ભરતીમાં AI કેવી રીતે મદદ કરી શકે?
ભરતી સંબંધિત લખાણ તૈયાર કરવામાં AI સૌથી વધુ મદદરૂપ થાય છે. ભરતીકર્તા અથવા ભરતી માટે જવાબદાર મેનેજર ભૂમિકા, જરૂરિયાતો અને પ્રક્રિયાની માહિતી આપે છે, અને સાધન એવા મુસદ્દા તૈયાર કરે છે જે બનાવવામાં સામાન્ય રીતે આખી બપોર લાગી જાય. તેમ છતાં, દરેક મુસદ્દાનો ઉપયોગ કરતાં પહેલાં તેની સચોટતા, નિષ્પક્ષતા અને ભાષાનો સૂર ચકાસવામાં આવે છે.
નોકરીની જાહેરાતો
ભરતી મેનેજરે આપેલી પ્રારંભિક નોંધોના આધારે સરળ ભાષામાં નોકરીની જાહેરાત તૈયાર કરવી, જેમાં ફરજિયાત જરૂરિયાતો અને હોય તો સારું ગણાય તેવી લાયકાતો અલગ રાખવામાં આવે.
પ્રારંભિક માહિતી એકત્ર કરવાની તૈયારી
ઉમેદવારોની શોધ શરૂ થાય તે પહેલાં ભરતી કરનાર મેનેજરને પૂછવાના પ્રશ્નોની યાદી બનાવવી, જેથી જરૂરિયાતોનું સંક્ષિપ્ત વર્ણન સંપૂર્ણ હોય.
સંરચિત ઇન્ટરવ્યૂ માર્ગદર્શિકાઓ
સંમત થયેલી ક્ષમતાઓમાંથી એકસરખા પ્રશ્નો અને ગુણાંકન માર્ગદર્શિકા તૈયાર કરવી, જેનો દરેક મુલાકાત લેનાર ઉપયોગ કરે.
ઉમેદવારોનો સંપર્ક અને તેમને આપવાની જાણકારી
સ્પષ્ટ અને સૌજન્યપૂર્ણ પ્રારંભિક સંદેશા, સમય નક્કી કરવા માટેની નોંધો અને કામની સ્થિતિ અંગેના સંદેશા તૈયાર કરવા.
તમારી પોતાની નોંધોનો સારાંશ બનાવવો
ઇન્ટરવ્યૂ લેનારની હસ્તલિખિત નોંધોને વ્યવસ્થિત નોંધમાં ગોઠવવી, તેમણે ન કરેલા નિર્ણયો ઉમેર્યા વિના.
શું નોકરીની જાહેરાત માટે ChatGPT નો ઉપયોગ કરવો અને ઉમેદવારોની પ્રાથમિક છટણી માટે AI નો ઉપયોગ કરવો એક જ બાબત છે?
ના, અને આ તફાવત મહત્ત્વનો છે. સામાન્ય સહાયક વડે જાહેરાતનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો એ લખવામાં મદદ મેળવવાનું કામ છે: કોઈ વ્યક્તિ તેને વાંચે છે, સંપાદિત કરે છે અને પ્રકાશિત કરે છે. ઉમેદવારો શોધતું, ગુણ આપતું, છાંટતું કે ક્રમ આપતું સાધન પસંદગીના નિર્ણયનો જ એક ભાગ છે, તેથી તેના પર ડેટા સુરક્ષા, ભેદભાવ અને કેટલાક સ્થળોએ AI માટેના વિશિષ્ટ નિયમો લાગુ પડે છે.
