Bagaimana AI dapat diterapkan dalam manajemen proyek?
AI berguna setiap kali manajer proyek mengubah masukan yang tidak teratur menjadi dokumen terstruktur yang kemudian akan diperiksa oleh seseorang. Ini mencakup sebagian besar pekerjaan: catatan, catatan aktivitas, laporan, rencana, dan pesan. AI jauh kurang berguna untuk bagian pekerjaan yang bergantung pada pemahaman tentang orang-orang, politik internal, dan kendala nyata organisasi.
Berikut adalah tugas-tugas yang saat ini dapat dibantu oleh asisten umum seperti ChatGPT, Claude, Gemini, atau Copilot, menggunakan teks yang Anda tempelkan atau berkas yang diizinkan perusahaan Anda untuk dibagikan:
Dari catatan rapat menjadi daftar tindak lanjut
Ambil keputusan, tindakan, dan pertanyaan yang belum terjawab dari catatan atau transkrip, dengan penanggung jawab dan tanggal hanya jika benar-benar disebutkan dalam catatan.
Draf pertama laporan status
Ubah catatan tindakan dan daftar tonggak pencapaian menjadi laporan untuk pembaca yang telah ditentukan, dengan status merah, kuning, atau hijau yang sudah Anda tetapkan.
Tinjauan risiko dan ketergantungan
Minta asisten mengkritisi sebuah rencana: tugas mana yang bergantung pada sesuatu di luar tim, apa yang terjadi jika satu pemasok terlambat, dan asumsi mana yang belum diuji.
Draf awal rincian pekerjaan
Buat draf rincian pekerjaan untuk jenis proyek yang belum dikenal, lalu perbaiki bersama orang-orang yang akan mengerjakannya.
Ringkasan permintaan perubahan
Ringkas apa yang diminta dalam permintaan perubahan dan buat daftar pertanyaan yang ditimbulkannya terkait cakupan, biaya, dan jadwal, tanpa menetapkan jawabannya.
Pesan untuk pemangku kepentingan
Tulis ulang pembaruan yang sama untuk sponsor, tim pelaksana, dan klien, dengan menjaga semua fakta tetap sama.
Sintesis pembelajaran yang diperoleh
Kelompokkan komentar evaluasi retrospektif berdasarkan tema, dengan tetap menautkan komentar aslinya agar tidak ada pendapat yang hilang atau diubah redaksinya.
Kesalahan apa yang terjadi saat AI mengubah catatan rapat menjadi tindak lanjut?
Kegagalan yang paling umum adalah asisten mengisi kekosongan informasi. Catatan tidak menjelaskan siapa yang akan melakukan sesuatu dan kapan tenggatnya, dan model yang diminta membuat daftar tindak lanjut yang rapi sering kali akan menambahkan penanggung jawab dan tanggal yang tampak masuk akal. Hal ini membuat daftar tersebut terlihat tuntas, padahal rapatnya belum menuntaskan hal-hal itu.
Contoh fiktif. Harbour Lane Studio, sebuah agensi desain kecil, sedang pindah kantor. Manajer proyek menempelkan catatan berikut: 'Kontrak sewa sudah ditandatangani, kunci diterima 3 Maret. Perlu ada yang menindaklanjuti penawaran harga ke perusahaan jasa pindahan. Menurut Priya, pemasangan kabinet server memerlukan teknisi listrik. Tanggal peralihan sistem TI belum disepakati. Anggaran perabot masih menunggu keputusan direksi.'
Instruksi: 'Ubah catatan ini menjadi daftar tindak lanjut dengan kolom tindakan, penanggung jawab, tenggat, dan status. Isi penanggung jawab atau tanggal dengan keterangan belum dikonfirmasi kecuali catatan menyebutkannya. Cantumkan hal yang belum diputuskan secara terpisah sebagai pertanyaan terbuka.' Tanpa kalimat kedua, draf pertama di bawah ini merupakan contoh hasil yang akan Anda dapatkan.
| Dari catatan | Draf AI yang belum terarah | Catatan pemeriksaan |
|---|---|---|
| Seseorang perlu menindaklanjuti perusahaan jasa pindahan | Priya perlu mengonfirmasi penawaran harga jasa pindahan paling lambat Jumat | Tindak lanjuti penawaran jasa pindahan. Penanggung jawab belum ditentukan. Tanggal belum ditentukan |
| Priya merasa kabinet tersebut perlu ditangani teknisi listrik | Teknisi listrik sudah dijadwalkan untuk menangani kabinet server | Pastikan apakah diperlukan teknisi listrik. Penanggung jawab: Priya untuk memberikan arahan |
| Tanggal peralihan TI belum disepakati | Peralihan TI 3 Maret | Hal yang belum diputuskan: sepakati tanggal peralihan TI |
| Anggaran furnitur masih menunggu keputusan direksi | Anggaran furnitur disetujui | Hal yang belum diputuskan: direksi perlu menentukan anggaran furnitur |
Bagaimana cara memeriksa catatan tindak lanjut yang dibuat AI sebelum mengirimkannya?
