दररोज राबवत असलेल्या प्रक्रियेचा नकाशा तयार करताना संघांना अडचण का येते?
संघांना अडचणी येतात कारण प्रक्रिया लोकांच्या डोक्यात सवयींच्या स्वरूपात असते, क्रमवार टप्प्यांच्या स्वरूपात नाही. त्यामुळे सुरुवातीला मिळणाऱ्या वर्णनात सर्व काही सुरळीत चालते असे दाखवले जाते आणि अवघड भाग वगळले जातात. अपवाद, प्रतीक्षा आणि 'जो मोकळा असेल तो' अशा पायऱ्यांमधूनच नेमके विलंब आणि चुका उद्भवतात.
लिंडक्विस्ट अँड राव ही 25 जणांची काल्पनिक लेखा सेवा संस्था विचारात घ्या. संस्थेत दोन नवीन कर्मचारी नियुक्त करण्यापूर्वी कार्यालय व्यवस्थापक प्रियाला नवीन ग्राहकांना सामावून घेण्याच्या प्रक्रियेचे टप्पे नोंदवण्यास सांगितले आहे. तिच्या नोंदी अशा आहेत: 'नवीन ग्राहक - सॅम सेवाकराराचे पत्र तयार करतो, ईमेलने पाठवतो, ग्राहक स्वाक्षरी करतो (कधी कधी अनेक आठवडे करत नाही). मग ओळखपत्रे - फोटो असलेले ओळखपत्र + पत्त्याचा पुरावा, जो तपासतो. काही नसेल तर दोनदा पाठपुरावा, मग भागीदार फोन करतो. सर्व ठीक झाल्यावर संस्थेच्या सॉफ्टवेअरमध्ये नोंदणी - जो किंवा सॅम, जो मोकळा असेल तो. भागीदार शुल्क मंजूर करतो. ग्राहक कंपनी असेल तर कंपनी नोंदणी कार्यालयातील नोंदींची तपासणी. स्वागताचा ईमेल.'
प्रक्रियेचा नकाशा टप्प्याटप्प्याने कसा तयार करावा?
प्रक्रियेचा नकाशा तयार करताना प्रथम सुरुवात आणि शेवट निश्चित करा. त्यानंतर प्रत्येक टप्प्यात करायची कृती, ती कशावर करायची आणि त्यासाठी जबाबदार असलेली एक व्यक्ती नोंदवा. त्यानंतरच कामाचे हस्तांतरण, निर्णय आणि अपवाद जोडा. नोंदींना पटकन अशी रचना देण्यात AI चांगले काम करते; प्रत्यक्षात काय घडते हे त्याला माहीत असू शकत नाही. त्यामुळे त्याला आढळलेली प्रत्येक उणीव संघाला विचारायचा प्रश्न बनते.
1. मर्यादा ठरवा
प्रक्रिया सुरू करणारी घटना (ग्राहकाने दरपत्रक स्वीकारणे) आणि ती संपवणारा परिणाम (स्वागताचा ईमेल पाठवला जाणे) नमूद करा.
2. क्रियापद आणि कर्म अशा स्वरूपात टप्पे लिहा
'कामाच्या अटींचे पत्र पाठवा', 'ओळख पटवणारी कागदपत्रे तपासा'. प्रत्येक टप्प्यात एकच कृती ठेवा. एखाद्या टप्प्यात 'आणि' लागत असेल, तर त्याचे दोन टप्पे करा.
3. प्रत्येक टप्प्यासाठी एक जबाबदार व्यक्ती नेमा
शक्य असेल तिथे नावाऐवजी भूमिका वापरा. स्विमलेन नकाशातील पट्टे जबाबदार भूमिकांनुसार ठरतात. 'जो कोणी मोकळा असेल' याची नोंद जबाबदार व्यक्ती म्हणून नव्हे, तर अनुत्तरित प्रश्न म्हणून केली जाते.
4. कामाच्या हस्तांतरणाचे टप्पे चिन्हांकित करा
कामाची जबाबदारी एका व्यक्तीकडून दुसरीकडे जाते, तो टप्पा म्हणजे हस्तांतरण. हस्तांतरणाच्या टप्प्यांवर काम अडकून राहते, म्हणून नेमके काय सुपूर्द केले जाते याची नोंद करा.
