मनुष्यबळ विभाग दैनंदिन कामांसाठी AI चा वापर कसा करू शकतो?
मानव संसाधन विभागातील AI साठी सर्वात सुरक्षित आणि उपयोगी कामे म्हणजे मंजूर स्रोत देऊन त्याचे स्वरूप बदलून घेणे: धोरणाचा सोप्या भाषेतील सारांश करणे, कर्मचारी पुस्तिकेतील एखाद्या विभागाचे FAQ मध्ये रूपांतर करणे किंवा प्रशिक्षणाच्या रूपरेषेवरून सत्राचा आराखडा तयार करणे. स्रोतामुळे तयार झालेला मजकूर तथ्यांशी प्रामाणिक राहतो आणि तुम्ही प्रत्येक वाक्य त्याच्याशी पडताळून पाहू शकता.
भरतीसाठी स्वतंत्र मार्गदर्शक आहे, कारण छाननी आणि निवड यांमुळे विशिष्ट कायदेशीर प्रश्न निर्माण होतात. हे पान मनुष्यबळ विभागाच्या उर्वरित कामांबद्दल आहे.
धोरणाचा मसुदा तयार करणे आणि ते सोपे करणे
मंजूर धोरणावरून कर्मचाऱ्यांना सहज समजेल असा सारांश तयार करणे किंवा नवीन धोरणाच्या रचनेचा पहिला मसुदा तयार करणे, जो नंतर पात्र पुनरावलोकनकर्ता पूर्ण करतो.
नव्याने रुजू होणाऱ्यांसाठी साहित्य
तुमच्या प्रत्यक्ष प्रक्रियेवर आधारित, विशिष्ट भूमिकेसाठी पहिल्या आठवड्याचे आराखडे, तपासणी याद्या आणि स्वागत संदेश.
अंतर्गत वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
मार्गदर्शिकेवरून नेहमी विचारल्या जाणाऱ्या प्रश्नांच्या उत्तरांचे मसुदे तयार करणे आणि प्रत्येक उत्तराशेजारी संबंधित विभागाचा संदर्भ ठेवणे.
सर्वेक्षणातील प्रमुख विषय
सारांश तयार करण्यासाठी, ओळख काढून टाकलेल्या मुक्त स्वरूपातील अभिप्रायांचे विषयानुसार गट करणे आणि पडताळणीसाठी मूळ अभिप्राय उपलब्ध ठेवणे.
प्रशिक्षण आणि संवाद
सत्रांच्या रूपरेषा, व्यवस्थापकांसाठी माहितीपर टिपणे आणि आधीच ठरलेल्या बदलांबद्दलच्या घोषणा.
मनुष्यबळ व्यवस्थापनातील कोणते निर्णय AI ने घेऊ नयेत?
एखाद्याच्या कामकाजाच्या आयुष्यावर परिणाम करणारे कोणतेही निर्णय AI ने घेऊ नयेत: कामगिरीचे गुणांकन, पदोन्नती, वेतन, वैयक्तिक गुणधर्मांवर आधारित कामवाटप, शिस्तभंगावरील कारवाई किंवा कामावरून काढणे. तयारीसाठी ते तुम्हाला मदत करू शकते, उदाहरणार्थ तुमच्या स्वतःच्या नोंदी व्यवस्थित लावणे किंवा निर्णय झाल्यानंतर पत्राचा मसुदा तयार करणे. मात्र निर्णय आणि त्यामागची कारणे अशा व्यक्तीची असली पाहिजेत, जी त्यांचे स्पष्टीकरण देऊ शकते आणि त्यांचे समर्थन करू शकते.
नियामक संस्था या क्षेत्राकडे गांभीर्याने पाहत आहेत. कामाशी संबंधित संबंधांच्या अटी, पदोन्नती किंवा सेवासमाप्तीवर परिणाम करणारे निर्णय घेणे, व्यक्तीचे वर्तन किंवा वैयक्तिक गुणवैशिष्ट्ये यांनुसार कामे वाटून देणे, किंवा कामगिरी आणि वर्तनाचे निरीक्षण व मूल्यमापन करणे यांसाठी असलेल्या AI प्रणालींचा EU AI Act च्या परिशिष्ट III मधील उच्च-जोखमीच्या वापरांमध्ये समावेश आहे. तुमची संस्था युरोपीय संघात कार्यरत असेल, तर या वर्गीकरणामुळे काही बंधने लागू होतात; असे कोणतेही साधन वापरण्यापूर्वी ती समजून घेणे महत्त्वाचे आहे. ही सर्वसाधारण माहिती आहे, कायदेशीर सल्ला नाही.
