आणि त्यानंतरच SOP प्रसिद्ध करण्यात आले.

AI पुरवठादारांच्या दरपत्रकांची तुलना करत असताना त्याची पडताळणी कशी करावी?

त्याच आधारावर तुलना स्वतः पुन्हा मोजा, कारण मॉडेल्स अनेकदा दर्शवलेल्या मूळ किमतींची तुलना करतात आणि अतिरिक्त शुल्क दुर्लक्षित करतात. ओघवत्या मजकुरातील गणित तपासणी न करता स्वीकारले जाण्याची शक्यता असते.

एकाच पार्सल सेवेसाठी काल्पनिक दरपत्रके: पुरवठादार A कडून प्रत्येक पार्सलसाठी £4.10 आणि त्यावर 12% इंधन अधिभार; पुरवठादार B कडून प्रत्येक पार्सलसाठी सर्व शुल्कांसह £4.40; पुरवठादार C कडून प्रत्येक पार्सलसाठी £3.95 आणि त्यावर £0.60 हाताळणी शुल्क. 'सर्वात स्वस्त कोणता?' असे विचारल्यावर सहाय्यकाने फक्त ठळकपणे दिलेल्या £3.95 दरावरून पुरवठादार C असे उत्तर दिले.

समान निकषांवर तुलना केल्यास: A म्हणजे 4.10 अधिक 12%, म्हणजे £4.592, अंदाजे £4.59; B म्हणजे £4.40; C म्हणजे 3.95 अधिक 0.60, म्हणजे £4.55. पुरवठादार Bचा प्रति पार्सल दर सर्वात कमी आहे आणि अधिभार समाविष्ट केल्यावर क्रम बदलतो. प्रत्यक्ष निर्णयासाठी किमान पार्सलसंख्या, कराराचा कालावधी आणि सेवेची पातळीही विचारात घ्यावी लागेल; दरपत्रकांमध्ये या बाबी वेगवेगळ्या प्रकारे नमूद केलेल्या असू शकतात. सहाय्यकाला तुलनात्मक तक्ता तयार करायला सांगा, नंतर प्रत्येक रकान्यातील माहिती दरपत्रकांशी पडताळा आणि स्प्रेडशीटमध्ये बेरजा करा.

दैनंदिन कार्यसंचालनात AI वापरण्यास सुरुवात कशी करता?

एक लेखी प्रक्रिया, एक जबाबदार व्यक्ती आणि कागदपत्रांशी संबंधित एक कमी जोखमीचे काम यांपासून सुरुवात करा, आणि तपासणीचा टप्पा स्पष्ट करा.

दैनंदिन कामकाजात AI वापरण्याचे मुख्य धोके कोणते आहेत?

प्रक्रियेतून पुन्हा पुन्हा घडत असल्याने पसरत जाणाऱ्या चुका, चुकीच्या साधनावर पाठवला जाणारा डेटा आणि अधिकृत वाटणाऱ्या उत्तरावर कर्मचाऱ्यांनी विचार न करता विश्वास ठेवणे, हे धोके आहेत. एका ईमेलमधील बनावट पायरीचा परिणाम एका ग्राहकावर होतो; SOP मधील बनावट पायरीचा परिणाम त्यानुसार प्रक्रिया केलेल्या प्रत्येक ऑर्डरवर होतो.

NIST च्या जनरेटिव्ह AI जोखीम विवरणात स्वयंचलन पूर्वग्रह, म्हणजे स्वयंचलित प्रणालींना अवाजवी प्रमाणात योग्य मानणे, ही भ्रामक निर्मितीसारख्या इतर जोखमी अधिक गंभीर करू शकणारी जोखीम म्हणून नमूद आहे. दैनंदिन कामकाजात तिचा धोका विशेषतः जास्त असतो, कारण त्यातील मोठा भाग प्रक्रियांचे पालन करण्याचा असतो. या जोखमींचा संरचित पद्धतीने विचार करायचा असल्यास, ऐच्छिक वापरासाठी तयार केलेली NIST ची व्यापक AI जोखीम व्यवस्थापन चौकट तुमच्या संस्थेसाठी उपयुक्त संदर्भ ठरते.

हा मार्गदर्शक किंवा Tosheo.ai कधी योग्य उपाय ठरत नाही?

तुमचे उद्दिष्ट वेगवेगळ्या प्रणालींमधील प्रक्रिया स्वयंचलित करणे, ERP निवडणे, रोबोटिक प्रक्रिया स्वयंचलन राबवणे किंवा प्रक्रियांच्या नोंदींचे विश्लेषण करणे असल्यास, तुम्हाला तांत्रिक तज्ज्ञांसह प्रणाली प्रकल्पाची गरज आहे, दैनंदिन AI वापराच्या मार्गदर्शकाची नाही. प्रक्रिया समजावून सांगू शकणारे आणि तपासू शकणारे कर्मचारी अशा प्रकल्पांनाही उपयोगी पडतात, पण ती वेगळ्या स्वरूपाची गुंतवणूक आहे.

Tosheo.ai हे लोकांना प्रशिक्षण देण्यासाठी विकसित करण्याचे नियोजन आहे, प्रक्रिया स्वयंचलित करण्यासाठी नाही. नियोजित कार्यसंचालन भूमिका अभ्यासक्रमात वरील SOP आणि दरपत्रकांच्या उदाहरणांसारखी कामे लहान धडे आणि शिकणाऱ्याला दिसणाऱ्या मूल्यमापन निकषांनुसार गुणांकन होणाऱ्या सराव कामांद्वारे शिकवली जातील. हे तुमच्या यंत्रणांशी जोडले जात नाही किंवा तुमच्यासाठी कार्यप्रवाह चालवत नाही.

स्रोत आणि व्याप्ती

NIST AI 600-1, निर्मितिक्षम कृत्रिम बुद्धिमत्ता रूपरेषा, जुलै 2024 ↗

NIST, AI जोखीम व्यवस्थापन चौकट, 26 January 2023 रोजी प्रसिद्ध ↗