¿Qué Copilot tienen realmente sus empleados?
Averígüelo antes de planificar cualquier formación, porque las experiencias son distintas. Microsoft indica que Copilot Chat está incluido en las suscripciones de Microsoft 365 que cumplen los requisitos y que no se necesita una licencia de Microsoft 365 Copilot para usarlo. La licencia adicional de pago amplía el contenido de la organización al que puede acceder Copilot.
Microsoft también ha estado cambiando los nombres de sus productos. Su documentación indica que Microsoft 365 Copilot ahora se llama Microsoft Copilot y que Microsoft 365 Copilot Chat ahora se llama Microsoft Copilot Chat, aunque algunas licencias y pantallas siguen mostrando los nombres anteriores durante la transición. Prevea que esto genere confusión entre los empleados e indique claramente cuál utiliza su empresa.
La descripción general de Microsoft resume así el uso de fuentes para fundamentar las respuestas: Copilot Chat en la web o en la aplicación utiliza la web, el contenido que aporta el usuario y el contexto de las aplicaciones compatibles; Copilot Chat en Outlook añade la bandeja de entrada, el calendario, las reuniones, los chats y una cantidad limitada de contenido relacionado; la versión con licencia razona sobre el contenido de Microsoft 365 mediante Microsoft Graph, Work IQ y la indexación semántica. Una sesión de formación que muestre la versión con licencia a personas que solo tienen Copilot Chat generará frustración desde el primer día.
| Experiencia | En qué información se basa, según Microsoft | En qué capacitar primero |
|---|---|---|
| Copilot Chat (web o aplicación) | Web, contenido que el usuario pega o sube, contexto de aplicaciones compatibles | Solicitudes claras, carga del archivo adecuado y comprobación de respuestas basadas en fuentes web |
| Copilot Chat en Outlook | Bandeja de entrada, calendario, reuniones, chats y contenido relacionado limitado | Resumir hilos de conversación, redactar respuestas y buscar detalles de reuniones |
| Microsoft Copilot con licencia | Contenido de Microsoft 365 al que el usuario tiene permiso de acceso, en las distintas aplicaciones | Resúmenes de varias fuentes, tareas en Word y Excel, verificación de lo que Copilot ha incorporado |
¿Qué licencias se necesitan para Copilot?
Copilot Chat está incluido en las suscripciones de Microsoft 365 que cumplen los requisitos; la experiencia más completa requiere una licencia adicional sobre un plan que cumpla los requisitos. La página de licencias de Microsoft incluye una opción de Microsoft Copilot Business para planes empresariales como Microsoft 365 Business Basic, Business Standard y Business Premium, y un complemento de Microsoft Copilot para una lista más amplia de planes para grandes empresas, personal de primera línea y aplicaciones.
Para una pequeña empresa, la pregunta práctica es quién necesita primero el complemento. Quienes trabajan con muchos correos, reuniones y documentos compartidos, como responsables de cuentas, líderes de proyectos y personal de operaciones, suelen notar la diferencia antes que quienes redactan principalmente desde cero. Las páginas de licencias y precios de Microsoft muestran los precios vigentes; consúltelas directamente en lugar de basarse en una cifra de la página de un proveedor de formación.
¿Qué debe corregir antes de que comience la formación?
Revise y ajuste los permisos de los archivos antes de dar a alguien acceso a las funciones con licencia. Microsoft afirma que Copilot solo muestra datos de la organización para los que el usuario tiene, como mínimo, permiso de lectura. Eso es tranquilizador, pero también es el motivo para revisar los permisos: si una hoja de cálculo de salarios está en una carpeta de SharePoint compartida con todos, Copilot puede utilizarla para responder a cualquiera que haga la pregunta adecuada.
