व्यवस्थापक स्वतःच्या कामात AI चा वापर कसा करू शकतात?
कर्मचाऱ्यांशी संबंधित कामासाठी लागणारी तयारी आणि लेखन यासाठी व्यवस्थापक AI वापरू शकतात, मात्र निर्णय त्यांच्याकडेच राहिले पाहिजेत. उपयोगी कामांमध्ये एक समान गोष्ट असते: व्यवस्थापकांना तथ्ये आधीच माहीत असतात आणि ती नीट मांडण्यासाठी किंवा योग्य शब्दांत लिहिण्यासाठी त्यांना मदत हवी असते.
कामासाठी आवश्यक तेवढीच किमान वैयक्तिक माहिती वापरा आणि संस्थेने मंजूर केलेली साधनेच वापरा. एखाद्याचे आरोग्य, कौटुंबिक परिस्थिती किंवा तक्रारीबद्दलच्या नोंदी सर्वसाधारण सहाय्यकात टाकू नयेत.
वैयक्तिक बैठकीची तयारी करा
मागील बैठकीतील तुमच्या नोंदी आणि त्या व्यक्तीच्या सध्याच्या प्राधान्यांवरून दोन किंवा तीन मुक्त प्रश्न असलेली कार्यसूची तयार करा.
अभिप्रायाला रचना द्या
संभाषणापूर्वी ठोस निरीक्षणे परिस्थिती, वर्तन आणि परिणाम या स्वरूपात मांडा. ही निरीक्षणे तुमची स्वतःची असली पाहिजेत.
संघाच्या कामातील घडामोडींचा सारांश तयार करा
अनेक लेखी प्रगती अहवाल एकत्र करून तुमच्या व्यवस्थापकासाठी एक एकत्रित आढावा तयार करा; प्रत्येक व्यक्तीचे मुद्दे तिच्याच नावासह ठेवा.
बदल स्पष्ट करा
नवीन प्रक्रियेबद्दल संघाला पाठवायच्या संदेशाचा मसुदा तयार करा, त्यानंतर संघ कोणते प्रश्न विचारण्याची शक्यता आहे हे सहाय्यकाला विचारा.
निर्णय घेण्यापूर्वी सर्व बाजूंचा विचार करा
संसाधनांचे वाटप किंवा प्राधान्य ठरवण्याच्या निर्णयासाठी पर्याय आणि त्यांचे परिणाम मांडा, मग निर्णय स्वतः घ्या.
बैठकीचे नियोजन करा
अस्पष्ट उद्देशावरून कार्यसूची तयार करा. त्यात कोणता निर्णय घ्यायचा आहे आणि प्रत्येक मुद्द्यासाठी किती वेळ आहे हे नमूद करा.
AI च्या मदतीने योग्य प्रकारे दिलेला अभिप्राय कसा असतो?
हे योग्य पद्धतीने केले तर व्यवस्थापक ठोस निरीक्षणे देतो आणि AI फक्त रचना व शब्दरचनेत मदत करते. चुकीच्या पद्धतीने केले तर AI तुटपुंज्या नोंदींवरून एखाद्याच्या स्वभावाबद्दल ठाम निष्कर्ष मांडते.
एक काल्पनिक उदाहरण. डेना कॉपरलीफ बुककीपिंगमध्ये ग्राहक सेवा देणाऱ्या एका लहान संघाचे व्यवस्थापन करते. संघातील सॅम नावाच्या सदस्याबाबत तिच्या नोंदी: 'सप्टेंबरमध्ये ग्राहकांच्या कामाच्या दोन अंतिम मुदती चुकल्या (ॲक्मीची वेतन फाइल, रिव्हरसाइडचा मूल्यवर्धित कर कागदपत्र संच). दोन्ही ग्राहकांनी मला ईमेल केला. सॅम ग्राहकांशी फोनवर उत्तम बोलतो, ग्राहक त्याला नावाने विचारतात. हॉलिसचे खाते स्वीकारल्यापासून त्याच्यावर कामाचा ताण जास्त असल्याचे दिसते.'
