Cara menggunakan AI dalam pekerjaan Anda: panduan untuk setiap peran

Apa saja yang sebenarnya dilakukan saat menggunakan AI dalam pekerjaan Anda?

Untuk sebagian besar peran kantor, menggunakan AI di tempat kerja berarti mendapatkan tiga jenis bantuan: menyusun draf dari materi yang Anda berikan, mengubah materi dari satu bentuk ke bentuk lain, dan menjadi mitra berpikir yang menyarankan pilihan, pertanyaan, serta hal-hal yang belum tercakup. Ini jarang berarti membiarkan alat mengambil keputusan atau menghasilkan pekerjaan akhir tanpa ditinjau.

Penyusunan draf mencakup email, ringkasan, iklan lowongan, penjelasan kebijakan, dan versi awal laporan. Pengubahan bentuk materi mencakup meringkas dokumen panjang, mengubah catatan menjadi rekaman terstruktur, membuat versi pesan untuk pembaca yang berbeda, atau mengubah tabel menjadi ulasan dengan bahasa sederhana. Peran sebagai rekan berpikir mencakup pertanyaan seperti 'apa yang akan ditanyakan pembeli yang skeptis tentang hal ini?' atau 'apa yang belum tercakup dalam rencana ini?'.

Dalam ketiganya, kualitas hasil jauh lebih bergantung pada apa yang Anda berikan kepada alat dan cara Anda memeriksa hasilnya daripada pada alat yang Anda gunakan. Itulah sebabnya kebiasaan yang sama muncul dalam setiap panduan peran di bawah ini, disesuaikan dengan pekerjaan dan risiko masing-masing jabatan.

Bagaimana cara memilih tugas pertama yang akan dikerjakan dengan AI?

Pilih tugas yang sering Anda kerjakan, sudah Anda kuasai, dan dapat Anda periksa dengan cepat. Keterampilan yang sudah Anda miliki memungkinkan Anda mengenali kesalahan yang disampaikan AI dengan yakin, sehingga tugas yang belum Anda pahami bukanlah titik awal yang tepat. Kriteria di bawah ini membantu sebagian besar orang mempersempit pilihan menjadi dua atau tiga tugas.

Apa saja yang perlu dicantumkan dalam instruksi AI yang baik untuk pekerjaan?

Instruksi AI untuk pekerjaan yang baik memuat semua yang dibutuhkan rekan baru yang cakap untuk menyelesaikan tugas tanpa perlu bertanya lagi kepada Anda: tujuan, pembaca, bahan sumber, batasan, format, dan hal yang perlu ditandai. Informasi yang kurang adalah alasan utama keluaran AI terdengar terlalu umum atau mengarang detail.

Bandingkan dua instruksi untuk tugas yang sama. Versi yang lemah adalah: 'Tulis kabar terbaru untuk tim tentang kepindahan kantor.' Versi yang lebih kuat adalah: 'Tulis kabar terbaru sepanjang 150 kata untuk 25 staf kami tentang kepindahan kantor. Gunakan hanya fakta berikut: kepindahan berlangsung pada hari Jumat 14 November, alamat baru ada dalam catatan, meja harus dikosongkan paling lambat pukul 4pm pada hari Kamis, tim teknologi informasi akan memindahkan monitor dan perangkat dok. Gunakan nada yang lugas dan ramah. Akhiri dengan siapa yang dapat dihubungi untuk bertanya. Jangan menambahkan tanggal, aturan, atau pernyataan yang menenangkan yang tidak ada dalam catatan. Cantumkan hal-hal yang kemungkinan akan ditanyakan staf tetapi tidak dijawab dalam catatan.'

Instruksi terakhir layak diterapkan di mana pun. Meminta alat mencantumkan hal-hal yang tidak dapat dijawabnya mengubah kekosongan yang biasanya akan diisi dengan tebakan menjadi pertanyaan yang dapat Anda selesaikan. Panduan penulisan instruksi yang ditautkan di bagian akhir membahas struktur dan templat secara lebih mendalam.

