AI untuk akuntan: penggunaan praktis, pemeriksaan, dan batasannya

Bagaimana AI digunakan dalam pekerjaan akuntansi?

Di kantor jasa profesional dan tim internal perusahaan, AI lebih banyak digunakan untuk penulisan dan penjelasan yang menyertai angka daripada untuk mengolah angka itu sendiri. Pada bagian itulah AI paling dapat diandalkan dan kesalahan paling mudah ditemukan.

Banyak platform akuntansi dan pembukuan juga menyertakan fitur AI, seperti saran kategori atau pencocokan otomatis. Fitur tersebut dikonfigurasi oleh penyedia perangkat lunak dan administrator Anda; panduan ini membahas cara akuntan menggunakan asisten AI dan meninjau saran AI dalam pekerjaan mereka sendiri.

Apa isi panduan profesi tentang penggunaan AI oleh akuntan?

Organisasi profesi menerapkan prinsip etika yang sudah ada pada AI, bukan menyusun seperangkat aturan yang sepenuhnya terpisah. Panduan AI generatif dari ICAEW menerapkan lima prinsip dasar pada penggunaan alat-alat ini: integritas, objektivitas, kompetensi profesional dan kehati-hatian, kerahasiaan, serta perilaku profesional.

Poin-poin praktisnya dapat langsung diterapkan oleh setiap akuntan. Panduan tersebut menyarankan agar informasi rahasia tidak dimasukkan ke alat AI generatif publik, karena pengguna memiliki kendali terbatas atas siapa yang melihat data dan berapa lama data disimpan. Panduan itu meminta sikap skeptis profesional saat meninjau keluaran dan memperingatkan tentang bias otomatisasi. Panduan tersebut mendorong keterbukaan mengenai penggunaan AI generatif dalam pekerjaan klien. Panduan itu juga menyatakan dengan tegas bahwa alat-alat ini tidak dapat menggantikan pengetahuan dan keterampilan profesional yang kurang, serta mengingatkan bahwa alat tersebut mungkin tidak mencerminkan peraturan perundang-undangan yang berlaku saat ini.

Jika Anda tergabung dalam lembaga lain, periksa panduan dan kode etiknya sendiri, yang mungkin merumuskan harapan secara berbeda. Halaman ini berisi informasi umum, bukan nasihat profesional atau hukum.

Seperti apa contoh email untuk klien yang dibuat AI dan sudah ditinjau?

Priya Nair menjalankan usaha desain interior fiktif sebagai pemilik usaha perorangan, dan akuntannya memerlukan beberapa dokumen serta informasi yang belum tersedia sebelum menyusun laporan keuangan akhir tahun: rekening koran untuk periode tiga bulan, kuitansi untuk dua pembelian peralatan bernilai besar, dan konfirmasi mengenai seberapa besar bagian rumahnya yang digunakan untuk bekerja.

Ketika diminta untuk 'menulis surel yang ramah kepada klien untuk meminta dokumen akhir tahun yang belum diberikan', asisten menghasilkan surel dengan nada yang menyenangkan, tetapi juga menyebutkan tenggat pelaporan, memperingatkan tentang jumlah denda tertentu, dan mengatakan bahwa biaya kantor di rumah dapat diklaim 'dengan tarif tetap sebesar 30 persen'. Tidak satu pun informasi itu berasal dari akuntan tersebut. Tenggat dan dendanya bergantung pada yurisdiksi serta status pelaporannya, sedangkan pernyataan tentang kantor di rumah itu memang keliru jika dinyatakan secara umum.

Instruksi yang telah ditinjau mencantumkan tiga hal tersebut, tanggal paling lambat akuntan membutuhkannya, dan metode unggah, lalu menambahkan: 'Jangan menyatakan aturan, tenggat, tarif, atau sanksi pajak apa pun.' Akuntan kemudian menambahkan satu kalimat sendiri tentang tenggat tersebut, setelah memeriksanya berdasarkan tanggal yang diterbitkan otoritas pajak. Surel akhirnya lebih singkat, spesifik, dan tidak memuat apa pun yang tidak dapat dipertanggungjawabkan oleh akuntan.

Bisakah AI membantu menyusun catatan rekonsiliasi bank?

AI dapat membantu Anda menuliskannya dengan jelas, tetapi tidak seharusnya menyelesaikannya. Misalkan rekonsiliasi bank seorang klien fiktif memiliki dua transaksi yang belum cocok: pembayaran sebesar 1,240 kepada pemasok yang muncul dua kali dalam data transaksi bank, dan penerimaan sebesar 380 tanpa faktur yang sesuai.

Draf AI menggambarkan transaksi pertama sebagai 'pembayaran ganda yang harus diminta kembali dari pemasok' dan transaksi kedua sebagai 'kemungkinan pembayaran di muka dari pelanggan'. Keduanya mungkin benar, dan keduanya merupakan dugaan. Pembayaran ganda itu bisa saja merupakan dua faktur yang sah dengan nilai yang sama; penerimaan dana tersebut bisa berupa pengembalian dana, transfer, atau setoran. Versi yang berguna mencatat setiap transaksi, tanggal dan jumlahnya, kemungkinan penjelasannya, serta bukti yang diperlukan untuk menuntaskan pemeriksaannya, dan menyerahkan kesimpulan kepada orang yang memeriksa laporan transaksi pemasok dan catatan klien.

