Bagaimana tim SDM dapat menggunakan AI untuk tugas sehari-hari?
Tugas SDM yang paling aman dan berguna untuk AI adalah tugas ketika Anda menyediakan sumber yang telah disetujui dan ingin mengubah bentuk penyajiannya: kebijakan menjadi ringkasan dengan bahasa sederhana, bagian buku panduan menjadi FAQ, atau kerangka pelatihan menjadi rencana sesi. Sumber tersebut menjaga agar keluaran tetap sesuai fakta, dan Anda dapat mencocokkan setiap kalimat dengannya.
Rekrutmen memiliki panduan tersendiri karena penyaringan dan seleksi menimbulkan persoalan hukum khusus. Halaman ini membahas fungsi pengelolaan SDM lainnya.
Penyusunan dan penyederhanaan kebijakan
Mengubah kebijakan yang telah disetujui menjadi ringkasan yang mudah dipahami staf, atau membuat draf awal struktur kebijakan baru yang kemudian dilengkapi oleh peninjau yang memiliki keahlian sesuai.
Materi orientasi
Rencana minggu pertama, daftar periksa, dan pesan sambutan untuk peran tertentu, yang disusun berdasarkan proses kerja Anda yang sebenarnya.
FAQ internal
Menyusun draf jawaban atas pertanyaan umum berdasarkan buku panduan, dengan tetap mencantumkan rujukan bagian di samping setiap jawaban.
Tema survei
Mengelompokkan komentar teks bebas yang telah dianonimkan berdasarkan tema untuk membuat ringkasan, dengan komentar asli tetap tersedia untuk diperiksa.
Pelatihan dan komunikasi
Garis besar sesi, catatan pengarahan untuk manajer, dan pengumuman tentang perubahan yang sudah diputuskan.
Keputusan terkait sumber daya manusia apa yang tidak boleh diserahkan kepada AI?
AI tidak boleh memutuskan apa pun yang mengubah kehidupan kerja seseorang: penilaian kinerja, promosi, gaji, pembagian tugas berdasarkan sifat pribadi, hasil tindakan disipliner, atau pemutusan hubungan kerja. AI dapat membantu Anda mempersiapkan diri, misalnya dengan menata catatan Anda sendiri atau menyusun draf surat setelah keputusan dibuat, tetapi keputusan dan alasannya harus berasal dari orang yang dapat menjelaskan dan mempertanggungjawabkannya.
Regulator menangani bidang ini dengan serius. EU AI Act memasukkan sistem AI yang ditujukan untuk mengambil keputusan yang memengaruhi ketentuan hubungan kerja, promosi atau pemutusan hubungan kerja, mengalokasikan tugas berdasarkan perilaku individu atau karakteristik pribadi, atau memantau dan mengevaluasi kinerja serta perilaku, sebagai penggunaan berisiko tinggi dalam Lampiran III. Jika organisasi Anda beroperasi di Uni Eropa, klasifikasi tersebut membawa kewajiban yang perlu dipahami sebelum alat semacam itu diterapkan. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.
Seperti apa contoh ringkasan kebijakan yang dibuat AI dan sudah ditinjau?
Bayangkan Lindenfield Studio, studio desain fiktif dengan 40 karyawan. Kepala SDM menginginkan ringkasan satu halaman untuk karyawan mengenai kebijakan cuti orang tua studio yang berlaku saat ini, yang panjangnya delapan halaman.
Instruksi pertama berbunyi: 'Ringkas kebijakan cuti orang tua kami untuk staf.' Tanpa lampiran kebijakan tersebut, alat itu menghasilkan ringkasan yang meyakinkan tentang hal-hal yang biasanya tercakup dalam kebijakan semacam itu, termasuk pernyataan bahwa karyawan menerima gaji penuh selama beberapa minggu tertentu. Kebijakan Lindenfield tidak menyatakan hal tersebut; ketentuan tambahan pembayaran cutinya bergantung pada masa kerja. Jika diedarkan kepada staf, ringkasan seperti itu menimbulkan harapan yang tidak pernah disepakati studio dan bisa menjadi sengketa.
