Wat is een AI-workflow?
Een AI-werkproces is een schriftelijke procedure voor een terugkerende taak waarbij een AI-tool een of meer stappen uitvoert en een persoon de rest doet, inclusief de controle. 'Plak elke maandag de supporttickets van vorige week, vraag om thema’s met onze opgeslagen prompt, controleer elk thema aan de hand van drie voorbeeldtickets en deel de samenvatting vervolgens met het team' is een AI-werkproces. 'Gebruik ChatGPT om te helpen bij de klantenservice' is dat niet.
De term wordt ook gebruikt voor automatisering: software die gegevens tussen apps doorgeeft en een AI-model aanroept zonder menselijke tussenkomst. Dat kan waardevol zijn, maar het is een ander project met andere risico's. Deze pagina gaat over de variant die de meeste teams eerst nodig hebben: zonder code en met een menselijke controle bij elke uitvoering. Zodra een handmatige werkwijze een paar weken betrouwbaar heeft gewerkt, weet u of een onderdeel ervan veilig kan worden geautomatiseerd.
Wat bevat een goed AI-werkproces?
Een goede AI-werkwijze legt zes zaken vast: de aanleiding, de invoer, de prompt, de controle, de goedkeuring en het resultaat. Als ook maar één daarvan alleen in het hoofd van één persoon zit, loopt de werkwijze vast zodra die persoon op vakantie is.
Aanleiding
Wanneer het werkproces wordt uitgevoerd: elke maandag, wanneer er een nieuw leverancierscontract binnenkomt, wanneer een melding wordt geëscaleerd.
Invoer
Welk materiaal er precies wordt ingevoerd en wat er eerst uit moet worden verwijderd. 'Alleen de tekst van de tickets, klantnamen vervangen door [KLANT]' is specifiek; 'de tickets' is dat niet.
Prompt
De opgeslagen prompt, met de rol, de doelgroep, de vorm en de regels, zoals 'gebruik alleen feiten uit het materiaal; markeer alles wat ontbreekt met [CONTROLEREN]'.
Controleren
Wat de beoordelaar controleert en hoe: feiten toetsen aan de bron, cijfers narekenen, toezeggingen vergelijken met het beleid en de tekst hardop lezen om de toon te beoordelen.
Goedkeuring
Wie beslist of het resultaat geschikt is voor gebruik en wat er gebeurt als dat niet zo is.
Resultaat
Waar het afgeronde werk terechtkomt en in welk formaat, zodat de volgende persoon weet wat die kan verwachten.
Hoe bouwt u stap voor stap een AI-werkproces op?
Bouw het werkproces op rond een taak die u zonder AI al goed uitvoert, niet rond de functielijst van een tool. Door de taak eerst zelf uit te voeren, weet u hoe een goed resultaat eruitziet. Dat is de norm waaraan de AI-versie moet voldoen.
1. Kies één terugkerende taak
Kies iets wat wekelijks of dagelijks gebeurt, met bronmateriaal en een beoordelaar, waarbij een fout intern wordt opgemerkt.
2. Schrijf op hoe u het nu doet
Noteer de stappen, de benodigde invoer en wat u controleert. Dit vormt de basis van de workflow.
3. Markeer de stap waarvoor AI een concept kan maken
Meestal het eerste concept, de samenvatting of het extraheren van informatie. Laat de beoordeling aan de persoon over.
4. Schrijf en test de prompt
Test het op drie eerdere voorbeelden waarvan u het juiste antwoord kent. Pas de prompt aan totdat de concepten nog maar kleine wijzigingen nodig hebben.
5. Schrijf de controle uit
Maak van wat u tijdens het testen hebt gecorrigeerd een korte checklist. Let voortaan steeds op de fouten die u tijdens het testen bent tegengekomen.
6. Draag het over aan iemand anders
Vraag een collega om het uit te voeren op basis van alleen de schriftelijke versie. Elke vraag die deze collega stelt, wijst op een leemte in het document.
7. Evalueer na een maand
Bekijk enkele resultaten, de correcties van de beoordelaar en eventuele bijna-fouten. Behoud het werkproces, pas het aan of stop ermee.
Hoe ziet een AI-werkproces er in de praktijk uit?
Northgate Lettings is een fictief verhuurkantoor met 30 medewerkers. Vastgoedbeheerders besteden hun vrijdagmiddagen aan het schrijven van e-mails aan verhuurders over reparaties. Het kantoor maakt hiervan een vaste werkwijze. Startmoment: elke vrijdag. Invoer: de reparatieregistraties van die week voor één pand, gekopieerd uit het onderhoudssysteem, waarbij namen van huurders zijn vervangen door [HUURDER]. Prompt: 'U schrijft een korte, feitelijke update aan een verhuurder. Gebruik alleen de onderstaande registraties. Vermeld voor elke reparatie wat er is gemeld, wat er is gedaan en wat de volgende stap is. Als een bedrag, datum of naam van een aannemer niet in de registraties staat, schrijf dan [CONTROLEREN]. Bied geen excuses aan namens het kantoor en beloof geen opleverdata.'