Bisakah AI menjawab pertanyaan tentang pajak dan akuntansi teknis?

Perlakukan setiap jawaban AI tentang pajak atau standar akuntansi sebagai petunjuk awal riset, bukan jawaban akhir. Asisten umum dapat menggunakan materi yang sudah usang atau tidak lengkap, mencampur aturan dari negara berbeda, dan menyebutkan ambang batas yang sudah berubah, semuanya dengan nada penuh keyakinan. Panduan ICAEW menyampaikan hal yang sama mengenai peraturan perundang-undangan terkini.

Gunakan AI untuk merumuskan pertanyaan, mengidentifikasi bidang yang relevan, dan membuat daftar hal yang perlu ditelusuri, lalu buka sumber primer: peraturan perundang-undangan, panduan resmi otoritas pajak, atau standar akuntansi. Catat sumber yang Anda jadikan acuan. Jika alat mengutip sumber, buka sumber tersebut dan temukan bagian yang dimaksud; referensi yang tampak nyata belum tentu benar.

Bagaimana sebaiknya staf pembukuan meninjau pengelompokan transaksi oleh AI?

Tinjau aturannya, bukan hanya transaksinya. Kategorisasi AI dalam perangkat lunak pembukuan biasanya belajar dari pengodean akun sebelumnya, sehingga kesalahan di awal dapat terulang setiap bulan. Periksa pemasok baru, pengeluaran untuk penggunaan campuran, apa pun yang berada di batas antara belanja modal dan beban operasional, serta transaksi dengan keterangan samar seperti pembayaran kartu ke lokapasar.

Simpan daftar pengecualian berisi penerima pembayaran dan pola yang keliru ditangani oleh saran tersebut, lalu periksa setiap periode. Saran pencocokan dapat menghemat waktu untuk kasus yang jelas; kasus yang tidak jelas tetap memerlukan bukti transaksi.

Apakah AI akan menggantikan akuntan?

Tidak ada yang dapat menjawabnya secara andal, dan prediksi yang disajikan sebagai fakta harus disikapi dengan hati-hati. Yang dapat dikatakan adalah bahwa AI semakin banyak menangani penyusunan draf, peringkasan, dan pencocokan pola dalam pekerjaan akuntansi, sedangkan tanggung jawab atas pertimbangan, skeptisisme profesional, kerahasiaan klien, dan pengesahan angka tetap berada pada orang yang berkualifikasi sesuai aturan profesi.

Pertanyaan terkait, yaitu apakah AI lebih baik daripada akuntan berkualifikasi, berangkat dari kekeliruan dalam membandingkan dua hal yang berbeda sifatnya. Alat AI dapat menghasilkan teks yang terdengar seperti nasihat; alat tersebut tidak dapat memikul tanggung jawab profesional atas nasihat itu, mengetahui keseluruhan kondisi klien, atau dimintai pertanggungjawaban berdasarkan kode etik. Akuntan yang kemungkinan mendapat manfaat adalah mereka yang belajar menggunakan alat-alat ini sambil tetap memegang penuh tanggung jawab tersebut.

Informasi klien apa yang boleh dimasukkan ke alat AI?

Hanya informasi yang telah disetujui perusahaan Anda untuk alat dan paket tertentu tersebut. Jangan masukkan informasi apa pun ke alat konsumen publik jika informasi klien bersifat rahasia. Ketentuan perikatan juga dapat membatasi cara data klien diproses dan siapa yang boleh memprosesnya.

Untuk latihan dan pembuatan templat, gunakan data fiktif seperti contoh di halaman ini. Ketika AI digunakan untuk pekerjaan klien yang sebenarnya dalam sistem yang disetujui, simpan jejak peninjauan yang sama seperti untuk pekerjaan lainnya: sumber, pemeriksaan, dan siapa yang menyetujui versi akhir.

Bagaimana tim akuntansi dapat melatih kebiasaan ini?

Gunakan contoh email klien dan rekonsiliasi sebagai latihan tim dengan data fiktif. Setiap orang membuat draf dengan AI, lalu mencatat apa yang mereka hapus atau biarkan belum terselesaikan. Daftar tersebut menunjukkan siapa yang mengenali aturan rekaan dan siapa yang menetapkan penyelesaian untuk hal-hal yang tidak didukung bukti.

Tosheo.ai sedang dirancang dengan rencana alur keuangan dan akuntansi yang menggunakan tugas seperti ini, umpan balik berdasarkan rubrik yang dapat dilihat, serta tampilan perkembangan keterampilan bagi manajer tanpa riwayat percakapan. Produk ini belum dibangun, jadi ini merupakan cakupan yang direncanakan. Produk ini tidak menyediakan pelatihan akuntansi, perpajakan, atau regulasi, dan tidak dapat diperhitungkan untuk memenuhi persyaratan pengembangan profesional berkelanjutan kecuali badan profesi Anda menyatakannya.

Sumber dan cakupan

ICAEW, Panduan AI generatif: AI generatif dan etika ↗