'या नोंदींच्या आधारे सॅमसाठी अभिप्राय लिहा' या ढोबळ सूचनेवर 'सॅमकडे कामाचे नियोजन करण्याचे कौशल्य नाही आणि त्याने अधिक बांधिलकी दाखवणे आवश्यक आहे' आणि 'यामुळे महत्त्वाच्या ग्राहकांमध्ये आपली प्रतिष्ठा खराब झाली आहे' अशी वाक्ये तयार झाली. यापैकी कोणतेही नोंदींमध्ये नाही. 'बांधिलकी नाही' हा व्यक्तीच्या स्वभावाबद्दलचा निष्कर्ष आहे, ज्याला पुराव्याचा आधार नाही, आणि प्रतिष्ठेबाबतचा दावा बनवलेला आहे.
अधिक चांगली सूचना: 'वैयक्तिक बैठकीसाठी अभिप्रायाची मांडणी करायला मला मदत करा. फक्त खालील निरीक्षणे वापरा. व्यक्तिमत्त्वाऐवजी वर्तन आणि त्याचा परिणाम वर्णन करा. सकारात्मक निरीक्षणही समाविष्ट करा. शेवटी कामाच्या भाराबद्दल एक खुला प्रश्न विचारा. त्या व्यक्तीच्या दृष्टिकोनाबद्दल निष्कर्ष काढू नका.' तपासलेल्या आवृत्तीची सुरुवात दोन वेळा पाळल्या न गेलेल्या अंतिम मुदती आणि ग्राहकांच्या ईमेलच्या उल्लेखाने झाली, ग्राहकांशी केलेल्या फोनवरील संभाषणांचे स्पष्टपणे श्रेय दिले गेले आणि असा प्रश्न विचारला गेला: 'हॉलिसची जबाबदारी घेतल्यापासून कामाचा भार सांभाळणे तुम्हाला कितपत शक्य होत आहे, आणि कशाची मदत होईल?' त्यानंतर डेनाने बैठकीपूर्वी मजकूर स्वतःच्या बोलण्याच्या शैलीत संपादित केला.
व्यवस्थापकांनी कोणत्या निर्णयांमध्ये AI चा वापर टाळावा?
लोकांबद्दलचे निर्णय घेताना AI वापरू नका: कामगिरीचे मूल्यमापन, वेतन, पदोन्नती, शिस्तभंगाची कारवाई, सेवेतून काढणे आणि वर्तन किंवा गुणवैशिष्ट्यांनुसार कोणाला कोणते काम द्यायचे हे निर्णय. तयारी आणि शब्दरचनेसाठी त्याचा वापर करा, निर्णय देण्यासाठी नाही.
EU AI Act च्या परिशिष्ट III मधील उच्च-जोखीम वापरांच्या यादीत अशा AI प्रणालींचा समावेश आहे, ज्यांचा उद्देश कामाशी संबंधित नात्यांच्या अटी, पदोन्नती किंवा सेवासमाप्ती यांवर परिणाम करणारे निर्णय घेणे, वैयक्तिक वर्तन किंवा गुणवैशिष्ट्यांनुसार कामे वाटणे किंवा कर्मचाऱ्यांच्या कामगिरीचे आणि वर्तनाचे निरीक्षण व मूल्यमापन करणे हा आहे. व्यवस्थापकाने सहाय्यकाला स्वतःच्या नोंदी नीट मांडायला सांगणे म्हणजे अशी प्रणाली वापरात आणणे नव्हे. मात्र, एखाद्या साधनाला संघातील सदस्यांना गुण द्यायला किंवा त्यांचा क्रम लावायला सांगणे त्या दिशेने जाते.
निगराणी हा याच्याशी संबंधित आणखी एक सापळा आहे. कर्मचाऱ्यांवरील निगराणीविषयी UK मधील ICO च्या मार्गदर्शनानुसार, नियोक्त्यांनी कर्मचाऱ्यांना निगराणीची माहिती दिली पाहिजे, उद्देश स्पष्ट केला पाहिजे आणि तो साध्य करण्यासाठी गोपनीयतेत कमीत कमी हस्तक्षेप करणारा मार्ग निवडला पाहिजे. निगराणीचा एखादा मार्ग उपलब्ध आहे म्हणून तोच तुमची उद्दिष्टे साध्य करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग ठरत नाही, असेही त्यात नमूद आहे. कर्मचारी साधन कसे वापरतात हे पाहण्यासाठी त्यांची AI सोबतची संभाषणे वाचणे म्हणजे निगराणीच आहे. ही सर्वसाधारण माहिती आहे, कायदेशीर सल्ला नाही.
