AI च्या स्वीकारार्ह वापराचे धोरण: कशाला परवानगी द्यावी, कशावर मर्यादा घालाव्यात आणि काय तपासावे

AI च्या स्वीकारार्ह वापराचे धोरण म्हणजे काय?

AI च्या स्वीकारार्ह वापराचे धोरण, ज्याला अनेकदा संक्षेपाने AI AUP म्हणतात, कंपनीसाठी AI साधने वापरणाऱ्या प्रत्येकाकडून अपेक्षित असलेले विशिष्ट वर्तन स्पष्ट करते. त्याची व्याप्ती संपूर्ण AI धोरणापेक्षा मर्यादित असते. पुरवठादारांना मंजुरी कोण देते किंवा नोंदवहीचा आढावा कसा घेतला जातो, हे त्यात सांगितलेले नसते; कर्मचारी साधन उघडतो त्या क्षणी त्याला काय करता येते आणि काय करता येत नाही, हे ते सांगते.

अनेक कंपन्यांकडे ईमेल, उपकरणे आणि इंटरनेट यांचा समावेश असलेले माहिती तंत्रज्ञानाच्या स्वीकारार्ह वापराचे धोरण आधीपासून असते. AI च्या स्वीकारार्ह वापराचे धोरण त्या दस्तऐवजात नवा विभाग म्हणून किंवा त्याची लिंक देणारे स्वतंत्र पान म्हणून असू शकते. महत्त्वाचे म्हणजे त्यात अमूर्त तत्त्वांऐवजी कामे आणि उदाहरणे दिलेली असावीत. "AI जबाबदारीने वापरा" यावरून काय करायचे हे कोणालाच ठरवता येत नाही; "ग्राहकांचे करार कोणत्याही AI साधनात पेस्ट करू नका" यावरून ते ठरवता येते.

या पानावर सर्वसाधारण माहिती दिली आहे, कायदेशीर सल्ला नाही. तुम्ही स्वीकारणार असलेली आवृत्ती पात्र सल्लागाराकडून तपासून घ्या, विशेषतः तुम्ही वैयक्तिक डेटा हाताळत असाल किंवा ग्राहकांच्या गोपनीयतेच्या अटींनुसार काम करत असाल तर.

AI च्या कोणत्या वापरांना परवानगी द्यायची हे कसे ठरवावे?

संबंधित माहिती आणि चूक झाल्यास होणारा परिणाम यांनुसार उपयोगांची तीन स्तरांत विभागणी करा: परवानगी असलेले, मंजुरीनंतर परवानगी असलेले आणि परवानगी नसलेले. AI वापरले जाते म्हणून एखादा उपयोग धोकादायक ठरत नाही; त्यात कोणती माहिती टाकली जाते आणि मिळालेला परिणाम कशासाठी वापरला जातो यामुळे तो धोकादायक ठरतो. सार्वजनिक ब्लॉगवरील लेख पुन्हा लिहिण्यासाठी तेच साधन योग्य असू शकते, पण शिस्तभंगाच्या फाईलचा सारांश करण्यासाठी अयोग्य असू शकते.

प्रत्यक्ष कामांच्या यादीवरून स्तर ठरवा. प्रत्येक संघप्रमुखाला कर्मचारी आधीच AI वापरत असलेली किंवा वापरू इच्छित असलेली पाच कामे विचारून घ्या. प्रत्येक काम योग्य स्तरात ठेवा, म्हणजे पहिल्या दिवसापासून प्रत्येक स्तरासाठी ठोस उदाहरणे मिळतील.

स्वीकारार्ह वापराबाबतची चांगली कलमे कशी असतात?

