પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટે AI: શું સોંપવું અને શું પોતાની પાસે રાખવું

પ્રોજેક્ટ વ્યવસ્થાપનમાં AI કેવી રીતે લાગુ કરી શકાય?

જ્યાં પણ પ્રોજેક્ટ સંચાલક અવ્યવસ્થિત માહિતીને એવા વ્યવસ્થિત દસ્તાવેજમાં ફેરવે છે જે પછી કોઈ ચકાસવાનું હોય, ત્યાં AI ઉપયોગી છે. તેમાં કામનો મોટો ભાગ આવી જાય છે: નોંધો, નોંધપોથીઓ, અહેવાલો, યોજનાઓ અને સંદેશા. લોકો, આંતરિક સત્તાસંબંધો અને સંસ્થાની વાસ્તવિક મર્યાદાઓની સમજ પર આધારિત કામોમાં તે ઘણું ઓછું ઉપયોગી છે.

તમે ચોંટાડેલા લખાણ અથવા તમારી કંપની જે ફાઇલો વહેંચવાની મંજૂરી આપે છે તેનો ઉપયોગ કરીને ChatGPT, Claude, Gemini અથવા Copilot જેવા સામાન્ય સહાયક આજે આ કાર્યોમાં મદદ કરી શકે છે:

AI બેઠકની નોંધોને કરવાનાં કામોમાં ફેરવે ત્યારે કઈ ભૂલો થાય છે?

સૌથી સામાન્ય ભૂલ એ છે કે સહાયક ખૂટતી માહિતી પોતાની રીતે પૂરી કરે છે. નોંધોમાં કોણ શું કરશે અને ક્યારે કરશે તે સ્પષ્ટ હોતું નથી, અને વ્યવસ્થિત કાર્યવાહીની નોંધ બનાવવાનું કહેવાય ત્યારે મોડેલ ઘણી વાર સંભવિત જવાબદાર વ્યક્તિ અને તારીખ ઉમેરી દે છે. તેથી બેઠકમાં બાબતો નક્કી ન થઈ હોય છતાં નોંધ પૂર્ણ થયેલી દેખાય છે.

એક કાલ્પનિક ઉદાહરણ. હાર્બર લેન સ્ટુડિયો નામની નાની ડિઝાઇન એજન્સી પોતાની ઑફિસ બદલી રહી છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર આ નોંધો પેસ્ટ કરે છે: 'ભાડાકરાર પર સહી થઈ ગઈ, ચાવીઓ 3 માર્ચે મળશે. સામાન ખસેડતી કંપની પાસેથી ભાવપત્રક મેળવવા કોઈએ સંપર્ક કરતા રહેવું પડશે. પ્રિયાને લાગે છે કે સર્વર કેબિનેટ માટે ઇલેક્ટ્રિશિયનની જરૂર છે. આઇટી વ્યવસ્થાના સ્થળાંતરની તારીખ હજી નક્કી નથી. ફર્નિચરનું બજેટ હજી નિયામકોની મંજૂરીમાં છે.'

સૂચના: 'આ નોંધોને કાર્યવાહી, જવાબદાર વ્યક્તિ, નિયત તારીખ અને સ્થિતિની કૉલમ ધરાવતી કાર્યવાહીની યાદીમાં ફેરવો. નોંધોમાં જવાબદાર વ્યક્તિ અથવા તારીખ આપેલી ન હોય તો તે હજી નક્કી કરવાની બાકી છે એવું લખો. જે કંઈ નક્કી થયું ન હોય તેને ખુલ્લા પ્રશ્ન તરીકે અલગથી સૂચિબદ્ધ કરો.' બીજા વાક્ય વિના, નીચેનો પ્રથમ મુસદ્દો તમને કેવા પ્રકારનું પરિણામ મળે તેનું ઉદાહરણ છે.

AI એ બનાવેલી કાર્યવાહીની નોંધ મોકલતાં પહેલાં કેવી રીતે ચકાસવી?

