હું મારા નાના વ્યવસાયમાં AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકું?
માલિક અને ટીમની સાંજનો સમય લઈ લેતા વાંચન અને લેખન માટે AI વાપરો: ઈમેલ અને પ્રસ્તાવોના પ્રારંભિક મુસદ્દા, લાંબા દસ્તાવેજોના સારાંશ, નોંધોને ગોઠવીને ચકાસણીયાદી બનાવવી, નીતિને સરળ અંગ્રેજીમાં ફરી લખવી અને અવ્યવસ્થિત સ્પ્રેડશીટ પરથી ટૂંકી સમજૂતી તૈયાર કરવી. આ કામોમાં ત્રણ બાબતો સમાન છે: તે વારંવાર કરવાં પડે છે, વ્યવસાયમાં કોઈ વ્યક્તિ સારા અને ખરાબ પરિણામ વચ્ચે ભેદ કરી શકે છે, અને ભૂલ નુકસાન કરે તે પહેલાં પકડાઈ જાય છે.
મોટી કંપનીઓ આવી ખોટ પૂરવા માટે જે નિષ્ણાત ભૂમિકાઓ રાખે છે, તે નાની પેઢીઓમાં ઘણી વાર હોતી નથી. સાત વ્યક્તિની પેઢીમાં સામાન્ય રીતે માર્કેટિંગ માટે લખનાર, સંચાલન વિશ્લેષક કે પુરવઠાકર્તાની શરતો વાંચવાનું કામ સોંપાયેલું હોય એવી કોઈ વ્યક્તિ હોતી નથી. સામાન્ય AI સહાયક આ લોકોનું સ્થાન લઈ શકતો નથી, પરંતુ તે પહેલો મુસદ્દો તૈયાર કરી શકે છે, જેમાં માલિક પછી સુધારા કરે છે. આ ઘણી વાર સાવ શરૂઆતથી લખવા કરતાં ઝડપી હોય છે. મૂલ્ય સુધારામાંથી મળે છે, મુસદ્દામાંથી નહીં.
ગ્રાહકોના ઇમેઇલ
કિંમતો, કામકાજના સમય અને નીતિઓ વિશેની તમારી પોતાની નોંધોના આધારે સામાન્ય પ્રશ્નોના જવાબો તૈયાર કરો. મોકલતાં પહેલાં તમે હકીકત ધરાવતી દરેક પંક્તિ તપાસો છો.
ભાવપત્રકો અને દરખાસ્તો
સ્થળની મુલાકાત અથવા કૉલના મુદ્દાઓમાંથી સુવ્યવસ્થિત પ્રસ્તાવ તૈયાર કરો. આંકડા તમારી ભાવસૂચિમાંથી જ લેવા, સહાયક પાસેથી ક્યારેય નહીં.
દસ્તાવેજોના સારાંશ
સપ્લાયરના લાંબા કરાર કે નવા નિયમનો સારાંશ પૂછવાના પ્રશ્નોના રૂપમાં બનાવો. તેના આધારે પગલું ભરતાં પહેલાં સારાંશમાં દર્શાવેલી કલમો વાંચો.
માર્કેટિંગ માટેનું લખાણ
તમે આપેલી હકીકતોના આધારે સામાજિક માધ્યમોની પોસ્ટ, સમાચારપત્રિકા કે ઉત્પાદનનાં વર્ણનો તૈયાર કરો, પછી તમારી ભાષાશૈલી પ્રમાણે સંપાદન કરો અને જે દાવાને તમે સમર્થન ન આપી શકો તે દૂર કરો.
આંતરિક કામ કરવાની રીત સમજાવતી નોંધો
ધ્વનિ સંદેશ અથવા કાચી યાદીમાંથી નવા કર્મચારીને અનુસરવામાં સરળ પડે એવી પગલાવાર માર્ગદર્શિકા બનાવો, પછી તે નવા કર્મચારી પાસે તેનો ઉપયોગ કરાવી ચકાસો.
