प्रकल्प व्यवस्थापनासाठी AI: काय सोपवावे आणि काय स्वतःकडे ठेवावे

प्रकल्प व्यवस्थापनात AI चा वापर कसा करता येईल?

प्रकल्प व्यवस्थापक विस्कळीत माहितीचे रूपांतर व्यवस्थित मांडलेल्या कागदपत्रात करतो आणि नंतर कोणी ते तपासणार असते, अशा सर्व कामांत AI उपयोगी आहे. यात कामाचा मोठा भाग येतो: नोंदी, नोंदवह्या, अहवाल, योजना आणि संदेश. मात्र माणसे, संस्थेतील अंतर्गत राजकारण आणि प्रत्यक्ष मर्यादा यांच्या जाणिवेवर अवलंबून असलेल्या कामांत त्याचा उपयोग खूपच कमी होतो.

तुम्ही चिकटवलेला मजकूर किंवा तुमच्या कंपनीने सामायिक करण्याची परवानगी दिलेल्या फाइल वापरून ChatGPT, Claude, Gemini किंवा Copilot यांसारखा सर्वसाधारण सहाय्यक आज या कामांमध्ये मदत करू शकतो:

AI बैठकीतील नोंदींवरून करावयाच्या कामांची यादी तयार करते तेव्हा कोणत्या चुका होतात?

सहाय्यकाने माहितीतील रिकाम्या जागा स्वतः भरून काढणे ही सर्वात सामान्य चूक आहे. कोण काय करणार आणि कधीपर्यंत करणार याबद्दल नोंदी अस्पष्ट असतात. अशा वेळी नीटनेटकी कृती नोंदवही तयार करण्यास सांगितलेले मॉडेल अनेकदा विश्वासार्ह वाटणारी जबाबदार व्यक्ती आणि तारीख स्वतः नमूद करते. त्यामुळे बैठकीत निर्णय पूर्ण झालेले नसतानाही नोंदवही पूर्ण झाल्यासारखी दिसते.

एक काल्पनिक उदाहरण. हार्बर लेन स्टुडिओ ही एक लहान डिझाइन संस्था आपले कार्यालय हलवत आहे. प्रकल्प व्यवस्थापक या नोंदी चिकटवतो: 'भाडेकरारावर सही झाली, किल्ल्या 3 मार्चला मिळतील. स्थलांतर करणाऱ्या कंपनीकडे दरपत्रकासाठी कोणीतरी पाठपुरावा करायला हवा. सर्व्हर कपाटासाठी इलेक्ट्रिशियन लागेल असे प्रियाला वाटते. माहिती तंत्रज्ञान यंत्रणा नव्या ठिकाणी सुरू करण्याची तारीख ठरलेली नाही. फर्निचरच्या खर्चाला संचालकांची मंजुरी अजून बाकी आहे.'

सूचना: 'या नोंदींचे कृती नोंदवहीत रूपांतर करा. त्यात कृती, जबाबदार व्यक्ती, अंतिम तारीख आणि स्थिती असे स्तंभ असू द्या. नोंदींमध्ये जबाबदार व्यक्ती किंवा तारीख दिलेली नसेल तर त्या ठिकाणी निश्चित व्हायचे आहे असे लिहा. जे काही ठरलेले नाही ते अनिर्णित प्रश्न म्हणून वेगळे नोंदवा.' दुसरे वाक्य नसल्यास, खालील पहिल्या मसुद्यासारखा निकाल मिळतो.

AI ने तयार केलेली कृतींची नोंद पाठवण्यापूर्वी कशी तपासावी?

नोंदवहीतील प्रत्येक ओळ मूळ टिपणांशी ताडून पाहा आणि प्रत्येक नोंदीबाबत एक प्रश्न विचारा: मूळ स्रोतात असे म्हटले आहे का? सैलपणे तयार केलेल्या मसुद्यात, चारपैकी तीन ओळींमध्ये बैठकीत कधीही मान्य न झालेल्या गोष्टी आहेत. प्रियाने कधीही न स्वीकारलेले काम तिला देण्यात आले होते, कोणी फक्त शक्यता मांडली असताना वीजतंत्रज्ञाची भेट 'निश्चित' झाल्याचे लिहिले होते आणि टिपणांमधील ती एकमेव तारीख असल्यामुळे चाव्यांच्या ओळीतील तारीख माहिती तंत्रज्ञानाच्या ओळीतही उतरवली होती.

सहाय्यकाला त्याच्या कामाचा आधार दाखवायला सांगणे ही उपयुक्त सवय आहे: 'प्रत्येक कृतीसाठी, ती ज्या नोंदींतील वाक्यावरून सुचवली आहे ते वाक्य उद्धृत करा.' उद्धृत वाक्याचा आधार नसलेली कोणतीही कृती ही बनवलेली आहे. यामुळे मॉडेल विश्वासार्ह होत नाही, पण तपासणी जलद होते आणि उद्धरणे वाचण्याची जबाबदारी तरीही प्रकल्प व्यवस्थापकाचीच असते.

