Wanneer helpt AI bij een beoordelingsgesprek en wanneer is het riskant?

AI helpt bij een beoordelingsgesprek als de manager al over concrete onderbouwing beschikt en hulp nodig heeft om die te ordenen en helder te verwoorden. Het is riskant om AI te vragen feedback te geven op basis van alleen een functietitel of een beoordelingsscore te bepalen. Dat geldt ook wanneer persoonsgegevens worden ingevoerd in een tool die daarvoor niet is goedgekeurd.

Een fictieve verzekeringsmakelaar met 60 medewerkers, Ashcombe Partners, houdt halfjaarlijkse beoordelingsgesprekken. Teamleider Priya beoordeelt een relatiebeheerder, hier aangeduid als Medewerker A. Haar aantekeningen staan verspreid: 'verlengingsteam, 230 verlengingen afgehandeld in H1. klant van bedrijf uit Marlow mailde bedankje. twee deadlines gemist in maart (systeemmigratie?). stil tijdens teamoverleg maar geholpen met inwerken nieuwe collega. wil overstappen naar zakelijke verzekeringen. verbeterpunt: eerder achter documenten aan gaan.' Priya heeft een formulier met vier kopjes en een beoordelingsschaal, en moet een dozijn beoordelingen schrijven.

Hoe schrijft u stap voor stap een eerlijke personeelsbeoordeling met AI?

Verzamel eerst onderbouwing, verwijder herleidbare gegevens, vraag de AI alleen om wat u hebt aangeleverd te ordenen en te verwoorden, controleer of de formulering evenwichtig en onbevooroordeeld is en bepaal zelf de beoordeling. Een met AI opgesteld beoordelingsverslag is een schrijfhulp, geen beoordeling.

1. Controleer de regels

Lees het AI-beleid en de personeelsrichtlijnen van uw werkgever. Gebruik alleen de goedgekeurde tool en voer geen persoonsgegevens in waarvoor die tool niet is goedgekeurd. Veel teams gebruiken een aanduiding zoals Medewerker A en laten gegevens over gezondheid, verzuim of gezin weg.

2. Verzamel bewijs, geen bijvoeglijke naamwoorden

Noteer waargenomen voorbeelden, resultaten en datums. '230 verlengingen afgehandeld' is bewijs; 'werkt hard' is dat niet.

3. Vraag de AI om te sorteren, niet om te oordelen

Koppel elk bewijsstuk aan de onderdelen en doelstellingen van de beoordeling. Geef de AI de instructie om geen voorbeelden, complimenten of kritiek toe te voegen die u niet hebt aangeleverd.

4. Zorg voor evenwichtig taalgebruik

Vraag het om vage, persoonsgerichte of beladen woorden te signaleren en formuleringen op basis van gedrag voor te stellen.

5. Beslis en neem verantwoordelijkheid

Bepaal zelf de beoordeling, bespreek deze indien nodig met HR en herschrijf de definitieve tekst in uw eigen woorden.

Hoe zien een zwakke en een verbeterde personeelsbeoordeling van AI eruit?

Zwakke prompt: 'Schrijf een beoordeling voor een accountmedewerker die goed werk levert, maar soms deadlines mist en stil is.' Gebruikelijk resultaat: 'Medewerker A is een toegewijd en betrouwbaar teamlid dat consequent de verwachtingen overtreft. Wel zou deze medewerker assertiever en proactiever kunnen zijn binnen het team.' Dit spreekt zichzelf tegen, verzint 'consequent de verwachtingen overtreft' en bekritiseert met 'assertiever' de persoonlijkheid in plaats van gedrag dat bij de functie hoort.

Verbeterde prompt: 'Gebruik alleen de onderstaande onderbouwing en deel elk punt in onder deze koppen: resultaten, kwaliteit, samenwerking, ontwikkeling. Voeg geen voorbeelden, complimenten of kritiek toe. Markeer formuleringen die over persoonlijkheid gaan in plaats van waarneembaar gedrag. Onderbouwing: [notities van Priya zonder de naam van de klant].' Resultaat: Resultaten: 230 contractverlengingen afgehandeld in H1; een klant heeft schriftelijk bedankt. Kwaliteit: twee verlengingstermijnen gemist in maart, tijdens de systeemmigratie; context nog bespreken. Samenwerking: geholpen bij het inwerken van een nieuwe medewerker. Ontwikkeling: belangstelling voor zakelijke verzekeringen; afgesproken aandachtspunt is documenten eerder in het verlengingsproces opvragen. Gemarkeerd: 'stil tijdens teamvergaderingen' beschrijft persoonlijkheid; overweeg of er functiegerelateerd gedrag te bespreken is, of laat het weg. Priya besluit dat het niet relevant is en verwijdert het.

Hoe controleert u een met AI opgestelde personeelsbeoordeling voordat die wordt gedeeld?

Controleer of elke zin te herleiden is tot bewijs dat u hebt aangeleverd, of de tekst gedrag beschrijft in plaats van persoonlijkheid en of de toon past bij de gekozen beoordeling. Lees de tekst daarna vanuit het perspectief van de medewerker: zou die elk voorbeeld herkennen en weten wat de volgende stap is?

Herleidbaarheid

Verwijder alle lof, kritiek of voorbeelden die u niet met uw aantekeningen kunt onderbouwen.

Vooringenomenheid en evenwicht

Zoek naar woorden die vaak niet op iedereen op dezelfde manier worden toegepast, zoals bot, emotioneel, agressief of te weinig uitstraling, en naar feedback die de persoonlijkheid beoordeelt in plaats van het werk.

Context

Als doelen niet zijn gehaald tijdens een bekende verstoring, zoals een migratie, moet die context erbij worden vermeld.

Privacy

Bevestig dat er geen gegevens over gezondheid, verzuim of andere gevoelige persoonsgegevens in de tool of in de tekst terecht zijn gekomen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij personeelsbeoordelingen die met AI zijn geschreven?

De ernstigste fout is de AI feedback laten opstellen over zaken die de manager nooit heeft waargenomen. Andere fouten: namen, gezondheids- of verzuimgegevens in een niet-goedgekeurde tool plakken; de AI de beoordeling laten bepalen; voor elk teamlid dezelfde AI-formuleringen gebruiken waardoor beoordelingen op elkaar lijken; en het concept delen zonder het vanuit het perspectief van de medewerker te lezen.

Waar past deze les binnen een leertraject van Tosheo.ai?

Beoordelingsgesprekken maken deel uit van de leertrajecten van Tosheo.ai voor HR-teams en managers, naast lessen over AI-beleid en verantwoord gebruik van persoonsgegevens. Bij de praktijkopdracht krijgt de deelnemer fictieve informatie als onderbouwing voor een beoordeling. De feedback op basis van de beoordelingscriteria controleert op verzonnen inhoud, uitspraken over iemands persoonlijkheid en ontbrekende context.