Bagaimana sebaiknya Anda memeriksa hasil AI sebelum menggunakannya?

Periksa hasil berdasarkan sumbernya, bukan berdasarkan kesan Anda bahwa isinya terdengar benar. Teks yang lancar mudah dipercaya. Profil AI Generatif NIST menjelaskan konfabulasi sebagai pembuatan konten yang disampaikan dengan yakin tetapi keliru atau tidak benar, serta mencantumkan ketergantungan berlebihan dan bias otomatisasi sebagai risiko dalam interaksi antara manusia dan sistem AI. Keduanya menjadi alasan untuk memeriksa secara saksama, bukan berdasarkan perasaan.

Rutinitas singkat mencakup sebagian besar pekerjaan. Pertama, telusuri setiap pernyataan faktual, nama, tanggal, dan angka ke sumber yang Anda berikan, lalu hapus atau konfirmasikan apa pun yang tidak dapat ditelusuri. Kedua, hitung ulang angka secara mandiri. Ketiga, cari hal-hal yang ditambahkan: klaim, janji, penyebab, atau aturan yang terdengar wajar untuk jenis dokumen ini tetapi tidak sesuai dengan keadaan Anda. Keempat, bacalah dari sudut pandang pembaca yang dituju dan sesuaikan nada bahasanya. Terakhir, tentukan siapa yang bertanggung jawab atas versi akhir, yang biasanya adalah Anda.

Kedalaman pemeriksaan harus disesuaikan dengan dampak kesalahan. Draf untuk catatan pribadi Anda memerlukan pemeriksaan yang lebih ringan daripada pesan kepada klien, sementara pesan kepada klien memerlukan pemeriksaan yang lebih ringan daripada angka yang akan dilaporkan.

Apa saja penggunaan AI yang tepat berdasarkan peran?

Tabel di bawah memberikan tugas awal yang masuk akal untuk setiap peran, pemeriksaan terpenting, dan bagian pekerjaan yang harus tetap ditangani manusia. Setiap peran memiliki panduan tersendiri dengan contoh pengerjaan.

Apa yang berbeda antara satu peran dan peran lainnya?

Kebiasaannya tetap sama di berbagai peran; risikonya berubah. Tiga pertanyaan menjelaskan sebagian besar perbedaannya: siapa yang terdampak jika keluarannya salah, informasi apa yang digunakan dalam tugas, dan apakah sudah ada aturan yang mengatur keluaran tersebut.

Peran yang membuat atau memengaruhi keputusan tentang orang, seperti SDM, rekrutmen, dan manajemen, paling banyak mendapat pengawasan. EU AI Act mencantumkan sistem AI yang digunakan untuk rekrutmen dan seleksi, serta keputusan tentang promosi, pemutusan hubungan kerja, alokasi tugas, dan evaluasi kinerja, sebagai penggunaan berisiko tinggi dalam Lampiran III. Peran yang memublikasikan klaim, seperti pemasaran dan penjualan, harus mematuhi aturan periklanan dan pemasaran langsung yang berlaku, terlepas dari cara teks dibuat. Peran yang melaporkan angka, seperti keuangan dan akuntansi, bertanggung jawab terhadap standar profesi dan orang-orang yang mengandalkan angka tersebut.

Peran yang menangani pelanggan, seperti dukungan dan pengelolaan akun pelanggan, memiliki risiko berbeda: balasan yang disusun AI dan keliru menjelaskan kebijakan menjadi janji yang mungkin harus dipenuhi perusahaan. Dalam setiap kasus, panduan peran menjelaskan pemeriksaan mana yang paling penting dan alasannya.

Bagaimana tugas yang sama berbeda untuk tiga peran?

Ambil satu sumber fiktif: catatan rilis fitur baru di Fernhill Software, perusahaan kecil yang menjual perangkat lunak penjadwalan kepada klinik. Catatan tersebut menyatakan bahwa fitur ini memungkinkan klinik mengirim pengingat janji temu otomatis melalui pesan teks, termasuk dalam paket Professional, diluncurkan pada 1 Desember, dan belum mendukung bahasa selain bahasa Inggris.