નોંધો સાથે કામની નોંધપોથીની દરેક પંક્તિ સરખાવો અને દરેક નોંધ વિશે એક પ્રશ્ન પૂછો: શું સ્રોતમાં આ વાત કહેવાઈ છે? પ્રાથમિક મુસદ્દામાં ચાર પૈકી ત્રણ પંક્તિઓ એવી વાત કહે છે જેના પર બેઠકમાં ક્યારેય સંમતિ થઈ જ નહોતી. પ્રિયાને એવું કાર્ય સોંપાયું હતું જે તેણે ક્યારેય સ્વીકાર્યું નહોતું, ઇલેક્ટ્રિશિયન 'બુક' થયેલો દર્શાવાયો હતો જ્યારે કોઈએ માત્ર તેની શક્યતા રજૂ કરી હતી, અને ચાવીઓ અંગેની પંક્તિમાંથી તારીખ માહિતી ટેક્નોલોજી અંગેની પંક્તિમાં નકલ થઈ હતી, કારણ કે નોંધોમાં માત્ર એ જ એક તારીખ હતી.

સહાયકને તેણે કેવી રીતે કામ કર્યું તે બતાવવાનું કહેવું ઉપયોગી આદત છે: 'દરેક પગલાં માટે, નોંધોમાંથી તે જે વાક્ય પર આધારિત છે તે ટાંકો.' ટાંકેલા વાક્ય વિનાનું કોઈપણ પગલું ઉપજાવેલું છે. તેનાથી મોડેલ વિશ્વસનીય બનતું નથી, પરંતુ તપાસ ઝડપી બને છે, અને ટાંકેલાં વાક્યો વાંચવાની જવાબદારી હજી પણ પ્રોજેક્ટ સંચાલકની જ રહે છે.

NISTની જનરેટિવ AI જોખમ રૂપરેખા આ ઉદાહરણમાં એકસાથે આવતાં બે જોખમોનું વર્ણન કરે છે: ભ્રમજન્ય રજૂઆત, જેમાં ખોટી માહિતી આત્મવિશ્વાસથી રજૂ થાય છે, અને સ્વચાલન પક્ષપાત, એટલે કે સ્વચાલિત પરિણામ પર વધુ પડતો ભરોસો. સુઘડ કોષ્ટક આવો જ ભરોસો કરવા પ્રેરે છે.

ખરાબ સમાચારની ગંભીરતા ઓછી કર્યા વિના તમે પ્રગતિ અહેવાલ માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરો છો?

સ્થિતિ જાતે નક્કી કરો, સહાયકને હકીકતો આપો અને તેને જોખમોના મૂલ્યાંકન કે તેમના શબ્દોમાં ફેરફાર ન કરવા કહો. મોડેલો આશ્વાસન આપતી ભાષા તરફ વળે છે, તેથી પીળી ચેતવણીવાળો પ્રોજેક્ટ ત્રીજા ફકરા સુધીમાં લીલી સ્થિતિમાં હોય એવો દેખાઈ શકે છે.

અસરકારક સૂચના: 'પ્રોજેક્ટના પ્રાયોજક માટે એક પાનાનો પ્રગતિ અહેવાલ તૈયાર કરો. એકંદર સ્થિતિ સાવચેતીની છે, કારણ કે સ્થળાંતર માટેનો ભાવપત્રક મોડો છે અને માહિતી ટેકનોલોજી વિભાગની તારીખ હજી નક્કી નથી. સ્થિતિ બદલશો નહીં કે જોખમોને મેં જણાવ્યાં છે તેના કરતાં હળવાં દર્શાવશો નહીં. પ્રાયોજક પાસેથી મને જોઈતા બે નિર્ણયો સૌથી ઉપર મૂકો.' પછી તપાસો કે નિર્ણયો સૌથી ઉપર છે, સ્થિતિ બદલાઈ નથી અને જે ખરેખર સમયસર આગળ નથી વધી રહ્યું તેને 'સમયસર આગળ વધી રહ્યું છે' એવું દર્શાવાયું નથી.

પ્રોજેક્ટના કયા નિર્ણયો AI એ ન લેવા જોઈએ?