શું નાના વ્યવસાયે ChatGPT, Claude કે બીજું કંઈક વાપરવું જોઈએ?
તમે હાલમાં જે રીતે કામ કરો છો તેને અનુરૂપ સહાયક પસંદ કરો અને વ્યક્તિગત મફત ખાતાંને બદલે વ્યવસાયિક યોજનાનો ઉપયોગ કરો. જો પેઢી Microsoft 365 પર કામ કરતી હોય, તો પહેલાં Copilotનું મૂલ્યાંકન કરવું સ્વાભાવિક છે; Google Workspace પર હોય તો Geminiનું; અન્યથા તમે ખરેખર કરતાં હો તે કામો પર ChatGPT અને Claudeની વ્યવસાયિક યોજનાઓની સરખામણી કરો. કાલ્પનિક અથવા મંજૂર કરેલા ડેટા સાથે દરેક સહાયકને એક જ બે વાસ્તવિક કામો પર અજમાવો અને જેના કાચા લખાણોમાં તમારે સૌથી ઓછા સુધારા કરવા પડે તેને પસંદ કરો. કામ માટે ChatGPT અને વ્યવસાય માટે Claude અંગેની અમારી અલગ માર્ગદર્શિકાઓમાં દરેક સાધન વિશે વધુ ઊંડાણથી સમજાવ્યું છે.
બ્રાન્ડ કરતાં પ્લાન વધુ મહત્ત્વનો છે. વ્યવસાયિક પ્લાનમાં સામાન્ય રીતે કેન્દ્રીય વહીવટી વ્યવસ્થા, કામ છોડનારની ઍક્સેસ દૂર કરવાની રીત અને તમારો ડેટા કેવી રીતે સંભાળવામાં આવે છે તેની પ્રકાશિત શરતો મળે છે. ઉદાહરણ તરીકે, Anthropic જણાવે છે કે મૂળભૂત રીતે તે Claude for Work અને તેની API જેવી વ્યાવસાયિક પ્રોડક્ટ્સમાં આપેલી માહિતી કે મળેલાં પરિણામો પર તેના મોડેલોને તાલીમ આપતું નથી, સિવાય કે ગ્રાહક પ્રતિસાદ આપે અથવા અન્ય રીતે સંમતિ આપે. તમે પસંદ કરો તે સાધનનું આ બાબતનું પાનું વાંચો અને ખાતરી કરો કે તે માત્ર મોટા ઉદ્યોગો માટેના સ્તરને નહીં, પણ તમે જેના માટે ચૂકવણી કરો છો તે પ્લાનને પણ લાગુ પડે છે.
નાના વ્યવસાય માટે AI નો ખર્ચ કેટલો થાય છે?
સીધો ખર્ચ સામાન્ય રીતે વ્યવસાયિક યોજનાનું વપરાશકર્તા લાઇસન્સ દીઠ માસિક સબ્સ્ક્રિપ્શન અને પછીથી ઉમેરાયેલાં વિશિષ્ટ સાધનોનો હોય છે. કિંમતો વારંવાર બદલાય છે અને પ્રદેશ તથા બિલિંગ અવધિ પ્રમાણે જુદી હોય છે, તેથી આ લેખ સહિત કોઈ પણ લેખમાં આપેલા આંકડા પર ભરોસો કરવાને બદલે દરેક વિક્રેતાની વર્તમાન યોજનાઓનું પૃષ્ઠ તપાસો. કેટલાંક સાધનો મફતમાં અજમાવી શકાય છે, પણ વ્યક્તિગત ઉપયોગ માટેનાં મફત ખાતાંમાં સામાન્ય રીતે નબળું વહીવટી નિયંત્રણ અને ડેટા અંગેની જુદી શરતો હોય છે, જે કંપનીની માહિતી માટે યોગ્ય નથી.