चांगल्या तरतुदींमध्ये साधन, काम आणि माहिती यांचा स्पष्ट उल्लेख असतो आणि त्याऐवजी काय करायचे तेही सांगितलेले असते. खाली नॉर्थगेट ॲप्स या 40 कर्मचारी असलेल्या काल्पनिक सॉफ्टवेअर कंपनीसाठी तरतुदींची उदाहरणे दिली आहेत. या कंपनीकडे संवाद सहाय्यकाचे व्यावसायिक कार्यक्षेत्र आहे आणि ती आपला कोड साठवणाऱ्या सेवेत व कार्यालयीन कामांच्या साधनसंचात असलेली AI वैशिष्ट्ये वापरते.

प्रत्येक कलम लक्षात राहील इतके लहान आणि कृती करता येईल इतके नेमके आहे. त्यापैकी कोणतेही कलम "काळजी घ्या" असे म्हणत नाही; प्रत्येक कलम विशिष्ट वर्तन सांगते, हे लक्षात घ्या.

AI च्या स्वीकारार्ह वापराच्या धोरणात कोणत्या माहितीच्या वापरावर निर्बंध असावेत?

प्रत्येक प्रकारच्या दस्तऐवजाची यादी करण्याऐवजी माहितीच्या वर्गानुसार निर्बंध ठेवा आणि प्रत्येक वर्गासाठी कोणत्या खात्यांमध्ये ती माहिती वापरण्यास परवानगी आहे ते ठरवा. सामान्य वर्ग म्हणजे सार्वजनिक, अंतर्गत, गोपनीय किंवा ग्राहकाशी संबंधित, वैयक्तिक माहिती आणि पासवर्ड व प्रवेश कळा यांसारखी गुपिते. गुपितांसाठीचा नियम लिहिणे सर्वात सोपे आहे: कधीही नाही, कोणत्याही साधनात नाही.

मोठ्या भाषा मॉडेलबाबत ब्रिटनच्या राष्ट्रीय सायबर सुरक्षा केंद्राचे मार्गदर्शन असा सर्वसाधारण मुद्दा मांडते की विचारलेला प्रश्न मॉडेल पुरवणाऱ्या संस्थेला दिसतो, आणि सार्वजनिक मॉडेलना विचारलेल्या प्रश्नांत संवेदनशील माहिती समाविष्ट करू नये अशी शिफारस करते. कंपनीच्या व्यावसायिक कार्यक्षेत्रासाठी कराराच्या अटी वेगळ्या असू शकतात, म्हणून तुमच्या योजनेत काय म्हटले आहे याची नोंद करा. उदाहरणार्थ, Microsoft च्या कागदपत्रांनुसार, संस्थांनी वापरलेले Copilot Chat त्याच्या माहिती संरक्षण परिशिष्टाच्या अंतर्गत येते आणि सूचना व प्रतिसाद पायाभूत मॉडेलच्या प्रशिक्षणासाठी वापरले जात नाहीत; मात्र सदस्यता योजनेनुसार नियंत्रणे बदलतात असेही त्यात नमूद आहे. त्यानंतर तुमच्या स्वीकारार्ह वापर धोरणात त्या कार्यक्षेत्रात माहितीच्या कोणत्या श्रेणींना परवानगी आहे आणि कोणत्या श्रेणींना कुठेही परवानगी नाही हे सांगता येईल.

वैयक्तिक माहिती हाताळणाऱ्या युनायटेड किंगडममधील व्यवसायांसाठी, AI आणि माहिती संरक्षणावरील ICO चे मार्गदर्शन हा अधिकृत संदर्भ आहे. माहिती (वापर आणि प्रवेश) कायद्यानंतर या मार्गदर्शनाचा आढावा सुरू असल्याचे सध्या त्यांच्या पानांवर नमूद आहे. त्यामुळे एखाद्या विशिष्ट मुद्द्यावर अवलंबून राहण्यापूर्वी सध्या काय लागू आहे ते तपासा.

AI ने तयार केलेला मजकूर किंवा इतर सामग्री वापरण्यापूर्वी कर्मचाऱ्यांनी काय तपासावे?

