મેનેજરો પોતાના કામમાં AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકે?
મેનેજરો કર્મચારીઓ સંબંધિત કામ માટેની તૈયારી અને લખાણમાં AIનો ઉપયોગ કરી શકે છે, જો નિર્ણયો તેઓ પોતે જ લે. ઉપયોગી કાર્યોમાં એક વાત સમાન હોય છે: મેનેજર હકીકતો પહેલેથી જાણે છે અને તેમને ગોઠવવામાં કે યોગ્ય શબ્દોમાં રજૂ કરવામાં મદદ ઇચ્છે છે.
વ્યક્તિગત માહિતી કાર્ય માટે જરૂરી લઘુતમ માત્રા સુધી મર્યાદિત રાખો અને તમારી સંસ્થાએ મંજૂર કરેલાં સાધનો જ વાપરો. કોઈ વ્યક્તિના આરોગ્ય, કૌટુંબિક સંજોગો કે ફરિયાદ વિશેની નોંધો સામાન્ય સહાયકમાં મૂકવી યોગ્ય નથી.
વ્યક્તિગત બેઠકની તૈયારી કરો
છેલ્લી બેઠકની તમારી નોંધો અને તે વ્યક્તિની હાલની પ્રાથમિકતાઓમાંથી બે કે ત્રણ ખુલ્લા પ્રશ્નો ધરાવતી કાર્યસૂચિ બનાવો.
પ્રતિસાદને વ્યવસ્થિત ગોઠવો
વાતચીત પહેલાં ચોક્કસ અવલોકનોને પરિસ્થિતિ, વર્તન અને અસરના માળખામાં ગોઠવો. અવલોકનો તમારા પોતાના હોવા જોઈએ.
ટીમની તાજેતરની માહિતીનો સારાંશ બનાવો
તમારા મેનેજર માટે અનેક લેખિત પ્રગતિ અહેવાલોને એક જ અહેવાલમાં ભેગા કરો અને દરેક વ્યક્તિના મુદ્દાઓ સાથે તેમનું નામ જાળવી રાખો.
ફેરફાર સમજાવો
નવી પ્રક્રિયા વિશે ટીમ માટે સંદેશ તૈયાર કરો, પછી સહાયકને પૂછો કે ટીમ કયા પ્રશ્નો ઉઠાવે તેવી શક્યતા છે.
નિર્ણય લેતાં પહેલાં વિવિધ પાસાં વિચારો
સંસાધનોની ફાળવણી કે પ્રાથમિકતા અંગે નિર્ણય લેવા માટે વિકલ્પો અને તેમનાં પરિણામો સ્પષ્ટ કરો, પછી નિર્ણય જાતે લો.
બેઠકનું આયોજન કરો
અસ્પષ્ટ હેતુમાંથી કાર્યસૂચિ બનાવો, જેમાં કયો નિર્ણય લેવાનો છે અને દરેક મુદ્દા માટે કેટલો સમય છે તે દર્શાવો.
AIની મદદથી સારી રીતે આપવામાં આવેલો પ્રતિસાદ કેવો હોય છે?
યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે ત્યારે, વ્યવસ્થાપક ચોક્કસ અવલોકનો આપે છે અને AI માત્ર માળખું અને શબ્દરચના ગોઠવવામાં મદદ કરે છે. ખોટી રીતે કરવામાં આવે ત્યારે, AI અપૂરતી નોંધોને કોઈના સ્વભાવ વિશેના આત્મવિશ્વાસભર્યા નિર્ણયોમાં ફેરવી દે છે.
એક કાલ્પનિક ઉદાહરણ. ડાના કૉપરલીફ બુકકીપિંગમાં ગ્રાહક સેવાની એક નાની ટીમ સંભાળે છે. ટીમના સભ્ય સેમ વિશે તેની નોંધો: 'સપ્ટેમ્બરમાં ગ્રાહકોની બે સમયમર્યાદા ચૂકી ગયો (ઍકમીની પગારપત્રક ફાઇલ, રિવરસાઇડનો વેટ દસ્તાવેજસંગ્રહ). બંને ગ્રાહકોએ મને ઇમેઇલ કર્યો. સેમ ગ્રાહકો સાથે ફોન પર ઉત્તમ રીતે વાત કરે છે, ગ્રાહકો તેનું નામ લઈને તેની સાથે વાત કરવાનું કહે છે. હોલિસનું ખાતું સંભાળવાનું શરૂ કર્યા પછી કામના ભારથી દબાયેલો લાગે છે.'