મોટો ખર્ચ સમયનો છે: નિયમો નક્કી કરવા, સારો સંદર્ભ આપતાં શીખવું અને પરિણામની સમીક્ષા કરવી. પહેલા મહિનામાં મર્યાદાઓ નક્કી કરવા અને કામના નમૂના જોવા માટે માલિકના થોડા કલાકો, તેમજ દરેક વ્યક્તિના અભ્યાસ માટે થોડો સમય ફાળવો. જેનો સારી રીતે ઉપયોગ કરતાં કોઈને આવડતું ન હોય એવું સબ્સ્ક્રિપ્શન સૌથી મોંઘો વિકલ્પ છે. જો તમારે ટીમ માટે વ્યવસ્થિત અભ્યાસ જોઈએ, તો Tosheo.aiના સૂચિત ભાવ કિંમતોના પાના પર છે; ઉત્પાદન હજી બન્યું નથી.
સાત લોકોની પેઢીમાં પહેલો મહિનો કેવો હોય?
કેસ્ટ્રેલ બુકકીપિંગ એ સ્થાનિક કારીગરોને સેવા આપતી સાત વ્યક્તિઓની કાલ્પનિક પેઢી છે. માલિક પ્રિયા પ્રથમ મહિના માટે વ્યવસાયિક યોજનાવાળા એક સહાયક અને બે કાર્યોને મંજૂરી આપે છે: રસીદો ન મોકલનારા ક્લાયન્ટોને યાદ અપાવતા ઇમેઇલના મુસદ્દા તૈયાર કરવા અને HMRCનાં માર્ગદર્શન પાનાંને કર્મચારીઓ માટે સરળ અંગ્રેજીમાં ચકાસણી યાદીમાં ફેરવવા. ક્લાયન્ટનાં નામ, આંકડા અને બેંકની વિગતો દાખલ કરવાની નથી; કર્મચારીઓ [ક્લાયન્ટ] અને [રકમ] જેવા ખાલી સ્થાન દર્શાવતા શબ્દો વાપરે છે અને પછી તેમાં વિગતો ભરે છે.
પહેલા અઠવાડિયે, હિસાબનીશ પૂછે છે: 'ખૂટતી રસીદો અંગે ગ્રાહકને યાદ અપાવતો ઈમેલ લખો.' મુસદ્દો નમ્ર છે પરંતુ તેમાં 'મોડું ફાઇલ કરવા બદલ £100નો દંડ'ની ચેતવણી છે, જેની માહિતી કોઈએ આપી નહોતી, અને તેમાં એવી સમયમર્યાદા નક્કી કરાઈ છે જે પેઢીના સમયપત્રક સાથે મેળ ખાતી નથી. પ્રિયાની સમીક્ષા નોંધ ટૂંકી છે: સહાયકને ક્યારેય રકમ, તારીખ કે દંડ ઘડી કાઢવા ન દો. સુધારેલા નિર્દેશમાં પેઢીની વાસ્તવિક સમયમર્યાદા, ભાષાનો સૂર ('મૈત્રીપૂર્ણ, ટૂંકું, કોઈ ધમકી નહીં') અને નિયમ 'જો તારીખ કે રકમ જરૂરી હોય, તો તેના બદલે [તપાસો] લખો' આપવામાં આવે છે. એક લીટી સુધાર્યા પછી બીજો મુસદ્દો ઉપયોગમાં લઈ શકાય છે.
ત્રીજા અઠવાડિયે, ચકાસણી યાદીનું કામ બીજી બાજુ બતાવે છે. માર્ગદર્શનના પાનાનો સહાયકે આપેલો સારાંશ સ્પષ્ટ છે, પરંતુ કેટલાક ગ્રાહકો માટે મહત્ત્વનો અપવાદ તેમાં છૂટી જાય છે. પ્રિયા નક્કી કરે છે કે ચકાસણી યાદી રાખવી, પરંતુ દરેક મુદ્દા સાથે તે જે ફકરામાંથી લેવાયો હોય તેની કડી હોવી જોઈએ, અને યોગ્ય લાયકાત ધરાવતા સહકર્મચારી તેની મંજૂરી આપે. મહિનાના અંતે, પેઢી યાદ અપાવતા ઈમેલ રાખે છે, મંજૂરી સાથે ચકાસણી યાદી રાખે છે, અને ત્રીજા વિચારને, એટલે કે ગ્રાહકો માટે કર અંગેની સમજૂતીના મુસદ્દા બનાવવાને, ના કહે છે, કારણ કે હજી કોઈ સમીક્ષાના જોખમની જવાબદારી લેવા માગતું નથી. આ સારું પરિણામ છે.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗નાના વ્યવસાયે શું AI સાધનોમાં દાખલ ન કરવું જોઈએ?