कर्मचाऱ्यांनी त्यांच्या हातून पुढे जाणारा प्रत्येक तथ्यात्मक दावा, आकडा, उद्धरण आणि संदर्भ तपासावा आणि ज्याचा मूळ स्रोत शोधता येत नाही ते काढून टाकावे. NIST च्या निर्मितीक्षम AI प्रोफाइलमध्ये कल्पित माहिती तयार करणे म्हणजे चुकीचा किंवा असत्य मजकूर आत्मविश्वासाने मांडणे असे वर्णन केले आहे; ओघवते उत्तर हा पुरावा नसतो. स्वीकारार्ह वापर धोरणाने तयार झालेला मजकूर वापरणाऱ्या व्यक्तीलाच त्यासाठी जबाबदार धरले पाहिजे.

सोडवून दाखवलेले उदाहरण: नॉर्थगेटमधील एक विपणन कर्मचारी लहान टीम प्रकल्प व्यवस्थापनाची साधने का वापरू लागतात, यावर एक छोटा परिच्छेद लिहिण्यास सहाय्यकाला सांगतो. मसुद्यात बहुतांश लहान व्यवसायांनी गेल्या वर्षी साधने बदलली, असे सांगणारे एक वाक्य असते आणि त्यासोबत एका स्रोताचे नाव दिलेले असते. त्या कर्मचाऱ्याला नमूद केलेल्या स्रोतात ती आकडेवारी सापडत नाही. स्वीकारार्ह वापर धोरणातील दाव्यांसंबंधीच्या कलमानुसार ते वाक्य काढले जाते आणि कोणतीही संख्या न वापरता, नॉर्थगेटकडे आलेल्या ग्राहकांच्या मदतविनंत्यांमध्ये ग्राहकांनी दिलेली कारणे सांगण्यासाठी परिच्छेद पुन्हा लिहिला जातो.

कमकुवत आवृत्ती: "अलीकडील उद्योग सर्वेक्षणानुसार, बहुतेक लहान संघांनी गेल्या वर्षी प्रकल्प व्यवस्थापनाची साधने बदलली." तपासणीनंतरची आवृत्ती: "आमच्याशी संपर्क साधणारे संघ साधने बदलण्याची सहसा दोन कारणे सांगतात: कामाचा ताबा देताना राहून गेलेल्या गोष्टी आणि साधनांची अतिरेकी संख्या." दुसरे विधान कमी नाट्यमय आहे आणि त्याला पूर्णपणे आधार देता येतो.

कर्मचाऱ्यांनी AI च्या स्वीकारार्ह वापराच्या धोरणावर स्वाक्षरी करावी का?

स्वाक्षरी किंवा पोच घेणे योग्य आहे, पण त्यातून केवळ संबंधित व्यक्तीला धोरण मिळाल्याचे दिसते. त्यासोबत स्वतःच्या कामातील तीन प्रसंग, प्रत्येक स्तरासाठी एक, दहा मिनिटांत समजावून सांगा. प्रत्येकाला ते योग्य स्तरात ठेवायला आणि त्याचे कारण सांगायला सांगा. यातून लोक नियम लागू करू शकतात याचा पुरावा मिळतो. काही चूक झाल्यास हा पुरावा स्वाक्षरीपेक्षा अधिक मोलाचा ठरतो.

EU AI Act च्या अनुच्छेद 4 शी संबंधित युरोपीय आयोगाच्या AI साक्षरतेवरील प्रश्नोत्तरांनुसार प्रमाणपत्रांची आवश्यकता नाही आणि प्रशिक्षणाची किंवा इतर उपक्रमांची अंतर्गत नोंद पुरेशी आहे. युरोपीय संघाचे नियम तुम्हाला लागू होत असतील, तर मार्गदर्शित आढावा कोणी आणि केव्हा पूर्ण केला याची छोटी नोंद ठेवणे ही योग्य सवय आहे. हा कायदा तुमच्या व्यवसायाला लागू होतो का आणि कसा, याबद्दल सल्ला घ्या.

कर्मचाऱ्यांवर पाळत न ठेवता AI च्या स्वीकारार्ह वापराच्या धोरणाची अंमलबजावणी कशी करावी?