એક અસ્પષ્ટ સૂચના, 'આ નોંધોના આધારે સેમ માટે પ્રતિસાદ લખો', પરથી 'સેમમાં કામ વ્યવસ્થિત રાખવાની કુશળતાનો અભાવ છે અને વધુ પ્રતિબદ્ધતા બતાવવાની જરૂર છે' અને 'આનાથી મુખ્ય ગ્રાહકોમાં અમારી પ્રતિષ્ઠાને નુકસાન થયું છે' જેવાં વાક્યો મળ્યાં. બંનેમાંથી એકેય બાબત નોંધોમાં નથી. 'પ્રતિબદ્ધતાનો અભાવ છે' એ વ્યક્તિના સ્વભાવ વિશેનો એવો નિર્ણય છે જેને પુરાવાનો આધાર નથી, અને પ્રતિષ્ઠા વિશેનો દાવો ઘડેલો છે.
વધુ સારી સૂચના: 'વ્યક્તિગત બેઠક માટે પ્રતિસાદ ગોઠવવામાં મને મદદ કરો. માત્ર નીચે આપેલાં અવલોકનોનો ઉપયોગ કરો. વ્યક્તિત્વનું નહીં, વર્તન અને તેની અસરનું વર્ણન કરો. હકારાત્મક અવલોકનનો સમાવેશ કરો. અંતે કામના ભાર વિશે એક ખુલ્લો પ્રશ્ન પૂછો. વ્યક્તિના વલણ વિશે તારણ ન કાઢો.' ચકાસેલા સંસ્કરણની શરૂઆત ચૂકી ગયેલી બે સમયમર્યાદા અને ગ્રાહકના ઇમેઇલથી થઈ, ગ્રાહક સાથેના ફોન પરના સંવાદો માટે ખાસ શ્રેય આપ્યો, અને પૂછ્યું: 'તમે હોલિસનું કામ સંભાળ્યું ત્યારથી કામનો ભાર કેટલો સંભાળી શકાય એવો રહ્યો છે, અને શેનાથી મદદ મળશે?' ત્યારબાદ ડાનાએ બેઠક પહેલાં શબ્દરચનામાં ફેરફાર કરીને તેને પોતાની બોલવાની શૈલીમાં ઢાળી.
સંચાલકોએ કયા નિર્ણયોમાં AIને દૂર રાખવું જોઈએ?
લોકો વિશેના નિર્ણયોમાં AIનો ઉપયોગ ન કરો: કામગીરીનું મૂલ્યાંકન, પગાર, બઢતી, શિસ્તભંગની કાર્યવાહી, બરતરફી અને વર્તન કે લક્ષણોના આધારે કોને કયું કામ આપવું તે નક્કી કરવું. તૈયારી અને યોગ્ય શબ્દોમાં રજૂઆત માટે તેનો ઉપયોગ કરો, નિર્ણય કરવા માટે નહીં.
EU AI Actના પરિશિષ્ટ IIIમાં ઊંચા જોખમવાળા ઉપયોગોમાં એવી AI પ્રણાલીઓનો સમાવેશ થાય છે જે કામ સંબંધિત સંબંધોની શરતો, બઢતી કે નોકરી સમાપ્ત કરવાના નિર્ણયો લેવા, વ્યક્તિગત વર્તન કે લક્ષણોના આધારે કામ સોંપવા, અથવા કામદારોની કામગીરી અને વર્તનનું નિરીક્ષણ તથા મૂલ્યાંકન કરવા માટે બનાવાઈ હોય. પોતાની નોંધો વ્યવસ્થિત કરવા સહાયકને કહેતો મેનેજર આવી પ્રણાલીનો અમલ કરતો નથી, પણ ટીમના સભ્યોને ગુણ આપવા કે ક્રમમાં ગોઠવવા કોઈ સાધનને કહેવું તે દિશામાં જતું પગલું છે.
દેખરેખ એ આની સાથે જોડાયેલી બીજી સમસ્યા છે. કર્મચારીઓની દેખરેખ અંગે UK ના ICO નું માર્ગદર્શન કહે છે કે નોકરીદાતાઓએ કર્મચારીઓને દેખરેખ વિશે જાણ કરવી જોઈએ, તેનો હેતુ સ્પષ્ટ કરવો જોઈએ અને તે હેતુ હાંસલ કરવા માટે તેમની ગોપનીયતામાં સૌથી ઓછો હસ્તક્ષેપ કરતી રીત પસંદ કરવી જોઈએ. તે એ પણ જણાવે છે કે દેખરેખની કોઈ રીત ઉપલબ્ધ હોય એટલા માટે તે તમારા ઉદ્દેશો હાંસલ કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત બની જતી નથી. કર્મચારીઓ સાધનનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરે છે તે જોવા માટે AI સાથેની તેમની વાતચીત વાંચવી એ દેખરેખ છે. આ સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નથી.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗AI વાપરતી ટીમનું નેતૃત્વ તમે કેવી રીતે કરો છો?