યુકેની માહિતી આયુક્ત કચેરીએ ભરતીમાં AI સાધનો અંગેના નવેમ્બર 2024ના તપાસનાં પરિણામોના અહેવાલમાં આ જ ભેદ કર્યો હતો. તેની તપાસમાં ઉમેદવારો શોધવાનાં, પ્રાથમિક છટણી કરવાનાં અને પસંદગી કરવાનાં સાધનો આવરી લેવાયાં હતાં, જ્યારે ચેટબોટ અને નોકરીની જાહેરાતોના મુસદ્દા માટે વપરાતા સર્જક AIને સ્પષ્ટપણે બાકાત રાખવામાં આવ્યું હતું. EU AI Act ભરતી કે પસંદગી માટેની AI પ્રણાલીઓને ઉચ્ચ જોખમવાળા ઉપયોગોમાં ગણે છે, જેમાં લક્ષિત નોકરીની જાહેરાતો મૂકવી, અરજીઓનું વિશ્લેષણ અને ગાળણ કરવું તથા ઉમેદવારોનું મૂલ્યાંકન કરવું સામેલ છે. ન્યૂ યોર્ક શહેરના સ્થાનિક કાયદા 144 મુજબ, રોજગાર અંગે નિર્ણય લેતું સ્વચાલિત સાધન વાપરતાં પહેલાંના એક વર્ષની અંદર પક્ષપાતની તપાસ કરાવવી, પરિણામોનો સારાંશ જાહેર કરવો અને ઉમેદવારોને જાણ કરવી જરૂરી છે.
આ પૃષ્ઠ સામાન્ય માહિતી આપે છે, કાનૂની સલાહ નહીં. જો તમે ઉમેદવારોની છટણી કે ક્રમાંકન માટેના સાધનનો વિચાર કરી રહ્યા હો, તો કોઈપણ ઉમેદવારના ડેટા પર પ્રક્રિયા કરતાં પહેલાં તમારી સંસ્થામાં ડેટા સુરક્ષા અને રોજગાર કાયદા સંભાળતી વ્યક્તિઓને સામેલ કરો.
AI દ્વારા લખાયેલી અને સમીક્ષા કરાયેલી નોકરીની જાહેરાત કેવી હોય છે?
બ્રાઇટવોટર ક્લિનિક્સ, ફિઝિયોથેરાપીનાં ત્રણ કેન્દ્રો ધરાવતા એક કાલ્પનિક જૂથને કેન્દ્રના સંયોજકની જરૂર છે. ભરતી કરનાર મેનેજરની નોંધોમાં લખ્યું છે: ત્રણ ચિકિત્સકોની મુલાકાતોની સમયસૂચિ સંભાળવી, દર્દીઓના ફોન અને ઇમેઇલ સંભાળવા, ચુકવણીઓની પ્રક્રિયા કરવી, ચાર દિવસમાં અઠવાડિયાના 30 કલાક કામ, કોઈ પણ બુકિંગ પ્રણાલીનો અનુભવ હોય તો ઉપયોગી, ડિગ્રી જરૂરી નથી.
એક લીટીની સૂચનાથી બનેલી જાહેરાતમાં 'અમારી યુવા, ઊર્જાવાન ટીમમાં જોડાવા માટે એક અસાધારણ સંયોજક' માગવામાં આવ્યો હતો, ડિગ્રીને ફરજિયાત ગણાવવામાં આવી હતી અને 'ઝડપથી કામ થતું વાતાવરણ, દબાણ હેઠળ ઉત્તમ કામ કરવું આવડવું જરૂરી' ઉમેરાયું હતું. ત્રણ લીટીમાં ત્રણ સમસ્યા: ડિગ્રીની શરત મૂળ સૂચનાઓથી વિરુદ્ધ છે અને કોઈ કારણ વિના ઉમેદવારોની સંખ્યા ઘટાડે છે, 'યુવા' એ ઉંમર સંબંધિત શબ્દ છે જે મોટી ઉંમરના ઉમેદવારોને નિરાશ કરી શકે છે અથવા બાકાત રાખી શકે છે, અને દબાણ અંગેની ભાષા નોકરીનું એવું વર્ણન કરે છે જે કોઈએ નક્કી જ કર્યું નહોતું.