बहुतेक छोट्या कंपन्या प्रत्येक प्रॉम्प्टवर निगराणी ठेवून नव्हे, तर मंजूर खाती, योग्य पूर्वनिर्धारित सेटिंग्ज आणि लोक चुका कळवतात अशी संस्कृती यांच्या मदतीने AI च्या स्वीकारार्ह वापराचे धोरण राबवतात. लोकांना मंजूर व्यावसायिक खाते द्या, म्हणजे सोयीचा मार्गच परवानगी असलेला मार्ग असेल. तुमच्या योजनेत उपलब्ध असलेल्या प्रशासकीय सेटिंग्ज सुरू करा. चुका कळवताना लोकांना सुरक्षित वाटेल अशी व्यवस्था करा आणि नियमांकडे वारंवार दुर्लक्ष होत असल्यास तो कामगिरीविषयीच्या नेहमीच्या चर्चेचा विषय म्हणून हाताळा.

व्यवसायांसाठीच्या योजनेत उपलब्ध असलेल्या वापराच्या नोंदी तुम्ही तपासत असाल, तर धोरणात तसे स्पष्ट सांगा आणि लागू होणारे रोजगार व गोपनीयतेचे नियम तपासा. छुप्या देखरेखीमुळे समस्या मोकळेपणाने कळवण्याच्या संस्कृतीला धक्का बसतो; धोरण याच संस्कृतीवर अवलंबून असते.

Tosheo.ai च्या नियोजित रचनेतही हीच भूमिका आहे: व्यवस्थापकांना कौशल्यांतील प्रगती आणि पूर्ण केलेले प्रशिक्षण दिसते, शिकणाऱ्यांच्या मूळ चॅट नोंदी कधीही दिसत नाहीत.

स्वीकार्य वापराचे धोरण कधी पुरेसे नसते?

स्वीकार्य वापर धोरण कर्मचाऱ्यांच्या वर्तनाला लागू होते; कोणते पुरवठादार सुरक्षित आहेत, एखाद्या कार्यप्रवाहासाठी डेटा संरक्षण परिणाम मूल्यांकन आवश्यक आहे का किंवा तुम्ही विकत असलेल्या उत्पादनात AI चा वापर कसा करायचा, हे ते ठरवत नाही. तुमची कंपनी AI सुविधा तयार करत असेल, लोकांबाबतचे निर्णय स्वयंचलित करत असेल किंवा नियमनाधीन व्यवसायात काम करत असेल, तर तुम्हाला देखरेख व नियंत्रणाची व्यवस्थाही आणि तज्ज्ञांकडून तपासणीही आवश्यक आहे.

हे प्रशिक्षणही नाही. "प्रत्येक दाव्याची पडताळणी करा" यासारखा नियम मान्य करणे सोपे असते, पण मुदतीच्या दबावाखाली तो नीट पाळणे कठीण असते. ही सवय लागण्यासाठी लोकांना प्रत्यक्ष कामासारख्या कामांवर सराव हवा असतो आणि भूमिकेनुसार सरावाचा उद्देश हाच आहे.

स्रोत आणि व्याप्ती

NCSC, ChatGPT आणि मोठी भाषा मॉडेल्स: जोखीम काय आहे?, 14 मार्च 2023 ↗

Microsoft Learn, Microsoft Copilot आणि Copilot Chat मधील संस्थेच्या डेटाचे संरक्षण, तपासले: 16 October 2026 ↗

ICO, AI आणि माहिती संरक्षणावरील मार्गदर्शन (पुनरावलोकन सुरू आहे), 16 ऑक्टोबर 2026 रोजी तपासले ↗

NIST, निर्मितीक्षम AI रूपरेषा (NIST AI 600-1), July 2024 ↗

युरोपीय आयोग, AI साक्षरता - प्रश्न आणि उत्तरे, शेवटचे अद्यतन 27 July 2026 ↗