માનવ સંસાધન વિભાગ માટે AI: વ્યવહારુ ઉપયોગો, સૂચનાઓ અને મર્યાદાઓ

માનવ સંસાધન વિભાગ રોજિંદાં કાર્યો માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકે?

માનવ સંસાધનના કામોમાં AI માટે સૌથી સુરક્ષિત અને ઉપયોગી કામો એ છે જેમાં તમે મંજૂર સ્રોત આપો અને તેનું સ્વરૂપ બદલાવવા માગો: નીતિને સરળ ભાષાના સારાંશમાં, માર્ગદર્શિકાના એક વિભાગને FAQમાં અથવા તાલીમની રૂપરેખાને સત્રની યોજનામાં ફેરવવી. સ્રોતના કારણે પરિણામ હકીકતોને વળગી રહે છે, અને તમે દરેક વાક્યને તેની સાથે ચકાસી શકો છો.

ભરતી માટે અલગ માર્ગદર્શિકા છે, કારણ કે પ્રાથમિક ચકાસણી અને પસંદગી ચોક્કસ કાનૂની પ્રશ્નો ઊભા કરે છે. આ પાનું માનવ સંસાધન વિભાગનાં બાકીનાં કાર્યોને આવરી લે છે.

માનવ સંસાધન સંબંધિત કયા કામોમાં AIએ નિર્ણય ન લેવો જોઈએ?

AI એ કોઈના કામકાજના જીવનમાં ફેરફાર લાવતો કોઈ નિર્ણય ન લેવો જોઈએ: કામગીરીનું મૂલ્યાંકન, બઢતી, વેતન, વ્યક્તિગત લક્ષણોના આધારે કામની ફાળવણી, શિસ્તભંગ અંગેના નિર્ણયો કે નોકરીમાંથી બરતરફી. તે તૈયારીમાં મદદ કરી શકે છે, જેમ કે તમારી પોતાની નોંધો ગોઠવવામાં અથવા નિર્ણય લેવાયા પછી પત્રનો મુસદ્દો તૈયાર કરવામાં, પરંતુ નિર્ણય અને તેની પાછળનો તર્ક એવી વ્યક્તિના હોવા જોઈએ જે તેમને સમજાવી શકે અને યોગ્ય ઠેરવી શકે.

નિયમનકારી સંસ્થાઓ આ ક્ષેત્રને ગંભીરતાથી લઈ રહી છે. EU AI Act તેના પરિશિષ્ટ III માં ઊંચા જોખમવાળા ઉપયોગોમાં એવી AI પ્રણાલીઓનો સમાવેશ કરે છે જે કામસંબંધિત સંબંધોની શરતો, બઢતી અથવા નોકરીની સમાપ્તિ પર અસર કરતા નિર્ણયો લેવા, વ્યક્તિના વર્તન અથવા અંગત લક્ષણોના આધારે કાર્યો સોંપવા, અથવા કામગીરી અને વર્તન પર નજર રાખવા અને તેમનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે બનાવવામાં આવી હોય. જો તમારી સંસ્થા યુરોપિયન સંઘમાં કાર્યરત હોય, તો આ વર્ગીકરણ સાથે એવી ફરજો લાગુ પડે છે જેને આવું કોઈ પણ સાધન અમલમાં મૂકતાં પહેલાં સમજી લેવી જરૂરી છે. આ સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નથી.

AI દ્વારા તૈયાર કરાયેલો અને સમીક્ષા કરાયેલો નીતિનો સારાંશ કેવો હોય છે?

40-વ્યક્તિઓના એક કાલ્પનિક ડિઝાઇન સ્ટુડિયો, લિન્ડનફીલ્ડ સ્ટુડિયોનો વિચાર કરો. માનવ સંસાધન વિભાગના વડાને સ્ટુડિયોની હાલની આઠ પાનાંની માતા-પિતા માટેની રજાની નીતિનો કર્મચારીઓ માટે એક પાનાનો સારાંશ જોઈએ છે.