5. निर्णय हे होय किंवा नाही असे उत्तर देता येणाऱ्या प्रश्नांच्या स्वरूपात लिहा
'ओळख पटवणारी सर्व कागदपत्रे मिळाली आहेत का?' प्रत्येक उत्तरासाठी स्वतंत्र पुढची कृती हवी.
6. अपवादांची स्वतंत्र यादी करा
अपवाद म्हणजे नेहमीच्या प्रक्रियेपेक्षा वेगळी ठरणारी प्रकरणे: कधीच स्वाक्षरी न करणारा ग्राहक किंवा कालबाह्य झालेले कागदपत्र. अशा वेळी काय होते आणि निर्णय कोण घेतो, हे विचारा.
7. चित्र मागण्यापूर्वी AI ला तक्ता तयार करायला सांगा
पायरी, जबाबदार व्यक्ती, मिळणारी माहिती, तयार होणारा परिणाम आणि पुढची पायरी असा तक्ता ओळीनुसार तपासणे सोपे जाते. त्यानंतर आकृती काढा.
AI प्रक्रियेचा कमकुवत आणि सुधारित नकाशा कसा असतो?
कमकुवत सूचना: 'या नोंदींवरून आमच्या नवीन ग्राहकांना सेवेत सामील करून घेण्याच्या प्रक्रियेचा नकाशा तयार करा.' नेहमीचा निकाल: एकाच सरळ क्रमातील नऊ टप्प्यांची नीटनेटकी यादी, जी 'ग्राहकाची चौकशी प्राप्त झाली' येथून सुरू होते आणि ज्यात 'ग्राहकाला CRM मध्ये जोडा' असा कुणीही उल्लेख न केलेला टप्पा असतो. प्रत्येक टप्पा क्रमाने घडतो, जबाबदार व्यक्ती नसते, पाठपुरावा आणि भागीदाराला करायचा फोन गायब झालेले असतात आणि कंपनीज हाउसची तपासणी सर्वांना लागू होते.
सुधारित सूचना: 'खालील नोंदींवरून प्रक्रियेचा नकाशा तक्त्याच्या स्वरूपात तयार करा. स्तंभ असे ठेवा: टप्पा क्रमांक, टप्पा (क्रियापद आणि कर्म), जबाबदार भूमिका, मिळणारी माहिती, तयार होणारा परिणाम, पुढचा टप्पा. ग्राहकाने दरपत्रक स्वीकारल्यापासून सुरुवात करा आणि स्वागताचा ईमेल पाठवल्यावर संपवा. निर्णय हे हो किंवा नाही अशा प्रश्नांच्या रूपात लिहा आणि दोन्ही परिणाम द्या. अपवादांची स्वतंत्र यादी करा. नोंदींमध्ये नसलेला कोणताही टप्पा जोडू नका. नोंदी अस्पष्ट असतील, तर अंदाज बांधण्याऐवजी मला कोणता प्रश्न विचारायला हवा ते लिहा.'
सुधारित निकालात जबाबदार व्यक्ती निश्चित केलेले सहा टप्पे, दोन निर्णय ('सेवा करारपत्रावर सही झाली आहे का?' आणि 'ग्राहक ही कंपनी आहे का?'), कागदपत्रे नसल्यास एक अपवाद मार्ग आणि Priya साठी चार प्रश्न दिसतात: Jo आणि Sam दोघेही मोकळे असतील तर सॉफ्टवेअर खाते कोण तयार करते, भागीदार शुल्काला कधी मंजुरी देतो, पहिला पाठपुरावा करण्यापूर्वी फर्म किती काळ थांबते आणि ग्राहकाने कधीच सही केली नाही तर काय होते. हे प्रश्न हाच आउटपुटमधील सर्वात मोलाचा भाग आहे.
प्रत्यक्ष काम करणाऱ्या लोकांसोबत प्रक्रियेचा नकाशा कसा तपासावा?
प्रक्रियेचा नकाशा तपासण्यासाठी, अलीकडील एक प्रत्यक्ष प्रकरण सुरुवातीपासून शेवटपर्यंत घ्या आणि प्रत्येक टप्प्यावर काम करणाऱ्या लोकांसोबत तो तपासा. ते जिथे जिथे 'प्रत्यक्षात, आम्ही सहसा...' असे म्हणतात, त्या प्रत्येक ठिकाणाची नोंद करा. त्यांनी सुचवलेल्या दुरुस्त्यांनुसार मसुदा बदला; मसुद्याशी जुळवण्यासाठी त्यांच्या दुरुस्त्या बदलू नका.