Pada upaya kedua, seluruh kebijakan ditempelkan dengan permintaan: 'Rangkum ini untuk karyawan dalam bahasa Inggris sederhana dengan panjang kurang dari 300 kata. Gunakan hanya isi kebijakan. Untuk setiap poin, cantumkan nomor bagiannya. Buat daftar pertanyaan yang mungkin diajukan karyawan tetapi tidak dijawab oleh kebijakan ini.' Hasilnya sangat sesuai dengan sumber, dan daftar pertanyaan yang belum terjawab ternyata menjadi bagian yang paling berharga: daftar itu menunjukkan dua kekurangan yang kemudian dibawa pimpinan SDM kepada penasihat ketenagakerjaan studio. Ringkasan akhir menyertakan kalimat yang mengarahkan staf ke kebijakan lengkap sebagai versi yang berlaku.
Bisakah AI merangkum komentar dalam survei karyawan dengan aman?
Bisa membantu, dengan kehati-hatian. Mengelompokkan komentar bebas ke dalam tema merupakan pekerjaan yang melelahkan dan dapat ditangani AI dengan cukup baik, tetapi anonimitas di perusahaan kecil mudah terungkap. Komentar yang menyebut 'satu-satunya orang di kantor Bristol yang bekerja paruh waktu' mengungkap identitas seseorang, meskipun namanya dihapus, dan ringkasan yang dihasilkan dapat mengulangi detail tersebut.
Hapus detail yang dapat mengungkap identitas sebelum komentar dibagikan ke mana pun, gunakan alat dan paket yang disetujui, serta minta tema beserta perkiraan frekuensinya, bukan kutipan. Kemudian periksa sendiri jumlahnya berdasarkan komentar, karena alat AI dapat salah menghitung dan melebih-lebihkan seberapa umum suatu pandangan. Laporkan tema kepada pimpinan; jangan laporkan individu.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Informasi karyawan apa yang boleh dimasukkan ke alat AI?
Lebih sedikit daripada yang umumnya diperkirakan. Catatan karyawan memuat data pribadi, dan sebagian di antaranya, seperti kesehatan, etnis, atau keanggotaan serikat pekerja, diperlakukan sebagai data yang sangat sensitif menurut undang-undang perlindungan data di banyak negara. Boleh tidaknya data tersebut dimasukkan ke alat tertentu bergantung pada dasar hukum Anda, ketentuan penyedia untuk paket tersebut, lokasi pemrosesan data, serta kebijakan Anda sendiri.
Aturan praktis untuk sebagian besar tim sumber daya manusia: susun draf dari kebijakan dan templat, bukan dari berkas karyawan. Jika suatu tugas benar-benar membutuhkan data pribadi, seperti merangkum berkas pengaduan, serahkan keputusannya kepada penanggung jawab perlindungan data di organisasi Anda, bukan mengambil jalan pintas di tengah pengerjaan. Menghapus nama saja tidak membuat informasi menjadi anonim.
Bagaimana sebaiknya bagian sumber daya manusia memeriksa kebijakan dan panduan yang disusun AI?
Periksa draf berdasarkan dokumen sumber, lalu tinjau kesesuaiannya dengan hukum dan dampaknya terhadap pihak yang terpengaruh. Butir di bawah ini merupakan daftar periksa awal, bukan pengganti peninjauan profesional atas kebijakan yang memiliki akibat hukum.
Kesesuaian dengan sumber
Setiap hak, aturan kelayakan, jumlah hari, dan jangka waktu pemberitahuan sesuai dengan kebijakan yang disetujui.
Yurisdiksi
Draf tidak mengambil aturan dari negara lain. Alat AI sering kali menggunakan hukum ketenagakerjaan suatu negara sebagai acuan bawaan.