સંસ્થાને કોઈ પ્રતિબદ્ધતા સાથે બાંધતી કે કર્મચારીઓની ફાળવણી કરતી કોઈપણ બાબત. તેમાં ગ્રાહક સાથે તારીખો નક્કી કરવી, જોખમ સ્વીકારવું, ફેરફારની વિનંતીને મંજૂરી આપવી, બજેટ નક્કી કરવું અને કોણ કયા કામ પર કામ કરશે તે નક્કી કરવું સામેલ છે. AI વિકલ્પો અને તેમનાં પરિણામો રજૂ કરી શકે છે; નિર્ણય લેવાની અને તેની જવાબદારી નિભાવવાની ફરજ વ્યક્તિની છે.

વ્યક્તિઓને કામ સોંપતી વખતે ખાસ કાળજી લેવી જરૂરી છે. EU AI Actના પરિશિષ્ટ IIIમાં ઉચ્ચ જોખમવાળા ઉપયોગોમાં એવી AI પ્રણાલીઓનો સમાવેશ થાય છે જે વ્યક્તિના વર્તન કે વ્યક્તિગત લક્ષણોના આધારે કાર્યો સોંપવા માટે અથવા કામ પર લોકોની કામગીરી અને વર્તન પર નજર રાખવા તથા તેનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે બનાવવામાં આવી હોય. કોઈ પ્રોજેક્ટ સંચાલક ચેટબોટને યોજનાનો મુસદ્દો બનાવવા કહે તો તે આવી પ્રણાલી ચલાવી રહ્યા નથી, પરંતુ ટીમના સભ્યોની કામગીરીનો ડેટા કોઈ સાધનમાં નાખીને કોણે શું કરવું તે પૂછવું એ દિશામાં આગળ વધવા જેવું છે. આ સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નથી.

અંદાજો આ બંને વચ્ચે આવે છે. સહાયક અજાણ્યા કાર્ય માટે અંદાજિત મર્યાદા સૂચવી શકે છે, પરંતુ તેને તમારી ટીમની ઝડપ, તમારા ગ્રાહકની મંજૂરી આપવાની રીત કે તમારા પુરવઠાકારના અગાઉના કામની જાણ નથી. તેના અંદાજને એવા લોકો સમક્ષ મૂકવાના પ્રશ્ન તરીકે લો જેમને ખરેખર જાણ છે.

પ્રોજેક્ટ વ્યવસ્થાપન માટે કયું AI સાધન સૌથી યોગ્ય છે?

કોઈ એક જવાબ નથી, અને અમે પરિયોજના સંચાલનનાં સાધનોનું પરીક્ષણ કે ક્રમાંકન કર્યું નથી. બે શ્રેણીઓને અલગ પાડવી ઉપયોગી છે. ChatGPT, Claude, Gemini અને Copilot જેવા સામાન્ય સહાયકો તમે આપો તે કોઈ પણ લખાણ પર કામ કરે છે. પરિયોજના સંચાલન સોફ્ટવેરમાં સમાવેલી AI સુવિધાઓ તેમાં પહેલેથી સંગ્રહિત કાર્યો, ટિપ્પણીઓ અને તારીખો પર કામ કરે છે.

પ્રોજેક્ટની માહિતી ક્યાં રાખવામાં આવી છે અને તમારી કંપની શું વાપરવાની મંજૂરી આપે છે તેના આધારે પસંદ કરો. જો યોજના તમારા પ્રોજેક્ટ સાધનમાં હોય અને તેમાં મંજૂર કરેલી AI સુવિધા હોય, તો માહિતીની નકલ કરીને બીજી જગ્યાએ મૂકવાનું કામ બચી શકે છે. જો કામની શરૂઆત નોંધો, ઇમેઇલ અને દસ્તાવેજોથી થતી હોય, તો સામાન્ય AI સહાયક ઘણી વાર પૂરતો હોય છે. બંને કિસ્સામાં આ પાનાં પરની આવડતો સમાન છે: સ્પષ્ટ માહિતી આપો, જેનો આધાર શોધી શકાય એવું પરિણામ માગો અને કંઈ પણ મોકલતાં પહેલાં ચકાસો.

શું AI પ્રોજેક્ટ મેનેજરનું સ્થાન લઈ શકે છે અથવા PMP પ્રમાણપત્રને અપ્રસ્તુત બનાવી શકે છે?