प्रत्यक्ष प्रकरण टप्प्याटप्प्याने तपासा
जो आणि सॅम यांना त्यांनी सर्वात शेवटी समाविष्ट केलेल्या ग्राहकाच्या प्रक्रियेचा मागोवा घ्यायला सांगा. जिथे प्रत्यक्ष प्रकरण प्रक्रिया नकाशापासून वेगळे झाले, तिथे नकाशा चुकीचा किंवा अपूर्ण आहे.
प्रत्येक जबाबदार व्यक्तीची संमती आहे का ते तपासा
एखाद्या पायरीची जबाबदारी आपल्याकडे आहे हेच जबाबदार व्यक्तीला माहीत नसेल, तर ती तपासणीत आढळलेली बाब आहे, टंकलेखनाची चूक नव्हे.
'आहे' आणि 'असावे' यांत फरक करा
प्रथम प्रक्रिया आज कशी चालते ते नोंदवा. सुधारणा दुसऱ्या आवृत्तीत मांडा आणि ती सुधारित आवृत्ती असल्याचे स्पष्ट नमूद करा.
प्रक्रिया नकाशांसाठी BPMN सारखी औपचारिक संकेतपद्धती आवश्यक आहे का?
बहुतेक अंतर्गत प्रक्रियांच्या नकाशांसाठी औपचारिक चिन्हपद्धतीची गरज नसते; टप्प्यांसाठी चौकटी आणि निर्णयांसाठी हिऱ्याच्या आकाराची चिन्हे असलेली, जबाबदारीनुसार विभागलेली आकृती पुरेशी असते. हे नकाशे स्वयंचलनासाठी किंवा लेखापरीक्षणासाठी वापरले जातात तेव्हा, ऑब्जेक्ट मॅनेजमेंट ग्रुपकडून देखभाल केली जाणारी आणि ISO/IEC 19510 म्हणून प्रकाशित झालेली व्यवसाय प्रक्रिया मॉडेल आणि चिन्हपद्धती (BPMN) हे सामायिक मानक आहे.
AI वापरून प्रक्रियांचे नकाशे तयार करताना होणाऱ्या सामान्य चुका कोणत्या?
AI ने तयार केलेला मसुदा हीच प्रक्रिया मानणे ही सर्वात मोठी चूक आहे. त्यामुळे प्रक्रिया नकाशातून समोर यायला हवेत ते अपवाद आणि जबाबदारीतील अस्पष्टता लपून राहतात. इतर चुका: प्रत्यक्ष प्रक्रियेऐवजी आदर्श प्रक्रियेचा नकाशा तयार करणे, साधनाला सर्वसाधारण साच्यातून टप्पे जोडू देणे आणि मागील तक्ता कोणी तपासण्यापूर्वीच सुबक आकृती काढणे. तुम्ही पेस्ट करत असलेल्या नोंदींमध्ये ग्राहकांचे वैयक्तिक तपशील ठेवू नका; साधनाला फक्त रचना हवी असते.
Tosheo.ai च्या अभ्यासक्रम सूचीमध्ये हा धडा कुठे येतो?
प्रक्रिया नकाशे हा कामकाजासाठी AI या विभागातील प्रत्यक्ष वापर करणाऱ्यांसाठीचा धडा आहे. टिपणांवरून SOP तयार करणे, पुरवठादारांची तुलना, स्थिती अहवाल आणि तपासणी याद्या व लेखापरीक्षणे हेही धडे या विभागात आहेत. कामकाज संघांसाठी AI प्रशिक्षण या पानावर तुम्हाला संपूर्ण संच पाहता येईल. प्रत्यक्ष कामाच्या सरावात तुम्हाला एका काल्पनिक प्रक्रियेचे वर्णन दिले जाते. गुणांकन मार्गदर्शकात जबाबदार व्यक्ती, निर्णय, अपवाद आणि तुम्ही उपस्थित केलेले प्रश्न तपासले जातात. कोणतीही गोष्ट स्वयंचलित करण्याआधी स्पष्ट नकाशा तयार करणे ही पहिली पायरी आहे आणि AI स्वयंचलन अभ्यासक्रम तिथून पुढे सुरू होतो.