AI ने तयार केलेला आणि तपासलेला धोरणाचा सारांश कसा असतो?
लिंडनफील्ड स्टुडिओ हा 40 कर्मचारी असलेला काल्पनिक डिझाइन स्टुडिओ विचारात घ्या. मनुष्यबळ प्रमुखाला स्टुडिओच्या सध्या अस्तित्वात असलेल्या आठ पानांच्या पालकत्व रजा धोरणाचा कर्मचाऱ्यांसाठी एका पानाचा सारांश हवा आहे.
पहिल्या प्रयत्नात विचारले होते: 'कर्मचाऱ्यांसाठी आमच्या पालकत्व रजा धोरणाचा सारांश द्या.' धोरण जोडलेले नसल्याने, अशा धोरणांत सहसा काय असते याचा साधनाने आत्मविश्वासाने सारांश दिला. त्यात कर्मचाऱ्यांना ठरावीक आठवडे पूर्ण वेतन मिळते असेही म्हटले होते. लिंडनफील्डच्या धोरणात असे काहीही नाही; अतिरिक्त वेतनाच्या अटी सेवाकालावर अवलंबून आहेत. असा सारांश कर्मचाऱ्यांना पाठवल्यास, स्टुडिओने मान्य न केलेल्या अपेक्षा निर्माण होतात आणि त्यातून वाद उद्भवू शकतो.
दुसऱ्या प्रयत्नात संपूर्ण धोरण चिकटवून अशी सूचना दिली: 'कर्मचाऱ्यांसाठी याचा सोप्या इंग्रजीत 300 पेक्षा कमी शब्दांत सारांश द्या. धोरणात जे म्हटले आहे तेवढेच वापरा. प्रत्येक मुद्द्यासाठी विभाग क्रमांक द्या. कर्मचाऱ्याला पडू शकतील पण धोरणात उत्तर नसतील अशा प्रश्नांची यादी करा.' तयार झालेला मजकूर मूळ स्रोताशी जवळून जुळत होता आणि अनुत्तरित प्रश्नांची यादी सर्वात उपयुक्त ठरली: त्यातून दोन उणिवा दिसल्या, ज्या मानव संसाधन प्रमुखाने नंतर स्टुडिओच्या रोजगारविषयक सल्लागारासमोर मांडल्या. अंतिम सारांशात कर्मचाऱ्यांनी लागू आवृत्ती म्हणून संपूर्ण धोरण पाहावे अशी ओळ होती.
AI कर्मचारी सर्वेक्षणातील अभिप्रायांचा सुरक्षितपणे सारांश तयार करू शकते का?
काळजी घेतल्यास ते मदत करू शकते. मुक्त स्वरूपातील अभिप्रायांचे विषयांनुसार गट करणे हे कंटाळवाणे काम AI बऱ्यापैकी चांगले करते. पण लहान कंपनीत ओळख गुप्त ठेवणे कठीण असते. 'ब्रिस्टल कार्यालयात अर्धवेळ काम करणारी एकमेव व्यक्ती' असा उल्लेख असलेला अभिप्राय, नाव काढलेले असले तरी, त्या व्यक्तीची ओळख उघड करतो. तयार केलेल्या सारांशातही तो तपशील पुन्हा येऊ शकतो.
अभिप्राय कुठेही पाठवण्यापूर्वी ओळख पटवणारे तपशील काढून टाका, मंजूर साधन आणि योजना वापरा, आणि थेट उद्धरणांऐवजी साधारण वारंवारतेसह मुख्य विषय मागा. नंतर अभिप्रायांशी तुलना करून मोजणी स्वतः तपासा, कारण AI साधने चुकीची मोजणी करू शकतात आणि एखादे मत प्रत्यक्षापेक्षा अधिक प्रचलित असल्याचे दाखवू शकतात. नेतृत्वाला मुख्य विषय कळवा; व्यक्तींची माहिती कळवू नका.