પહેલા પ્રયાસમાં પૂછાયું હતું: 'કર્મચારીઓ માટે અમારી માતાપિતા તરીકેની રજાની નીતિનો સારાંશ આપો.' નીતિ જોડેલી ન હોવાથી, સાધને આવી નીતિઓમાં સામાન્ય રીતે શું હોય છે તેનો આત્મવિશ્વાસભર્યો સારાંશ આપ્યો. તેમાં કર્મચારીઓને નિશ્ચિત સંખ્યાનાં અઠવાડિયાં માટે પૂરો પગાર મળે છે એવું નિવેદન પણ હતું. લિન્ડનફિલ્ડની નીતિમાં એવું કંઈ કહેવાયું નથી; તેની વધારાના પગારની શરતો કર્મચારીની સેવાની અવધિ પર આધારિત છે. આવો સારાંશ કર્મચારીઓમાં વહેંચવાથી એવી અપેક્ષાઓ ઊભી થાય છે જેના માટે સ્ટુડિયોએ સંમતિ આપી નથી, અને તે વિવાદનું કારણ બની શકે છે.

બીજા પ્રયાસમાં સંપૂર્ણ નીતિ પેસ્ટ કરીને પૂછ્યું: 'કર્મચારીઓ માટે આનો સરળ અંગ્રેજીમાં 300 શબ્દોથી ઓછામાં સારાંશ આપો. નીતિમાં જે કહેવાયું છે તેનો જ ઉપયોગ કરો. દરેક મુદ્દા માટે વિભાગનો નંબર આપો. કર્મચારી પૂછે તેવી શક્યતા હોય પણ નીતિમાં જવાબ ન હોય એવા પ્રશ્નોની યાદી આપો.' પરિણામ સ્રોતને નજીકથી અનુસરતું હતું, અને અનુત્તરિત પ્રશ્નોની યાદી સૌથી ઉપયોગી ભાગ સાબિત થઈ: તેમાં બે ખામીઓ દેખાઈ, જે માનવ સંસાધન વિભાગના વડાએ પછી સ્ટુડિયોના રોજગાર સલાહકાર સમક્ષ મૂકી. અંતિમ સારાંશમાં કર્મચારીઓને સંપૂર્ણ નીતિ તરફ દોરતી એક પંક્તિ હતી, જે જણાવતી હતી કે લાગુ પડતું સંસ્કરણ સંપૂર્ણ નીતિ જ છે.

શું AI કર્મચારી સર્વેક્ષણની ટિપ્પણીઓનો સુરક્ષિત રીતે સારાંશ આપી શકે છે?

સાવચેતી સાથે તે મદદ કરી શકે છે. મુક્ત લખાણવાળી ટિપ્પણીઓને વિષય પ્રમાણે જૂથમાં ગોઠવવું કંટાળાજનક કામ છે, જે AI ઠીકઠાક રીતે કરી શકે છે, પરંતુ નાની કંપનીમાં ઓળખ ગુપ્ત રાખવી મુશ્કેલ હોય છે. 'બ્રિસ્ટલ કચેરીમાં અંશકાલીન કામ કરતી એકમાત્ર વ્યક્તિ'નો ઉલ્લેખ કરતી ટિપ્પણીમાંથી નામ કાઢી નાખ્યું હોય તો પણ વ્યક્તિ ઓળખાઈ જાય છે, અને તૈયાર કરેલો સારાંશ એ વિગત ફરી જણાવી શકે છે.

ટિપ્પણીઓ ક્યાંય પણ મોકલતાં પહેલાં ઓળખ છતી કરતી વિગતો દૂર કરો, મંજૂર સાધન અને યોજનાનો ઉપયોગ કરો અને સીધાં અવતરણોને બદલે મુખ્ય મુદ્દાઓ તથા તે અંદાજે કેટલી વાર ઉલ્લેખાયા છે તે માગો. પછી ટિપ્પણીઓ સાથે સરખાવીને ગણતરી જાતે તપાસો, કારણ કે AI સાધનો ખોટી ગણતરી કરી શકે છે અને કોઈ અભિપ્રાય કેટલો સામાન્ય છે તે વધારીને બતાવી શકે છે. નેતૃત્વને મુખ્ય મુદ્દાઓ જણાવો; વ્યક્તિઓ વિશે અહેવાલ ન આપો.