લીક થાય તો ક્લાયન્ટ, નિયમનકાર કે પત્રકારને જેના વિશે સમજાવવું તમને ન ગમે એવી કોઈ માહિતી તેમાં ન મૂકો: ગ્રાહકો કે કર્મચારીઓનો વ્યક્તિગત ડેટા, બેંક અને કાર્ડની વિગતો, પાસવર્ડ, જાહેર ન થયેલા નાણાકીય આંકડા અને એવા ક્લાયન્ટ દસ્તાવેજો જેને વહેંચવાની તમારી પાસે પરવાનગી નથી. NCSC જાહેર મોટા ભાષા મોડેલોને પૂછાતા પ્રશ્નોમાં સંવેદનશીલ માહિતી ન મૂકવાની સલાહ આપે છે, અને Acas નિયોક્તાઓને યાદ અપાવે છે કે હાલની ડેટા ગોપનીયતા નીતિઓ AIના ઉપયોગને પણ લાગુ પડે છે.
ભરી નાખવા માટેનાં સૂચક ચિહ્નોથી મોટાભાગની સમસ્યા ઉકેલાઈ જાય છે. સૂચનામાં [ગ્રાહક], [સરનામું] અથવા [કુલ રકમ] લખો અને પછી તમારી પોતાની પ્રણાલીમાં સાચી વિગતો ભરો. જો કોઈ કામમાં ખરેખર વ્યક્તિગત ડેટાની જરૂર હોય, તો અટકો અને પહેલાં ડેટા સુરક્ષા અંગે તમારી સ્થિતિ તપાસો; યુનાઇટેડ કિંગડમમાં AI અને ડેટા સુરક્ષા અંગે ICOની માર્ગદર્શિકાથી શરૂઆત કરી શકાય છે. આ સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નથી.
સૌથી વધુ કઈ ભૂલો થાય છે?
સૌથી સામાન્ય નિષ્ફળતાઓ છે આત્મવિશ્વાસથી રજૂ કરેલી બનાવટી વિગતો, વ્યવસાય પાળી ન શકે એવાં વચનો અને અઠવાડિયાં વીતતાં માલિક દ્વારા ઓછી કાળજીથી થતી ચકાસણી. NIST ની જનરેટિવ AI જોખમ રૂપરેખા પહેલી બાબતને બનાવટી રજૂઆત, એટલે કે આત્મવિશ્વાસથી રજૂ કરેલી પરંતુ ભૂલભરેલી અથવા ખોટી સામગ્રી તરીકે વર્ણવે છે. તે સ્વચાલિત પરિણામો પ્રત્યેના પક્ષપાત, એટલે કે સ્વચાલિત પરિણામને સાચું માની લેવાની વૃત્તિ અંગે પણ ચેતવે છે. તમે વ્યસ્ત હો ત્યારે બંને જોખમો વધે છે, અને નાના વ્યવસાયનો માલિક એ જ સમયે આ સાધનનો સહારો લે છે.
માત્ર જાતે યાદ રાખીને તપાસ કરવાની ટેવ પર આધાર રાખવાને બદલે તપાસને કાર્યનો જ ભાગ બનાવો. સહાયકને કહો કે તેને આપવામાં ન આવી હોય તેવી દરેક બાબતને [તપાસો] તરીકે ચિહ્નિત કરે. વ્યવસાયે ક્યારેય ખોટી ન જણાવવી જોઈએ તેવી હકીકતોની ટૂંકી યાદી રાખો, જેમ કે ભાવ, અંતિમ તારીખો, વોરંટી અને કાનૂની શબ્દપ્રયોગ, અને દરેક મુસદ્દામાં પહેલાં એ પંક્તિઓ વાંચો.
