Bagaimana manajer dapat menggunakan AI dalam pekerjaan mereka sendiri?
Manajer dapat menggunakan AI untuk persiapan dan penulisan yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan, selama keputusan tetap di tangan mereka. Tugas yang cocok memiliki kesamaan: manajer sudah mengetahui faktanya dan ingin dibantu menyusun atau merumuskannya.
Batasi informasi pribadi hanya pada yang diperlukan untuk tugas tersebut, dan gunakan hanya alat yang telah disetujui organisasi Anda. Catatan tentang kesehatan, keadaan keluarga, atau keluhan seseorang tidak boleh dimasukkan ke asisten serbaguna.
Siapkan pertemuan empat mata
Ubah catatan Anda dari rapat terakhir dan prioritas orang tersebut saat ini menjadi agenda dengan dua atau tiga pertanyaan terbuka.
Susun umpan balik
Susun pengamatan spesifik ke dalam format situasi, perilaku, dan dampak sebelum percakapan. Pengamatan tersebut harus berasal dari Anda sendiri.
Ringkas kabar terbaru dari tim
Gabungkan beberapa pembaruan tertulis menjadi satu rangkuman untuk atasan Anda, dengan tetap mencantumkan siapa yang menyampaikan setiap poin.
Jelaskan perubahan
Buat draf pesan untuk tim tentang proses baru, lalu tanyakan kepada asisten pertanyaan apa yang kemungkinan akan diajukan tim.
Pertimbangkan keputusan secara menyeluruh
Jabarkan pilihan dan konsekuensinya untuk keputusan terkait alokasi sumber daya atau prioritas, lalu ambil keputusan sendiri.
Rencanakan rapat
Ubah tujuan yang masih samar menjadi agenda yang memuat keputusan yang harus dicapai dan alokasi waktu untuk setiap butir.
Seperti apa contoh umpan balik yang disusun dengan baik menggunakan bantuan AI?
Jika dilakukan dengan baik, manajer memberikan pengamatan yang spesifik dan AI hanya membantu menyusun struktur dan merumuskan kalimat. Jika dilakukan dengan buruk, AI mengubah catatan yang minim menjadi penilaian yang terkesan pasti tentang karakter seseorang.
Contoh fiktif. Dana mengelola tim kecil layanan klien di Copperleaf Bookkeeping. Catatannya tentang salah satu anggota tim, Sam: 'Dua tenggat klien terlewat pada bulan September (berkas penggajian Acme, paket dokumen PPN Riverside). Kedua klien mengirim email kepada saya. Sam sangat baik dalam menangani panggilan klien, dan klien secara khusus meminta berbicara dengannya. Tampaknya kewalahan sejak menangani akun Hollis.'
Instruksi AI yang kurang spesifik, 'Tulis umpan balik untuk Sam berdasarkan catatan ini', menghasilkan kalimat seperti 'Sam kurang memiliki keterampilan mengatur pekerjaan dan perlu menunjukkan komitmen yang lebih besar' dan 'Hal ini telah merusak reputasi kita di mata klien utama.' Keduanya tidak ada dalam catatan. 'Kurang berkomitmen' adalah penilaian atas karakter yang tidak didukung bukti, dan klaim tentang reputasi itu dikarang.
Instruksi yang lebih baik: 'Bantu saya menyusun umpan balik untuk pertemuan empat mata. Gunakan hanya pengamatan di bawah ini. Jelaskan perilaku dan dampaknya, bukan kepribadian. Sertakan pengamatan positif. Akhiri dengan satu pertanyaan terbuka tentang beban kerja. Jangan menarik kesimpulan tentang sikap orang tersebut.' Versi yang telah diperiksa diawali dengan dua tenggat yang terlewat dan surel klien, memberikan apresiasi khusus atas panggilan dengan klien, dan menanyakan: 'Sejak Anda menangani Hollis, sejauh mana beban kerja Anda dapat dikelola, dan apa yang bisa membantu?' Dana kemudian menyunting redaksinya agar sesuai dengan gaya bahasanya sendiri sebelum pertemuan.
Dalam keputusan apa manajer sebaiknya tidak melibatkan AI?
Jangan libatkan AI dalam keputusan tentang orang: penilaian kinerja, gaji, promosi, tindakan disipliner, pemecatan, dan pembagian pekerjaan berdasarkan perilaku atau sifat mereka. Gunakan AI untuk persiapan dan penyusunan kata-kata, bukan untuk menilai.
Di antara penggunaan berisiko tinggi dalam Lampiran III, EU AI Act mencantumkan sistem AI yang ditujukan untuk mengambil keputusan yang memengaruhi ketentuan hubungan kerja, promosi atau pemutusan hubungan kerja, mengalokasikan tugas berdasarkan perilaku individu atau karakteristik pribadi, atau memantau dan mengevaluasi kinerja serta perilaku pekerja. Manajer yang meminta asisten merapikan catatannya sendiri tidak sedang menerapkan sistem semacam itu, tetapi meminta alat untuk memberi skor atau peringkat kepada anggota tim mulai mengarah ke sana.
Pemantauan adalah jebakan lain yang terkait. Panduan ICO Inggris tentang pemantauan pekerja menyatakan bahwa pemberi kerja harus memberi tahu pekerja tentang pemantauan, menjelaskan tujuannya, dan memilih cara yang paling sedikit mengganggu privasi untuk mencapainya. Panduan itu juga menegaskan bahwa tersedianya suatu bentuk pemantauan tidak berarti cara tersebut merupakan yang terbaik untuk mencapai tujuan Anda. Membaca percakapan AI karyawan untuk melihat cara mereka menggunakan alat tersebut merupakan pemantauan. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Bagaimana Anda memimpin tim yang menggunakan AI?
