Bagaimana AI digunakan dalam pekerjaan operasional?
Staf operasional menggunakan AI terutama untuk pekerjaan penulisan dan analisis yang mendukung kelancaran proses, bukan untuk menjalankan proses itu sendiri. Manfaatnya berasal dari tugas yang sering dilakukan, membosankan, dan mudah diperiksa dengan mengacu pada sumber.
Daftar di bawah ini menunjukkan hal-hal yang dapat dilakukan asisten serbaguna seperti ChatGPT, Claude, Gemini, atau Copilot dengan materi yang boleh Anda bagikan:
Buat draf atau perbarui SOP
Ubah catatan kasar atau penjelasan lisan tentang suatu tugas menjadi prosedur bernomor, lalu minta penanggung jawab proses mengoreksinya.
Bandingkan penawaran harga pemasok
Bandingkan beberapa penawaran harga dengan dasar yang sama: harga satuan, biaya tambahan, batas minimum, dan ketentuan. Hitung ulang sendiri totalnya.
Buat daftar periksa
Ubah prosedur menjadi daftar periksa untuk karyawan baru, penutupan buku akhir bulan, atau pembukaan kantor.
Rapikan daftar
Seragamkan nama pemasok, alamat, atau kode produk yang tidak konsisten, atau sarankan rumus lembar kerja untuk melakukannya.
Ringkas insiden
Ubah rangkaian email tentang kegagalan pengiriman atau gangguan sistem menjadi kronologi, penyebab sebagaimana dinyatakan, dan tindakan yang masih perlu dilakukan.
Temukan kekurangan dalam serah terima pekerjaan
Tanyakan informasi apa yang dibutuhkan tim berikutnya tetapi tidak diminta dalam formulir serah terima.
Menjawab pertanyaan tentang kebijakan
Tempelkan kebijakan internal dan tanyakan bagian mana yang membahas suatu situasi, lalu baca sendiri bagian tersebut.
Apakah Anda sebaiknya menggunakan asisten AI atau mengotomatiskan prosesnya?
Mulailah dengan asisten yang setiap hasilnya diperiksa oleh manusia, dan pertimbangkan otomatisasi hanya untuk langkah-langkah yang stabil, terdokumentasi dengan baik, dan tidak menimbulkan kerugian besar jika terjadi kesalahan. Banyak pencarian tentang AI dalam operasional sebenarnya berkaitan dengan otomatisasi dan agen AI, yang merupakan jenis proyek berbeda dengan profil risiko berbeda.
Perbandingan di bawah merupakan alat bantu perencanaan, bukan penilaian teknis terhadap produk mana pun.
| Pendekatan | Siapa yang memeriksa hasilnya | Kegagalan yang umum terjadi | Penggunaan awal yang tepat |
|---|---|---|---|
| Asisten yang digunakan oleh seseorang | Manusia, setiap saat | Langkah yang dikarang atau angka keliru yang luput dari perhatian pemeriksa | Menyusun draf SOP atau membandingkan penawaran harga |
| Otomatisasi berbasis aturan | Siapa pun yang merancang aturannya, cukup sekali | Kasus yang tidak diantisipasi oleh aturan | Memindahkan data antara dua sistem dalam format tetap |
| Agen AI yang bertindak sendiri | Sering kali tidak ada, pada saat AI bertindak | Tindakan keliru yang dilakukan dengan yakin dan diulang dalam skala besar | Hanya setelah proses dipetakan, memiliki penanggung jawab, dan diuji |
Apa saja kesalahan dalam SOP yang disusun AI?
AI mengisi kekosongan dengan langkah-langkah yang terdengar lazim, tetapi tidak sesuai dengan cara kerja organisasi Anda. Hal ini lebih berbahaya dalam SOP daripada dalam email, karena orang mengikuti SOP tanpa mempertanyakannya.
Contoh fiktif. Ashford Print Co adalah usaha percetakan kecil. Catatan pimpinan operasional tentang penanganan pesanan mendesak: 'Periksa apakah desain sudah siap cetak. Pastikan kertas tersedia. Biaya tambahan berlaku untuk pengerjaan kurang dari 48 jam. Pesanan di atas 500 unit harus disetujui manajer produksi. Pelanggan menerima contoh cetak melalui email.'
Instruksi AI yang kurang spesifik, 'Tulis SOP untuk pesanan mendesak', menghasilkan prosedur sepuluh langkah yang rapi, termasuk 'Beri tahu pelanggan melalui SMS saat pesanan dikirim', 'Pesanan di atas 250 unit memerlukan persetujuan direktur', dan 'Tawarkan diskon 10% jika tenggat tidak dapat dipenuhi.' Tidak satu pun tercantum dalam catatan. Ambang persetujuannya salah, pihak yang menyetujui juga salah, dan diskon tersebut merupakan keputusan komersial yang tidak pernah dibuat siapa pun.
Instruksi yang lebih baik: 'Ubah catatan ini menjadi SOP bernomor. Gunakan hanya langkah-langkah yang ada dalam catatan. Jika tampaknya ada langkah yang hilang, cantumkan sebagai pertanyaan untuk penanggung jawab proses, alih-alih menambahkannya.' Hasilnya tetap memuat lima langkah, menempatkan persetujuan untuk 500 unit pada manajer produksi, dan mencantumkan tiga pertanyaan: siapa yang memeriksa desain, apa yang terjadi jika stok kertas habis, dan bagaimana pelanggan menyetujui contoh cetak. Kepala operasional menjawabnya, dan baru setelah itu SOP diterbitkan.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Bagaimana cara memeriksa hasil perbandingan penawaran pemasok yang dibuat AI?