NIST च्या जनरेटिव्ह AI जोखीम विवरणात या उदाहरणात एकत्र येणाऱ्या दोन जोखमींचे वर्णन आहे: भ्रामक निर्मिती, म्हणजे आत्मविश्वासाने मांडलेला पण खोटा मजकूर, आणि स्वयंचलन पूर्वग्रह, म्हणजे स्वयंचलित उत्तरांना अवाजवी प्रमाणात योग्य मानणे. नीटनेटका तक्ता नेमका हाच विश्वास ठेवायला प्रवृत्त करतो.

वाईट बातमीची तीव्रता कमी न करता कामाच्या सद्यस्थितीचा अहवाल तयार करण्यासाठी AI कसे वापरता?

स्थिती स्वतः ठरवा, सहाय्यकाला वस्तुस्थिती द्या आणि जोखमींचे मूल्यांकन किंवा त्यांचे वर्णन बदलू नये असे सांगा. मॉडेल्सचा कल आश्वासक भाषेकडे असतो, त्यामुळे पिवळ्या स्थितीतला प्रकल्प तिसऱ्या परिच्छेदापर्यंत हिरव्या स्थितीत असल्यासारखा वाटू शकतो.

उपयोगी ठरणारी सूचना: 'प्रकल्प प्रायोजकासाठी एका पानाचा स्थिती अहवाल तयार करा. एकूण स्थिती सावधगिरीची आहे, कारण सामान हलवण्याच्या खर्चाचा दरप्रस्ताव उशिरा येत आहे आणि माहिती तंत्रज्ञानाच्या कामाची तारीख ठरलेली नाही. स्थिती बदलू नका किंवा मी सांगितलेल्या जोखमींची तीव्रता कमी करून मांडू नका. प्रायोजकाकडून मला आवश्यक असलेले दोन निर्णय सुरुवातीलाच द्या.' नंतर तपासा की निर्णय सुरुवातीला आहेत, स्थिती बदललेली नाही आणि प्रत्यक्षात सुरळीत नसलेली कोणतीही बाब 'सुरळीत सुरू आहे' अशी झालेली नाही.

प्रकल्पातील कोणते निर्णय AI ने घेऊ नयेत?

संस्थेवर बांधिलकी आणणारी किंवा मनुष्यबळाचे वाटप करणारी कोणतीही गोष्ट. यात ग्राहकाशी तारखा निश्चित करणे, जोखीम स्वीकारणे, बदलाच्या विनंतीला मंजुरी देणे, अर्थसंकल्प ठरवणे आणि कोणी कोणते काम करायचे हे ठरवणे यांचा समावेश होतो. AI पर्याय आणि त्यांचे परिणाम मांडू शकते; निर्णय आणि त्याचे उत्तरदायित्व व्यक्तीकडेच असते.

व्यक्तींना कामे वाटून देताना विशेष काळजी घेणे गरजेचे आहे. EU AI Act च्या परिशिष्ट III मधील उच्च-जोखमीच्या वापरांमध्ये, व्यक्तीच्या वर्तनावर किंवा वैयक्तिक गुणवैशिष्ट्यांवर आधारित कामे वाटून देण्यासाठी किंवा कामाच्या ठिकाणी लोकांच्या कामगिरीवर आणि वर्तनावर लक्ष ठेवण्यासाठी व त्यांचे मूल्यमापन करण्यासाठी असलेल्या AI प्रणालींचा समावेश आहे. एखादा प्रकल्प व्यवस्थापक संभाषण साधनाला आराखड्याचा मसुदा तयार करायला सांगतो, तेव्हा तो अशी प्रणाली चालवत नसतो. पण संघातील सदस्यांच्या कामगिरीची माहिती एखाद्या साधनात भरून कोणी काय करावे हे विचारणे त्या प्रकारच्या वापराकडे नेते. ही सर्वसाधारण माहिती आहे, कायदेशीर सल्ला नाही.

अंदाज हे मधल्या प्रकारात येतात. अपरिचित कामासाठी सहाय्यक अंदाजाची एक मर्यादा सुचवू शकतो, पण तुमच्या संघाच्या कामाचा वेग, तुमच्या ग्राहकाची मंजुरी देण्याची पद्धत किंवा तुमच्या पुरवठादाराच्या आजवरच्या कामगिरीची त्याला माहिती नसते. त्याचा अंदाज अंतिम मानण्याऐवजी, ज्यांना ही माहिती आहे त्यांना विचारायचा प्रश्न म्हणून वापरा.

प्रकल्प व्यवस्थापनासाठी कोणते AI साधन सर्वात योग्य आहे?