याचा एखाद्या भूमिकेशी कसा संबंध आहे हे पाहायचे आहे का?
टीमसाठी नियोजित चाचणी जाणून घ्या ↗कर्मचाऱ्यांची कोणती माहिती AI साधनात देता येते?
लोक समजतात त्यापेक्षा कमी. कर्मचाऱ्यांच्या नोंदींमध्ये वैयक्तिक माहिती असते, आणि त्यातील आरोग्य, वांशिक पार्श्वभूमी किंवा कामगार संघटनेचे सदस्यत्व यांसारखी काही माहिती अनेक देशांतील माहिती संरक्षण कायद्यांनुसार विशेष संवेदनशील मानली जाते. यापैकी कोणतीही माहिती एखाद्या विशिष्ट साधनात देता येईल की नाही हे तुमच्या कायदेशीर आधारावर, त्या योजनेसाठी पुरवठादाराच्या अटींवर, माहितीवर प्रक्रिया कुठे होते यावर आणि तुमच्या स्वतःच्या धोरणावर अवलंबून असते.
बहुतेक मानव संसाधन संघांसाठी एक व्यवहार्य नियम: मसुदे धोरणे आणि नमुन्यांवरून तयार करा, कर्मचाऱ्यांच्या फाइल्सवरून नाही. एखाद्या कामासाठी खरोखर वैयक्तिक डेटा आवश्यक असेल, उदाहरणार्थ तक्रारीच्या फाइलचा सारांश तयार करणे, तर तो तुमच्या संस्थेतील डेटा संरक्षणाची जबाबदारी असलेल्या व्यक्तीने घ्यायचा निर्णय समजा; कामाच्या मध्ये वेळ वाचवण्यासाठी निवडायचा सोपा मार्ग समजू नका. केवळ नाव काढून टाकल्याने माहितीची ओळख लपतेच असे नाही.
मनुष्यबळ विभागाने AI ने मसुदा तयार केलेली धोरणे आणि मार्गदर्शक सूचना कशा तपासाव्यात?
मसुदा प्रथम मूळ दस्तऐवजाशी पडताळा, त्यानंतर कायदा आणि त्याचा परिणाम होणाऱ्या लोकांचा विचार करून तपासा. खालील बाबी सुरुवातीच्या तपासणीसाठी आहेत; कायदेशीर परिणाम असलेल्या धोरणांच्या तज्ज्ञांकडून होणाऱ्या परीक्षणाचा हा पर्याय नाही.
स्रोताशी जुळवणी
प्रत्येक हक्क, पात्रतेचा नियम, दिवसांची संख्या आणि पूर्वसूचनेचा कालावधी मंजूर धोरणाशी जुळतो.
न्यायाधिकार क्षेत्र
मसुद्यात दुसऱ्या देशातील नियम आणलेले नाहीत. AI साधने अनेकदा पूर्वनिर्धारितपणे एखाद्या एका देशाचा रोजगारविषयक कायदा वापरतात.
काहीही जोडलेले नाही
संस्थेने मान्य न केलेले कोणतेही नवीन लाभ, आश्वासने किंवा कार्यपद्धती मजकुरात येत नाहीत.
साधी आणि न्याय्य भाषा
शब्दरचना स्पष्ट आणि सर्वसमावेशक आहे आणि कोणाचेही लिंग, वय किंवा कौटुंबिक रचना गृहीत धरत नाही.
अधिकार
सारांशात संपूर्ण धोरण हाच लागू असलेला अधिकृत दस्तऐवज असल्याचे नमूद केले आहे आणि कोणाकडे विचारणा करावी हे सांगितले आहे.
अंतिम मंजुरी
कायदेशीर परिणाम असलेली धोरणे नेहमी त्यांचे पुनरावलोकन करणाऱ्या व्यक्तीकडे पाठवा, जसे की रोजगारविषयक सल्लागार.
लहान टीमने मनुष्यबळ व्यवस्थापनासाठी कोणत्या AI साधनांचा विचार करावा?