નાના વ્યવસાયે ક્યારે AI પાછળ સમય અને મહેનત ન ખર્ચવાં જોઈએ?
જ્યારે કામ મુખ્યત્વે શારીરિક કે રૂબરૂ કરવાનું હોય, મહિનામાં લખાણનાં ગણતરીનાં જ કામ હોય અથવા સાધન તૈયાર કરે તેની સમીક્ષા કરવાનો કોઈની પાસે સમય ન હોય, ત્યારે હાલ પૂરતું તેને ટાળો. મહિનામાં કિંમતનાં ત્રણ અંદાજપત્રો તૈયાર કરતી બે વ્યક્તિની બાગબગીચા સંભાળતી પેઢીને સબ્સ્ક્રિપ્શન કરતાં અંદાજપત્રના સારા નમૂનાથી વધુ ફાયદો થઈ શકે છે.
કોઈ વ્યક્તિ વિશે નિર્ણય લેતા ઉપયોગો, જેમ કે નોકરીના અરજદારોની પ્રાથમિક છટણી, અથવા ગ્રાહકોને નિયમનના દાયરામાં આવતી સલાહ આપતા ઉપયોગોથી પણ હાલ દૂર રહો. આવા ઉપયોગો માટે સામાન્ય સહાયક અને એક ઝડપી વાંચન કરતાં ઘણી વધુ કાળજીની, અને કેટલાક કિસ્સાઓમાં કાનૂની સલાહની જરૂર પડે છે.
નાની ટીમો AI નો સારી રીતે ઉપયોગ કરવાનું કેવી રીતે શીખે?
નાની ટીમો લાંબા સામાન્ય અભ્યાસક્રમો જોઈને નહીં, પરંતુ પોતાનાં કામની પ્રેક્ટિસ કરીને અને કોઈ પાસે પરિણામ ચકાસાવીને સૌથી ઝડપથી શીખે છે. દરેક વ્યક્તિ માટે બે કે ત્રણ કામ નક્કી કરો, સૂચનાનો નમૂનો અને સમીક્ષા માટેની ચકાસણી યાદી આપો, અને પહેલા મહિને દર અઠવાડિયે એક વાસ્તવિક પરિણામ સાથે મળીને જુઓ.
જો તમને આ માળખું જાતે બનાવ્યા વિના જોઈએ, તો Tosheo.ai 5થી 200 લોકોની ટીમો માટે ભૂમિકા મુજબનો અભ્યાસ આપવા માટે બનાવવામાં આવી રહ્યું છે, જેમાં જાતે કરવાનાં કાર્યોને સ્પષ્ટ મૂલ્યાંકન માપદંડો મુજબ ગુણ આપવામાં આવે અને વ્યવસ્થાપક પ્રગતિ જોઈ શકે. તેનું નિર્માણ હજી શરૂ થયું નથી, અને નાની ટીમો માટે AI તાલીમ અંગેનું અમારું પૃષ્ઠ આયોજિત સેવા સમજાવે છે. દસથી ઓછા લોકો ધરાવતી ઘણી કંપનીઓ માટે આ પૃષ્ઠ પર વર્ણવેલી નિયમિત પ્રક્રિયા શરૂઆત કરવા પૂરતી છે.
સ્રોતો અને વ્યાપ
NCSC, ChatGPT અને વિશાળ ભાષા મોડેલો: જોખમ શું છે?, 14 March 2023 ↗
Acas, ત્રીજા ભાગના નોકરીદાતાઓ માને છે કે AI ઉત્પાદકતા વધારશે, 15 મે 2025 ↗
ICO, AI અને ડેટા સુરક્ષા અંગે માર્ગદર્શન, તારીખ 15 March 2023 ↗