Seorang staf pemasaran meminta AI membuat surel peluncuran untuk pelanggan yang sudah ada. Drafnya menyebut pengingat 'mengurangi ketidakhadiran secara drastis'. Catatan rilis tidak memuat data tentang ketidakhadiran, jadi staf pemasaran tersebut menghapus kalimat itu dan menjelaskan fungsi fitur tersebut sebagai gantinya.

Seorang tenaga penjualan meminta AI membuat pesan tindak lanjut untuk klinik yang menanyakan fitur pengingat dalam percakapan telepon. Draf tersebut menyatakan bahwa fitur itu 'tersedia di semua paket'. Kenyataannya tidak. Tenaga penjualan tersebut mengoreksinya menjadi paket Professional dan memeriksa paket pelanggan saat ini sebelum mengirimkannya.

Seorang petugas dukungan meminta AI menyusun draf jawaban pusat bantuan tentang pengingat. Draf tersebut menyatakan bahwa pelanggan dapat 'memilih bahasa apa pun'. Catatan justru menyatakan sebaliknya. Petugas memperbaikinya dan menambahkan siapa yang perlu dihubungi untuk mengajukan permintaan bahasa.

Sumber yang sama, alat yang sama, tiga kesalahan berbeda, masing-masing khas untuk perannya. Itulah sebabnya berlatih dengan tugas dari pekerjaan Anda sendiri memberi lebih banyak pelajaran daripada contoh umum.

Informasi apa yang tidak boleh Anda masukkan ke alat AI di tempat kerja?

Utamakan kebijakan AI perusahaan Anda; jika belum ada, mintalah izin sebelum menempelkan informasi apa pun yang belum tersedia untuk publik. Sebagai aturan umum, berhati-hatilah terutama dengan data pribadi pelanggan, kandidat, atau rekan kerja, materi rahasia klien, informasi keuangan yang belum dipublikasikan, dan apa pun yang tercakup dalam kontrak atau perjanjian kerahasiaan.

Jawabannya juga bergantung pada alat dan paketnya. Akun pribadi, ruang kerja perusahaan, dan fitur AI di dalam aplikasi lain masing-masing dapat memiliki ketentuan berbeda tentang penyimpanan, akses, dan apakah konten digunakan untuk meningkatkan model. Menghapus nama saja tidak otomatis membuat dokumen menjadi anonim, terutama dalam organisasi kecil. Panduan kebijakan AI membahas cara menetapkan batasan ini untuk tim.

Bagaimana Anda mengetahui bahwa kemampuan Anda menggunakan AI di tempat kerja semakin baik?

Perhatikan suntingan Anda, bukan jumlah hasil yang Anda buat. Orang yang makin terampil menggunakan AI di tempat kerja cenderung menulis ulang lebih sedikit bagian dari setiap draf karena instruksinya membaik, lebih cepat menemukan detail rekaan, dan dapat menjelaskan alasan perubahan yang dibuatnya. Mereka juga lebih cepat memutuskan kapan sebaiknya tidak menggunakan AI sama sekali.

Cara sederhana untuk memantaunya adalah dengan membuat catatan singkat selama dua atau tiga minggu: tugas, instruksi AI, apa yang Anda ubah, dan alasannya. Pola akan segera terlihat, misalnya alat yang selalu menambahkan kalimat penenang yang harus Anda hapus, atau jenis tugas yang draf pertamanya selalu bisa digunakan. Pola tersebut lebih berguna daripada klaim umum apa pun tentang penghematan waktu, karena berasal dari pekerjaan Anda sendiri.

Bagaimana sebaiknya tim bersama-sama belajar menggunakan AI dalam pekerjaan mereka?