Pida a quien administre Microsoft 365 que revise los sitios y las carpetas compartidos con un público amplio, las etiquetas de confidencialidad si las utilizan y el acceso de invitados. La documentación de Microsoft señala que también se aplican los permisos concedidos a personas ajenas a la organización mediante funciones como los canales compartidos de Teams. Microsoft también indica que las instrucciones, las respuestas y los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph no se utilizan para entrenar los modelos fundacionales. Lea la página de privacidad completa para conocer los detalles sobre conservación y eliminación.
Después, deje por escrito las reglas sobre la información con la misma claridad que emplearía para cualquier herramienta de IA: qué está permitido, qué requiere precaución y qué no debe introducirse. La guía de la política de uso aceptable incluye una plantilla para ello.
¿Dónde pueden los empleados recibir formación gratuita sobre Copilot?
Microsoft publica abundante formación gratuita sobre Copilot, y es el lugar adecuado para aprender a usar el producto en sí. Según Microsoft, Copilot Academy, a la que se accede desde Viva Learning en la web o en Teams, está disponible para los usuarios de Microsoft 365 con cuentas profesionales o educativas. Incluye secciones como primeros pasos y técnicas avanzadas para redactar instrucciones, itinerarios de aprendizaje de Copilot en Excel, Word, PowerPoint, Teams y Outlook, e itinerarios por rol para áreas como finanzas, recursos humanos, marketing, operaciones y ventas.
Microsoft Learn también ofrece itinerarios para principiantes, como Dominio de la IA, que incluye módulos sobre IA generativa, IA responsable y primeros pasos con Microsoft Copilot. Tenga cuidado con los resultados de búsqueda: algunos itinerarios de Microsoft Learn con Copilot en el título tratan sobre GitHub Copilot, una herramienta de programación, no sobre el asistente de Microsoft 365.
Para la persona responsable de la implementación, el sitio de Microsoft sobre adopción ofrece recursos como una guía para promotores de Copilot, una lista de comprobación de TI, plantillas de correos para el lanzamiento y el inicio del programa por parte de la dirección, y un conjunto de recursos para organizar una jornada de práctica con instrucciones. Una empresa pequeña puede aprovechar esa estructura sin poner en marcha un programa de gran escala.
¿Quiere ver cómo se relaciona esto con un puesto?
Explore la prueba prevista para equipos ↗¿Cuánto cuesta la formación en Copilot?
El material de aprendizaje de Microsoft no cuesta nada, aparte del tiempo del personal. Los cursos con instructor de los proveedores de formación son de pago y sus precios varían según el proveedor, la modalidad y el país, así que compárelos directamente. El mayor costo suele ser el tiempo que dedican los empleados; por eso, las sesiones breves vinculadas a tareas reales suelen ofrecer una mejor relación entre costo y beneficio que un curso general de un día completo.
Pregunte a cualquier proveedor de pago qué cubrirá la sesión específicamente para los puestos de su equipo, si los participantes practicarán en el entorno de su organización o en uno de demostración, y cómo sabrá después si las personas pueden realizar el trabajo. Un certificado de un curso acredita la asistencia; no demuestra que un asistente de finanzas ya pueda comprobar una explicación de desviaciones generada por Copilot.
¿Cómo es la práctica con Copilot adaptada a cada puesto?
La práctica específica por función consiste en que cada persona realice una tarea real de su trabajo con la versión de Copilot que tenga y luego la revise. Este es un ejemplo de Calder and Co, una firma contable ficticia de 40 personas que usa Microsoft 365 Business Standard, donde los responsables de clientes tienen acceso a la versión con licencia.
Solicitud deficiente en Copilot Chat: "Resuma lo que está pasando con la cuenta de Ashdown." Copilot devolvió un resumen que mezclaba los asuntos del cierre del año pasado con los de este año, porque ambos grupos de correos mencionaban al mismo cliente.
Mejor solicitud: "Resuma los correos y las notas de reuniones sobre Ashdown Bakery correspondientes únicamente a las últimas cuatro semanas. Enumere las preguntas pendientes del cliente, los documentos que aún esperamos recibir y los plazos mencionados. Incluya la fecha y el remitente de cada elemento para que pueda comprobarlo." La segunda respuesta enumeró tres documentos pendientes con sus fechas y remitentes.