De eerste proef laat zien waarom de regels belangrijk zijn. Zonder die regels vertelde het concept een verhuurder dat de cv-ketel 'begin volgende week gerepareerd' zou zijn, terwijl niemand dat had bevestigd, en schatte het de reparatiekosten op 'ongeveer £150'. Met de regels vermeldt het concept bij de cv-ketel 'bezoek monteur ingepland; datum afronding [CONTROLEREN]' en laat het de kosten weg. De controle bestaat uit drie punten: elke datum en elk bedrag staat in het logboek, er wordt niets toegezegd wat de aannemer niet heeft bevestigd, en de naam van de verhuurder en het adres van het pand worden toegevoegd in het eigen e-mailsysteem van het bureau, nooit in de AI-tool.
De vastgoedbeheerder geeft goedkeuring voor reguliere updates en de vestigingsmanager voor elke reparatie boven de goedkeuringslimiet van het bureau. Het werkproces staat op één pagina op de gedeelde schijf. Een nieuwe vastgoedbeheerder voerde het in haar tweede week correct uit, uitsluitend op basis van dat document. Dat is de toets die ertoe doet.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Waarom moet elk werkproces met AI door een mens worden gecontroleerd?
Omdat de tool af en toe stellig geformuleerde fouten produceert en mensen die elke week dezelfde werkwijze volgen, geleidelijk minder goed gaan kijken. Het profiel voor generatieve AI van NIST beschrijft confabulatie, het produceren van stellig geformuleerde maar onjuiste of onware inhoud, en automatiseringsbias, het overmatig vertrouwen op geautomatiseerde systemen. Volgens NIST kan dat andere risico's vergroten. Een schriftelijke controle-instructie gaat beide tegen: ze vertelt de beoordelaar precies waar die op moet letten en voorkomt dat controleren vrijblijvend wordt.
Houd de controle kort genoeg om die elke keer uit te voeren. Drie of vier gerichte vragen werken beter dan een lange lijst die niemand afmaakt. Als de controle meer tijd kost dan de taak met de hand uitvoeren, bespaart de werkwijze niets en moet die worden aangepast of afgeschaft.
Welke AI-tool voor het automatiseren van werkprocessen is het beste?
Er is geen tool die in het algemeen de beste is, en de meeste teams zouden pas een keuze moeten maken nadat een handmatig werkproces zich heeft bewezen. Automatiseringsplatforms verbinden apps en kunnen volgens een schema AI-modellen aanroepen. Dat maakt kopiëren en plakken overbodig, maar neemt ook het natuurlijke controlemoment weg waarop iemand de uitvoer leest. Als u automatiseert, behoud dan een controlestap voordat iets naar een klant gaat en controleer waar het platform de verwerkte gegevens opslaat.
Automatisering is geschikter wanneer de invoer gestructureerd is, de uitvoer intern blijft en fouten eenvoudig te herstellen zijn, zoals bij het labelen van binnenkomende e-mails die iemand vervolgens afhandelt. Ze is ongeschikt voor toepassingen die berichten versturen, gegevens wijzigen of beslissingen nemen zonder dat iemand eerst meekijkt.
Wanneer is een AI-werkproces niet de juiste oplossing?
Sla de AI-stap over als de taak zelden voorkomt, als de invoer te gevoelig is voor uw goedgekeurde tool of als een sjabloon volstaat. Voor een standaardbrief waarin telkens twee velden veranderen, is samenvoegen met een adressenbestand nodig, geen model. Een taak die een oordeel over een specifieke persoon vereist, zoals zorgen over iemands functioneren, moet bij een mens blijven.
En als een werkproces resultaten blijft opleveren die de beoordelaar volledig moet herschrijven, stop er dan mee. Dat is nuttige informatie, geen mislukking.
Hoe leren mensen goed te werken met AI-werkprocessen?
Door ze te oefenen met realistische voorbeelden en feedback voordat er echt iets op het spel staat. Oefen de controle net zo veel als het schrijven van de instructie: geef medewerkers een concept met opzettelijk toegevoegde fouten, zoals een verzonnen datum of een kostenpost die niet in de bron staat, en kijk of ze die opmerken. Onze handleiding met AI-instructiesjablonen biedt herbruikbare structuren voor het formuleren van de instructie.
Tosheo.ai wordt ontwikkeld rond dit soort oefeningen. De geplande oefenscenario's zijn rollenspellen waarin de cursist AI gebruikt in een realistische werksituatie en uitlegt wat die heeft aangepast en waarom. Dit wordt beoordeeld aan de hand van een zichtbaar beoordelingsschema. De bouw is nog niet gestart; de geplande tarieven staan op de tarievenpagina.