याचा एखाद्या भूमिकेशी कसा संबंध आहे हे पाहायचे आहे का?
टीमसाठी नियोजित चाचणी जाणून घ्या ↗AI वापरणाऱ्या संघाचे नेतृत्व कसे करता?
टीमला स्पष्ट नियम, सरावासाठी वेळ आणि चांगल्या कामाची उदाहरणे द्या, मग प्रत्यक्ष कामाचे पुनरावलोकन करा. साधनाचा वापर अंगवळणी पडण्यातील बहुतेक अडचणी साधनाशी संबंधित नसतात: काय करण्यास परवानगी आहे याबद्दल लोकांना खात्री नसते, शिकायला वेळ नसतो किंवा त्यांच्या स्वतःच्या कामात चांगला वापर कसा दिसतो हे त्यांनी कधी पाहिलेले नसते.
कशाला परवानगी आहे ते सांगा
मंजूर साधने, त्यात कोणती माहिती टाकता येईल आणि कोणत्या गोष्टी माणसाने नेहमी तपासल्या पाहिजेत हे नमूद करा. हे सोप्या भाषेत लिहून ठेवा.
प्रत्येकी एका कामापासून सुरुवात करा
प्रत्येक व्यक्तीला त्यांच्या भूमिकेतील वारंवार करावे लागणारे, कमी जोखमीचे एक काम निवडायला सांगा, जसे की पहिला मसुदा किंवा सारांश तयार करणे.
थोडा वेळ राखून ठेवा
लोक विसरून जातात अशा एकाच लांबलचक कार्यशाळेपेक्षा सरावासाठी नियमितपणे दिलेला थोडा वेळ अधिक उपयोगी ठरतो.
आधीची आणि नंतरची आवृत्ती सामायिक करा
टीमच्या बैठकीत एखाद्याला त्याने दिलेली सूचना, पहिले उत्तर आणि त्यात केलेले बदल दाखवायला सांगा. सूचनेपेक्षा त्या बदलांमधून अधिक शिकता येते.
वापराचे नव्हे, तयार झालेल्या कामाचे पुनरावलोकन करा
AI च्या मदतीने केलेल्या कामाचा एखादा नमुना इतर कोणत्याही कामाप्रमाणे तपासा. काय पडताळले आणि कसे पडताळले ते विचारा.
स्वतः करून दाखवा
एखाद्या कामासाठी AI कधी वापरले आणि तुम्हाला काय दुरुस्त करावे लागले, हे संघाला सांगा. यामुळे तपासणी करणे ही लाजिरवाणी गोष्ट न राहता नेहमीची पद्धत बनते.
तुमचा संघ AI चा योग्य वापर करत आहे की नाही हे कसे ओळखता?
साधन किती वेळा उघडले जाते याऐवजी कामाची गुणवत्ता आणि त्यामागचा विचार पाहा. दिलेल्या सूचनांची संख्या साधन वापरले जात असल्याचे सांगते. त्यातून उत्तर अचूक होते का, सारांश मूळ मजकुराशी प्रामाणिक होता का किंवा एखादा आकडा तपासला होता का, हे समजत नाही.
उपयुक्त संकेत ठोस असतात: संघातील एखादी व्यक्ती मसुद्यातील कोणता दावा काढला आणि का, हे सांगू शकते का? AI च्या मदतीने तयार केलेल्या दस्तऐवजांत तुम्हाला अजूनही मोठ्या दुरुस्त्या कराव्या लागतात का? लोक तुम्ही ठरवलेल्या कामांसाठी, मंजूर साधनांमध्येच AI वापरत आहेत का?