मसुदे तयार करणे आणि सारांश काढणे यासाठी तुमच्या कंपनीने आधीच मंजूर केलेला सर्वसाधारण सहाय्यक सहसा पुरेसा असतो. अनेक मनुष्यबळ माहिती प्रणालींमध्ये आता धोरणांबाबतच्या प्रश्नांची उत्तरे देण्यासाठी किंवा दस्तऐवजांचे मसुदे तयार करण्यासाठी AI सुविधा आहेत. त्या सोयीच्या असू शकतात, पण ही सुविधा कोणता डेटा वाचते, तुमचा मजकूर त्यांची मॉडेल प्रशिक्षित करण्यासाठी वापरला जातो का, तो किती काळ ठेवला जातो आणि तयार झालेली उत्तरे कोण पाहू शकते हे विक्रेत्याला विचारा.
कर्मचाऱ्यांना गुण देणाऱ्या, त्यांचा क्रम ठरवणाऱ्या किंवा त्यांच्यावर देखरेख ठेवणाऱ्या साधनांबाबत सर्वाधिक सावध रहा. त्यांचा वापर मसुदा तयार करण्याच्या मदतीपलीकडे जाऊन माणसांबद्दल निर्णय घेण्यासाठी होतो. त्यामुळे वर दिलेले कायदेशीर आणि न्याय्यतेचे प्रश्न निर्माण होतात.
मनुष्यबळ विभागाच्या कामासाठी AI हे अयोग्य साधन कधी ठरते?
संवेदनशील संभाषणे, चौकशा आणि एखाद्या व्यक्तीबद्दल संस्थेची भूमिका म्हणून ज्याचा सूर घेतला जाऊ शकतो असा कोणताही संदेश यांसाठी AI हे चुकीचे साधन आहे. कामगिरीबद्दलच्या चिंतेवर तयार केलेले पत्र योग्य वाटू शकते, तरीही त्या व्यक्तीसाठी आणि आधीच्या घटनांच्या संदर्भात ते अयोग्य असू शकते.
आधार घेण्यासाठी मान्यताप्राप्त स्रोतच नसेल, तरही हे चुकीचे साधन आहे. तुमचे रजेचे हक्क किंवा पूर्वसूचनेचे कालावधी काय असावेत, असे सर्वसाधारण सहाय्यकाला विचारल्यास विश्वासार्ह वाटणारे उत्तर मिळते; ते तुमचे धोरण नसते आणि तुम्हाला लागू होणारा कायदाही नसतो.
इतर सर्व कर्मचाऱ्यांच्या AI प्रशिक्षणात मानव संसाधन विभागाची भूमिका काय असते?
अनेक लहान कंपन्यांमध्ये AI वापरात आणण्याची जबाबदारी मनुष्यबळ विभागाकडे असते, म्हणून आधी सराव करणे उपयोगी ठरते. मान्य वापराचे धोरण लिहिणे, प्रशिक्षणाचे नियोजन करणे आणि कर्मचाऱ्यांच्या प्रश्नांची उत्तरे देणे ही कामे अनेकदा मनुष्यबळ विभागाला दिली जातात. EU AI Act लागू असलेल्या संस्थांसाठी, कलम 4 नुसार AI प्रणालींचे पुरवठादार आणि वापरात आणणाऱ्यांनी कर्मचाऱ्यांचे ज्ञान आणि वापराचा संदर्भ लक्षात घेऊन त्यांची AI साक्षरता वाढवण्यासाठी उपाय करणे अपेक्षित आहे.
Tosheo.ai हे त्या कामाला मदत करण्यासाठी विकसित करण्याचे नियोजन आहे. त्यात मानव संसाधनासाठी नियोजित अभ्यासक्रम, उर्वरित संघासाठी भूमिकेनुसार अभ्यासक्रम आणि व्यवस्थापकाला संभाषणांच्या नोंदी न दाखवता कौशल्यातील प्रगती दाखवण्याची सोय असेल. उत्पादनाची उभारणी अद्याप सुरू झालेली नाही, त्यामुळे याकडे नियोजित व्याप्ती म्हणून पाहा. तुमच्याकडे अद्याप AI धोरण नसल्यास खाली दुवा दिलेला धोरण मार्गदर्शक ही अधिक योग्य पहिली पायरी आहे.
स्रोत आणि व्याप्ती
युरोपीय आयोगाचा AI कायदा सहाय्य कक्ष, विनियमन (EU) 2024/1689 कलम 4, AI साक्षरता ↗