સમીક્ષા કરેલા પ્રોમ્પ્ટમાં નોંધો પેસ્ટ કરીને લખ્યું હતું: '250 શબ્દોથી ઓછી નોકરીની જાહેરાત લખો. માત્ર આ જરૂરિયાતો જ વાપરો. અનિવાર્ય અને ઉપયોગી લાયકાતો અલગ દર્શાવો. સરળ અને સમાવેશી ભાષા વાપરો. આપેલી માહિતીથી આગળ જઈને ટીમની ઉંમર, વ્યક્તિત્વ કે સંસ્કૃતિનું વર્ણન ન કરો.' ત્યારબાદ ભરતી કરનારે પ્રકાશિત કરતાં પહેલાં કામના કલાકો, પગારની પંક્તિ અને અરજીનાં પગલાં મંજૂર ખાલી જગ્યાના રેકોર્ડ સામે ચકાસ્યાં. અંતે એક ઉપયોગી તપાસ એ છે કે સાધનને જાહેરાતમાંની દરેક જરૂરિયાતની યાદી બનાવવા કહો અને પછી તે યાદીની ભરતી સંચાલકની નોંધો સાથે સરખામણી કરો.
શું AI નિષ્પક્ષ ઇન્ટરવ્યૂ પ્રક્રિયા તૈયાર કરવામાં મદદ કરી શકે છે?
હા, જો જરૂરી ક્ષમતાઓ તમે નક્કી કરો. ભૂમિકા માટે ખરેખર જરૂરી ત્રણ કે ચાર બાબતો સાધનને આપો અને દરેક ક્ષમતા માટે બે પ્રશ્નો, દરેક માટે વધુ ઊંડાણમાં જતો પૂરક પ્રશ્ન અને નબળા, પર્યાપ્ત તથા મજબૂત જવાબમાં શું હોવું જોઈએ તે સમજાવતી સરળ મૂલ્યાંકન માર્ગદર્શિકા માગો. દરેક ઉમેદવારને એકસરખા પ્રશ્નો પૂછવાથી અસંરચિત વાતચીત કરતાં વધુ ન્યાયી સરખામણી થઈ શકે છે.
પછી પ્રશ્નોની સમીક્ષા કરો: શું કોઈ પ્રશ્ન કુટુંબ અંગેની યોજનાઓ, આરોગ્ય કે રાષ્ટ્રીયતા જેવી એવી વ્યક્તિગત માહિતી માગે છે જેને તમારે નિર્ણયમાં ગણવી ન જોઈએ? શું કોઈ પ્રશ્નનો સારો જવાબ માત્ર ચોક્કસ પૃષ્ઠભૂમિ ધરાવતી વ્યક્તિ જ આપી શકે તેમ છે? ગુણાંકન માર્ગદર્શિકા મુલાકાત લેનારાઓના નિર્ણયને ટેકો આપે છે, તેનું સ્થાન લેતી નથી.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗AI આધારિત પ્રાથમિક છટણીના સાધનનો ઉપયોગ કરતાં પહેલાં તમારે શું તપાસવું જોઈએ?
પ્રદાતાને લેખિતમાં બતાવવા કહો કે સાધન નિયમનકારોએ પહેલેથી જાહેર કરેલી અપેક્ષાઓ કેવી રીતે પૂરી કરે છે. ICOના તપાસ અહેવાલમાં ભરતી કરનારાઓ માટે ભલામણો છે, અને નીચેના મુદ્દાઓ તેમાંથી કેટલીક ભલામણોને નાની ટીમ પૂછી શકે એવા પ્રશ્નોમાં ઢાળે છે. આ શરૂઆત માટે છે, સંપૂર્ણ અનુપાલન સમીક્ષા નથી.
અસરનું મૂલ્યાંકન
પ્રક્રિયા શરૂ થાય તે પહેલાં ડેટા સંરક્ષણ પર થતી અસરનું મૂલ્યાંકન પૂર્ણ થયું છે, અને સાધનમાં ફેરફાર થાય તેમ તેને સુધારવામાં આવશે?
ભૂમિકાઓ અને કરાર
શું ઉમેદવારના ડેટાના દરેક ઉપયોગ માટે પ્રદાતા નિયંત્રક, સંયુક્ત નિયંત્રક કે પ્રક્રિયાકર્તા છે, અને શું કરારમાં તેની નોંધ છે?
સૂચનાઓ અને માહિતીનો ઉપયોગ ન્યૂનતમ રાખવો
શું તમે કયા ડેટા ફીલ્ડ પર અને કયા હેતુ માટે પ્રક્રિયા કરવામાં આવે તેની સ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપી શકો અને પ્રદાતા તે ડેટાનો પોતાના હેતુઓ માટે ફરી ઉપયોગ કરતો નથી તેની ખાતરી કરી શકો?