Bandingkan catatan tindak lanjut dengan catatan rapat baris demi baris, lalu ajukan satu pertanyaan untuk setiap entri: apakah sumbernya menyatakan hal ini? Dalam draf yang belum teliti, tiga dari empat baris menyatakan sesuatu yang tidak pernah disepakati dalam rapat. Priya diberi tugas yang tidak pernah ia terima, teknisi listrik disebut sudah 'dipesan' padahal seseorang baru mengusulkan kemungkinan itu, dan tanggal dari baris tentang kunci disalin ke baris tentang TI karena itulah satu-satunya tanggal dalam catatan.
Kebiasaan yang berguna adalah meminta asisten menunjukkan dasar jawabannya: 'Untuk setiap tindakan, kutip kalimat dalam catatan yang menjadi sumbernya.' Setiap tindakan tanpa kutipan kalimat merupakan hasil karangan. Ini tidak membuat model dapat diandalkan, tetapi mempercepat pemeriksaan, dan manajer proyek tetap harus membaca kutipan tersebut.
Profil AI Generatif NIST menjelaskan dua risiko yang bertemu dalam contoh ini: halusinasi, yaitu konten yang dinyatakan dengan yakin tetapi salah, dan bias otomatisasi, yaitu kecenderungan berlebihan untuk mempercayai keluaran otomatis. Tabel yang rapi justru mendorong kepercayaan semacam itu.
Bagaimana Anda menggunakan AI untuk laporan perkembangan tanpa memperhalus kabar buruk?
Tetapkan sendiri statusnya, berikan fakta kepada asisten, dan instruksikan agar asisten tidak mengubah penilaian atau rumusan risiko. Model cenderung menggunakan bahasa yang menenangkan, sehingga proyek berstatus kuning bisa terkesan berstatus hijau pada paragraf ketiga.
Instruksi AI yang efektif: 'Buat draf pembaruan status satu halaman untuk sponsor proyek. Status keseluruhan adalah KUNING karena penawaran biaya pindahan terlambat dan tanggal pelaksanaan teknologi informasi belum diputuskan. Jangan mengubah status atau menggambarkan risiko lebih ringan daripada yang saya sampaikan. Letakkan dua keputusan yang saya butuhkan dari sponsor di bagian paling atas.' Lalu periksa bahwa keputusan tersebut ada di bagian paling atas, status tidak berubah, dan tidak ada hal yang disebut 'berjalan sesuai rencana' padahal sebenarnya tidak.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Keputusan proyek mana yang tidak boleh dibuat oleh AI?
Apa pun yang mengikat organisasi pada suatu komitmen atau menentukan penugasan orang. Ini mencakup menyepakati tanggal dengan klien, menerima risiko, menyetujui permintaan perubahan, menetapkan anggaran, dan memutuskan siapa mengerjakan apa. AI dapat menjabarkan pilihan dan konsekuensinya; keputusan dan tanggung jawab tetap berada pada manusia.
Pembagian pekerjaan kepada individu memerlukan kehati-hatian khusus. Dalam daftar penggunaan berisiko tinggi pada Lampiran III, EU AI Act mencakup sistem AI yang ditujukan untuk membagi tugas berdasarkan perilaku atau karakteristik pribadi individu, atau untuk memantau dan mengevaluasi kinerja serta perilaku orang di tempat kerja. Manajer proyek yang meminta asisten percakapan membuat draf rencana tidak sedang menjalankan sistem semacam itu. Namun, memasukkan data kinerja anggota tim ke dalam suatu alat lalu memintanya menentukan siapa harus mengerjakan apa mulai mengarah ke penggunaan tersebut. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.
Estimasi berada di antara keduanya. Asisten dapat menyarankan rentang untuk tugas yang belum dikenal, tetapi tidak mengetahui kecepatan kerja tim Anda, kebiasaan persetujuan klien Anda, atau rekam jejak pemasok Anda. Perlakukan estimasinya sebagai pertanyaan untuk diajukan kepada orang yang memang mengetahuinya.