El responsable de la cuenta abrió cada correo citado, descubrió que uno de los documentos sí había llegado a la bandeja de entrada de un compañero y lo eliminó de la lista. La versión revisada se incorporó al expediente del cliente. La habilidad que se practica no consiste solo en redactar instrucciones, sino en comprobar lo que Copilot incorporó y detectar lo que no podía ver.
Responsable de clientes
Resuma los correos y las reuniones recientes de un cliente en una lista de asuntos pendientes y, después, compruebe cada uno con la fuente.
Operaciones
Convierta el resumen de una reunión de Teams en una lista de acciones con responsables y fechas, y confirme después que los responsables hayan aceptado.
Finanzas
Pida a Copilot en Excel que explique una desviación entre dos meses y luego vuelva a calcularla de forma independiente.
Marketing
Redacte un documento de campaña en Word a partir de un documento anterior y unas notas; después, contraste las afirmaciones con los mensajes aprobados.
¿Cómo debería una pequeña empresa poner en marcha la formación en Copilot?
Empiece con un grupo pequeño, con una tarea concreta para cada persona y una breve revisión al cabo de dos semanas. Las recomendaciones de adopción de Microsoft describen la asignación de licencias a un primer grupo, un enfoque adecuado para una empresa pequeña: elija a personas cuyo trabajo se beneficie claramente, capacítelas y luego amplíe el uso.
Organice una sesión breve por semana. En cada sesión, demuestre una tarea, deje que las personas la prueben con su propio trabajo y termine pidiendo a cada una que describa algo que haya cambiado en el resultado de Copilot y por qué. Pida a una persona de referencia de cada equipo que recopile las instrucciones que funcionaron y los problemas que se repiten. Si pocas personas usan Copilot después del primer mes, la página de respuestas sobre la baja adopción de Copilot explica las causas habituales.
¿Cuándo no es este tipo de formación la solución adecuada?
Si su empresa no utiliza Microsoft 365, o la mayor parte del personal trabaja en Google Workspace, la formación en Copilot no es el punto de partida adecuado; consulte la guía de Gemini. Si necesita formación para desarrolladores sobre GitHub Copilot, se trata de un producto diferente con sus propios itinerarios en Microsoft Learn.
Si su principal necesidad es un despliegue técnico, como configurar agentes de Copilot, la prevención de pérdida de datos o controles para todo el entorno de la organización, eso es trabajo de administración, y la documentación de administración de Microsoft y un socio cualificado son mejores fuentes que un plan de formación para empleados. La formación del personal viene después de la configuración técnica; no la sustituye.
¿Cómo ayudaría Tosheo.ai con la formación en Copilot?
Tosheo.ai se está diseñando para ofrecer a cada empleado práctica específica para su rol con las herramientas que utiliza su equipo, incluido Copilot. Para el lanzamiento, está previsto que un responsable elija los roles y las herramientas, y que cada participante siga lecciones breves que terminan con una tarea en la herramienta real, evaluada según una rúbrica visible. Está previsto que los responsables vean el progreso de las habilidades, no los historiales de chat.
Complementa el material gratuito de Microsoft en lugar de sustituirlo. El producto aún no se ha desarrollado, por lo que este es el alcance previsto; los precios previstos están en la página de precios.
Fuentes y alcance
Microsoft Learn, Introducción a Microsoft Copilot Chat, revisado el 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, Opciones de licencia de Microsoft Copilot, revisado el 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, Datos, privacidad y seguridad de Microsoft Copilot, revisado el 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, itinerario de aprendizaje Dominio de la IA, revisado el 16 October 2026 ↗
Microsoft Adoption, recursos para la adopción de Microsoft Copilot, revisado el 16 October 2026 ↗