AIને કારણે પ્રોજેક્ટ સંચાલકનો મુસદ્દા તૈયાર કરવામાં જતો સમય બદલાય છે, પરંતુ પ્રોજેક્ટને એકસૂત્રમાં રાખતાં કામો, જેમ કે વાટાઘાટો, વિકલ્પો વચ્ચે સમાધાન, પ્રશ્નોને ઉચ્ચ સ્તરે રજૂ કરવા અને લોકોને પ્રતિબદ્ધ રાખવા, માત્ર લખાણનાં કામો નથી. અમે આ વ્યવસાયના ભવિષ્ય વિશે આગાહીઓ કરતા નથી.

પ્રમાણપત્ર વિશે: પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનું વ્યાવસાયિક પ્રમાણપત્ર પ્રસ્થાપિત કાર્યપદ્ધતિઓના જ્ઞાનની નોંધ આપે છે, અને તેમાં શું બદલાઈ રહ્યું છે તે માત્ર પ્રમાણપત્ર આપતી સંસ્થા જ કહી શકે છે. પરીક્ષાની હાલની વિષયસામગ્રી અને માર્ગદર્શન માટે તે સંસ્થાની જ માહિતી તપાસો. Tosheo.aiનું પ્રમાણપત્ર અલગ બાબત છે: આયોજન હેઠળનું માન્ય પ્રમાણપત્ર કાર્યસ્થળે AIના વ્યવહારુ ઉપયોગ માટેનો અભ્યાસક્રમ અને મૂલ્યાંકન પૂર્ણ કર્યાની નોંધ આપશે; તે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટની લાયકાત નથી.

પ્રોજેક્ટ મેનેજરોએ AIનો ઉપયોગ કરવાની પ્રેક્ટિસ કેવી રીતે કરવી જોઈએ?

તમારી પોતાની અગાઉની સામગ્રીમાંથી સંવેદનશીલ બાબતો દૂર કરીને તેનો ઉપયોગ કરો, જેથી સાચો જવાબ તમને પહેલેથી ખબર હોય.

આ માર્ગદર્શિકા ક્યારે યોગ્ય ઉકેલ નથી?

જો તમારે પ્રોજેક્ટ સંચાલનનું સોફ્ટવેર પસંદ કરવું હોય, સંસાધનો પરનો કામનો ભાર સંતુલિત કરીને સમયપત્રકો બનાવવાં હોય, જોખમનું પરિમાણાત્મક વિશ્લેષણ કરવું હોય અથવા પ્રોજેક્ટ સંચાલનની ઔપચારિક પરીક્ષાની તૈયારી કરવી હોય, તો અન્યત્ર જુઓ: સાધન પ્રદાતાના દસ્તાવેજો, સમયપત્રક નિષ્ણાત અથવા પ્રમાણપત્ર આપતી સંસ્થાની પોતાની તૈયારી સામગ્રી.

Tosheo.ai લોકોને ટૂંકા પાઠો અને ગુણ અપાતાં અભ્યાસ કાર્યો દ્વારા તેમના રોજિંદા કામમાં સામાન્ય AI સાધનો વાપરતાં શીખવવા માટે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરો આયોજન હેઠળના કામગીરી અથવા સામાન્ય અભ્યાસક્રમમાં, અથવા આયોજન હેઠળની વૃદ્ધિ યોજનામાં પોતાની જરૂરિયાત મુજબની ભૂમિકામાં ભાગ લેશે. તે તમારા માટે પ્રોજેક્ટનું આયોજન કરતું નથી, પ્રોજેક્ટ સંચાલનના સૉફ્ટવેર સાથે જોડાતું નથી કે પ્રોજેક્ટ સંચાલનનું પ્રમાણપત્ર આપતું નથી.

સ્રોતો અને વ્યાપ

NIST AI 600-1, જનરેટિવ કૃત્રિમ બુદ્ધિમત્તા રૂપરેખા, July 2024 ↗

EU AI Act, પરિશિષ્ટ III ઉચ્ચ જોખમવાળી AI પ્રણાલીઓ, artificialintelligenceact.eu દ્વારા લખાણ (જીવનનું ભવિષ્ય સંસ્થા), 16 October 2026ના રોજ તપાસ્યું ↗