Alat AI mana yang terbaik untuk manajemen proyek?
Tidak ada satu jawaban, dan kami belum menguji atau memberi peringkat alat manajemen proyek. Memisahkan dua kategori dapat membantu. Asisten umum seperti ChatGPT, Claude, Gemini, dan Copilot mengolah teks apa pun yang Anda berikan. Fitur AI bawaan perangkat lunak manajemen proyek mengolah tugas, komentar, dan tanggal yang sudah tersimpan di dalamnya.
Pilih berdasarkan tempat informasi proyek disimpan dan apa yang diizinkan perusahaan Anda. Jika rencana tersimpan di alat pengelolaan proyek dan alat tersebut memiliki fitur AI yang telah disetujui, Anda dapat mengurangi kebutuhan menyalin dan menempel. Jika pekerjaan dimulai dari catatan, email, dan dokumen, asisten serbaguna sering kali sudah cukup. Dalam kedua kasus, keterampilan yang dibahas di halaman ini tetap sama: berikan masukan yang jelas, minta keluaran yang sumbernya dapat ditelusuri, dan periksa sebelum mengirim apa pun.
Bisakah AI menggantikan manajer proyek atau membuat sertifikasi PMP tidak lagi relevan?
AI mengubah porsi waktu yang digunakan manajer proyek untuk menyusun draf. Namun, bagian pekerjaan yang menjaga proyek tetap berjalan, seperti negosiasi, menentukan kompromi, meneruskan masalah ke pihak yang berwenang, dan menjaga komitmen orang-orang, bukanlah tugas penulisan teks. Kami tidak membuat prediksi tentang profesi ini.
Tentang sertifikasi: sertifikasi manajemen proyek mencatat pengetahuan tentang kumpulan praktik, dan hanya lembaga penerbitnya yang dapat menjelaskan perubahannya. Periksa materi ujian dan panduan terbaru dari lembaga tersebut. Sertifikat Tosheo.ai berbeda: sertifikat yang diakui yang direncanakan ini mencatat penyelesaian alur pembelajaran praktik AI di tempat kerja beserta penilaiannya, dan bukan merupakan kualifikasi manajemen proyek.
Bagaimana sebaiknya manajer proyek berlatih menggunakan AI?
Gunakan materi Anda sendiri dari pekerjaan sebelumnya, dengan menghapus semua informasi sensitif, agar Anda sudah mengetahui jawaban yang benar.
Pilih rapat yang sudah selesai
Ambil catatan dari rapat yang hasilnya Anda ingat, hapus detail klien dan data pribadi, lalu minta daftar tindak lanjut.
Tandai setiap informasi rekaan
Tandai setiap penanggung jawab, tanggal, atau keputusan yang tidak ada dalam catatan. Ini menunjukkan kepada Anda bagaimana asisten Anda mengisi kekosongan informasi.
Tulis ulang instruksi
Tambahkan instruksi untuk menandai hal yang masih perlu dikonfirmasi dan permintaan 'kutip baris sumbernya', lalu jalankan lagi. Bandingkan kedua catatan prosesnya.
Buat draf satu laporan status
Tetapkan sendiri statusnya dan periksa apakah draf mempertahankannya. Catat setiap frasa yang membuat risiko terdengar lebih ringan.
Sepakati aturan tim
Tentukan dokumen proyek mana yang boleh dimasukkan ke masing-masing alat, dan tetapkan bahwa setiap catatan yang disusun AI harus diperiksa dengan membandingkannya terhadap sumbernya sebelum dibagikan.
Kapan panduan ini bukan solusi yang tepat?
Jika Anda perlu memilih perangkat lunak manajemen proyek, menyusun jadwal dengan perataan sumber daya, menjalankan analisis risiko kuantitatif, atau mempersiapkan ujian formal manajemen proyek, carilah sumber lain: dokumentasi penyedia, spesialis penjadwalan, atau materi persiapan dari lembaga penerbit sertifikasi itu sendiri.
Tosheo.ai sedang dirancang untuk mengajarkan penggunaan alat AI umum dalam pekerjaan sehari-hari melalui pelajaran singkat dan tugas latihan yang dinilai. Manajer proyek akan mengikuti alur Operasional atau Umum yang direncanakan, atau peran khusus dalam paket Pertumbuhan yang direncanakan. Produk ini tidak merencanakan proyek untuk Anda, tidak terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen proyek, dan tidak memberikan sertifikasi manajemen proyek.
Sumber dan cakupan
NIST AI 600-1, Profil Kecerdasan Buatan Generatif, Juli 2024 ↗