Berikan kepada tim satu tugas bersama yang realistis, biarkan semua orang mengerjakannya dengan AI, lalu bandingkan hasil suntingannya, bukan drafnya. Membandingkan hasil suntingan menunjukkan siapa yang memeriksa sumber, siapa yang menemukan klaim rekaan, dan siapa yang mempertahankan gaya bahasa. Cara ini juga menyebarkan kebiasaan tersebut lebih cepat daripada materi presentasi.

Gunakan materi fiktif atau materi berisiko rendah yang telah disetujui untuk latihan, sepakati alat mana yang disetujui, dan ciptakan lingkungan yang aman untuk melaporkan kesalahan. Bagi organisasi yang tercakup dalam EU AI Act, Pasal 4 meminta penyedia dan pengguna sistem AI untuk mengambil langkah guna mendukung literasi AI staf, dengan mempertimbangkan pengetahuan mereka dan konteks penggunaannya. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Panduan pelatihan karyawan dan rencana penerapan 30 hari yang ditautkan di bawah menjelaskan program yang lebih lengkap.

Kapan AI bukan alat yang tepat untuk suatu pekerjaan?

AI bukan alat yang tepat ketika Anda tidak dapat memeriksa hasilnya, ketika keputusan memengaruhi pekerjaan, gaji, atau pencalonan seseorang, ketika keluarannya berupa angka final yang dilaporkan, dan ketika percakapan membutuhkan manusia yang bertanggung jawab atas apa yang disampaikan. AI juga bukan alat yang tepat ketika tugas lebih cepat dikerjakan langsung, seperti balasan dua baris yang sudah Anda ketahui cara menulisnya.

Berhati-hatilah juga ketika tidak ada sumber. Menanyakan isi kebijakan perusahaan, kontrak klien, atau aturan pajak terkini kepada asisten umum akan menghasilkan jawaban yang terdengar masuk akal, bukan dokumennya. Dalam kasus seperti itu, temukan sumbernya terlebih dahulu dan gunakan AI, jika memang diperlukan, untuk membantu Anda membacanya.

Untuk kebutuhan apa Tosheo.ai sesuai, dan untuk kebutuhan apa tidak?

Tosheo.ai sedang dirancang sebagai pelatihan AI mandiri untuk tim beranggotakan sekitar 5 hingga 200 orang. Manajer memilih peran dan alat AI yang digunakan tim, setiap peserta mengikuti asesmen penempatan singkat lalu menjalani jalur pembelajaran khusus peran dengan pelajaran berdurasi 10 hingga 15 menit, yang masing-masing diakhiri dengan tugas praktik menggunakan alat AI nyata dan dinilai berdasarkan panduan penilaian yang dapat dilihat peserta. Manajer direncanakan dapat melihat kemajuan keterampilan dan penyelesaian pembelajaran, bukan catatan percakapan mentah. Produk ini belum dibangun, jadi semua ini merupakan cakupan yang direncanakan.

Platform ini bukan pilihan yang tepat untuk semua pembeli. Platform ini tidak dirancang untuk organisasi besar yang mensyaratkan akses masuk tunggal (SSO), integrasi sistem manajemen pembelajaran (LMS), atau kontrak perusahaan dalam proses pembelian, karena semuanya tidak disertakan saat peluncuran. Ini bukan pelatihan praktik rekayasa, dan pelajarannya direncanakan hanya dalam bahasa Inggris. Jika Anda belajar sendiri, kursus umum atau panduan gratis di situs ini mungkin lebih cocok untuk Anda. Rencana harga untuk tim tersedia di halaman harga.

Sumber dan cakupan

NIST, Kerangka Manajemen Risiko Kecerdasan Buatan: Profil AI Generatif (NIST AI 600-1), July 2024 ↗

Layanan Bantuan Undang-Undang AI Komisi Eropa, Peraturan (EU) 2024/1689 Lampiran III, sistem AI berisiko tinggi ↗

Layanan Bantuan Undang-Undang AI Komisi Eropa, Peraturan (EU) 2024/1689 Pasal 4, literasi AI ↗