અનુમાનિત લાક્ષણિકતાઓ
શું સાધન નામ અથવા અન્ય માહિતી પરથી લિંગ કે વંશીયતા જેવી લાક્ષણિકતાઓનું અનુમાન કરે છે? ICOને જાણવા મળ્યું કે કેટલાક પ્રદાતાઓ આવું કરતા હતા અને તે જણાવે છે કે આ પ્રકારની અનુમાનિત માહિતી પણ વિશેષ શ્રેણીનો ડેટા જ ગણાય છે.
ઉમેદવારની માહિતી
ઉમેદવારોને કોણ જણાવે છે કે AI તેમની માહિતી પર કેવી રીતે પ્રક્રિયા કરશે, અને તેમને શું જણાવવામાં આવશે?
વ્યક્તિ દ્વારા સમીક્ષા
કોઈ વ્યક્તિ સાધનનાં પરિણામોની સમીક્ષા કેવી રીતે કરશે અને ભૂલો કેવી રીતે સુધારશે? ICO કહે છે કે જો સાધન ભરતીના સ્વચાલિત નિર્ણયો લેવા માટે બનાવેલું ન હોય, તો ભરતી કરનારાઓએ તે હેતુ માટે AIનો ઉપયોગ ન કરવો જોઈએ.
શું ભરતી કરનારાઓ ChatGPT માં ઉમેદવારોનાં જીવનવૃત્તાંત પેસ્ટ કરી શકે છે?
માત્ર સહેલો રસ્તો કાઢવા માટે નહીં. જીવનવૃત્તાંત એ એવી વ્યક્તિની અંગત માહિતી છે જેણે તેને AI સેવા સાથે વહેંચવા સંમતિ આપી નથી, અને સામાન્ય સહાયકને 'આ પાંચ જીવનવૃત્તાંતોને ક્રમ આપો' કહેતાં વાતચીત સમીક્ષા વિના વપરાતા પસંદગીના સાધનમાં ફેરવાઈ જાય છે. પરિણામમાં શબ્દપ્રયોગ કે પૃષ્ઠભૂમિ અંગેનો પક્ષપાત દેખાઈ શકે છે, અને એક ઉમેદવારને બીજા કરતાં વધુ ગુણ કેમ મળ્યા તેની કોઈ નોંધ રહેતી નથી.
જો તમારી સંસ્થા અરજીઓ સંબંધિત કામમાં AIની મદદ લેવા માગે છે, તો તેને સાધનની પસંદગી અંગેનો નિર્ણય ગણો: મંજૂર સેવા, નિર્ધારિત હેતુ, અસરનું મૂલ્યાંકન, ઉમેદવારોને માહિતી અને દરેક પરિણામની માનવીય સમીક્ષા. ત્યાં સુધી AIનો ઉપયોગ માત્ર તમારી પોતાની નોંધો પરથી મુસદ્દો બનાવવા પૂરતો રાખો.
શું ભરતી કરનારાઓ માટે ઉમેદવારો AI વાપરે છે કે નહીં તે મહત્ત્વનું છે?
ઘણા કરે છે, પરંતુ વધુ ઉપયોગી પ્રશ્ન એ છે કે મૂલ્યાંકનથી શું જાણવા માંગો છો. ઉમેદવારો પોતાના જીવનવૃત્તાંત અને અરજીપત્રોને સુધારવા માટે વધુ ને વધુ AI વાપરે છે, તેથી સારી રીતે લખેલી અરજી હવે લેખનક્ષમતા વિશે પહેલાં જેટલી માહિતી આપતી નથી. એવા ઇન્ટરવ્યૂ અને કામના નમૂના, જેમાં ઉમેદવારને પોતાનો તર્ક સમજાવવાનું અથવા કોઈ કામની ચકાસણી કેવી રીતે કરશે તે કહેવાનું હોય, તે બીજા પાસે કરાવવાનું વધુ મુશ્કેલ છે.