Tidak ada yang ditambahkan
Tidak ada manfaat, janji, atau prosedur baru yang belum disepakati organisasi.
Bahasa yang jelas dan adil
Pilihan kata jelas, inklusif, dan tidak mengasumsikan jenis kelamin, usia, atau struktur keluarga.
Otoritas
Ringkasan menyebutkan bahwa kebijakan lengkap adalah dokumen acuan yang berlaku dan menjelaskan kepada siapa pertanyaan harus diajukan.
Persetujuan akhir
Kebijakan yang memiliki konsekuensi hukum diserahkan kepada pihak yang biasanya meninjaunya, seperti penasihat ketenagakerjaan.
Alat AI untuk sumber daya manusia apa saja yang sebaiknya dipertimbangkan oleh tim kecil?
Untuk menyusun draf dan merangkum, asisten serbaguna yang sudah disetujui perusahaan Anda biasanya sudah cukup. Banyak sistem informasi SDM kini menyertakan fitur AI untuk menjawab pertanyaan tentang kebijakan atau menyusun draf dokumen. Fitur tersebut bisa memudahkan pekerjaan, tetapi tanyakan kepada penyedia data apa yang dibaca fitur tersebut, apakah konten Anda digunakan untuk melatih model mereka, berapa lama konten disimpan, dan siapa yang dapat melihat keluarannya.
Terapkan kehati-hatian tertinggi pada alat yang memberi skor, memeringkat, atau memantau karyawan. Alat-alat tersebut beralih dari bantuan penyusunan draf ke pengambilan keputusan tentang orang, sehingga menimbulkan persoalan hukum dan keadilan yang disebutkan di atas.
Kapan AI bukan alat yang tepat untuk pekerjaan SDM?
AI bukan alat yang tepat untuk percakapan sensitif, penyelidikan, dan pesan apa pun yang nadanya dapat dianggap sebagai sikap organisasi terhadap seseorang. Surat buatan AI tentang masalah kinerja mungkin terdengar masuk akal, tetapi tetap tidak tepat bagi individu tersebut dan riwayatnya.
Ini juga bukan alat yang tepat ketika tidak ada sumber yang disetujui sebagai acuan. Menanyakan kepada asisten umum tentang hak cuti atau masa pemberitahuan pengunduran diri yang seharusnya berlaku akan menghasilkan jawaban yang terdengar masuk akal, bukan kebijakan Anda dan bukan hukum yang berlaku bagi Anda.
Apa peran bagian sumber daya manusia dalam pelatihan AI bagi karyawan lainnya?
Di banyak perusahaan kecil, bagian SDM bertanggung jawab atas penerapan AI, sehingga berlatih terlebih dahulu akan membantu. Bagian SDM sering diminta menyusun kebijakan penggunaan yang diperbolehkan, merencanakan pelatihan, dan menjawab pertanyaan staf. Untuk organisasi yang tercakup dalam EU AI Act, Pasal 4 meminta penyedia dan pihak yang menerapkan sistem AI mengambil langkah untuk mendukung literasi AI staf mereka, dengan mempertimbangkan pengetahuan staf dan konteks penggunaannya.
Tosheo.ai sedang dirancang untuk mendukung pekerjaan tersebut dengan alur SDM yang direncanakan, alur peran bagi anggota tim lainnya, dan tampilan perkembangan keterampilan bagi manajer yang tidak menampilkan riwayat percakapan. Produk ini belum dibangun, jadi anggap ini sebagai cakupan yang direncanakan. Panduan kebijakan yang ditautkan di bawah merupakan langkah awal yang lebih tepat jika Anda belum memiliki kebijakan AI.
Sumber dan cakupan
Layanan Bantuan Undang-Undang AI Komisi Eropa, Peraturan (EU) 2024/1689 Pasal 4, literasi AI ↗