ટીમને સ્પષ્ટ નિયમો, પ્રેક્ટિસનો સમય અને સારા કામનાં ઉદાહરણો આપો, પછી કામની જ સમીક્ષા કરો. ઉપયોગ અપનાવવામાં આવતી મોટાભાગની મુશ્કેલીઓ સાધનને લગતી નથી: લોકોને શું કરવાની મંજૂરી છે તેની ખાતરી હોતી નથી, શીખવા માટે સમય મળતો નથી અથવા પોતાના કામમાં તેનો સારો ઉપયોગ કેવો હોય તે તેમણે ક્યારેય જોયું હોતું નથી.
શું કરવાની મંજૂરી છે તે જણાવો
મંજૂર સાધનો, તેમાં કઈ માહિતી દાખલ કરી શકાય અને શું હંમેશાં કોઈ વ્યક્તિએ તપાસવું જરૂરી છે તે જણાવો. આ બધું સરળ ભાષામાં લખો.
દરેક માટે એક કામથી શરૂઆત કરો
દરેક વ્યક્તિને પોતાની ભૂમિકામાંથી વારંવાર કરી શકાય એવું, ઓછા જોખમવાળું એક કાર્ય પસંદ કરવા કહો, જેમ કે પ્રારંભિક મુસદ્દો અથવા સારાંશ.
થોડો સમય અનામત રાખો
પ્રેક્ટિસ માટેનો ટૂંકો, નિયમિત સમય એક લાંબી કાર્યશાળા કરતાં વધુ અસરકારક છે, કારણ કે લોકો આવી કાર્યશાળામાં શીખેલું ભૂલી જાય છે.
પહેલાંનું અને પછીનું સ્વરૂપ શેર કરો
ટીમની બેઠકમાં કોઈને તેમણે આપેલો નિર્દેશ, પહેલું પરિણામ અને તેમાં કરેલા ફેરફારો બતાવવા કહો. નિર્દેશ કરતાં ફેરફારોમાંથી વધુ શીખવા મળે છે.
પરિણામોની સમીક્ષા કરો, વપરાશની નહીં
AIની મદદથી થયેલા કામના નમૂનાની તપાસ એવી જ રીતે કરો જેવી તમે અન્ય કોઈ કામની કરો છો. શું ચકાસવામાં આવ્યું અને કેવી રીતે, તે પૂછો.
પોતે કરીને દાખલો બેસાડો
તમે કોઈ કામ માટે AIનો ઉપયોગ કર્યો હોય ત્યારે અને તમારે તેમાં શું સુધારવું પડ્યું તે ટીમને જણાવો. તેનાથી તપાસ કરવી શરમજનક લાગવાને બદલે સામાન્ય પ્રક્રિયા બને છે.
તમારી ટીમ AI નો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરી રહી છે કે નહીં તે તમે કેવી રીતે જાણો છો?
કામની ગુણવત્તા અને તેની પાછળનો તર્ક જુઓ, સાધન કેટલી વાર ખોલવામાં આવે છે તે નહીં. સૂચનાઓની સંખ્યા તમને જણાવે છે કે સાધન વપરાય છે. તેનાથી એ ખબર પડતી નથી કે જવાબ સચોટ હતો, સારાંશ મૂળ સામગ્રીને વફાદાર હતો કે કોઈ આંકડો ચકાસવામાં આવ્યો હતો.
ઉપયોગી સંકેતો ચોક્કસ હોય છે: શું ટીમનો સભ્ય સમજાવી શકે છે કે તેણે મુસદ્દામાંથી કયો દાવો દૂર કર્યો અને શા માટે? શું AIની મદદથી તૈયાર થયેલા દસ્તાવેજોમાં હજી પણ તમારે મોટા પ્રમાણમાં સુધારા કરવા પડે છે? શું લોકો નક્કી કરેલાં કામો માટે મંજૂર સાધનોમાં જ AIનો ઉપયોગ કરે છે?
આ Tosheo.aiના આયોજન હેઠળના મેનેજર ડૅશબોર્ડ પાછળનો રચનાત્મક સિદ્ધાંત છે: મેનેજરો કૌશલ્યની પ્રગતિ, પૂર્ણતા અને સાપ્તાહિક સાર જોઈ શકે, તેમજ નિષ્ક્રિય શીખનારાઓને યાદ અપાવવાનો વિકલ્પ હોય, પરંતુ શીખનારાઓની મૂળ ચેટ નોંધો જોઈ ન શકે. આ શીખવાની પ્રગતિની જાણકારી છે, વાતચીત પર દેખરેખ નહીં. ઉત્પાદનનું નિર્માણ હજી શરૂ થયું નથી, અને અંતિમ માહિતી ક્ષેત્રો લોન્ચ પહેલાં દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવશે.