સોફ્ટવેર વડે AIએ લખેલું લખાણ ઓળખવાનો પ્રયાસ કરતી વખતે સાવચેત રહો. ઓળખ કરનાર સાધનનો ચુકાદો એક અંદાજ છે જે ખોટો હોઈ શકે છે, અને તેના આધારે ઉમેદવારને નકારવો એ પણ એવો નિર્ણય છે જે તમે કદાચ સમજાવી ન શકો. તમારી પ્રક્રિયામાં સ્પષ્ટ જણાવો કે AI વાપરી શકાય કે નહીં અને કેવી રીતે, અને તેને ધ્યાનમાં રાખીને કાર્યો તૈયાર કરો.
ભરતીમાં AI ક્યાં ખોટું સાધન છે?
AI એ ઉમેદવારોને નકારવા, પ્રાથમિક પસંદગી કરવી કે ક્રમ આપવો ન જોઈએ, સિવાય કે સાધન ખાસ તે હેતુ માટે બનાવવામાં, ચકાસવામાં અને મંજૂર કરવામાં આવ્યું હોય અને કોઈ વ્યક્તિ પરિણામની સમીક્ષા કરતી હોય. તેણે કાયદાથી સંરક્ષિત વ્યક્તિગત લક્ષણોનું અનુમાન ન કરવું જોઈએ, 'સંસ્થાની સંસ્કૃતિ સાથે સુસંગતતા'નું મૂલ્યાંકન ન કરવું જોઈએ કે મુલાકાતનો સારાંશ એવા ચુકાદામાં ફેરવવો ન જોઈએ જેના પર મુલાકાત લેનાર પોતે પહોંચ્યા ન હોય.
ઉમેદવારોને યાદ રહી જાય તેવી ક્ષણો માટે પણ તે યોગ્ય સાધન નથી: અંતિમ મુલાકાત પછીનો અસ્વીકાર, નોકરીની ઑફર અંગેની વાતચીત, કોઈ ઉમેદવાર વિશે અભિપ્રાય આપવાની મુશ્કેલ વાતચીત. મદદ થતી હોય તો મુસદ્દો બનાવો, પછી ખાતરી કરો કે સંદેશો સમય કાઢીને લખનાર વ્યક્તિનો લાગે.
ભરતી કરતી ટીમ AIનો યોગ્ય ઉપયોગ કરવાનો અભ્યાસ કેવી રીતે કરી શકે?
ઉપર આપેલો નોકરીની જાહેરાતનો અભ્યાસ તમારી પોતાની કાલ્પનિક જરૂરિયાતની વિગતો સાથે કરાવો: દરેક વ્યક્તિ AIથી મુસદ્દો બનાવે અને પછી તેમણે શું દૂર કર્યું અને શા માટે તેની યાદી બનાવે. જે ભરતીકર્તાઓ બનાવટી ડિગ્રીની જરૂરિયાત અને ઉંમરનો સંકેત આપતો શબ્દપ્રયોગ પકડી પાડે છે તેઓ પોતાની નિર્ણયશક્તિ વાપરે છે, અને આ અભ્યાસ તે કૌશલ્યને સ્પષ્ટ રીતે દર્શાવે છે.
Tosheo.ai આયોજન હેઠળના માનવ સંસાધન અને ભરતી અભ્યાસક્રમમાં આ શીખવવા માટે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે: ટૂંકા પાઠો, વાસ્તવિક AI સાધનો વડે મુસદ્દા તૈયાર કરવાનાં પ્રત્યક્ષ કાર્યો, દેખાતા મૂલ્યાંકન માપદંડો મુજબ પ્રતિસાદ અને મેનેજર માટે ચેટના રેકોર્ડ વિના કૌશલ્યની પ્રગતિ જોવાની સુવિધા. તે તમારા હાલના ભરતીકર્તાઓને AI સાવચેતીપૂર્વક વાપરવાની તાલીમ આપે છે; તે ઉમેદવારોની છટણી માટેનું સાધન નથી અને ઉમેદવારોનું મૂલ્યાંકન કરતું નથી. ઉત્પાદનનું નિર્માણ હજી શરૂ થયું નથી, તેથી આ આયોજન હેઠળની બાબતો છે.