Tosheo.ai च्या नियोजित व्यवस्थापक डॅशबोर्डमागील रचनेचे हे तत्त्व आहे: व्यवस्थापकांना कौशल्यांतील प्रगती, पूर्ण केलेले प्रशिक्षण आणि साप्ताहिक सारांश दिसतो, तसेच निष्क्रिय शिकणाऱ्यांना आठवण पाठवण्याचा पर्याय असतो; पण शिकणाऱ्यांच्या मूळ चॅट नोंदी दिसत नाहीत. यामुळे शिक्षणाची माहिती मिळते, संभाषणांवर पाळत ठेवली जात नाही. उत्पादन अद्याप बांधणीपूर्व टप्प्यात आहे आणि उपलब्ध होण्यापूर्वी अंतिम माहितीघटकांची नोंद प्रसिद्ध केली जाईल.
व्यवस्थापकांसाठीच्या AI प्रशिक्षणात कोणते विषय असावेत?
व्यवस्थापकांच्या प्रशिक्षणात त्यांनी स्वतः साधने कशी वापरावीत आणि इतरांना कसे मार्गदर्शन करावे या दोन्हींचा समावेश असावा; यातील दुसरा भाग बहुधा नसतो. उपयुक्त कार्यक्रमात पुढील गोष्टी असतात:
त्यांच्या स्वतःच्या कामातील प्रत्यक्ष वापर
मसुदे तयार करणे, सारांश लिहिणे आणि तयारी करणे—संघाकडून अपेक्षित असलेल्या पडताळणीच्या त्याच सवयी पाळून.
AI च्या मदतीने केलेल्या कामाचे पुनरावलोकन
मसुद्याबाबत प्रश्न कसे विचारावेत, बनावट तपशील कसे ओळखावेत आणि टीम सदस्याने काय पडताळले हे कसे विचारावे.
धोरण आणि डेटाविषयक मर्यादा
संस्था कशाला परवानगी देते, का देते आणि नियम स्पष्ट नसलेल्या बाबींविषयी संघाच्या प्रश्नांना कशी उत्तरे द्यावीत.
कर्मचाऱ्यांविषयीचे निर्णय
AI कुठे वापरू नये, आणि कर्मचारी व्यवस्थापनात निष्पक्षता व माहितीचे संरक्षण इतर क्षेत्रांपेक्षा अधिक महत्त्वाचे का आहे.
मार्गदर्शन
उत्सुक नसलेल्या किंवा अतिआत्मविश्वास असलेल्या टीम सदस्याला सुरुवातीसाठी योग्य काम निवडण्यात कशी मदत करावी.
हा मार्गदर्शक किंवा Tosheo.ai कधी योग्य उपाय ठरत नाही?
तुम्ही संस्थेसाठी AI धोरण ठरवणारे, गुंतवणूक, प्रशासन रचना आणि किती जोखीम स्वीकारायची हे ठरवणारे वरिष्ठ नेतृत्वातील व्यक्ती असाल, तर व्यावहारिक मार्गदर्शकापेक्षा वरिष्ठ अधिकाऱ्यांसाठीचा किंवा व्यवस्थापन शिक्षण संस्थेचा अभ्यासक्रम अधिक योग्य ठरेल. छोट्या कंपन्यांमध्ये हे काम सुरू करण्यासाठी आमचे AI प्रशासन आणि धोरण मार्गदर्शक हा प्रारंभबिंदू आहे.
Tosheo.ai हे दैनंदिन कामातील प्रत्यक्ष सरावासाठी विकसित करण्याचे नियोजन आहे. त्यातील नियोजित पूर्वनिश्चित भूमिका विपणन, विक्री, कार्यसंचालन, सहाय्य, मानव संसाधन आणि भरती, वित्त, उत्पादन आणि सर्वसाधारण अशा कार्यांवर आधारित आहेत; सुरुवातीला उपलब्ध करण्याच्या नियोजित यादीत कर्मचारी व्यवस्थापकांसाठी स्वतंत्र अभ्यासक्रम नाही. व्यवस्थापक स्वतःच्या कार्यक्षेत्राचा किंवा सर्वसाधारण अभ्यासक्रम घेईल आणि नियोजित वाढ योजनेत गरजेनुसार भूमिका तयार करता येतील. व्यवस्थापकांना त्यांच्या संघासाठी नियोजित माहितीफलकही मिळेल.
स्रोत आणि व्याप्ती
ब्रिटनच्या माहिती आयुक्तांचे कार्यालय, रोजगार पद्धती आणि डेटा संरक्षण: कर्मचाऱ्यांवर देखरेख ↗