Hitung ulang perbandingannya sendiri dengan dasar yang sama, karena model cenderung membandingkan harga utama dan melewatkan biaya tambahan. Perhitungan yang disajikan dalam tulisan yang lancar mudah diterima tanpa diperiksa.
Penawaran harga fiktif untuk layanan pengiriman paket yang sama: Pemasok A mengenakan £4.10 per paket ditambah biaya tambahan bahan bakar sebesar 12%; Pemasok B mengenakan £4.40 per paket, sudah termasuk semua biaya; Pemasok C mengenakan £3.95 per paket ditambah biaya penanganan sebesar £0.60. Saat ditanya 'Mana yang paling murah?', asisten menjawab Pemasok C, berdasarkan harga £3.95 yang ditonjolkan.
Dengan dasar perbandingan yang setara: A adalah 4.10 ditambah 12%, yaitu £4.592, sekitar £4.59; B adalah £4.40; C adalah 3.95 ditambah 0.60, yaitu £4.55. Pemasok B paling murah per paket, dan urutannya berubah setelah biaya tambahan dimasukkan. Keputusan nyata juga memerlukan volume minimum, durasi kontrak, dan tingkat layanan, yang mungkin dinyatakan secara berbeda dalam setiap penawaran. Minta asisten membuat tabel perbandingan, lalu periksa setiap sel dengan mencocokkannya terhadap dokumen penawaran dan hitung totalnya dalam lembar kerja.
Bagaimana Anda mulai menggunakan AI dalam kegiatan operasional?
Mulailah dengan satu proses tertulis, satu penanggung jawab, dan satu tugas dokumen berisiko rendah, lalu jelaskan langkah pemeriksaannya secara tegas.
Pilih proses yang memiliki penanggung jawab
Pilih pekerjaan yang sering dilakukan dan dipahami dengan cukup baik oleh satu orang yang ditunjuk sehingga ia bisa menemukan kesalahan.
Catat kondisi saat ini
Jika prosesnya hanya ada di kepala seseorang, tugas AI pertama adalah mengubah penjelasannya menjadi draf untuk ia koreksi.
Pilih tugas terkait dokumen
Draf SOP, daftar periksa, dan perbandingan penawaran harga adalah titik awal yang baik karena dapat diperiksa manusia dengan mengacu pada sumber.
Tentukan pemeriksaan yang harus dilakukan
Tentukan siapa yang meninjau keluaran dan apa yang menjadi acuannya: catatan, dokumen penawaran, atau kebijakan.
Sepakati aturan data
Tentukan data operasional mana, seperti ketentuan pemasok atau alamat pelanggan, yang boleh dimasukkan ke masing-masing alat yang disetujui.
Tinjau setelah beberapa minggu
Tanyakan kepada penanggung jawab apakah draf makin sedikit memerlukan koreksi dari waktu ke waktu, dan baru setelah itu pertimbangkan untuk mengotomatiskan suatu langkah.
Apa saja risiko utama AI dalam operasional?
Risikonya adalah kesalahan yang menyebar karena terus diulang oleh suatu proses, data yang dibagikan ke alat yang tidak tepat, dan staf yang mengikuti keluaran yang tampak meyakinkan tanpa mempertanyakannya. Langkah yang dikarang dalam satu email berdampak pada satu pelanggan; langkah yang dikarang dalam SOP berdampak pada setiap pesanan yang diproses berdasarkan SOP tersebut.
Profil AI Generatif NIST menyebut bias otomatisasi, yaitu kecenderungan berlebihan untuk mempercayai sistem otomatis, sebagai risiko yang dapat memperparah risiko lain, seperti halusinasi. Pekerjaan operasional sangat rentan karena sebagian besar kegiatannya adalah mengikuti prosedur. Kerangka Manajemen Risiko AI NIST yang lebih luas, yang ditujukan untuk penggunaan sukarela, merupakan rujukan yang berguna jika organisasi Anda menginginkan cara terstruktur untuk memikirkan risiko-risiko ini.
Kapan panduan ini, atau Tosheo.ai, bukan solusi yang tepat?
Jika tujuan Anda adalah mengotomatiskan proses lintas sistem, memilih ERP, menerapkan otomatisasi proses robotik, atau menjalankan penambangan proses, Anda memerlukan proyek sistem dengan spesialis teknis, bukan panduan penggunaan AI sehari-hari. Proyek semacam itu tetap terbantu oleh staf yang mampu menjelaskan dan memeriksa proses, tetapi merupakan investasi yang berbeda.
Tosheo.ai sedang dirancang untuk melatih orang, bukan mengotomatiskan proses. Alur peran Operasional yang direncanakan mencakup tugas seperti contoh SOP dan penawaran harga di atas melalui pelajaran singkat serta tugas latihan yang dinilai berdasarkan rubrik yang dapat dilihat. Produk ini tidak terhubung ke sistem Anda atau menjalankan alur kerja untuk Anda.
Sumber dan cakupan
NIST AI 600-1, Profil Kecerdasan Buatan Generatif, Juli 2024 ↗
NIST, Kerangka Manajemen Risiko AI, dirilis 26 January 2023 ↗