કર્મચારી વિશેની કઈ માહિતી AI સાધનમાં દાખલ કરી શકાય?

લોકો ધારે છે તેના કરતાં ઓછું. કર્મચારીઓના રેકોર્ડમાં વ્યક્તિગત માહિતી હોય છે, અને તેમાંની કેટલીક માહિતી, જેમ કે આરોગ્ય, વંશીયતા કે મજૂર સંઘનું સભ્યપદ, ઘણા દેશોના માહિતી સંરક્ષણ કાયદા હેઠળ ખાસ સંવેદનશીલ ગણાય છે. તેમાંથી કોઈ માહિતી ચોક્કસ સાધનમાં દાખલ કરી શકાય કે નહીં તેનો આધાર તમારા કાનૂની આધાર, તે યોજના માટે વિક્રેતાની શરતો, માહિતી પર પ્રક્રિયા ક્યાં થાય છે અને તમારી પોતાની નીતિ પર છે.

મોટાભાગની માનવ સંસાધન ટીમો માટે વ્યવહારુ નિયમ: મુસદ્દો નીતિઓ અને નમૂનાઓના આધારે બનાવો, કર્મચારીઓની ફાઇલોના આધારે નહીં. જો કોઈ કાર્ય માટે ખરેખર વ્યક્તિગત માહિતી જરૂરી હોય, જેમ કે ફરિયાદની ફાઇલનો સારાંશ બનાવવો, તો તેનો નિર્ણય તમારી સંસ્થામાં માહિતીની સુરક્ષા માટે જવાબદાર વ્યક્તિ પર છોડો; કામની વચ્ચે સરળ રસ્તો માનીને તેમ ન કરો. માત્ર નામ દૂર કરવાથી માહિતી અનામી બની જતી નથી.

માનવ સંસાધન વિભાગે AI દ્વારા તૈયાર કરાયેલા નીતિઓ અને માર્ગદર્શનના મુસદ્દા કેવી રીતે તપાસવા જોઈએ?

મુસદ્દાને સ્રોત દસ્તાવેજ સાથે સરખાવીને તપાસો, પછી કાયદા અને અસરગ્રસ્ત લોકોના સંદર્ભમાં તપાસો. નીચેની બાબતો પ્રારંભિક તપાસસૂચિ છે, કાનૂની અસર ધરાવતી નીતિઓની વ્યાવસાયિક સમીક્ષાનો વિકલ્પ નથી.

નાની ટીમે માનવ સંસાધનનાં કામ માટે કયાં AI સાધનો ધ્યાનમાં લેવાં જોઈએ?

મુસદ્દા તૈયાર કરવા અને સારાંશ કાઢવા માટે તમારી કંપનીએ પહેલેથી મંજૂર કરેલો સામાન્ય સહાયક સામાન્ય રીતે પૂરતો છે. કર્મચારી માહિતી સંભાળતી ઘણી પ્રણાલીઓમાં હવે નીતિ વિશેના પ્રશ્નોના જવાબ આપવા અથવા દસ્તાવેજોના મુસદ્દા બનાવવા માટે AI સુવિધાઓ હોય છે. તે અનુકૂળ હોઈ શકે છે, પરંતુ વિક્રેતાને પૂછો કે સુવિધા કયો ડેટા વાંચે છે, તમારી સામગ્રીનો ઉપયોગ તેમના મોડેલોને તાલીમ આપવા થાય છે કે નહીં, તે કેટલો સમય રાખવામાં આવે છે અને પરિણામો કોણ જોઈ શકે છે.