एकच उत्तर नाही आणि आम्ही प्रकल्प व्यवस्थापन साधनांची चाचणी किंवा क्रमवारी केलेली नाही. दोन प्रकार वेगळे केल्याने मदत होते. ChatGPT, Claude, Gemini आणि Copilot यांसारखे सर्वसाधारण सहाय्यक तुम्ही दिलेल्या कोणत्याही मजकुरावर काम करतात. प्रकल्प व्यवस्थापन सॉफ्टवेअरमधील अंगभूत AI सुविधा त्यात आधीच साठवलेली कामे, टिप्पण्या आणि तारखांवर काम करतात.

प्रकल्पाची माहिती कुठे साठवलेली आहे आणि तुमची कंपनी कशाला परवानगी देते यानुसार निवड करा. आराखडा तुमच्या प्रकल्प व्यवस्थापन साधनात असेल आणि त्या साधनात मान्यताप्राप्त AI सुविधा असेल, तर माहिती प्रत करून दुसरीकडे टाकण्याचे काम वाचू शकते. कामाची सुरुवात टिपणे, ईमेल आणि दस्तऐवजांमधून होत असेल, तर सर्वसाधारण AI सहाय्यक बहुतेकदा पुरेसा ठरतो. दोन्ही बाबतींत या पानावरील कौशल्ये तीच आहेत: स्पष्ट माहिती द्या, मूळ स्रोत तपासता येईल असे उत्तर मागा आणि काहीही पाठवण्यापूर्वी तपासा.

AI प्रकल्प व्यवस्थापकाची जागा घेऊ शकते का, किंवा PMP प्रमाणपत्राची गरज संपवू शकते का?

प्रकल्प व्यवस्थापकाचा मसुदे लिहिण्यात किती वेळ जातो, हे AI मुळे बदलते. पण वाटाघाटी, तडजोडी, प्रश्न वरिष्ठांकडे नेणे आणि लोकांची बांधिलकी टिकवून ठेवणे यांसारखी प्रकल्पाला एकत्र बांधून ठेवणारी कामे ही मजकूर लिहिण्याची कामे नाहीत. या व्यवसायाच्या भविष्याबद्दल आम्ही भाकिते करत नाही.

प्रमाणनाबद्दल: प्रकल्प व्यवस्थापनाची पात्रता त्या क्षेत्रातील पद्धतींच्या ज्ञानाची नोंद करते आणि ती पात्रता कशी बदलत आहे हे केवळ ती देणारी संस्था सांगू शकते. परीक्षेतील सध्याचे विषय आणि मार्गदर्शन थेट त्या संस्थेकडून तपासा. Tosheo.ai चे प्रमाणपत्र वेगळे आहे: नियोजित मान्यताप्राप्त प्रमाणपत्र कामात AI वापरण्याचा व्यावहारिक अभ्यासक्रम आणि मूल्यमापन पूर्ण केल्याची नोंद करेल; ती प्रकल्प व्यवस्थापनाची पात्रता नाही.

प्रकल्प व्यवस्थापकांनी AI वापरण्याचा सराव कसा करावा?

संवेदनशील माहिती काढून टाकून तुमची स्वतःची पूर्वीची सामग्री वापरा, म्हणजे योग्य उत्तर तुम्हाला आधीपासून माहीत असेल.

हा मार्गदर्शक कधी योग्य उपाय ठरत नाही?

तुम्हाला प्रकल्प व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर निवडायचे असेल, संसाधनांवरील भार संतुलित करून वेळापत्रके तयार करायची असतील, परिमाणात्मक जोखीम विश्लेषण करायचे असेल किंवा औपचारिक प्रकल्प व्यवस्थापन परीक्षेची तयारी करायची असेल, तर इतर पर्याय पाहा: पुरवठादाराची कागदपत्रे, वेळापत्रक नियोजनातील तज्ज्ञ किंवा प्रमाणपत्र देणाऱ्या संस्थेची स्वतःची तयारीची सामग्री.

Tosheo.ai हे लहान धडे आणि गुणांकन केल्या जाणाऱ्या सराव कामांद्वारे लोकांना दैनंदिन कामात सर्वसाधारण AI साधने वापरणे शिकवण्यासाठी विकसित करण्याचे नियोजन आहे. प्रकल्प व्यवस्थापक नियोजित कार्यसंचालन किंवा सर्वसाधारण अभ्यासक्रम घेतील किंवा नियोजित वाढ योजनेत गरजेनुसार तयार केलेल्या भूमिकेचा अभ्यासक्रम घेतील. हे तुमच्यासाठी प्रकल्पांचे नियोजन करत नाही, प्रकल्प व्यवस्थापन सॉफ्टवेअरशी जोडले जात नाही किंवा प्रकल्प व्यवस्थापनाचे प्रमाणपत्र देत नाही.

स्रोत आणि व्याप्ती

NIST AI 600-1, निर्मितिक्षम कृत्रिम बुद्धिमत्ता रूपरेषा, जुलै 2024 ↗

EU AI Act, परिशिष्ट III मधील उच्च-जोखमीच्या AI प्रणाली, artificialintelligenceact.eu वरील मजकूर (जीवनाचे भविष्य संस्था), 16 October 2026 रोजी तपासला ↗