મેનેજરો માટેની AI તાલીમમાં શું આવરી લેવું જોઈએ?
મેનેજરો માટેની તાલીમમાં તેમનો પોતાનો ઉપયોગ અને અન્ય લોકોને માર્ગદર્શન આપવાની તેમની જવાબદારી, બંને આવરી લેવાં જોઈએ; બીજો ભાગ સામાન્ય રીતે રહી જાય છે. ઉપયોગી કાર્યક્રમમાં આ બાબતો હોય છે:
તેમનો પોતાનો વ્યવહારુ ઉપયોગ
મુસદ્દા લખવા, સારાંશ બનાવવા અને તૈયારી કરવી, સાથે ટીમ પાસેથી અપેક્ષિત ચકાસણીની એ જ આદતો અપનાવવી.
AIની મદદથી કરેલા કામની સમીક્ષા
મસૌદા વિશે પ્રશ્નો કેવી રીતે ઉઠાવવા, ઉપજાવી કાઢેલી વિગતો કેવી રીતે ઓળખવી અને ટીમના સભ્યએ શું ચકાસ્યું તે કેવી રીતે પૂછવું.
નીતિ અને ડેટા અંગેની મર્યાદાઓ
સંસ્થા શાની મંજૂરી આપે છે, શા માટે આપે છે અને જ્યાં નિયમો સ્પષ્ટ ન હોય ત્યાં ટીમના પ્રશ્નોના જવાબ કેવી રીતે આપવા.
કર્મચારીઓ અંગેના નિર્ણયો
AIને ક્યાં દૂર રાખવું જરૂરી છે, અને કર્મચારી સંચાલનમાં અન્ય ક્ષેત્રો કરતાં ન્યાયી વ્યવહાર અને ડેટાનું રક્ષણ શા માટે વધુ મહત્ત્વનાં છે.
માર્ગદર્શન
અનિચ્છા ધરાવતા અથવા વધુ પડતા આત્મવિશ્વાસવાળા ટીમના સભ્યને શરૂઆત માટે યોગ્ય કાર્ય શોધવામાં કેવી રીતે મદદ કરવી.
આ માર્ગદર્શિકા અથવા Tosheo.ai ક્યારે યોગ્ય ઉકેલ નથી?
જો તમે સંસ્થા માટે AIની વ્યૂહરચના નક્કી કરતા, રોકાણ, સંચાલનનાં માળખાં અને કેટલું જોખમ સ્વીકારવું તે નક્કી કરતા વરિષ્ઠ નેતા હો, તો વ્યવહારુ માર્ગદર્શિકા કરતાં અધિકારીઓ માટેનો કે બિઝનેસ સ્કૂલનો કાર્યક્રમ વધુ યોગ્ય છે. અમારી AI સંચાલન અને નીતિ માર્ગદર્શિકાઓ નાની કંપનીમાં આ કામ કરવાની શરૂઆત માટે છે.
Tosheo.ai રોજિંદા કામમાં પ્રત્યક્ષ અભ્યાસ માટે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે. તેની આયોજન હેઠળની પૂર્વનિર્ધારિત ભૂમિકાઓ કામના ક્ષેત્ર પર આધારિત છે, જેમ કે માર્કેટિંગ, વેચાણ, કામગીરી, સહાય, માનવ સંસાધન અને ભરતી, નાણાં, ઉત્પાદન અને સામાન્ય; શરૂઆતમાં ઉપલબ્ધ કરાવવાની આયોજન હેઠળની યાદીમાં કર્મચારીઓનું સંચાલન કરતા મેનેજર માટે અલગ અભ્યાસક્રમ નથી. મેનેજર પોતાના કાર્યક્ષેત્રનો અથવા સામાન્ય અભ્યાસક્રમ લેશે, અને આયોજન હેઠળની વૃદ્ધિ યોજનામાં પોતાની જરૂરિયાત મુજબની ભૂમિકાઓ ઉમેરવાની સુવિધા હશે. મેનેજરોને તેમની ટીમ માટે આયોજન હેઠળનું ડૅશબોર્ડ પણ મળશે.
સ્રોતો અને વ્યાપ
યુનાઇટેડ કિંગડમના માહિતી કમિશનરની કચેરી, રોજગાર પદ્ધતિઓ અને ડેટાનું રક્ષણ: કર્મચારીઓ પર દેખરેખ ↗