કર્મચારીઓને ગુણ આપતાં, ક્રમ આપતાં કે તેમની દેખરેખ રાખતાં સાધનો અંગે સૌથી વધુ સાવચેત રહો. તે મુસદ્દો તૈયાર કરવાની મદદથી આગળ વધીને લોકો વિશેના નિર્ણયોમાં પ્રવેશે છે, જે ઉપર જણાવેલા કાનૂની અને ન્યાયસંગતતાના પ્રશ્નો ઊભા કરે છે.

માનવ સંસાધનનાં કામ માટે AI ક્યારે યોગ્ય સાધન નથી?

સંવેદનશીલ વાતચીત, તપાસ અને એવા કોઈ પણ સંદેશ માટે AI ખોટું સાધન છે જેના સ્વરને કોઈ વ્યક્તિ અંગે સંસ્થાનું વલણ માનવામાં આવી શકે. કામગીરી અંગેની ચિંતા વિશે તૈયાર કરેલો પત્ર વાજબી લાગતો હોવા છતાં તે વ્યક્તિ અને તેના અગાઉના સંદર્ભ માટે અયોગ્ય હોઈ શકે છે.

કામ કરવા માટે કોઈ મંજૂર સ્રોત ન હોય ત્યારે પણ તે ખોટું સાધન છે. સામાન્ય સહાયકને તમારી રજાની હકદારી કે નોટિસનો સમયગાળો કેટલો હોવો જોઈએ તે પૂછવાથી વિશ્વસનીય લાગતો જવાબ મળે છે, તમારી નીતિ નહીં અને તમને લાગુ પડતો કાયદો પણ નહીં.

અન્ય તમામ કર્મચારીઓની AI તાલીમમાં માનવ સંસાધન વિભાગની શું ભૂમિકા છે?

ઘણી નાની કંપનીઓમાં AIનો અમલ કરવાની જવાબદારી માનવ સંસાધન વિભાગની હોય છે, તેથી પહેલાં અભ્યાસ કરવો મદદરૂપ થાય છે. માનવ સંસાધન વિભાગને ઘણી વાર સ્વીકાર્ય ઉપયોગની નીતિ લખવા, તાલીમનું આયોજન કરવા અને કર્મચારીઓના પ્રશ્નોના જવાબ આપવા કહેવામાં આવે છે. EU AI Act હેઠળ આવતી સંસ્થાઓ માટે, કલમ 4 AI પ્રણાલીઓના પ્રદાતાઓ અને અમલકર્તાઓને તેમના કર્મચારીઓના જ્ઞાન અને ઉપયોગના સંદર્ભને ધ્યાનમાં રાખીને તેમની AI સાક્ષરતાને ટેકો આપવાનાં પગલાં લેવા કહે છે.

Tosheo.ai આ કામમાં મદદ કરવા માટે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે, જેમાં માનવ સંસાધન માટેનો અભ્યાસક્રમ, ટીમના બાકીના સભ્યો માટે ભૂમિકા મુજબના અભ્યાસક્રમો અને મેનેજર માટે ચેટના રેકોર્ડ બતાવ્યા વિના કૌશલ્યની પ્રગતિ જોવાની સુવિધાનું આયોજન છે. તેનું નિર્માણ હજી શરૂ થયું નથી, તેથી આને આયોજન હેઠળની બાબતો તરીકે ગણો. જો તમારી પાસે હજી AI નીતિ નથી, તો નીચેની લિંક પરની નીતિ માર્ગદર્શિકા વધુ સારું પ્રથમ પગલું છે.

સ્રોતો અને વ્યાપ

યુરોપીય આયોગના AI અધિનિયમ સહાય કેન્દ્ર, નિયમન (EU) 2024/1689 પરિશિષ્ટ III, ઉચ્ચ જોખમવાળી AI પ્રણાલીઓ ↗

યુરોપીય આયોગના AI અધિનિયમ સહાય કેન્દ્ર, નિયમન (EU) 2024/1689 કલમ 4, AI સાક્ષરતા ↗