Berikan kepada tim aturan yang jelas, waktu untuk berlatih, dan contoh pekerjaan yang baik, lalu tinjau hasil pekerjaannya. Sebagian besar masalah adopsi bukan tentang alatnya: orang tidak yakin apa yang diperbolehkan, tidak punya waktu untuk belajar, atau belum pernah melihat seperti apa penggunaan yang baik dalam pekerjaan mereka sendiri.
Jelaskan apa yang diperbolehkan
Sebutkan alat yang disetujui, informasi yang boleh dimasukkan ke dalamnya, dan hal-hal yang harus selalu diperiksa oleh manusia. Tuliskan dengan bahasa yang mudah dipahami.
Mulailah dengan satu tugas untuk masing-masing orang
Mintalah setiap orang memilih satu tugas berulang yang berisiko rendah dari peran mereka sendiri, seperti membuat draf awal atau ringkasan.
Sisihkan sedikit waktu
Waktu latihan singkat yang dijadwalkan secara teratur lebih efektif daripada satu lokakarya panjang yang kemudian dilupakan peserta.
Bagikan hasil sebelum dan sesudah
Dalam rapat tim, minta seseorang menunjukkan instruksi untuk AI, hasil pertama, dan perubahan yang dibuatnya. Perubahan tersebut lebih banyak memberi pelajaran daripada instruksinya sendiri.
Tinjau hasil, bukan penggunaan
Periksa sampel pekerjaan yang dibantu AI sebagaimana Anda memeriksa pekerjaan lainnya. Tanyakan apa yang telah diverifikasi dan bagaimana caranya.
Berikan contoh melalui tindakan Anda sendiri
Beri tahu tim kapan Anda menggunakan AI untuk suatu pekerjaan dan apa yang harus Anda koreksi. Ini membuat pemeriksaan menjadi hal biasa, bukan sesuatu yang memalukan.
Bagaimana Anda mengetahui apakah tim Anda menggunakan AI dengan baik?
Tinjau kualitas pekerjaan dan alasan di baliknya, bukan seberapa sering alat dibuka. Jumlah instruksi menunjukkan bahwa suatu alat digunakan. Angka tersebut tidak menunjukkan apakah sebuah jawaban akurat, ringkasan sesuai dengan sumbernya, atau angka telah diperiksa.
Indikator yang berguna bersifat konkret: apakah anggota tim dapat menjelaskan klaim mana dalam draf yang mereka hapus dan alasannya? Apakah dokumen yang dibuat dengan bantuan AI masih memerlukan banyak koreksi dari Anda? Apakah orang-orang menggunakan AI untuk tugas yang telah disepakati, dengan alat yang telah disetujui?
Inilah prinsip desain di balik dasbor manajer Tosheo.ai yang direncanakan: manajer melihat perkembangan keterampilan, penyelesaian, dan ringkasan mingguan, dengan opsi pengingat bagi peserta yang tidak aktif, tetapi tidak melihat catatan percakapan mentah peserta. Ini memberikan visibilitas atas pembelajaran, bukan pengawasan percakapan. Produk ini belum dibangun, dan bidang data final akan didokumentasikan sebelum peluncuran.
Apa saja yang perlu dicakup dalam pelatihan AI untuk manajer?
Pelatihan untuk manajer harus mencakup penggunaan mereka sendiri dan cara mereka memimpin orang lain, dan bagian kedua biasanya tidak ada. Program yang berguna mencakup:
Penggunaan praktis mereka sendiri
Menyusun draf, merangkum, dan menyiapkan materi, dengan kebiasaan pemeriksaan yang sama seperti yang diharapkan dari tim.
Meninjau pekerjaan yang dibantu AI
Cara menelaah draf secara kritis, mengenali detail rekaan, dan menanyakan kepada anggota tim apa saja yang sudah mereka verifikasi.
Kebijakan dan batasan data
Apa yang diizinkan organisasi, alasannya, dan cara menjawab pertanyaan tim tentang hal-hal yang belum jelas aturannya.
Keputusan terkait karyawan
Area yang tidak boleh melibatkan AI, serta mengapa keadilan dan perlindungan data lebih penting dalam pengelolaan karyawan dibandingkan bidang lain.
Pendampingan
Cara membantu anggota tim yang enggan atau terlalu percaya diri menemukan tugas awal yang sesuai.
Kapan panduan ini, atau Tosheo.ai, bukan solusi yang tepat?
Jika Anda adalah pemimpin senior yang menetapkan strategi AI untuk organisasi, memutuskan investasi, struktur tata kelola, dan tingkat risiko yang bersedia diambil, program eksekutif atau sekolah bisnis lebih sesuai daripada panduan praktis. Panduan tata kelola dan kebijakan AI kami merupakan titik awal untuk pekerjaan serupa di perusahaan yang lebih kecil.
Tosheo.ai sedang dirancang untuk latihan langsung dalam pekerjaan sehari-hari. Pilihan peran yang direncanakan didasarkan pada fungsi, seperti Pemasaran, Penjualan, Operasional, Dukungan, SDM dan Rekrutmen, Keuangan, Produk, dan Umum; daftar yang direncanakan saat peluncuran tidak mencakup alur khusus untuk manajer yang mengelola karyawan. Manajer akan mengikuti alur sesuai fungsi mereka atau alur Umum, dan paket Pertumbuhan yang direncanakan menambahkan peran khusus. Manajer juga akan mendapatkan dasbor tim yang direncanakan.